Zalety grafików cyfrowych nad papierowymi

Przy tak wielu ofertach pracy dostępnych online na całym świecie, podobnie jak praktyka śledzenia czasu i pracy. Dążymy do praktyczności i wydajności, zwłaszcza w przypadku procesów, które są krótkie, ale kumulują się w czasie (np. usuwanie poczty e-mail). W dzisiejszych czasach większość firm nie wyobraża sobie pracy z papierowymi kartami czasu pracy, ponieważ cyfrowe zapewniają tak duży komfort i łatwość użytkowania.

Jeśli należysz do tych, którzy wciąż nie są przekonani o ich skuteczności, przygotowaliśmy listę korzyści, jakie niosą ze sobą cyfrowe ewidencje czasu pracy oraz tego, w jaki sposób mogą wywrócić Twoje życie zawodowe do góry nogami – oczywiście na lepsze.

Największe problemy z papierowymi grafikami pracy i kartami dziurkowanymi

Aby pokazać, w jaki sposób papierowe ewidencje czasu pracy mogą kosztować Cię pieniądze, czas i energię, użyjemy przykładu. Spójrz na poniższy grafik.

Przykład grafiku z amherst.edu

Chociaż nie próbujemy powiedzieć, że papierowe ewidencje czasu pracy są złe (dla niektórych osób i firm działa to znacznie lepiej), jesteśmy bardzo za cyfryzacją. I chociaż powyższy grafik jest ładnie wypełniony, istnieje kilka słabych punktów błędów.

Oczywiście ich cyfrowe odpowiedniki stanowią własne zestawy wyzwań, ale znacznie łatwiej dają się złapać w czasie, a błędy w grafiku są łatwiejsze do zminimalizowania.

Obejmują zbyt szeroki okres

Chociaż dwutygodniowe ewidencje czasu pracy nie są rzadkością, kiedy mają formę pisemną, nie można zobaczyć zbyt wielu szczegółów na temat dnia pracy danej osoby. Otrzymujesz liczby i kilka podstawowych informacji.

Jest to w porządku, jeśli wykonujesz pracę, która kładzie większy nacisk na twoją obecność, lub gdy inni nie polegają na twojej pracy, lub po prostu dostarczasz rozliczenia czasu pracy do księgowości, aby obliczyć swoją listę płac.

Jest więcej miejsca na błąd ludzki i wyzysk

Kiedy karty czasu pracy są wypełniane ręcznie i polegają wyłącznie na notowaniu czasu, istnieje kilka możliwości problemów:

• Pismo odręczne osoby jest nieczytelne;
• Sposób, w jaki zaokrąglają czas, jest niewłaściwy, naruszając wpisy czasu;
• Źle wypełniają pola;
• Obliczanie listy płac wymaga większego skupienia, ponieważ wpadki są łatwiejsze do zrobienia;
• Osoba może zapomnieć lub celowo pominąć zapisanie zadania lub przerwy.

Dzięki papierowym grafikom zawsze będzie sposób na oszukanie systemu. W jednym z moich starych miejsc pracy nie wypełnialiśmy grafików jako takich, ale mieliśmy czytniki kart identyfikacyjnych firmy przy drzwiach głównych i tylnych (gdzie mieliśmy przerwy). Te czytniki kart otwierałyby drzwi, dzięki czemu system wiedziałby, kiedy wchodzisz i wychodzisz z budynku (rozpoczęcie i zakończenie dnia pracy oraz kiedy zrobisz przerwy).

Nie trzeba dodawać, że wkrótce można było zobaczyć grupy pięciu osób idących na przerwę na papierosa, z jednym powiedzeniem: „Ta przerwa jest na mnie!” podczas otwierania drzwi, podczas gdy pozostali nawet nie zeskanowali swoich dokumentów (w ten sposób ich włamania nie zostały zarejestrowane). W wielu przypadkach pracodawcy zmagają się ze znalezieniem najlepszego sposobu śledzenia godzin pracy swoich pracowników.

Morał z tej historii jest następujący: niektórzy ludzie znajdą sposoby na ominięcie zasad, a przestarzałe systemy pomiaru czasu znacznie im to ułatwią, podczas gdy Ty poniesiesz straty.

