Jak utworzyć politykę PTO (+ szablon polityki PTO)

Jeśli jesteś właścicielem firmy, możesz przyciągnąć wartościowych i utalentowanych kandydatów, oferując im konkurencyjne pensje. Ale poza motywacją finansową wiele osób doceni atrakcyjną politykę WOM. Kiedy myślisz o tym, wszyscy pragniemy mieć wystarczająco dużo wolnego czasu, aby cieszyć się życiem poza pracą. Jako pracodawca masz więc niesamowitą okazję, aby zapewnić swoim pracownikom odpowiedni dla nich format WOM.

W tym artykule podamy kilka praktycznych wskazówek dotyczących tworzenia polityki PTO. Zanim to zrobimy, najpierw przeprowadzimy Cię przez podstawy polityki PTO i PTO, takie jak różne rodzaje polityk i jak przepisy regulują tę kwestię.

Czym są polityki PTO i PTO?

Płatny czas wolny (PTO) to czas, w którym pracownicy nie pracują, ale nadal otrzymują wynagrodzenie za te godziny. WOM to termin ogólny, który obejmuje:

• wakacje,
• dni osobiste,
• zwolnienie lekarskie,
• żałoba,
• obowiązek ławy przysięgłych,
• urlop macierzyński i ojcowski oraz
• praca wolontariacka.

Dzięki temu pracownicy mogą wziąć wolne nie tylko na urlop, ale także na inne cele, takie jak urlop macierzyński czy ława przysięgłych.

Co reguluje polityka POT?

Obecnie polityka PTO reguluje:

• Całkowita liczba dni PTO , które pracownicy otrzymują każdego roku.
• Czy pracownicy otrzymują dni PTO w postaci pojedynczej kwoty ryczałtowej , czy też mogą naliczać dni wolne . Naliczanie umożliwia pracownikom zarabianie na WOM w czasie. Przychody będą zależeć od lat pracy pracowników. Pracownicy mogą wykorzystać naliczony czas wolny przed jego wygaśnięciem, co może mieć miejsce pod koniec roku kalendarzowego lub roku pracy, w którym przypada rocznica.
• Jeśli pracownicy muszą przestrzegać zasady przerzucania niewykorzystanego salda lub zasady „ wykorzystaj lub strać ”. Dzięki rolowaniu niewykorzystanego salda pracodawcy pozwalają swoim pracownikom dodawać niewykorzystane dni do salda na kolejny rok. Na przykład, jeśli pracownik ma 15 dni PTO w roku i wykorzystuje tylko 10 dni, będzie mógł przenieść te 5 dni PTO na następny rok. Z drugiej strony, polityka „wykorzystaj lub strać” oznacza, że ​​pracownicy muszą wykorzystać wszystkie dni WOM, jakie otrzymują w ciągu roku. Jeśli nie, tracą te wolne dni.

Ponadto polityka PTO powinna określać , kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie czasu wolnego, np. HR, przełożeni lub ktokolwiek inny. Ponadto pracownicy powinni wiedzieć, kiedy poprosić o urlop, ponieważ przed wzięciem dni wolnych powinien być wymagany czas. Na przykład pracownicy muszą składać wnioski na dwa tygodnie przed wyjazdem na urlop.

Warto zauważyć, że zasady WOM nie są takie same dla pracowników najemnych i godzinowych. Na przykład pracownicy godzinowi nie otrzymują nieograniczonego WOM, ponieważ mają prawo do wynagrodzenia za nadgodziny. Wręcz przeciwnie, pracownicy etatowi nie mogą otrzymywać nadgodzin.

Trzy rodzaje polityk PTO

Jeśli jesteś pracodawcą, upewnij się, że istnieje kilka rodzajów polis PTO:

1. tradycyjny WOM,
2. elastyczny WOM oraz
3. nieograniczony WOM.

Tradycyjny WOM

Kiedy firmy wybierają tradycyjną politykę WOM, tworzą kilka określonych kategorii dni wolnych, takich jak urlop, zwolnienie chorobowe i dni osobiste. W ten sposób pracownicy muszą wybrać konkretną kategorię, prosząc o urlop.

Dla pracowników kluczową zaletą tradycyjnych zasad WOM jest to, że liczba dni WOM zwiększa się, im dłużej pracownicy pracują w firmie. Tym samym zmniejszy się rotacja pracowników, co jest korzystne dla pracodawców.

Jednak głównym minusem jest to, że pracownicy mogą czuć, że mają ograniczone możliwości wzięcia dni wolnych. Aby więc saldo nie rosło, pracownicy mogą nieprawidłowo zgłaszać swoje dni wolne.

