Kompletny przewodnik po zarządzaniu zespołem

Sukces firmy lub projektu często zależy od zespołu nad nim pracującego.

Kiedy zespół jest niezorganizowany, nieskoncentrowany i zdezorientowany, porażka jest jedynym logicznym skutkiem.

W tak ubogim zespole brakuje terminów, pomija się priorytety, brakuje odpowiedniej organizacji i komunikacji. Ogólną konsekwencją słabej pracy zespołowej jest utrata profesjonalnej reputacji firmy, a pula klientów zaczyna się kurczyć.

Jeśli chcesz mieć pewność, że tak się nie stanie, będziesz musiał usprawnić przepływ pracy swojego zespołu i wprowadzić odpowiednie zarządzanie zespołem do swojej organizacji. Aby pomóc Ci to osiągnąć, ten przewodnik:

• Wprowadzę Cię w podstawy zarządzania zespołem — co to jest i dlaczego to ważne,
• Omówienie wszystkiego, co musisz wiedzieć o zespole zarządzającym,
• Poznaj zalety i wady 9 stylów zarządzania zespołem,
• Wyjaśnij, na czym polega skuteczne zarządzanie zespołem ,
• Rzuć trochę światła na kluczowe umiejętności zarządzania zespołem i
• Dostarczy Ci dodatkowych wskazówek, jak usprawnić zarządzanie zespołem.

Czym jest zarządzanie zespołem?

Zarządzanie zespołem to umiejętność wykonywania szeregu czynności, które zapewniają grupie osób wykonywanie pracy zgodnie z planem.

Może być wykonywana przez osobę lub organizację — w istocie zarządzanie zespołem obejmuje różne czynności organizacyjne i administracyjne, w tym:

• Działania ułatwiające pracę zespołową
• Ustalanie priorytetów zespołu
• Upewnienie się, że priorytety zespołu są realizowane
• Ustalanie celów
• Sprawna komunikacja
• Ocena wyników

Dlaczego zarządzanie zespołem jest ważne?

Zarządzanie zespołem jest ważne dla organizacji z 5 kluczowych powodów:

1. Ułatwia efektywne budowanie zespołu
2. Zwiększa produktywność
3. Promuje i zachęca do nauki
4. Poprawia satysfakcję pracowników
5. Obniża wskaźnik rotacji pracowników

1. Ułatwienie efektywnego budowania zespołu

„Talent wygrywa mecze, ale praca zespołowa i inteligencja wygrywają mistrzostwa”. — Michael Jordan

Nigdy nie można wystarczająco podkreślić znaczenia prawidłowej pracy zespołowej w organizacji — a zarządzanie zespołem ułatwia pracę zespołową poprzez efektywne budowanie zespołu .

Kierownictwo zespołu dba o to, aby właściwa osoba wykonywała właściwą pracę — tj. aby jej doświadczenie, wykształcenie i umiejętności odpowiadały oczekiwanym rezultatom zadań.

A kiedy wszyscy wykonują pracę, do której zostali przeszkoleni i zatrudnieni, pracownicy są szczęśliwsi i ogólnie bardziej skłonni do współpracy, co skutkuje ogólnie lepszą pracą zespołową.

2. Zwiększenie produktywności

„Sam możemy zrobić tak niewiele; razem możemy zrobić tak wiele.” — Helen Keller

Nie trzeba dodawać, że dwie głowy myślą lepiej niż jedna — działają też szybciej i mają większe szanse na uzyskanie wysokiej jakości wyników.

Zarządzanie zespołem i związany z nim łańcuch przydziału zadań zapewnia, że ​​odpowiedni ludzie są sparowani, aby tworzyć nowe pomysły i znajdować skuteczne rozwiązania problemów.

Wszystko to skutkuje szybszym obrotem i mniejszą ilością czasochłonnych przeróbek.

3. Promowanie i zachęcanie do nauki

„Powiedz mi, a zapomnę. Naucz mnie, a zapamiętam. Zaangażuj mnie, a nauczę się.” - Benjamin Franklin

Zespół, który nieustannie się uczy, stale się rozwija — a zarządzanie zespołem zachęca do uczenia się, wzrostu i rozwoju zarówno zespołu, jak i poszczególnych osób w tym zespole.

Dzieje się tak, ponieważ właściwe zarządzanie zespołem zachęca do szkolenia pracowników, dyskusji i stałego przepływu informacji — wszystko to poprawia wiedzę i doświadczenie zespołów.

Jeśli pracownicy pracują w środowisku, które promuje uczenie się i rozwój, osiągają nawet znacznie lepsze wyniki, ponieważ mają realny dowód wsparcia ze strony kierownictwa.

4. Poprawa satysfakcji pracowników

„Myśl o wielkich myślach, ale delektuj się małymi przyjemnościami”. — Jackson Brown Jr.

Właściwe zarządzanie zespołem polega na znalezieniu najlepszych sposobów, aby grupa osób pracowała razem jako zespół.

Może to obejmować działania z zakresu budowania zespołu, oceny tam, gdzie są one wymagane, a także kultywowanie wspierającej, przejrzystej atmosfery w zespole.

Grupa osób, która czuje się komfortowo pracując razem w zespole, będzie szczęśliwsza w pracy. W rezultacie zrobią wszystko, co w ich mocy i osiągną więcej, niż oczekiwali.