Dodatkowa praca dla innych działów

Dla menedżerów i kierowników zespołów papierowe ewidencje czasu pracy mogą być koszmarnym archiwum, które można przeglądać w czasach, gdy muszą dokonywać oceny projektów lub sprawdzać, jak ogólnie radzą sobie ich zespoły. A podstawowe informacje, takie jak czas, kiedy weszli i wyszli z budynku, niewiele pomogą. Dla nich o wiele bardziej przydatne są wpisy czasu pracy z nieco bardziej szczegółowymi informacjami i zbiorcze karty czasu pracy.

W przypadku księgowych grafik, taki jak ten w naszym przykładzie, wydaje się oszczędzać dużo czasu, ponieważ dana osoba już obliczyła swoją listę płac. Można jednak bezpiecznie zgadnąć, że księgowy ponownie przejdzie przez matematykę, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku. Nie wspominając o wprowadzaniu tych samych danych we własnym oprogramowaniu lub książkach. To tylko podwaja pracę, i to niepotrzebnie.

Dla freelancerów taki grafik działa na niekorzyść. Klienci często proszą o jakiś podział swoich procesów i terminów. Podczas gdy freelancer ma prawo podawać tyle informacji, ile chce, duża część zaufania opiera się na przejrzystości. Możliwość pokazania klientowi, ile czasu dziennie poświęcasz na każdą część jego projektu, jest nieoceniona. Buduje lepsze zrozumienie i pomaga uzasadnić swoje stawki.

Za późno zauważasz problemy

Wyobraź sobie, że pracownik podchodzi do Ciebie i przedstawia problem, który miał ze swoim kolegą z zespołu od tygodni. Z początku niechętnie coś mówili, chcąc rozwiązać problem samodzielnie lub nie wywoływać zamieszania. Kolega z zespołu konsekwentnie spóźniał się ze swoją częścią projektu, wymyślając wymówki i osiągając słabe wyniki. Jest tu kilka dużych czerwonych flag:

1. Problem istniał od tygodni, a ty nie zdawałeś sobie z tego sprawy;
2. Musisz przejrzeć mnóstwo kart czasu pracy, aby zebrać dowody, aby skonfrontować się z pracownikiem;
3. Będziesz musiał ręcznie oszacować nowe projekty, podczas gdy termin zbliża się szybko.

W przypadku freelancerów problem jest podobny: klient chce przesunąć termin lub oskarża Cię o zbyt długi czas. Tak więc, aby wykonać kopię zapasową, musisz poświęcić dużo czasu na przeglądanie wszystkich dokumentów (lub książek), ręcznie wyszukując potrzebne informacje. Cały czas mając nadzieję, że wszystko liczysz.

Biorąc to wszystko pod uwagę, po prostu wprowadzając cyfrowy grafik i śledzenie czasu, możesz zapobiec wszystkim tym problemom i uzyskać dziesięciokrotne zwroty.

Powody, dla których warto korzystać z cyfrowych grafików

W tej sekcji skoncentrujemy się na wielu korzyściach płynących z cyfrowych grafików czasu pracy dla Ciebie (lub Twojej firmy). A pod koniec listy zobaczysz, jak niezastąpiony może stać się pojedynczy element oprogramowania.

Pozwalają edytować karty czasu pracy i wpisy czasu

W przypadku grafiku cyfrowego istnieje możliwość edycji opisu każdego wpisu czasu. Jest to idealne rozwiązanie do dodawania szczegółów dotyczących zadania związanego z tym wpisem. Informacje, takie jak używane narzędzia, kto przypisał zadanie itp.

Chociaż można argumentować, że to samo jest dostępne w papierowej ewidencji czasu pracy, zawsze pojawiają się problemy z nieczytelnością i ludzie wbijający lub wypełniający dla swoich współpracowników (ryzyko kradzieży czasu). Ale dzięki cyfrowemu urządzeniu do śledzenia czasu i grafiku otrzymujesz trzy rozwiązania tych problemów:

1. Łatwiej jest usunąć i naprawić wpis czasu cyfrowo niż na papierze;
2. Każdy pracownik ma swoje własne dane logowania, więc nie mogą sobie nawzajem poświęcać czasu, oraz
3. Pracodawcy mogą zablokować opcję edycji w samym oprogramowaniu. Oznacza to, że pracownicy będą wymagać zatwierdzenia przed edycją wpisu czasu, co doskonale sprawdza się w zapobieganiu kradzieży czasu.