• W jakim przypadku pracodawcy powinni stosować tradycyjną politykę WOM?

W sytuacjach, gdy pracodawcy chcą dokładnie wiedzieć, w jaki sposób ich pracownicy wykorzystują czas wolny (z jakich okazji).

Elastyczny WOM

Elastyczny PTO (bank PTO) to pojedyncza pula dni PTO. Pracownicy mają ustaloną sumę wolnego czasu i mogą wykorzystać te dni do woli. Nie ma więc odrębnych kategorii, takich jak urlop, obowiązek ławy przysięgłych czy zwolnienie lekarskie.

Elastyczny WOM daje pracownikom swobodę organizowania swoich wolnych dni tak, jak chcą. Na przykład pracujący rodzice mogą wykorzystać czas wolny na wspieranie dzieci podczas niektórych wydarzeń sportowych.

Jednak kluczową wadą jest to, że pracodawcy mogą mieć trudności z ustaleniem rocznego limitu dni PTO dla pracowników.

• W jakim przypadku pracodawcy powinni stosować elastyczną politykę PTO?

W sytuacjach, gdy pracodawcy szukają sposobu na łatwe radzenie sobie z administracją.

Nieograniczony WOM

Dzięki polityce nieograniczonego WOM pracownicy mogą brać tyle czasu wolnego, ile chcą, pod warunkiem, że ich menedżerowie zatwierdzą te dni wolne. Generalnie firmy nadal rzadko korzystają z tego rodzaju zasady WOM. Dlatego właśnie firmy, które wybierają ten format WOM, przyciągają wielu utalentowanych pracowników.

Jednak głównym problemem związanym z polityką nieograniczonej WOM jest to, że niektóre ankiety pokazują, że nieograniczona WOM jest zwykle niewystarczająco wykorzystywana. Dzieje się tak, ponieważ pracownikom trudno jest wybrać odpowiednią liczbę dni wolnych.

• W jakim przypadku pracodawcy powinni korzystać z polisy nieograniczonego WOM?

Nieograniczona polisa sprawdza się, gdy pracodawcy chcą mieć oko na finanse firmy. W firmach, w których pracownicy mają nieograniczony WOM, pracownicy nie mogą gromadzić dni wolnych. Dlatego też, gdy pracownik odchodzi z firmy, pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty za urlop.

Ile WOM daje większość firm?

Teraz, niezależnie od rodzaju polisy PTO, jaką wybierzą firmy, średnia liczba dni, które pracownicy otrzymują w ciągu roku, może wynosić od 13 do 26, zgodnie z badaniem SHRM. Mówiąc o tradycyjnych politykach, które oddzielają kategorie PTO, średnie liczby to:

• 8 do 22 dni na urlop,
• 7 do 19 w przypadku dni chorobowych oraz
• 4 dni osobiste dla pracowników etatowych.

Należy zauważyć, że te dni zależą od stażu pracy pracowników.

Jak prawo reguluje PTO?

Czy pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia swoim pracownikom płatnego czasu wolnego? Cóż, odpowiedź może się różnić, ponieważ poziom federalny i stanowy inaczej regulują tę kwestię.

Według FLSA pracodawcy nie mają obowiązku płacić pracownikom za czas nieprzepracowany (urlopy, dni osobiste, święta). Świadczenia takie jak ta zależą od umowy między pracodawcą a pracownikiem.

Na poziomie stanowym przepisy dotyczące PTO różnią się w zależności od stanu. Przepisy stanowe regulują niektóre kwestie, na przykład to, co dzieje się z niewykorzystanym urlopem i czy pracodawcy są zobowiązani do wypłaty pracownikom. Ponadto polityka „wykorzystaj lub strać” jest nielegalna w niektórych stanach. Wręcz przeciwnie, w niektórych stanach, takich jak Waszyngton, pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia pracownikom płatnego zwolnienia chorobowego. Oto lista stanów i więcej szczegółów na temat ich przepisów dotyczących zwolnień chorobowych.

Dlatego pracodawcy muszą zwracać szczególną uwagę na przepisy federalne i stanowe podczas tworzenia polityki PTO.

Jak założyć polisę płatnego urlopu?

Teraz, gdy znasz już najważniejsze elementy polityki PTO, oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia polityki PTO, która działa w Twojej firmie.