5. Zmniejszenie rotacji pracowników

„Naszą największą słabością jest poddanie się. Najpewniejszym sposobem na sukces jest zawsze spróbowanie jeszcze raz”. - Tomasz Edison

W parze z poziomem satysfakcji pracowników idzie wskaźnik rotacji firmy.

Średni koszt zastąpienia pracownika waha się od połowy do dwukrotności rocznej pensji. Kiedy spojrzymy na liczby, staje się jasne, że wysoka rotacja jest daleka od ideału, a właściwe zarządzanie zespołem może pomóc powstrzymać ten trend.

Z pewnością istnieje wiele strategii, które mogą obniżyć wysokie wskaźniki rotacji. Ale przejrzysta atmosfera, w której pracownicy mogą się uczyć i rozwijać, może położyć kres potencjalnemu wzrostowi liczby, jeszcze zanim się pojawią.

Czym zajmuje się zespół zarządzający?

Ustaliliśmy, czym jest zarządzanie zespołem i dlaczego jest ważne — teraz zobaczmy, jak zarządzanie zespołem działa na większą skalę, w postaci zespołu zarządzającego .

Zespół zarządzający to grupa menedżerów należących do tego samego poziomu organizacyjnego. Spotykają się regularnie, aby dzielić się nowymi informacjami, składać raporty przełożonym i podejmować decyzje, które mają wpływ na całą firmę.

Istnieje 5 rodzajów zespołów zarządzających:

1. Zespoły zarządzania personelem — Prowadzą poszczególne działy. Ich zestaw umiejętności, zdolności i doświadczenia jest wyspecjalizowany i powiązany z działem, który prowadzą.
2. Zespoły kierownicze liniowe — Kierują określonymi działami, tj. tymi, które zajmują się produkcją, dostawą i sprzedażą produktów firmy (zwykle dotyczy to firm wytwarzających produkty fizyczne).
3. Rady — zazwyczaj są odpowiedzialne za nadzorowanie pracy i zarządzania, i spotykają się, aby wspólnie podejmować decyzje dotyczące tematów, za które są odpowiedzialni.
4. Rady — zazwyczaj odpowiadają za udzielanie porad i wkładu, a także koordynację działań w całej firmie. Spotykają się również, aby wspólnie podejmować decyzje dotyczące tematów, którymi się zajmują.
5. Zespoły kadry kierowniczej — są to najwyższa grupa kierownicza w organizacji i są odpowiedzialni za wspólne podejmowanie decyzji dotyczących całej firmy.

Jak wygląda odnoszący sukcesy zespół zarządzający?

Skuteczny zespół zarządzający to coś więcej niż grupa menedżerów podejmujących wspólnie decyzje. Oto wszystko, czego potrzebuje zespół zarządzający, aby odnieść sukces:

• Możliwość precyzyjnego zdefiniowania celów firmy lub organizacji.
• Podstawowe zrozumienie priorytetowych działań, na których organizacja musi się skoncentrować, aby osiągnąć pożądane cele.
• Dostęp do informacji ma kluczowe znaczenie dla podejmowania świadomych decyzji.
• Efektywna współpraca, która usprawnia proces osiągania celów zespołowych.
• Efektywny sposób przetwarzania informacji ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia celów zespołu.
• Przepływ pracy, który zapewnia, że ​​podjęte decyzje zamieniają się w konkretne działania.

To teoria o zarządzaniu w organizacji, ale zawsze ważniejsza jest praktyka.

I pamiętaj, że zarówno zespół zarządzający, jak i poszczególni menedżerowie mają własne sposoby zarządzania zespołami, projektami i zadaniami.

Jest to również znane jako osobisty styl zarządzania zespołem .

Style zarządzania zespołem

Istnieje 9 głównych stylów zarządzania zespołem, które możesz wdrożyć:

1. Coaching
2. Laissez-Faire
3. Demokratyczny
4. Wizjoner
5. Transformacyjny
6. Transakcyjny
7. Sługa
8. Autokratyczny
9. Nadawanie tempa

Każdy ma swoje wady i zalety, ale niektóre są bardziej wydajne niż inne:

Coachingowy styl zarządzania zespołem

„Kariera to plac zabaw, a nie drabina”. — Sheryl Sandberg

O czym to jest? Ten styl zarządzania zespołem koncentruje się na utrzymaniu rozwoju zawodowego pracownika w długim okresie.

Słynny lider trenerów : Sheryl Sandberg, COO Facebooka

Jacy są ci menedżerowie? Menedżerowie zespołów coachingowych lubią przekazywać swoją wiedzę, a następnie patrzeć, jak ich nauczanie skutkuje rozwojem pracowników. Przeoczają krótkoterminowe problemy i niepowodzenia, ponieważ oczekują, że ich pracownicy będą uczyć się na własnych błędach i z czasem stawać się coraz lepsi.

Jak ci menedżerowie zapewniają motywację? Menedżerowie zespołów coachingowych lubią motywować swoich pracowników poprzez kombinację nagród i zaufania — w postaci awansów i większej odpowiedzialności.

Plusy :

• Tworzy pozytywne środowisko w miejscu pracy.
• Pracownicy zawsze wiedzą, czego oczekują od nich menedżerowie.
• Pracownicy rosną i rozwijają swoje umiejętności.