Edycja wpisu czasu w Clockify

Istnieje również wiele szablonów grafików pracy dla tych, którzy nie chcą instalować oddzielnego oprogramowania, ale podoba im się pomysł posiadania czystego, zdigitalizowanego konta czasu każdego z nas.

Lepszy przegląd wszystkich i wszystkiego

To jest wiek przejrzystości i odpowiedzialności. A dzięki papierowym grafikom nie masz tego luksusu.

Cyfrowe karty czasu pracy pozwalają zobaczyć, co wszyscy robią w czasie rzeczywistym. Dużo łatwiej jest wyszukać konkretnego pracownika, aby zobaczyć jego dostępność, śledzić postęp projektu i jak dobrze czas pracy pokrywa się z Twoimi szacunkami.

W powyższym przykładzie możesz zobaczyć, który pracownik pracuje nad jakim projektem, a nawet przeszukać grafików dla konkretnego pracownika.

Z łatwością będziesz na bieżąco z szacunkami projektu

Każdy projekt będzie wymagał oszacowania czasu, który ma wpływ na każdy jego aspekt: ​​jak alokujesz budżet w miarę postępu projektu, którzy koledzy z zespołu są dostępni do czego, które zadania wpływają na terminy, jak zmieniają się priorytety i nie tylko.

W przypadku papierowych kart ewidencji czasu pracy śledzenie, jak dobrze projekt postępuje zgodnie z twoimi szacunkami, może być trudne. Jest opóźnienie w przetwarzaniu informacji, a przechodzenie przez wszystko jest po prostu dłuższe i bardziej opodatkowane.

Z drugiej strony cyfrowe pomiary czasu sprawiają, że wszystko jest natychmiastowe. Oprogramowanie zostało zaprojektowane tak, aby dostarczać Ci wszelkie potrzebne informacje tak szybko, jak to możliwe. Po wprowadzeniu potrzebnych informacji — takich jak szacunki czasu i budżetu w tym przypadku, oprogramowanie może śledzić wszystkie wpisy dotyczące czasu, które pracownicy wprowadzają i porównywać je z szacunkami.

Śledzenie szacunków projektu w Clockify .

Masz możliwość śledzenia postępu projektu w miarę jego realizacji i sprawdzania, czy jesteś do przodu, czy opóźniony. I dostarcza te informacje, kiedy tylko chcesz, w ciągu kilku minut. Wszystko sprowadza się do tego, aby oprogramowanie wykonało cały ciężar.

Problemy są łatwiejsze do zauważenia

Po wymienieniu szacunków logiczne jest, że zbliżamy się do tematu opóźnień w projektach i tego, w jaki sposób cyfrowe karty czasu pracy mogą pomóc w ich zapobieganiu.

Niektóre z największych przyczyn opóźnień w terminach to:

• Brak motywacji lub produktywności;
• Problemy z przydzielaniem zadań;
• Przytłoczeni pracownicy;
• Nieuzasadnione prośby klientów itp.

Czy uwierzysz, że prawie wszystkim tym problemom można zapobiec za pomocą grafików pracy?

To proste.

Zamiast używać tylko grafiku pokazującego, kiedy ktoś wchodził i wychodził z biura pod koniec dnia, śledzenie w czasie rzeczywistym pomaga wykryć narastający problem na kilka dni, a nawet tygodni. W momencie, gdy czyjeś zadanie trwa dłużej lub jest wstrzymywane dłużej niż to konieczne, możesz działać natychmiast i dotrzeć do pierwotnej przyczyny.

Nie wspominając już o tym, że posiadanie raportu szacunkowego projektu za jednym kliknięciem może pomóc Ci sprawdzić, czy określony termin będzie trudny do dotrzymania nawet kilka tygodni wcześniej. Dzięki temu możesz skontaktować się z klientami i odpowiednio im o tym poinformować, zamiast otrzymywać nieprzyjemne spóźnione e-maile i telefony.

Dokładniejsze pomiary czasu

Dzięki cyfrowemu urządzeniu do śledzenia czasu Twoje karty czasu pracy staną się tak szczegółowe, jak chcesz.