Wybierz odpowiednią liczbę dni WOM

Jeśli wybierzesz dla swojej firmy tradycyjną lub elastyczną politykę PTO, zastanów się nad odpowiednią liczbą dni PTO, jaką dasz swoim pracownikom. Jak podejmujesz tę decyzję? Możesz przeprowadzić rozeznanie, aby dowiedzieć się, jak inne firmy z Twojej branży i obszaru geograficznego radzą sobie z tym problemem.

Na przykład niektóre badania pokazują, że pracownicy pracujący w sektorze non-profit/fundacji mają średnio 17,5 dni płatnego urlopu rocznie. Pracownicy administracji rządowej i przemysłu wojskowego mają średnio 17,3 dni wolnego w roku.

Mówiąc o różnych stanach, przeciętny WOM dla właścicieli małych firm w stanach północno-wschodnich (Nowy Jork, New Hampshire, Maine) wynosi 11,4 dnia w roku. Kalifornia i inne zachodnie stany dopuszczają 9,4 dnia WOM, podczas gdy stany na południu i środkowym zachodzie mają średnio 8,5 dnia w roku.

Warto również zauważyć, że dzięki odpowiednim regułom WOM możesz mieć pewność, że najlepsi pracownicy nie opuszczą firmy. Oto jak: nagradzaj pracowników większą ilością wolnego czasu, im dłużej pracują w Twojej firmie. W ten sposób pracownicy również poczują się bardziej docenieni za swoje wysiłki.

Zdecyduj się na opcję rollover

Tworząc politykę PTO, należy wybrać, czy zezwolisz pracownikom na opcję przerzucania, czy na politykę „wykorzystaj lub strać”.

Po pierwsze, pamiętaj, aby sprawdzić przepisy swojego stanu dotyczące opcji najazdu, ponieważ niektóre stany nakazują plan najazdu dla WOM. Jeśli tak jest w Twojej lokalizacji, zanotuj więcej szczegółów na ten temat. Następnie, czy pracownicy mają możliwość przeniesienia niewykorzystanych dni WOM na kolejną rocznicę pracy lub rok kalendarzowy? Wybierz jedną opcję i dodaj ją do swojej polityki WOM.

Z drugiej strony, jeśli zdecydujesz się na politykę „używaj lub strać”, uwzględnij te informacje w swojej polityce PTO. Poza tym możesz od czasu do czasu przypominać swoim pracownikom, aby wzięli wolne i nie stracili cennego czasu wolnego.

Ustaw proces zatwierdzania WOM

Po ustaleniu liczby dni, przez które pracownicy mogą korzystać, oraz innych nieocenionych opcji, pamiętaj o ustaleniu podstawowych zasad wnioskowania o urlop.

Po pierwsze, pracownicy muszą znać termin złożenia wniosku o urlop. Na przykład, jeśli pracownicy chcą wziąć więcej niż 5 dni, będą musieli poprosić o urlop z dwutygodniowym wyprzedzeniem. W przypadku mniejszej liczby dni wolnych pracownicy mogą poprosić o urlop na dwa dni przed jego wykorzystaniem.

Teraz te zasady dotyczą każdego rodzaju PTO, ale skupmy się w szczególności na zwolnieniu chorobowym. Praca w firmach, takich jak hotele i restauracje, zwykle oznacza pracę na zmiany. Takie środowiska pracy wymagają dynamicznej pracy, więc mniejsza liczba pracowników na zmianie może być dość problematyczna. Aby zapobiec takim sytuacjom, pracodawcy powinni ustalić realistyczny termin wezwania choroby. Dzięki temu łatwiej będzie znaleźć pracowników, którzy zajmą czyjąś zmianę.

Poza tym polityka PTO powinna określać, kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie dni wolnych. W zależności od liczby pracowników w Twojej firmie może to być dział HR, menedżer lub pracodawca.

Pozwól swoim pracownikom sprawdzić saldo i naliczenie WOM

Jako ich pracodawca lub menedżer logiczne jest, że będziesz monitorować czas wolny swojego zespołu. Aby jednak zwiększyć zaufanie między Tobą a Twoim zespołem, pozwól swoim pracownikom sprawdzić saldo WOM.

Jeśli używasz oprogramowania do składania wniosków i zatwierdzania WOM, daj swoim pracownikom dostęp do przeglądu ich czasu wolnego. Na przykład możesz wypróbować Clockify, narzędzie do śledzenia czasu wolnego i wakacji, w tym celu. Tutaj pracownik może zobaczyć swoją historię salda, która pokazuje wnioski o urlop i zmiany w naliczaniu, jak na zrzucie ekranu poniżej.

