دليل إدارة الفريق الكامل

غالبًا ما يعتمد نجاح مشروع أو مشروع على الفريق الذي يعمل عليه.

عندما يكون الفريق غير منظم وغير مركز ومشوش ، يكون الفشل هو النتيجة المنطقية الوحيدة.

في مثل هذا الفريق الضعيف ، يتم إهمال المواعيد النهائية ، ويتم التغاضي عن الأولويات ، وندرة التنظيم والتواصل المناسبين. كنتيجة عامة لضعف العمل الجماعي ، تتأثر السمعة المهنية للشركة ، ويبدأ تجمع العملاء في الانكماش.

إذا كنت تريد التأكد من عدم حدوث ذلك لك ، فستحتاج إلى تحسين سير عمل فريقك وتقديم إدارة مناسبة للفريق في مؤسستك. لمساعدتك في تحقيق ذلك بالضبط ، سوف يقوم هذا الدليل بما يلي:

• يعرّفك على أساسيات إدارة الفريق - ما هي ولماذا هو مهم ،
• قم بتغطية كل ما تحتاج لمعرفته حول فريق الإدارة ،
• يمنحك إيجابيات وسلبيات 9 أنماط لإدارة الفريق ،
• اشرح ما هي إدارة الفريق الفعالة ،
• إلقاء بعض الضوء على مهارات إدارة الفريق الرئيسية ، و
• تزويدك بنصائح إضافية حول كيفية تحسين إدارة الفريق.

ما هي إدارة الفريق؟

إدارة الفريق هي القدرة على أداء عدد من الأنشطة التي تضمن قيام مجموعة من الأشخاص بعملهم كما هو مخطط له.

يمكن أن يؤديها فرد أو منظمة - في جوهرها ، تتضمن إدارة الفريق أنشطة تنظيمية وإدارية مختلفة ، بما في ذلك:

• الأنشطة التي تسهل العمل الجماعي
• تحديد أولويات الفريق
• التأكد من تنفيذ أولويات الفريق
• تحديد الأهداف
• التواصل الفعال
• تقييم الأداء

لماذا تعتبر إدارة الفريق مهمة؟

تعد إدارة الفريق مهمة لمنظمة ما لخمسة أسباب حاسمة:

1. يسهل بناء الفريق الفعال
2. يعزز الإنتاجية
3. يعزز ويشجع التعلم
4. يحسن رضا الموظفين
5. يخفض معدل دوران الموظفين

1. تسهيل بناء الفريق الفعال

"الموهبة تفوز بالمباريات ، لكن العمل الجماعي والذكاء يفوزان بالبطولات." - مايكل جوردن

لا يمكنك أبدًا التأكيد على أهمية العمل الجماعي المناسب في منظمة بما فيه الكفاية - وتسهل إدارة الفريق العمل الجماعي من خلال بناء الفريق الفعال .

تتأكد إدارة الفريق من أن الشخص المناسب يقوم بالوظيفة المناسبة - أي أن خبرته وتعليمه ومهاراته تتوافق مع النتائج المتوقعة للمهام.

وعندما يؤدي الجميع الوظيفة التي تم تدريبهم وتوظيفهم للقيام بها ، يكون الموظفون أكثر سعادة وبشكل عام أكثر استعدادًا للتعاون مع بعضهم البعض - مما يؤدي إلى عمل جماعي أفضل بشكل عام.

2. زيادة الإنتاجية

"وحدنا لا نستطيع أن نفعل الكثير ؛ معًا يمكننا فعل الكثير ". - هيلين كيلر

وغني عن القول أن رأسين يفكران بشكل أفضل من رأس واحد - كما أنهما يعملان بشكل أسرع ومن المرجح أن يقدموا نتائج جيدة.

تتأكد إدارة الفريق وسلسلة تخصيص المهام الضمنية من إقران الأشخاص المناسبين لصياغة أفكار جديدة وإيجاد حلول فعالة للمشكلات.

كل هذا يؤدي إلى معدل دوران أسرع وتقليل المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً.

3. تشجيع التعلم وتشجيعه

"قل لي وأنا نسيت. علمني وأنا أتذكر. أشركوني وأنا أتعلم ". - بنجامين فرانكلين

يتحسن الفريق الذي يتعلم باستمرار - وتشجع إدارة الفريق التعلم والنمو والتطوير لكل من الفريق والأفراد داخل هذا الفريق.

وذلك لأن إدارة الفريق المناسبة تشجع تدريب الموظفين والمناقشات والتدفق المستمر للمعلومات - وكل ذلك يحسن معرفة الفريق وخبراته.

إذا كان الموظفون يعملون في بيئة تعزز التعلم والنمو ، فإن أداءهم أفضل بشكل ملحوظ لأن لديهم دليلًا قابلاً للتطبيق على دعم إدارتهم.

4. تحسين رضا الموظفين

"فكر بأفكار كبيرة ، ولكن استمتع بالمتع الصغيرة." - جاكسون براون جونيور.

تهتم إدارة الفريق المناسبة بإيجاد أفضل الطرق لجعل مجموعة من الأفراد تعمل معًا كفريق واحد.