Minusy :

• Może minąć trochę czasu, zanim okaże się, że jest skuteczny.
• W przypadku niektórych pracowników podejście mentorskie może nie działać.
• Wymaga konkretnego coachingu dla każdej konkretnej sytuacji.

Ogólny poziom skuteczności : 5/5

Laissez-Faire (Let do) styl zarządzania zespołem

„Nie robienie tego, co kochamy w imię chciwości, jest bardzo złym zarządzaniem naszym życiem”. — Warren Buffett

O czym to jest? Ten styl zarządzania zespołem zapewnia pracownikom niemal całkowitą swobodę robienia tego, co uważają, że powinni robić — zespoły są samodzielne i nie ma nadzoru ani ingerencji.

Słynny lider Laissez-Faire : Warren Buffett, magnat biznesowy

Jacy są ci menedżerowie? Menedżerowie zespołów Laissez-Faire lubią dawać swoim pracownikom pełną swobodę w wykonywaniu swoich zadań. Menedżerowie wtrącają się tylko wtedy, gdy pojawia się problem lub jeśli ich zespoły konkretnie proszą ich o więcej wskazówek.

Jak ci menedżerowie zapewniają motywację? Menedżerowie zespołów Laissez-Faire oczekują, że ich zespoły znajdą własną motywację do pracy.

Plusy :

• Promuje innowacyjność i kreatywność.
• Pracownicy mogą skupić się na pracy, którą najbardziej pasjonują.
• Pozwala pracownikom eksperymentować w poszukiwaniu odpowiedniego rozwiązania.

Minusy :

• Eksperymenty mogą się nie udać, co skutkuje dużą stratą czasu.
• Nie nadaje się dla niedoświadczonego zespołu, który potrzebuje więcej wskazówek.
• Potencjalnie ryzykowne, ponieważ o ogromnych problemach menedżerowie mogą się dowiadywać dopiero na późnym etapie projektu.

Ogólny poziom skuteczności : 3/5

Demokratyczny styl zarządzania zespołem

„Proszę o zdanie wszystkich, kiedy się nie odzywają. A potem, gdy mają opinię, poproszę innych, aby o tym porozmawiali”. — Ginni Rometty

O czym to jest? Ten styl zarządzania zespołem zakłada, że ​​każdy powinien mieć coś do powiedzenia w organizacji, niezależnie od zajmowanego w firmie stanowiska. Dlatego zawsze wygrywa najlepszy pomysł, bez względu na to, kto go przyniósł.

Słynny przywódca Demokratów : Ginni Rometty, dyrektor generalny IBM

Jacy są ci menedżerowie? Demokratyczni kierownicy zespołów lubią dawać swoim pracownikom wszelkie możliwości dzielenia się swoimi pomysłami i przyczyniania się do rozwoju firmy.

Jak ci menedżerowie zapewniają motywację? Demokratyczni kierownicy zespołów motywują swoich pracowników, czyniąc wszystkich równymi pod względem uczestnictwa.

Plusy :

• Pracownicy czują się docenieni i docenieni.
• Promuje innowacyjność i kreatywność.
• Zachęca do odpowiedzialności i podejmowania decyzji.

Minusy :

• Może minąć trochę czasu, zanim okaże się, że jest skuteczny.
• Może wywołać urazę u pracowników, którzy uważają, że ich pomysły nigdy nie są brane pod uwagę.
• Nie nadaje się, jeśli często musisz podejmować szybkie decyzje.

Ogólny poziom skuteczności : 4/5

Wizjonerski styl zarządzania zespołem

„Myślenie to najcięższa praca, jaka istnieje, i prawdopodobnie dlatego tak niewielu się w nią angażuje”. - Henry Ford

O czym to jest? Ten styl zarządzania zespołem obejmuje zdefiniowanie wizji i ogólnej strategii, a następnie umożliwienie pracownikom pracy w sposób, który uznają za stosowny — jednak regularnie sprawdzane są postępy.

Słynny lider Wizjonerów : Henry Ford, założyciel Ford Motor Company

Jacy są ci menedżerowie? Wizjonerscy menedżerowie zespołów lubią upewniać się, że pracownicy znają ogólną wizję firmy lub projektu — ale nie zarządzają każdym szczegółem.

Jak ci menedżerowie zapewniają motywację? Wizjonerscy menedżerowie zespołów motywują pracowników, dając im pełną autonomię w pracy — kierownictwo pracownika przejmuje stąd motywację.

Plusy :

• Pracownicy są zachęcani do znajdowania celów i rozwiązań, które odpowiadają każdemu członkowi zespołu.
• Ułatwia budowanie zespołu.
• Świetnie nadaje się do wprowadzania zmian w firmie.

Minusy :

• Wspaniałe wizje nie zawsze prowadzą do wielkich działań.
• Nie nadaje się dla nowych zespołów, które potrzebują większego ukierunkowania.
• Szczegóły pozostawione bez opieki podczas regularnych przeglądów mogą później spowodować poważne problemy.

Ogólny poziom skuteczności : 5/5

Transformacyjny styl zarządzania zespołem

„Innowacja rozróżnia lidera od naśladowcy”. — Steve Jobs

O czym to jest? Ten styl zarządzania zespołem kładzie nacisk na zmiany, innowacje i wzrost jako najlepszy sposób na kultywowanie wydajnej organizacji.