W tym przykładzie widzimy saldo wakacji. Tak więc za każdym razem, gdy użytkownik złoży wniosek o czas wolny, ta akcja zostanie dodana do listy. Ponadto, gdy menedżerowie lub administratorzy zatwierdzą lub odrzucą prośby, historia salda również będzie zawierać te działania.

Upewnij się, że Twoja polityka jest zgodna ze wszystkimi prawami i przepisami

Mówiliśmy już o tym, jak różne państwa mają różne regulacje, jeśli chodzi o politykę PTO. Dlatego przed udostępnieniem pracownikom polityki PTO poświęć trochę czasu na zapoznanie się z federalnymi, stanowymi i lokalnymi przepisami i regulacjami. To najlepszy sposób, aby upewnić się, że Twoja polityka jest zgodna ze wszystkimi przepisami prawa.

Co więcej, jeśli Twoja firma zatrudnia pracowników w więcej niż jednej jurysdykcji, sprawdź, czy istnieją różnice między różnymi obszarami władzy.

Uwzględnij swoją politykę WOM w podręczniku pracownika

Cenne informacje należy zawsze udostępniać. Dlatego nie zostawiaj swoich pracowników w niewiedzy, jeśli chodzi o zasady WOM. Zamiast tego dodaj swoją politykę PTO do podręcznika pracownika. Za każdym razem, gdy nowi pracownicy rozpoczynają pracę w Twojej firmie, będą mieli wszystkie niezbędne informacje na temat płatnego urlopu.

Poza tym poinformuj swoich pracowników, że mogą przyjść do Ciebie, jeśli mają jakiekolwiek pytania dotyczące ich WOM.

Szablon polityki PTO

Aby pomóc Ci stworzyć politykę PTO, która pasuje do Twojej firmy, stworzyliśmy szablon polityki PTO. Na poniższym zrzucie ekranu możesz zobaczyć jedną część tego szablonu, który możesz pobrać pod poniższym linkiem.

Pobierz szablon polityki PTO

Oto kluczowe kategorie, które zawiera ten szablon:

1. Wstęp: w skrócie, w tym miejscu wyjaśnisz, czym jest WOM i kiedy pracownicy mogą zacząć korzystać ze swoich dni wolnych. Dodatkowo możesz dodać rodzaj swojej polisy (tradycyjna, elastyczna lub nieograniczona).
2. Zasady naliczania i naliczania: wyjaśnij, kto jest uprawniony do zarabiania dni PTO i kiedy pracownicy mogą zacząć wykorzystywać naliczony czas. Powinieneś również dołączyć harmonogram memoriału. Wyjaśnij również, czy pracownicy mogą przenosić niewykorzystane dni WOM. Jeśli tak, to czy pracownicy powinni przenieść niewykorzystane dni na kolejny rok kalendarzowy czy rocznicę pracy. Wyjaśnij, czy istnieją różnice między pracownikami zatrudnionymi w niepełnym i pełnym wymiarze godzin.
3. Zwolnienie chorobowe: ponieważ zwolnienie chorobowe jest obowiązkowe w niektórych stanach, tutaj możesz wprowadzić te dane, w zależności od lokalizacji Twojej firmy.
4. Wnioski i zatwierdzenia PTO: po prostu wyjaśnij, w jaki sposób pracownicy mogą ubiegać się o urlop i kto zatwierdza dni PTO.
5. Wypowiedzenie: kiedy pracownik opuszcza firmę, co dzieje się z jego naliczonymi niewykorzystanymi dniami WOM? Koniecznie wyjaśnij w tej sekcji.

Wniosek

Tworząc politykę PTO, będziesz musiał podjąć kilka decyzji:

• Najpierw musisz zastanowić się, czy chcesz udostępnić swoim pracownikom tradycyjny, elastyczny czy nieograniczony format WOM.
• Następnie zastanów się, czy chcesz, aby Twoi pracownicy gromadzili czas wolny, czy też dostaną jedną sumę na początku roku.
• Musisz także wybrać, czy zapewnisz pracownikom możliwość przeniesienia niewykorzystanych dni wolnych, czy też będą musieli wykorzystać wszystkie dni WOM do końca roku.

Ponadto bardzo ważne jest przestrzeganie praw i przepisów, ponieważ polityka WOM musi być zgodna ze wszystkimi poziomami przepisów.

Po utworzeniu własnej polityki PTO upewnij się, że uwzględniłeś ją w podręczniku pracownika. Na koniec zachęć swoich pracowników do skontaktowania się z Tobą, jeśli mają jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące ich WOM.