قد يشمل ذلك أنشطة بناء الفريق ، والتقييمات عند استحقاقها ، بالإضافة إلى تنمية جو الفريق الداعم والشفاف.

ستكون مجموعة الأفراد الذين يشعرون بالراحة عند العمل معًا في فريق أكثر سعادة في العمل. نتيجة لذلك ، سيبذلون قصارى جهدهم أيضًا ويحققون أكثر مما كان متوقعًا.

5. خفض معدل دوران الموظفين

"أكبر ضعفنا يكمن في التخلي. الطريقة الأكثر تأكيدًا للنجاح هي دائمًا المحاولة مرة أخرى ". - توماس أديسون

جنبا إلى جنب مع مستويات رضا الموظفين يذهب معدل دوران الشركة.

يتراوح متوسط ​​تكلفة استبدال الموظف من النصف إلى ضعف الراتب السنوي. عندما ننظر إلى الأرقام ، يتضح أن معدل الدوران المرتفع بعيدًا عن المثالية ، ويمكن لإدارة الفريق المناسبة أن تساعد في وضع حد لهذا الاتجاه.

هناك بالتأكيد العديد من الاستراتيجيات التي يمكن أن تقلل معدلات دوران الموظفين العالية. لكن الجو الشفاف حيث يمكن للموظفين التعلم والنمو يمكن أن ينهي الأرقام المتزايدة المحتملة حتى قبل حدوثها.

ماذا يفعل فريق الإدارة؟

لقد حددنا ما هي إدارة الفريق ، ولماذا هي مهمة - فلنرى الآن كيف تعمل إدارة الفريق على نطاق أوسع ، في شكل فريق إدارة .

فريق الإدارة هو مجموعة من المديرين ينتمون إلى نفس المستوى التنظيمي. يجتمعون بشكل منتظم لتبادل المعلومات الجديدة ، وتقديم التقارير إلى رؤسائهم ، واتخاذ القرارات التي تؤثر على الشركة بشكل عام.

هناك 5 أنواع من فرق الإدارة:

1. فرق إدارة الموظفين - يديرون الأقسام الفردية. مجموعة مهاراتهم وقدراتهم وخبراتهم متخصصة ومرتبطة بالقسم الذي يديرونه.
2. فرق إدارة الخطوط - يديرون أقسامًا محددة ، أي تلك التي تشارك في إنتاج وتسليم وبيع منتجات الشركة (ينطبق هذا عادةً على الشركات التي تصنع منتجات مادية).
3. المجالس - عادة ما تكون مسؤولة عن الإشراف على العمل والحوكمة ، وهي تجتمع لاتخاذ قرارات مشتركة حول الموضوعات التي تتولى مسؤوليتها.
4. المجالس - عادة ما تكون مسؤولة عن تقديم المشورة والمدخلات ، فضلاً عن تنسيق الأنشطة على مستوى الشركة. يجتمعون أيضًا لاتخاذ قرارات مشتركة حول الموضوعات التي يتولون مسؤوليتها.
5. فرق المديرين التنفيذيين - هم مجموعة الإدارة العليا في المؤسسة ، وهم مسؤولون عن اتخاذ القرارات على مستوى الشركة معًا.

كيف يبدو فريق الإدارة الناجح؟

فريق الإدارة الناجح هو أكثر من مجموعة من المديرين يصلون إلى القرارات معًا. إليك كل ما يحتاجه فريق الإدارة ليكون ناجحًا:

• القدرة على تحديد أهداف الشركة أو المنظمة بدقة.
• الفهم الأساسي للأنشطة ذات الأولوية التي تحتاج المنظمة إلى التركيز عليها من أجل الوصول إلى الأهداف المرجوة.
• الوصول إلى المعلومات أمر بالغ الأهمية لاتخاذ قرارات مستنيرة.
• التعاون الفعال الذي يسهل عملية تحقيق أهداف الفريق.
• تعتبر الطريقة الفعالة لمعالجة المعلومات أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق أهداف الفريق.
• سير عمل يتأكد من أن القرارات المتخذة تتحول إلى إجراءات ملموسة.

هذه هي النظرية حول الإدارة داخل المنظمة ، لكن الممارسة دائمًا ما تكون أكثر أهمية.

وتذكر أن لكل من فريق الإدارة والمديرين الفرديين طرقهم الخاصة في إدارة الفرق والمشاريع والمهام.

يُعرف هذا أيضًا باسم أسلوب إدارة الفريق الشخصي.

أساليب إدارة الفريق

هناك 9 أنماط رئيسية لإدارة الفريق يمكنك تنفيذها:

1. التدريب
2. الحرية الاقتصادية
3. ديمقراطي
4. البصيرة
5. التحويلية
6. المعاملات
7. خادم
8. أوتوقراطية
9. ضبط السرعة

لكل منها مزاياها وعيوبها ، لكن بعضها أكثر كفاءة من البعض الآخر:

أسلوب إدارة فريق التدريب

"الوظائف هي صالة ألعاب رياضية في الغابة ، وليست سلمًا." - شيريل ساندبرج

ماذا تخص؟ يركز أسلوب إدارة الفريق هذا على الحفاظ على التطوير المهني للموظف على المدى الطويل.