Słynny lider Transformational: Steve Jobs, współzałożyciel Apple

Jacy są ci menedżerowie? Menedżerowie zespołów transformacyjnych lubią inspirować swoje zespoły do ​​rozwijania swoich umiejętności i poprawy wyników — poprzez stawianie wysokich wymagań.

Jak ci menedżerowie zapewniają motywację? Menedżerowie zespołów transformacyjnych motywują swoich pracowników, stale podnosząc poprzeczkę. W rezultacie pracownicy czują się zmotywowani do cięższej pracy, aby osiągnąć nowe kamienie milowe.

Plusy :

• Pomaga szybko ocenić sytuację firmy.
• Ciągłe innowacje wyzwalają pasję.
• Ciągłe innowacje wywołują entuzjastyczne środowisko.

Minusy :

• Większy obraz odwraca Twoją uwagę od problematycznych szczegółów w zespole.
• Niektórzy menedżerowie mogą nadużywać stylu zarządzania transformacyjnego i wymagać od swoich zespołów zbyt wiele.
• Zbytnie uzależnienie od pasji może sprawić, że przecenisz realny zasięg swojej firmy.

Ogólny poziom skuteczności : 3,5/5

Styl zarządzania zespołem transakcyjnym

„W miarę rozwoju firmy nieustannie pracowaliśmy nad organizacją wewnątrz organizacji. Małe zespoły mogą się sprawnie komunikować i nie są obciążone dużą strukturą, która je spowalnia”. — Bill Gates

O czym to jest? Ten styl zarządzania zespołem koncentruje się na osiąganiu wyników poprzez wdrażanie systemu nagród i kar, a także na ustaleniu przejrzystej struktury i hierarchii w zespole.

Znany lider transakcyjny : Bill Gates, założyciel Microsoft Corporation

Jacy są ci menedżerowie? Menedżerowie zespołów transakcyjnych lubią ustalać kryteria i wymagania, które zespół musi spełnić — pracownicy otrzymują ocenę wydajności na podstawie tego, czy spełnili określone kryteria i wymagania.

Jak ci menedżerowie zapewniają motywację? Menedżerowie zespołów transakcyjnych motywują swoich pracowników, zapewniając im zewnętrzną nagrodę, jeśli dobrze sobie radzą (awanse i nagrody pieniężne) oraz kary, jeśli wykonają poniżej normy.

Plusy :

• Łatwiej jest osiągnąć cele krótkoterminowe.
• Świetne dla organizacji z powtarzalnymi zadaniami.
• Świetne do pracy w godzinach nadliczbowych.

Minusy :

• Po pewnym czasie efekt takich zewnętrznych nagród może zniknąć.
• Nie do utrzymania przez dłuższe okresy czasu.
• Nie nadaje się do promowania innowacji i kreatywności.

Ogólny poziom skuteczności: 3/5

Styl zarządzania zespołem służebnym

„Przywództwo nie dotyczy twoich ambicji. Chodzi o urzeczywistnienie ambicji Twojego zespołu.” — Cheryl Bachelder

O czym to jest? Ten styl zarządzania zespołem oznacza, że ​​menedżer „służy” zespołowi — obejmuje to mentoring, wspieranie i doradzanie zespołowi.

Słynny lider Sługi : Cheryl Bachelder, była dyrektor generalna Popeyes

Jacy są ci menedżerowie? Służący kierownicy zespołów lubią stawiać swój zespół na pierwszym miejscu, a zadania, które wykonują na drugim.

Jak ci menedżerowie zapewniają motywację? Uszczęśliwianie pracowników sprawia, że ​​są bardziej zmotywowani do wykonywania swoich zadań.

Plusy :

• Prośby i pomysły zespołu są szczegółowo omawiane.
• Duży nacisk na budowanie zdrowej kultury zespołu.
• Duży nacisk na uczenie się na błędach.

Minusy :

• Podjęcie decyzji może zająć więcej czasu.
• Menedżer traci formalną władzę.
• Brak oficjalnej presji na pracowników, aby dobrze wykonywali swoje zadania.

Ogólny poziom skuteczności : 3/5

Autokratyczny styl zarządzania zespołem

„Możesz mieć swoje tytularne uznanie. Wezmę pieniądze i władzę. — Helen Gurley Brown

O czym to jest? Ten styl zarządzania zespołem oznacza jasne wskazówki dla zespołu i pełną kontrolę nad tym, co robią i nad tym, co należy zrobić.

Słynny lider Autokratów: Helen Gurley Brown, redaktor naczelna „Cosmopolitan”

Jacy są ci menedżerowie? Autokratyczni kierownicy zespołów lubią mieć pełną władzę w podejmowaniu decyzji i nie oczekują rad, pomysłów ani wkładu od ludzi, którymi zarządzają.

Jak ci menedżerowie zapewniają motywację? Autokratyczni kierownicy zespołów oczekują, że pracownicy sami znajdą motywację do swojej pracy.

Plusy :

• Skuteczny w kulturach, które oczekują od menedżerów władzy wyższego szczebla.
• Może okazać się skuteczny dla nowych pracowników, którzy potrzebują więcej wskazówek i wskazówek.
• Zapewnia przejrzystość i strukturę dla pracowników.

Minusy :

• Ogólnie demotywujący styl zarządzania zespołem.
• Może powodować niskie zaangażowanie pracowników — i brak innowacyjnych pomysłów na rozwój firmy.
• Prowadzi do mikrozarządzania.

