Niezbędne zarządzanie projektami dla jednoosobowych działów marketingu B2B.

Bycie jednoosobowym działem marketingu nie jest łatwym zadaniem. Stoisz przed wieloma wyzwaniami: prośby napływające ze wszystkich stron, krótkie terminy, polityczne obręcze, ograniczony budżet i wiele więcej. Pomimo wyzwań ciężko pracujesz, aby wprowadzić strategie, zidentyfikować inicjatywy i załatwić sprawy. Ale jeśli chcesz być skuteczny – naprawdę skuteczny – musisz mieć szalone umiejętności zarządzania projektami.

Jakie rzeczy musisz zrobić, aby być skutecznym? Rozważ następujące:

1. Zdefiniuj i udokumentuj swoje cele

Jeśli masz odnieść sukces, musisz mieć cele, dobrze zdefiniowane i dobrze udokumentowane cele, abyś wiedział, do czego dążysz i móc do nich wrócić, aby określić swój sukces, kiedy skończysz.

Nie przesadzaj jednak; jeśli masz zbyt wiele celów, łatwo stracisz koncentrację. Wybierz 3-4 cele, które będą miały największy wpływ na Twój marketing B2B. Niezależnie od tego, czy celem jest zwiększenie liczby kwalifikowanych leadów marketingowych (MQL), kwalifikowanych leadów sprzedażowych (SQL), ruchu w witrynie czy czegoś innego, upewnij się, że są one SMART — konkretne, mierzalne, możliwe do podjęcia działań, realistyczne i ograniczone w czasie. Po ustaleniu celów miej pod ręką listę, ponieważ wyznaczy ona kurs dla każdego projektu, który podejmiesz i wpłynie na to, których nie powinieneś.

2. Ustaw priorytety

Ponieważ prowadzisz jednoosobowy program, Twój czas jest niezwykle cenny — nie masz czasu na rzeczy, które nie są zgodne z wyznaczonymi przez Ciebie celami, bez względu na to, jak świetny może być pomysł lub jak błyszczący nowy obiekt jest.

Po pierwsze, musisz zrozumieć, jakie są Twoje największe potrzeby/możliwości. Jeśli Twoja pozycja jest zupełnie nowa lub marketing był od dawna ignorowany, być może musisz po prostu położyć podwaliny pod kolejne inicjatywy marketingowe (np. nowa strona internetowa, zdjęcia produktów, wywiady z klientami itp.). W przeciwnym razie Twoją największą szansą może być promowanie sprzętu, który nie spełnia swojego potencjału dochodowego.

Gdy zidentyfikujesz wszystkie możliwości związane z projektem, uszereguj je od wysokiego do niskiego pod względem ich potencjału, aby przyczynić się do wzrostu zysków i dostosowania się do twoich celów. Następnie oszacuj, ile czasu Twoim zdaniem może zająć każdy projekt, a jeśli w Twojej firmie występuje sezonowość, określ najbardziej odpowiednią porę roku do realizacji. Uporządkuj swoją listę w odpowiednie kampanie i/lub miesiące lub kwartały kalendarzowe, w których uważasz, że są najbardziej odpowiednie.

3. Poznaj swoje zasoby

Po zidentyfikowaniu projektów, które chcesz podjąć, musisz określić, jak je wykonać pod względem budżetu, talentów i technologii/narzędzi.

Kiedy pracujesz jako jednoosobowy dział, kusząca jest próba zrobienia wszystkiego samemu. Jedna rada od kogoś, kto był na tej drodze: nie rób tego. Po prostu staniesz się swoim największym wrogiem.

Szybko naucz się delegować zadania, aby nie utrudniać postępu projektu. Dowiedz się, jakie inne zasoby talentów mogą podjąć się zadań, które doprowadzą do ukończenia Twoich projektów, niezależnie od tego, czy jest to freelancer, agencja, stażysta, wewnętrzni eksperci merytoryczni czy pomoc administracyjna firmy.