قائد المدرب الشهير : شيريل ساندبرج ، مدير العمليات في Facebook

ماذا مثل هؤلاء المديرين؟ يحب مديرو فريق التدريب نقل معرفتهم ثم مشاهدة تعاليمهم تؤدي إلى نمو الموظف. إنهم يتغاضون عن المشكلات والإخفاقات قصيرة المدى لأنهم يتوقعون أن يتعلم موظفوهم من أخطائهم وأن يتحسنوا بمرور الوقت.

كيف يقدم هؤلاء المديرين الدافع؟ يحب مديرو فريق التدريب تحفيز موظفيهم من خلال مزيج من المكافآت والثقة - في شكل ترقيات ومزيد من المسؤوليات.

الايجابيات :

• ينتج بيئة إيجابية في مكان العمل.
• يعرف الموظفون دائمًا ما يتوقعه المديرون منهم.
• ينمو الموظفون ويطورون مجموعات مهاراتهم.

سلبيات :

• قد يستغرق الأمر بعض الوقت لإثبات الكفاءة.
• قد لا يعمل نهج التوجيه مع بعض الموظفين.
• يتطلب تدريبًا محددًا لكل حالة محددة.

المستوى العام للفعالية : 5/5

أسلوب إدارة الفريق Laissez-Faire

"عدم القيام بما نحبه باسم الجشع هو إدارة سيئة للغاية لحياتنا." - وارن بافيت

ماذا تخص؟ يمنح أسلوب إدارة الفريق هذا للموظفين حرية كاملة تقريبًا في القيام بما يعتقدون أنه ينبغي عليهم القيام به - الفرق ذاتية التوجيه ، ولا يوجد إشراف أو تدخل.

زعيم Laissez-Faire الشهير : Warren Buffett ، قطب الأعمال

ماذا مثل هؤلاء المديرين؟ يحب مديرو فريق Laissez-Faire منح موظفيهم الحرية الكاملة في كيفية التعامل مع مهامهم. يتدخل المديرون فقط في حالة وجود مشكلة ، أو إذا طلبت منهم فرقهم تحديدًا المزيد من التوجيهات.

كيف يقدم هؤلاء المديرين الدافع؟ يتوقع مديرو فريق Laissez-Faire أن تجد فرقهم الدافع لعملهم.

الايجابيات :

• يعزز الابتكار والإبداع.
• يمكن للموظفين التركيز على العمل الذي يشعرون بحماسة أكبر تجاهه.
• يسمح للموظفين بالتجربة عند البحث عن الحل المناسب.

سلبيات :

• يمكن أن تسوء التجارب ، مما يؤدي إلى إهدار الكثير من الوقت.
• غير مناسب لفريق قليل الخبرة ويحتاج إلى مزيد من التوجيه.
• من المحتمل أن تكون محفوفة بالمخاطر ، حيث قد لا يتعلم المديرون عن المشاكل الضخمة حتى وقت متأخر من المشروع.

المستوى العام للفعالية : 3/5

أسلوب إدارة الفريق الديمقراطي

"أطلب رأي الجميع عندما لا يتحدثون. وبعد ذلك عندما يكون لديهم رأي ، سأطلب من الآخرين التحدث عنه ". - جيني روميتي

ماذا تخص؟ يتبع أسلوب إدارة الفريق هذا فكرة أنه يجب أن يكون لكل شخص رأي في المؤسسة ، بغض النظر عن لقبه في الشركة. لذلك ، فإن أفضل فكرة هي التي تفوز دائمًا ، بغض النظر عمن طرحها على الطاولة.

الزعيم الديمقراطي الشهير : جيني روميتي ، الرئيس التنفيذي لشركة IBM

ماذا مثل هؤلاء المديرين؟ يحب مديرو الفريق الديمقراطي منح موظفيهم كل فرصة لمشاركة أفكارهم والمساهمة في نمو الشركة.

كيف يقدم هؤلاء المديرين الدافع؟ يحفز مديرو الفريق الديمقراطيون موظفيهم من خلال جعل الجميع متساوين من حيث المشاركة.

الايجابيات :

• يشعر الموظفون بالتقدير والتقدير.
• يعزز الابتكار والإبداع.
• يشجع المسؤولية واتخاذ القرار.

سلبيات :

• قد يستغرق الأمر بعض الوقت لإثبات الكفاءة.
• قد يثير استياء الموظفين الذين يعتقدون أن أفكارهم لا تؤخذ في الاعتبار أبدًا.
• غير مناسب إذا كان عليك غالبًا اتخاذ قرارات سريعة.

المستوى العام للفعالية : 4/5

أسلوب إدارة الفريق البصيرة

"التفكير هو أصعب عمل موجود ، وربما يكون السبب وراء انخراط قلة من الناس فيه." - هنري فورد

ماذا تخص؟ يتضمن أسلوب إدارة الفريق هذا تحديد رؤية واستراتيجية عامة ثم السماح للموظفين بالعمل بالطريقة التي يرونها مناسبة - ومع ذلك ، هناك فحوصات تقدم منتظمة.