Ogólny poziom skuteczności : 2/5

Nadający tempo styl zarządzania zespołem

„Nie zarządzaj zmianą lidera, zanim będziesz musiał”. — Jack Welch

O czym to jest? Ten styl zarządzania zespołem oznacza, że ​​menedżer jest ostatecznym liderem, który nadaje tempo pracy i oczekuje, że pracownicy będą podążać za tym tempem.

Słynny lider wyznaczający tempo: Jack Welch, były dyrektor generalny General Electric

Jacy są ci menedżerowie? Kierownicy zespołów, którzy wyznaczają tempo, lubią wyznaczać wysokie standardy, a także wyznaczać ambitne tempo.

Jak ci menedżerowie zapewniają motywację? Wysokie standardy i faktyczne tempo motywują pracowników do wytężonej pracy, aby nadążyć za resztą zespołu.

Plusy :

• Świetny do stawiania czoła wymagającym wyzwaniom i krótkoterminowych celów.
• Stanowisko menedżera wyznaczające tempo jest wzorem dla innych.
• Świetne dla nowych, niedoświadczonych pracowników, którzy potrzebują więcej wskazówek.

Minusy :

• Nie do utrzymania na dłuższą metę (większe ryzyko wypalenia).
• Nacisk na sukcesy osobiste (zamiast wysiłków zespołowych) może prowadzić do urazy i niezdrowej rywalizacji.
• Menedżer wykonuje dużo pracy, którą lepiej byłoby przekazać innym członkom zespołu.

Ogólny poziom skuteczności: 3/5

Jaki jest najlepszy styl zarządzania zespołem?

Chociaż nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie, możemy przyjrzeć się ogólnemu poziomowi efektywności każdego stylu zarządzania zespołem.

1. Trening: 5/5
2. Wizjoner: 5/5
3. Demokratyczny: 4/5
4. Transformacyjny: 3,5/5
5. Sługa: 3/5
6. Laissez-Faire: 3/5
7. Transakcyjny: 3/5
8. Ustawienie tempa: 3/5
9. Autokratyczny: 2/5

Dolne style zarządzania zespołem mogą okazać się skuteczne w pewnych okolicznościach lub w mniejszych dawkach, ale generalnie są zbyt sztywne (lub zbyt elastyczne, jak w przypadku stylu Laissez-Faire).

Są mniej motywujące i zostawiają miejsce na dużo straconego czasu, aby być skutecznym przez dłuższy czas.

Delegowanie zadań jest często odsuwane na dalszy plan, a kontrole i kontrole są albo zbyt częste, albo zbyt rzadkie, aby zapewnić najlepsze wyniki w zarządzaniu zespołem.

Z drugiej strony, style zarządzania zespołem wyższego poziomu są bardziej złożone, elastyczne, ale wciąż wystarczająco praktyczne ze strony menedżera.

Podkreśla się prawidłowe delegowanie zadań, a kontrole są regularne, bez zbytniej ingerencji.

Najważniejsze jest to, że każdy styl zarządzania zespołem niesie ze sobą szereg korzyści, ale ma też swoje wady.

Tak więc, zanim zdecydujesz, który styl zarządzania zespołem może być najlepszym wyborem dla Twojego zespołu, zastanów się nad jego możliwościami, obowiązkami i ogólnymi celami, aby znaleźć idealną równowagę niezależnie od wybranego stylu.

Czym jest efektywne zarządzanie zespołem? A co sprawia, że ​​jest skutecznym managerem zespołu?

Niektóre style zarządzania zespołem mogą być lepsze od innych — ale kroki i umiejętności, które musisz podjąć na drodze do skutecznego zarządzania zespołem, są zawsze niezawodne.

W skrócie, efektywne zarządzanie zespołem to złożony system, który można łatwo przyswoić, jeśli zastosujesz się do właściwych wzorców.

Załóżmy, że w Twoim zespole jest 10 osób, które muszą regularnie informować Cię o postępach w projekcie klienta.

Twoim obowiązkiem jako sprawnego kierownika zespołu jest upewnienie się, że:

• Zespół rozumie swoje obowiązki.
• Zespół jest zadowolony ze swoich obowiązków.
• Równomiernie dzielisz obciążenie pracą.
• Przydzielasz zadania członkom zespołu, którzy mają umiejętności, zdolności i doświadczenie, aby jak najlepiej poradzić sobie z tymi zadaniami.
• Bierzesz pod uwagę pomysły zespołu.
• Zapewniasz zachęty, aby pomóc zmotywować zespół.
• Organizujesz zajęcia integracyjne, które poprawiają efektywność zespołu.

Wymienione elementy to tylko efekt sprawnego zarządzania zespołem, który trzeba zaznaczyć. Oprócz tego przez całą swoją karierę będziesz musiał pielęgnować pewne kluczowe umiejętności zarządzania, jeśli chcesz odnieść sukces i osiągnąć sukces.

Jakie są kluczowe umiejętności zarządzania zespołem?

Posiadanie odpowiednich umiejętności zarządzania zespołem ma kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu jako menedżera zespołu. Umiejętności te są zazwyczaj podzielone na trzy rodzaje umiejętności:

• umiejętności techniczne,
• umiejętności koncepcyjne oraz
• ludzkie (interpersonalne) umiejętności.