Częścią delegowania do innych talentów jest opanowanie ogólnego budżetu marketingowego. Jeśli nadałeś priorytety swoim projektom, budżetowanie każdego z nich będzie nieco łatwiejsze pod względem przydzielania zasobów i określania, jakie narzędzia są potrzebne do realizacji projektu. Pamiętaj tylko, że szybkość, z jaką projekt musi zostać wykonany, i jego złożoność (np. programowanie niestandardowe) wpłynie na Twoje wydatki.

4. Planowanie

Po zidentyfikowaniu celów, priorytetów i zasobów (i uzgodnieniu ich przez odpowiednie uprawnienia), nadszedł czas, aby ustalić harmonogram i podzielić każdy projekt na konkretne zadania z określonymi terminami.

Jeśli jest to pierwsze przejście dla konkretnego typu projektu, wysoce wskazane jest spotkanie z osobami, które będą zaangażowane, aby zrozumieli cele projektu i mogli wnieść wkład w potrzebne zadania i ilość czasu, który należy przeznaczyć do każdego zadania. Stamtąd możesz ustawić harmonogram projektu, działając wstecz od daty dostawy, dzięki czemu możesz dotrzymać terminu dostawy. Pamiętaj, aby uwzględnić w harmonogramie trochę „czynnika marnotrawstwa”, aby uwzględnić nieprzewidziane problemy lub opóźnienia. Po zakończeniu tego wstępnego projektu i przeanalizowaniu rzeczywistego harmonogramu możesz użyć go jako szablonu dla podobnych projektów w przyszłości.

5. Zdobądź narzędzie

Aby pomóc Ci zarządzać harmonogramem projektu, znajdź narzędzie do zarządzania projektami, które pomoże Ci dotrzymać terminów i zapewni pełny obraz wszystkiego, co masz w ruchu. Notatki Post-It i arkusze kalkulacyjne Excel są świetne przez jakiś czas, ale ich długoterminowy potencjał zarządzania projektami jest ograniczony.

Nie musisz jednak korzystać z całego programu Microsoft Project — znacznie lepiej będzie, jeśli skorzystasz z mniej sztywnego narzędzia. Znajdź narzędzie, które pasuje do tego, jak pracuje Twój mózg, może zapewnić elastyczną konfigurację i oferuje łatwą współpracę i raportowanie stanu.

Oto kilka narzędzi, które możesz chcieć ocenić:

• Basecamp — to narzędzie zapewnia proste, łatwe w użyciu zarządzanie zadaniami, komunikację projektową i udostępnianie plików za stałą miesięczną stawkę. Jednak rozpoczęcie korzystania z narzędzia jest bezpłatne, jeśli masz tylko jeden „basecamp”.
• Trello — to bezpłatne, wysoce wizualne narzędzie zapewnia wspólny widok dla dowolnego typu projektu i umożliwia tworzenie tablic zawierających listy. Możesz przeciągać i upuszczać elementy między listami, aby pokazać postęp.
• Apollo - Nadaj priorytety zadaniom, organizuj projekty i utrzymuj wszystkich na tej samej stronie dzięki temu narzędziu. Dzięki listom zadań, kamieniom milowym, harmonogramom i możliwości śledzenia czasu będziesz na bieżąco.
• Freedcamp - To bezpłatne narzędzie zapewnia pulpit nawigacyjny i szybki dostęp do każdego projektu. Narzędzie oferuje listy zadań, notatki online oraz kalendarz.

6. Zmierz wyniki

Istotną funkcją zarządzania projektami jest wyciąganie wniosków z każdego projektu. Jest to szczególnie ważne w przypadku jednoosobowych działów marketingu, ponieważ Twoja nauka pomoże Ci poprawić efektywność przyszłych projektów. Zaplanuj czas w harmonogramie swojego projektu, aby zrozumieć skuteczność swojej osi czasu, jak sam projekt wykonał pod względem osiągnięcia celów marketingowych, czego nie zrobisz następnym razem i co zrobisz ponownie.

Efektywne zarządzanie projektami w jednoosobowym dziale oznacza posiadanie mniejszej ilości zasobów niż typowa firma, ale wciąż osiąganie celów marketingowych na czas i w budżecie. Z kilkoma umiejętnościami skutecznego zarządzania projektami, uzupełnionymi odrobiną wytrwałości i odrobiną doświadczenia, z pewnością sprostasz zadaniu.