الزعيم الحالم الشهير : هنري فورد ، مؤسس شركة فورد موتور

ماذا مثل هؤلاء المديرين؟ يحب مديرو الفريق ذوو الرؤية التأكد من أن الموظفين يعرفون الرؤية العامة للشركة أو المشروع - لكنهم لا يديرون كل التفاصيل.

كيف يقدم هؤلاء المديرين الدافع؟ يحفز مديرو الفريق أصحاب الرؤى الموظفين من خلال منحهم استقلالية كاملة في العمل - يأخذ التوجيه الذاتي للموظف الأمر من هناك في توفير الحافز.

الايجابيات :

• يتم تشجيع الموظفين على إيجاد أهداف وحلول تناسب كل فرد في الفريق.
• يسهل بناء الفريق.
• إنه أمر رائع لتنفيذ التغييرات في الشركة.

سلبيات :

• لا تؤدي الرؤى العظيمة دائمًا إلى أعمال عظيمة.
• غير مناسب للفرق الجديدة التي تحتاج إلى مزيد من التوجيه.
• قد تؤدي التفاصيل التي تُترك دون رقابة أثناء الفحوصات المنتظمة إلى مشاكل خطيرة لاحقًا.

المستوى العام للفعالية : 5/5

أسلوب إدارة الفريق التحولي

"الابتكار يميز بين القائد والتابع." - ستيف جوبز

ماذا تخص؟ يؤكد أسلوب إدارة الفريق هذا على التغييرات والابتكارات والنمو كأفضل طريقة لتنمية منظمة فعالة.

زعيم التحول الشهير: ستيف جوبز ، المؤسس المشارك لشركة آبل

ماذا مثل هؤلاء المديرين؟ يحب مديرو الفريق التحويلي إلهام فرقهم لتطوير مهاراتهم وتحسين أدائهم - من خلال وجود توقعات عالية.

كيف يقدم هؤلاء المديرين الدافع؟ يحفز مديرو الفريق التحويلي موظفيهم من خلال رفع المستوى باستمرار. نتيجة لذلك ، يشعر الموظفون بالحافز للعمل بجدية أكبر للوصول إلى معالم جديدة.

الايجابيات :

• يساعدك على تقييم وضع الشركة بسرعة.
• الابتكارات المستمرة تثير الشغف.
• تؤدي الابتكارات المستمرة إلى بيئة حماسية.

سلبيات :

• الصورة الأكبر تحول انتباهك عن التفاصيل الإشكالية داخل الفريق.
• قد يسيء بعض المديرين استخدام أسلوب الإدارة التحويلية ، ويتوقعون الكثير من فرقهم.
• قد يؤدي الاعتماد كثيرًا على الشغف إلى المبالغة في تقدير المدى الواقعي لشركتك.

المستوى العام للفعالية : 3.5 / 5

أسلوب إدارة فريق المعاملات

"مع نمو الشركة ، عملنا باستمرار على أن يكون لدينا منظمة داخل المنظمة. يمكن للفرق الصغيرة التواصل بكفاءة ولا تثقل كاهلها هيكل كبير يبطئها ". - بيل جيتس

ماذا تخص؟ يركز أسلوب إدارة الفريق هذا على تحقيق النتائج من خلال تطبيق نظام المكافأة والعقوبة ، بالإضافة إلى إنشاء هيكل وتسلسل هرمي واضح في الفريق.

قائد المعاملات الشهير : بيل جيتس ، مؤسس شركة مايكروسوفت

ماذا مثل هؤلاء المديرين؟ يحب مديرو فريق المعاملات وضع المعايير والمتطلبات التي يحتاج الفريق للوصول إليها - يحصل الموظفون على مراجعة أداء بناءً على ما إذا كانوا قد استوفوا المعايير والمتطلبات المحددة.

كيف يقدم هؤلاء المديرين الدافع؟ يحفز مديرو فريق المعاملات موظفيهم من خلال تقديم مكافأة خارجية إذا قاموا بعمل جيد (الترقيات والمكافآت المالية) والعقوبات إذا قاموا بأداء دون المستوى.

الايجابيات :

• يصبح من الأسهل تحقيق الأهداف قصيرة المدى.
• عظيم للمؤسسات ذات المهام المتكررة.
• عظيم للعمل الإضافي.

سلبيات :

• بعد مرور بعض الوقت ، قد يتلاشى تأثير هذه المكافآت الخارجية.
• غير مستدام لفترات زمنية أطول.
• غير مناسب لتعزيز الابتكار والإبداع.

المستوى العام للفعالية: 3/5

أسلوب إدارة فريق الخادم

"القيادة لا تتعلق بطموحك. يتعلق الأمر بإبراز طموحات فريقك ". - شيريل باشيلدر

ماذا تخص؟ يشير أسلوب إدارة الفريق هذا إلى أن المدير "يخدم" الفريق - وهذا يشمل التوجيه والدعم وتقديم المشورة للفريق.

قائد الخادم الشهير : شيريل باشيلدر ، الرئيس التنفيذي السابق لبوبايز

ماذا مثل هؤلاء المديرين؟ يحب مديرو الفريق الخادم وضع فريقهم في المرتبة الأولى والمهام التي يؤدونها في المرتبة الثانية.