Umiejętności techniczne

Umiejętności techniczne obejmują wiedzę o stosowaniu różnych technik w celu osiągnięcia celów zespołu:

• Oprogramowanie operacyjne
• Maszyny operacyjne
• Korzystanie z narzędzi produkcyjnych
• Zwiększenie sprzedaży
• Marketing

Zwykle to menedżerowie pierwszego szczebla muszą posiadać umiejętności techniczne. Gdy schodzimy po drabinie hierarchicznej, zapotrzebowanie na te umiejętności maleje.

Umiejętności koncepcyjne

Umiejętności koncepcyjne obejmują umiejętność formułowania pomysłów i myślenia o:

• Diagnozowanie problemów w koncepcji
• Analiza problemów w koncepcji
• Znajdowanie kreatywnych rozwiązań problemów
• Przewidywanie i zapobieganie podobnym problemom w przyszłości

Umiejętności te są niezbędne dla każdego menedżera, zwłaszcza kierownika zespołów pracujących nad dynamicznym i zmiennym projektem — na przykład zespołów opracowujących aplikacje.

Umiejętności ludzkie (interpersonalne)

Umiejętności interpersonalne obejmują umiejętności „ludzkie” menedżera:

• Efektywna komunikacja z członkami zespołu
• Efektywna współpraca z członkami zespołu
• W odniesieniu do problemów i wyzwań członków zespołu
• Motywowanie członków zespołu do maksymalnego wykorzystania ich potencjału

Umiejętności ludzkie i interpersonalne są ważne bez względu na to, jakim jesteś menedżerem — umiejętność komunikowania tego, czego chcesz, aby zespół osiągnął, często okazuje się najważniejszym zestawem umiejętności ze wszystkich.

Podział na umiejętności techniczne, koncepcyjne i zarządzanie zespołem ludzkim jest wciąż tylko szeroki .  

Ponadto istnieje 8 kluczowych umiejętności zarządzania, które musisz wdrożyć i przećwiczyć, aby zbudować skuteczny system zarządzania zespołem. Zwróć uwagę na:

1. Tempo twojego entuzjazmu
2. Ustalanie realistycznych oczekiwań
3. Definiowanie inspirujących motywatorów
4. Wyjaśnienie „dlaczego?” za „co?”
5. Zachęcanie zespołu do zdobywania nowej wiedzy
6. Budowanie kultury zespołowej
7. Dostarczanie opinii
8. Bycie wzorem dla swojego zespołu

Tempo twojego entuzjazmu

Zamiast zagłębiać się w nową pracę tylko dlatego, że jesteś podekscytowany nowym, świeżym początkiem, daj sobie trochę czasu na zastanowienie się, jak najlepiej podejść do tej pracy. Następnie, po wybraniu najlepszego podejścia, możesz rozważyć:

• Podział pracy na mniejsze etapy.
• Definiowanie zadań, które zespół musi zakończyć, aby każdy etap zakończył się sukcesem.
• Dzielenie zadań na mniejsze podzadania, aby były łatwiejsze w zarządzaniu.

Postaraj się zrozumieć role wszystkich osób w projekcie. Następnie zastanów się, jak najlepiej delegować zadania zgodnie z mocnymi stronami, zestawami umiejętności i zdolnościami zespołu. Możesz użyć Clockify do przypisywania osób do zadań, aby wszyscy wiedzieli, kto za co odpowiada.

Biorąc pod uwagę, że Clockify jest również oprogramowaniem do zarządzania zespołem, możesz go również najlepiej wykorzystać, aby upewnić się, że zespół trzyma się planu i nie zostaje zepchnięty na boczny tor.

Jednym z najlepszych sposobów na usprawnienie zarządzania czasem w zespole i upewnienie się, że nikt nie marnuje czasu na żmudne zadania, jest poinstruowanie ich, aby śledzili czas na zadania, które wykonują w pracy. W ten sposób będziesz mógł śledzić postępy wszystkich i skompilować archiwum zadań, które zostały wykonane do tej pory.

Ustalanie realistycznych oczekiwań

Bez względu na to, jak entuzjastyczny i wyrozumiały menedżer wszyscy cię uważają, jeśli nie jesteś w stanie zdefiniować realistycznych celów, są szanse — nie jesteś realistycznym menedżerem.

Dlatego zawsze ustalaj cele, które Twój zespół ma umiejętności i zdolności do osiągnięcia, a także terminy, które może pokonać. Dodatkowo upewnij się, że masz realistyczne oczekiwania co do wyników i ich rezultatów w całym projekcie.

Przed przypisaniem nowego zadania zawsze dokładnie sprawdź dostępność członków zespołu.

W Clockify możesz planować projekty i zarządzać zadaniami z wyprzedzeniem. W ten sposób, gdy zauważysz, że niektórzy pracownicy pracują do późna, aby przebrnąć przez długą listę rzeczy do zrobienia, będziesz wiedział, że nadszedł czas, aby dostosować swoje oczekiwania.

Załóżmy, że spieszysz się z przydzieleniem nowego zadania. Rzucając okiem na harmonogram swojego zespołu w Clockify, widzisz, że Sam jest dostępny w przyszłym tygodniu i postanawiasz się z nim skontaktować.

W ten sposób nikt z Twojego zespołu nie ryzykuje przepracowania, a Ty nadal wykonujesz zadanie.