Nowoczesne urządzenia do śledzenia czasu dają możliwość

• Oznaczanie wpisów dotyczących czasu, dzięki czemu wiesz, jaki rodzaj pracy wykonałeś

(księgowość, spotkania, rozwój, testowanie, burza mózgów projektowych itp.)

• Integracja z innymi używanymi aplikacjami

(przeglądarka internetowa, oprogramowanie księgowe, narzędzie do zarządzania projektami itp.)

Na obu kontach każdy wpis, który wprowadzasz, ma opcję określenia rodzaju wykonanej pracy. Zwykle wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić informacje raz, a zostaną one przeniesione do wszystkich przyszłych wpisów.

Jedną z niesamowitych korzyści, jeśli chodzi o dokładność, jest możliwość bezpośredniego utworzenia wpisu czasu z kalendarza online. Tak jak:

Jak widać powyżej, cyfrowy rejestrator czasu może współpracować z Twoim kalendarzem. Po połączeniu tych dwóch elementów nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych we wpisie czasu dla tego konkretnego zadania na liście. „Spotkanie z klientem X” na powyższym obrazku pokazuje, że jednym kliknięciem przycisku „odtwórz” uruchamiasz licznik czasu dla tego zadania. A kiedy skończysz, wpis czasu trafia bezpośrednio do grafiku.

Tak proste jak to!

Mniej miejsca na błędy ludzkie i mniej kłopotów dla wszystkich zaangażowanych

Rzućmy okiem na inny przykład papierowego grafiku:

Przykład grafiku papierowego z Psychology.illinois.edu

Wspomnieliśmy, że służą one określonemu celowi: po prostu notowaniu przepracowanych godzin w celu łatwiejszego obliczania wynagrodzeń.

A jednocześnie oznacza to, że niektórzy (jeśli nie większość) ludzie będą przeglądać pola, pytając, jaki rodzaj zadania jest wykonywany w tym przedziale czasowym. Dodatkowo przełożeni mogli po prostu szybko podpisać te karty czasu pracy, aby przejść przez parcelę i zostawić je na później. Wymaga również czytelnego pisma ręcznego i unikania uszkodzeń (takich jak plamy i rozdarcia w papierze).

W przypadku cyfrowego grafiku bardzo niewiele jego ukończenia zależy od pracowników i przełożonych. Podczas gdy wpisy czasu nadal muszą być wypełnione, oprogramowanie zajmuje się resztą: obliczaniem listy płac, wydobywaniem informacji, formułowaniem raportów, wyszukiwaniem określonych wpisów, a nawet przedstawianiem przeglądu zadań i czasu spędzonego w pracy przez każdego.

Raporty to jedno kliknięcie

Ostatnie, ale nie mniej ważne – raportowanie o postępach projektu. Biorąc pod uwagę wszystko, o czym wspomniano wcześniej, oprogramowanie jest zasilane wystarczającą ilością informacji, aby wygenerować złożony, bogaty w dane widok wszystkiego, czego możesz chcieć:

• kto pracował nad jakim zadaniem i całościowym delegowaniem zadań;
• Godziny przepracowane w ogóle;
• Postęp projektu, pozostały czas, budżet i wydatki;
• Oszczędność czasu i strata czasu;
• Godziny płatne lub niepodlegające rozliczeniu i nie tylko.

A dla relacji z klientem takie dokumenty są niezbędne. Oprogramowanie do pomiaru czasu pozwala uzyskać wszystkie te informacje z cyfrowych grafików w mgnieniu oka. Co przydaje się, gdy klient dzwoni do Ciebie rano z prośbą o spotkanie w sprawie projektu.

Wniosek

Zalet posiadania cyfrowego grafiku jest zbyt wiele, aby je policzyć. Omówiliśmy tylko niektóre, które wydają się trwać w przypadku papierowych grafików pracy, w nadziei zilustrowania, w jaki sposób mogą ułatwić Ci życie zawodowe. Jest mniej miejsca na błędy ludzkie, przyspieszają każdy proces, ułatwiają obliczanie płac i śledzenie projektów… A cyfrowe trackery wydają się z czasem coraz lepsze. Dlaczego więc nie zmodernizować i oszczędzić sobie dużo pieniędzy, czasu i zasobów?