كيف يقدم هؤلاء المديرين الدافع؟ إن إبقاء الموظفين سعداء يجعلهم أكثر تحفيزًا لأداء مهامهم.

الايجابيات :

• تتم مناقشة طلبات الفريق وأفكاره باستفاضة.
• تركيز كبير على بناء ثقافة الفريق الصحي.
• تركيز كبير على التعلم من أخطاء المرء.

سلبيات :

• قد يستغرق الأمر وقتًا أطول لاتخاذ القرارات.
• المدير يفقد السلطة الرسمية.
• لا يوجد ضغط رسمي على الموظفين لأداء جيد.

المستوى العام للفعالية : 3/5

أسلوب إدارة الفريق الأوتوقراطي

"يمكنك الحصول على اعترافك الفخري. سآخذ المال والسلطة ". - هيلين جورلي براون

ماذا تخص؟ يتضمن أسلوب إدارة الفريق هذا توجيهات واضحة للفريق والتحكم الكامل في ما يفعلونه وما يجب القيام به.

الزعيمة الأوتوقراطية الشهيرة: هيلين جورلي براون ، رئيسة تحرير مجلة "كوزموبوليتان"

ماذا مثل هؤلاء المديرين؟ يحب مديرو الفريق الأوتوقراطي أن يتمتعوا بسلطة كاملة في اتخاذ القرارات ، ولا يتوقعون أي نصيحة أو أفكار أو مدخلات من الأشخاص الذين يديرونهم.

كيف يقدم هؤلاء المديرين الدافع؟ يتوقع مديرو الفريق الأوتوقراطي أن يجد موظفوهم الحافز لعملهم بأنفسهم.

الايجابيات :

• فعال في الثقافات التي تتوقع من المديرين أن يتمتعوا بسلطة على مستوى أعلى.
• قد يثبت فعاليته للموظفين الجدد الذين يحتاجون إلى مزيد من التوجيه والتوجيه.
• يوفر الوضوح والهيكل للموظفين.

سلبيات :

• أسلوب إدارة فريق محبط بشكل عام.
• قد يؤدي إلى انخفاض مشاركة الموظفين - ونقص الأفكار المبتكرة الرائعة لنمو الشركة.
• يؤدي إلى الإدارة التفصيلية.

المستوى العام للفعالية : 2/5

أسلوب إدارة فريق تحديد السرعة

"لا تدير - قم بإجراء التغيير قبل أن تضطر إلى ذلك." - جاك ويلش

ماذا تخص؟ يشير أسلوب إدارة الفريق هذا إلى أن المدير هو القائد النهائي الذي يحدد وتيرة العمل ويتوقع من الموظفين اتباع الوتيرة المذكورة.

القائد الشهير في إعداد بيس: جاك ويلش ، الرئيس التنفيذي السابق لشركة جنرال إلكتريك

ماذا مثل هؤلاء المديرين؟ يحب مديرو الفريق المعينون السرعة وضع معايير عالية ، بالإضافة إلى تحديد وتيرة صعبة.

كيف يقدم هؤلاء المديرين الدافع؟ تحفز المعايير العالية ووتيرة الحقائق الموظفين على العمل الجاد من أجل مواكبة بقية الفريق.

الايجابيات :

• عظيم لمواجهة التحديات الصعبة والأهداف قصيرة المدى.
• يُعد موقع تحديد السرعة للمدير بمثابة نموذج للآخرين.
• عظيم للموظفين الجدد عديمي الخبرة الذين يحتاجون إلى مزيد من التوجيه.

سلبيات :

• غير مستدام على المدى الطويل (خطر أكبر للإرهاق).
• قد يؤدي التركيز على النجاحات الشخصية (بدلاً من جهود الفريق) إلى الاستياء والمنافسة غير الصحية.
• يؤدي المدير الكثير من العمل الذي يمكن تفويضه بشكل أفضل لبعض أعضاء الفريق الآخرين.

المستوى العام للفعالية: 3/5

ما هو أفضل أسلوب لإدارة الفريق؟

على الرغم من عدم وجود إجابة واضحة على هذا السؤال ، يمكننا النظر إلى المستويات الإجمالية لفعالية أسلوب إدارة كل فريق.

1. التدريب: 5/5
2. البصيرة: 5/5
3. ديمقراطي: 4/5
4. التحويلية: 3.5 / 5
5. الخادم: 3/5
6. Laissez-Faire: 3/5
7. المعاملات: 3/5
8. ضبط السرعة: 3/5
9. الأوتوقراطية: 2/5

قد تثبت أساليب إدارة الفريق السفلي فعاليتها في ظل ظروف معينة أو بجرعات صغيرة ولكنها بشكل عام جامدة للغاية (أو مرنة للغاية ، كما هو الحال في أسلوب Laissez-Faire).

إنها أقل تحفيزًا ، وتترك مجالًا للكثير من الوقت الضائع من أجل أن تكون فعالاً على مدى فترة زمنية أطول.