Definiowanie inspirujących motywatorów

Wprowadzenie odpowiednich motywatorów to świetny sposób na zainspirowanie zespołu do dążenia do najlepszych wyników — ale musisz przeanalizować sytuację, aby dowiedzieć się, jakie motywatory będą najlepsze dla Twojego zespołu.

Oczywiście podwyżki, premie i awanse są zawsze świetną nagrodą za dobrze wykonaną pracę. W razie wątpliwości najlepszym rozwiązaniem są nagrody.

Ale niektórzy członkowie zespołu mogą jeszcze bardziej cenić inne rodzaje nagród:

• Członek zespołu, który ma długą drogę do pracy, może najbardziej docenić możliwość pracy z domu od czasu do czasu.
• Inny członek zespołu może uznać pochwałę za świetny występ za najbardziej inspirujący motywator.
• Inni mogą nawet to docenić, jeśli po zakończeniu kluczowego etapu projektu zorganizujesz imprezę z pizzą lub zorganizujesz zabawną noc w kręgle.

Gdy zrozumiesz, co kieruje poszczególnymi członkami Twojego zespołu, łatwiej będzie zmotywować wszystkich do wyjścia ze ślepego zaułka, gdy nadejdą trudne czasy.

Wyjaśnienie „dlaczego?” za „co?”

Definiowanie zadań i przydzielanie ich członkom Twojego zespołu to tylko połowa pracy. Co więcej, musisz również upewnić się, że wszyscy rozumieją , dlaczego ich zadania są ważne dla projektu.

Poświęć więc trochę czasu na początku projektu, aby podkreślić wagę każdego zadania — w ten sposób podkreślisz rozmiar wkładu w projekt, jaki zespół wniesie, pracując nad tym zadaniem.

Co z kolei może być świetnym motywatorem.

Zachęcanie zespołu do zdobywania nowej wiedzy

Odpowiednia wiedza zawsze sprawia, że ​​zespół jest szybszy i lepszy. Dlatego zachęcaj swój zespół do poznawania innowacji w branży, które mogą pomóc Ci szybciej i lepiej osiągnąć swoje cele:

• Podaj im właściwe informacje.
• Organizuj treningi zespołowe.
• Przedstaw swojemu zespołowi narzędzia zwiększające produktywność, które pomogą Ci usprawnić przepływ pracy.

W rezultacie wyposażysz swój zespół w odpowiednie zasoby, które zapewnią mu możliwość dokonywania niezależnych ocen w swojej pracy i osiągania oczekiwanych postępów.

Budowanie kultury zespołowej

Jeśli ludzie w Twoim zespole lubią pracować razem, osiągają lepsze wyniki w pracy.

Dlatego nie lekceważ potęgi wspaniałej kultury zespołowej — obejmuje to przekonania, zasady, postawy i wartości, według których będziesz chciał pracować.

Świetna kultura zespołowa to taka, w której ludzie:

• Wspierać się nawzajem
• Słuchajcie się nawzajem
• Współpracuj, aby osiągnąć swoje cele

To ten, który ma system rozwiązywania sporów — system, który bierze pod uwagę obie strony sporu.

Wreszcie, ale nie mniej ważne, jest to kultura, w której ludzie odpoczywają między projektami, aby się zrelaksować — a może nawet grać razem w zabawną grę na czas lub dwie.

Dostarczanie opinii

Nie możesz oczekiwać, że Twój zespół przejdzie przez projekt na ślepo, nie wiedząc, czy spełnia jego oczekiwania na każdym etapie projektu.

Dlatego upewnij się, że przekazujesz na czas informacje zwrotne wszystkim członkom naszego zespołu.

Niektórzy mogą pomyśleć, że menedżerowie powinni mówić tylko po to, by wskazać problemy w projekcie.

Inni uważają, że menedżerowie powinni bardziej koncentrować się na dokonywaniu ocen wyników tam, gdzie są one wymagane.

Ale lepiej byłoby, gdybyś łączył pozytywne z negatywnymi opiniami i był szczery w swoich recenzjach:

• Pozytywne opinie mogą być świetnym motywatorem do kontynuowania wspaniałej pracy.
• Negatywna informacja zwrotna może służyć jako momenty, z których członek zespołu może się uczyć w przyszłości.

Bycie wzorem dla swojego zespołu

Upewnij się, że Twoje zachowanie daje wspaniały przykład, do którego inni mają naśladować:

• Słuchaj pomysłów swoich zespołów — jeśli chcesz, aby słuchali się nawzajem i dobrze współpracowali.
• Udziel pomocy i wskazówek, gdy zostaniesz o to poproszony — jeśli chcesz, aby pomagali sobie nawzajem, gdy napotykają wyboje na drodze podczas wykonywania swoich zadań.
• Staraj się poszerzać swoją wiedzę i podkreślaj znaczenie ciągłego uczenia się i doskonalenia — jeśli chcesz, aby zespół był entuzjastycznie nastawiony do swoich szkoleń.

W końcu każdy zespół będzie tylko tak dobry, jak osoba nim zarządzająca — więc spraw, aby Twój wkład się liczył.

Dodatkowe wskazówki, jak usprawnić zarządzanie zespołem

Chociaż posiadanie wszystkich kluczowych umiejętności zarządzania zespołem ma fundamentalne znaczenie dla skutecznego zarządzania zespołem, wciąż może się zdarzyć, że niespodziewane trudności zaskoczą Cię.