غالبًا ما يكون تفويض المهام مصفوفًا ، وتكون الفحوصات والمراقبة متكررة جدًا أو نادرة جدًا لإعطاء أفضل نتائج إدارة الفريق.

من ناحية أخرى ، تكون أساليب إدارة الفريق ذات المستوى الأعلى أكثر تعقيدًا ومرونة ، لكنها لا تزال كافية من جانب المدير.

يتم التأكيد على تفويض المهام بشكل صحيح ، والفحوصات منتظمة دون أن تكون متطفلة للغاية.

خلاصة القول هي أن كل أسلوب إدارة فريق يجلب عددًا من الفوائد ، ولكنه يأتي أيضًا مع عيوبه الخاصة.

لذلك ، قبل اتخاذ قرار بشأن أسلوب إدارة الفريق الذي قد يكون الخيار الأفضل لفريقك ، فكر في قدرات فريقك ومسؤولياته وأهدافه العامة حتى تتمكن من إيجاد التوازن المثالي بغض النظر عن الأسلوب الذي تختاره.

ما هي إدارة الفريق الفعالة؟ وما الذي يجعل مدير الفريق فعالاً؟

قد تكون بعض أساليب إدارة الفريق أفضل من غيرها - ولكن الخطوات والمهارات التي تحتاج إلى القيام بها في الطريق إلى إدارة فريق فعالة تكون دائمًا مضمونة.

في جوهرها ، تعد إدارة الفريق الفعالة نظامًا معقدًا يمكنك الحصول عليه بسهولة إذا اتبعت الأنماط الصحيحة.

لنفترض أن لديك 10 أشخاص في فريقك يحتاجون إلى إبلاغك بالتقدم المحرز في مشروع العميل على أساس منتظم.

مسؤوليتك كمدير فريق فعال هي التأكد من:

• الفريق يفهم مسؤولياتهم.
• الفريق سعيد بمسؤولياتهم.
• أنت تشارك عبء العمل بالتساوي.
• أنت تقوم بتعيين المهام لأعضاء الفريق الذين لديهم المهارات والقدرات والخبرة للتعامل مع المهام المذكورة بشكل أفضل.
• تأخذ أفكار الفريق بعين الاعتبار.
• أنت تقدم حوافز للمساعدة في تحفيز الفريق.
• أنت تنظم أنشطة الترابط الجماعي التي تعمل على تحسين كفاءة الفريق.

العناصر المدرجة هي مجرد نتيجة إدارة فريق فعالة تحتاج إلى تحديدها. بصرف النظر عن ذلك ، ستحتاج أيضًا إلى رعاية بعض المهارات الإدارية الأساسية طوال حياتك المهنية إذا كنت تريد أن تكون فعالًا وناجحًا.

ما هي مهارات إدارة الفريق الرئيسية؟

إن امتلاك مهارات إدارة الفريق المناسبة أمر بالغ الأهمية لنجاحك كمدير للفريق. تنقسم هذه المهارات عادةً إلى ثلاثة أنواع من المهارات:

• مهارات تقنية،
• المهارات المفاهيمية و
• المهارات البشرية (الشخصية).

مهارات تقنية

تتضمن المهارات الفنية المعرفة لاستخدام مجموعة متنوعة من التقنيات من أجل الوصول إلى أهداف الفريق:

• برنامج التشغيل
• آلات التشغيل
• استخدام أدوات الإنتاج
• تعزيز المبيعات
• تسويق

عادةً ما يكون مديرو المستوى الأول هم من يحتاجون إلى امتلاك المهارات الفنية. مع نزولنا في السلم الهرمي ، تقل الحاجة إلى هذه المهارات.

المهارات المفاهيمية

تتضمن المهارات المفاهيمية القدرة على صياغة الأفكار والتفكير فيما يلي:

• تشخيص المشاكل في المفهوم
• تحليل المشاكل في المفهوم
• إيجاد حلول إبداعية للمشاكل
• توقع ومنع المشاكل المماثلة في المستقبل

تعد هذه المهارات حيوية لأي مدير ، وخاصة أولئك المسؤولين عن الفرق التي تعمل في مشروع ديناميكي وقابل للتغيير - على سبيل المثال ، الفرق التي تقوم بتطوير التطبيقات.

المهارات البشرية (الشخصية)

تتضمن المهارات الشخصية مهارات "الأشخاص" للمدير:

• التواصل الفعال مع أعضاء الفريق
• التعاون بكفاءة مع أعضاء الفريق
• تتعلق بمشاكل وتحديات أعضاء الفريق
• تحفيز أعضاء الفريق لتحقيق أقصى استفادة من إمكاناتهم

تعد المهارات البشرية والشخصية مهمة بغض النظر عن نوع المدير الذي أنت عليه - فمعرفة كيفية توصيل ما تريد أن يحققه الفريق غالبًا ما يثبت أنها المجموعة الأكثر أهمية من المهارات على الإطلاق.

لا يزال التقسيم إلى مهارات إدارة الفريق الفنية والمفاهيمية والبشرية مجرد تقسيم واسع .  

بالإضافة إلى ذلك ، هناك 8 مهارات إدارية أساسية ستحتاج إلى تنفيذها وممارستها من أجل بناء نظام إدارة فريق فعال. انتبه على:

1. تسريع حماسك
2. وضع توقعات واقعية
3. تحديد المحفزات الملهمة
4. شرح "لماذا؟" وراء "ماذا؟"
5. تشجيع فريقك على متابعة المعرفة الجديدة
6. بناء ثقافة الفريق
7. توفير التغذية المرتدة
8. أن تكون نموذجًا لفريقك

تسريع حماسك

بدلاً من الغوص في عمل جديد لمجرد أنك متحمس لبداية جديدة وجديدة ، امنح نفسك بعض الوقت للتفكير في أفضل السبل للتعامل مع العمل المذكور. بعد ذلك ، بعد أن تقرر أفضل نهج ستتبعه ، يمكنك التفكير في:

• تقسيم العمل إلى مراحل أصغر.
• تحديد المهام التي يحتاج الفريق لإنهائها من أجل إنجاح كل مرحلة.
• تقسيم المهام إلى مهام فرعية أصغر لتسهيل إدارتها.

ابذل جهدًا لفهم أدوار الجميع في المشروع. بعد ذلك ، فكر في أفضل طريقة لتفويض المهام وفقًا لنقاط القوة والمهارات والقدرات لفريقك. يمكنك استخدام Clockify لتعيين أشخاص للمهام حتى يعرف الجميع من هو المسؤول عن ماذا.

بالنظر إلى أن Clockify هو أيضًا برنامج لإدارة الفريق ، يمكنك أيضًا استخدامه بشكل أفضل للتأكد من التزام الفريق بالخطة وعدم التعقب الجانبي.

تتمثل إحدى أفضل الطرق لتحسين إدارة وقت فريقك والتأكد من عدم إضاعة الوقت في المهام الشاقة في توجيههم لتتبع الوقت في المهام التي يؤدونها في العمل. بهذه الطريقة ، ستتمكن من تتبع تقدم الجميع وتجميع أرشيف للمهام التي تم تنفيذها حتى الآن.

وضع توقعات واقعية

بغض النظر عن مدى حماسة وتفهم المدير الذي يعتقده الجميع ، إذا كنت غير قادر على تحديد أهداف واقعية ، فالاحتمالات - أنت لست مديرًا واقعيًا.

لذلك ، حدد دائمًا الأهداف التي يمتلك فريقك المهارات والقدرات للوصول إليها ، بالإضافة إلى المواعيد النهائية التي يمكنهم التغلب عليها. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من أن لديك توقعات واقعية للنتائج ونتائجها خلال المشروع.

قبل تعيين أي مهمة جديدة ، تحقق دائمًا مرة أخرى من توفر أعضاء فريقك.

في Clockify ، يمكنك جدولة المشاريع وإدارة المهام مسبقًا. بهذه الطريقة ، عندما تلاحظ أن بعض الموظفين يعملون لساعات متأخرة للحصول على قائمة طويلة من المهام ، ستعرف أن الوقت قد حان لتعديل توقعاتك.

لنفترض أنك في عجلة من أمرك لتعيين مهمة جديدة. من خلال إلقاء نظرة على جدول فريقك في Clockify ، ترى أن Sam متاح الأسبوع المقبل وتقرر التواصل معه.

بهذه الطريقة لا يخاطر أحد من فريقك بالعمل الزائد ، ولا يزال بإمكانك إنجاز المهمة.

تحديد المحفزات الملهمة

يعد تقديم المحفزات المناسبة طريقة رائعة لإلهام فريقك للسعي لتحقيق أفضل النتائج - ولكن ستحتاج إلى تحليل الموقف لمعرفة نوع المحفزات التي ستعمل بشكل أفضل مع فريقك.

بالطبع ، تعتبر الزيادات والمكافآت والترقيات دائمًا مكافأة كبيرة على العمل الجيد. عندما تكون في شك ، فإن المكافآت هي السبيل للذهاب.

لكن بعض أعضاء الفريق قد يقدرون أنواعًا أخرى من المكافآت بشكل أكبر:

• قد يقدر عضو الفريق الذي لديه رحلة طويلة إلى العمل خيار العمل من المنزل من وقت لآخر أكثر من غيره.
• قد يجد عضو آخر في الفريق الثناء على الأداء الرائع هو الدافع الأكثر إلهامًا.
• قد يقدر الآخرون ذلك إذا كنت تقيم حفلة بيتزا أو تنظم ليلة بولينج ممتعة عندما تنتهي من مرحلة حاسمة من المشروع.

بمجرد أن تفهم ما الذي يدفع الأعضاء الفرديين في فريقك ، سيكون من الأسهل تحفيز الجميع للخروج من طريق مسدود عندما تصبح الأوقات صعبة.

شرح "لماذا؟" وراء "ماذا؟"

إن تحديد المهام وتخصيصها لأعضاء فريقك هو نصف العمل فقط. علاوة على ذلك ، ستحتاج أيضًا إلى التأكد من أنهم جميعًا يفهمون سبب أهمية مهامهم للمشروع في المقام الأول.