Ponieważ zawsze lepiej być bezpiecznym niż żałować, przygotowaliśmy dodatkowe wskazówki, jak usprawnić zarządzanie zespołem w przypadku, gdy Twoje projekty przestaną przebiegać zgodnie z planem.

Zachęcaj do otwartej komunikacji

Gdy projekty zbyt często się pogarszają z powodu słabego udostępniania informacji, może się wydawać, że jest mało miejsca na korektę błędów. Ale można temu zapobiec dzięki przejrzystemu systemowi komunikacji.

Oprócz zapobiegania upadkom projektów, budowanie kultury otwartej komunikacji może nawet poprawić ogólną wydajność pracowników.

Pierwszym krokiem do przejrzystości jest umożliwienie stałego wewnętrznego przepływu informacji. Jeśli Twój zespół musi przeszukiwać stosy e-maili lub czekać przez kilka dni na odpowiedź od kolegów, wydajność wszystkich prawdopodobnie spadnie.

Ale gdy wszystkie niezbędne dane są pod ręką i istnieje możliwość otrzymania kluczowej informacji w ciągu kilku sekund, każdy członek zespołu może bezzwłocznie zająć się swoimi zadaniami.

Ponieważ kultura otwartej komunikacji wyrasta z samego szczytu, obowiązkiem menedżera jest stworzenie warunków do nieprzerwanego przepływu komunikacji. By providing your team members with a quick way to access and ask for information, you participate in increasing your team's productivity levels up to 25%. And it's all possible just by sparing your team the frustration of having to dig around for facts.

Know when to delegate

There's a fine line between helping your team and micromanaging.

Nobody expects a team manager to be a specialist in every field. If you think that you have to do everything on your own so that you don't overburden your colleagues, think twice. This belief might do your projects more harm than good.

But, you might wonder how to know when is the time to take a step back and delegate a task to your team.

A leadership expert, Jesse Sostrin, offers great advice. He claims that when in doubt, you should ask yourself a simple question: Would my initiatives advance if I had to take a week off from work?

If your answer is no , it might be time to consider letting some of your tasks go.

Yet, turning over some duties does not mean that you as a manager need to remain out of the picture. You can still monitor the progress of your team's projects and even create additional tasks for everyone while being less involved in the details.

If your team is using Clockify to track their time, the manager role option allows you to see exactly what your colleagues are working on so you can remain in the loop, even from a distance.

Set clear boundaries

It's not a secret that routines help people thrive. Since we tend to associate coherence with meaning, when faced with a structure and order, we are more likely to strive towards achieving our goals.

Setting boundaries with your team is nothing different than providing them structure.

When everyone in a team is aware of their responsibilities and the expectations the management might have, their productivity levels actually increase instead of the other way around.

Apart from that, establishing clear boundaries also helps in preventing situations that might result in burnout because some of the team members had too many tasks on their plate.

So, if unsure where to start, go through this set of questions to see whether the rules and expectations you've set in the beginning should be revised.

• Do you frequently have to interrupt your tasks to fix your team's problems?
• Do you often respond to your team member's messages for a long time instead of focusing on your own tasks?
• Do your team members contact you or each other outside of work hours?

In case you responded with Yes to any of these questions, it might be time to schedule a meeting and have a conversation with your team.

This talk might seem stressful, especially for the new managers. But it is helpful to have in mind that once set, the boundaries are there to ensure that every team member is able to perform their best with minimal disruption.

Embrace change

Maybe you're already clear on what your team management style is. Yet sometimes, different situations require different measures, so you'll need to adapt accordingly.

Other times a more significant change might be looming, such as complete business restructuring, and you'll need to be able to adjust to it.

Whatever the change be, your team members will most likely expect you to provide them with all the information about the novel situation. If their team manager is either unable to share or reluctant to accept change, the team is likely to mimic this behavior and resist any transition.

By being open-minded and tolerant in a new situation, a manager could easily inspire their team to do the same and adapt when necessary.

Handle conflicts with care

Even when managing a small, well-aligned team, sometimes it's impossible to prevent conflict from happening. However, the outcome of the conflict may depend on a manager's action in these situations.

You are probably aware that ignoring the elephant in the room is not going to bring about a solution, but what to do instead?

Although there is no one-size-fits-all cure when it comes to handling team conflict, there are two solutions that go hand in hand with proper team management.

# Solution 1 — Try to initiate collaboration

In situations where team members are already familiar with each other and have been collaborating for a while, trying to mediate and lead them to collaborate on finding an adequate solution could easily settle the conflict.

#Solution 2 — Try to come to a compromise

Not every conflict can be resolved in a process of collaboration, so sometimes a compromise could be the best way to go.

However, have in mind that working out a compromise works best when you're looking for a quick solution. Since both sides need to give up on something in order to find a middle ground, it's not recommended to overuse this approach.

Podsumowanie…

Team management is the backbone of any business — it encompasses everything that helps your teams or the entire organization remain afloat through stormy times, and come at as winners in the end.

Proper team management gives you the following:

• It makes team building possible.
• It improves productivity.
• It promotes learning.
• It makes teams happier and thus more likely to perform well.

In gist, team management does so by providing:

• Clear plans and goals
• A comfortable, yet present team management style
• Realistic expectations
• Effective motivators
• Efficient cooperation
• An explanation about the importance of tasks within a project
• Constant learning
• Positive and negative feedback
• A manager who serves as a role model that stands behind the team's values and beliefs