لذلك ، خذ الوقت في بداية المشروع لتسليط الضوء على أهمية كل مهمة - بهذه الطريقة ، ستؤكد على حجم المساهمة في المشروع التي سيقدمها الفريق من خلال العمل على المهمة المذكورة.

والتي بدورها يمكن أن تكون بمثابة حافز كبير.

تشجيع فريقك على متابعة المعرفة الجديدة

المعرفة الصحيحة تجعل الفريق دائمًا أسرع وأفضل. لذلك ، تأكد من تشجيع فريقك على التعرف على الابتكارات في الصناعة التي يمكن أن تساعدك في الوصول إلى أهدافك بشكل أسرع وأفضل:

• زودهم بالمعلومات الصحيحة.
• تنظيم جلسات تدريب الفريق.
• عرّف فريقك على أدوات الإنتاجية التي ستساعدك على تبسيط سير عملك.

نتيجة لذلك ، ستقوم بتزويد فريقك بالموارد المناسبة التي تضمن قدرتهم على إصدار أحكام مستقلة في عملهم وتحقيق التقدم المتوقع.

بناء ثقافة الفريق

إذا أحب الأشخاص في فريقك العمل معًا ، فستحصل على نتائج أفضل في العمل.

لذلك ، لا تقلل من شأن قوة ثقافة الفريق العظيمة - وهذا يشمل المعتقدات والقواعد والمواقف والقيم التي تريد العمل بها.

ثقافة الفريق العظيمة هي أحد المجالات التي:

• يدعم كل منهما الآخر
• استمعوا الواحد للآخر
• تعاون من أجل الوصول إلى أهدافهم

إنه النظام الذي يحتوي على نظام لحل النزاعات - وهو نظام يأخذ كلا طرفي الحجة في الاعتبار.

أخيرًا وليس آخرًا ، إنها ثقافة يأخذ فيها الناس استراحة بين المشاريع للاسترخاء - وربما يلعبون لعبة ممتعة لإدارة الوقت أو اثنتين معًا.

توفير التغذية المرتدة

لا يمكنك أن تتوقع أن يقوم فريقك بتنفيذ المشروع بشكل أعمى ، دون معرفة ما إذا كانوا يرقون إلى مستوى توقعات المشروع خلال كل مرحلة من مراحل المشروع.

لذلك ، تأكد من تقديم ملاحظاتك في الوقت المناسب لجميع أعضاء فريقنا.

قد يعتقد البعض أن المديرين يجب أن يتحدثوا فقط للإشارة إلى المشاكل في المشروع.

يعتقد البعض الآخر أن المديرين يجب أن يركزوا أكثر على إعطاء تقييمات الأداء عند استحقاقها.

لكن سيكون من الأفضل لك أن تخلط بين الإيجابية والسلبية وأن تكون صادقًا في مراجعاتك:

• يمكن أن تكون التعليقات الإيجابية بمثابة حافز كبير لمواصلة العمل الرائع.
• يمكن أن تكون الملاحظات السلبية بمثابة لحظات قابلة للتعليم يمكن أن يتعلم منها عضو الفريق في المستقبل.

أن تكون نموذجًا لفريقك

تأكد من أن سلوكك يمثل مثالًا رائعًا من المفترض أن يتبعه الآخرون:

• استمع إلى أفكار فرقك - إذا كنت تريدهم أن يستمعوا لبعضهم البعض ويتعاونوا بشكل جيد.
• قدم المساعدة والإرشاد عندما يُطلب منك ذلك - إذا كنت تريدهم أن يساعدوا بعضهم البعض عندما يصطدمون بمهامهم على الطريق.
• اهدف إلى توسيع نطاق معرفتك والتأكيد على أهمية التعلم والتحسين المستمر - إذا كنت تريد أن يكون الفريق متحمسًا لتدريبهم.

في النهاية ، سيكون أي فريق جيدًا مثل الشخص الذي يديره - لذا اجعل مساهمتك مهمة.

نصائح إضافية حول كيفية تحسين إدارة الفريق

على الرغم من أن امتلاك جميع مهارات إدارة الفريق الأساسية أمر أساسي للإدارة الناجحة للفريق ، إلا أنه لا يزال من الممكن أن تفاجئك الصعوبات غير المتوقعة.

نظرًا لأنه من الأفضل دائمًا أن تكون آمنًا على أن تكون آسفًا ، فقد قمنا بتجميع نصائح إضافية حول كيفية تحسين إدارة الفريق في حالة توقف مشروعاتك عن العمل وفقًا للخطة.

شجع التواصل المفتوح

عندما تنخفض المشروعات كثيرًا بسبب ضعف مشاركة المعلومات ، فقد يبدو أن هناك مساحة صغيرة لتصحيح الأخطاء. ولكن ، يمكن منع كل ذلك من خلال نظام اتصال شفاف.

بصرف النظر عن منع المشاريع من السقوط ، يمكن أن يؤدي بناء ثقافة اتصال مفتوحة إلى تحسين الأداء العام للموظفين.

تكمن الخطوة الأولى للشفافية في تمكين تدفق المعلومات الداخلية بشكل ثابت. إذا احتاج فريقك للبحث في أكوام من رسائل البريد الإلكتروني أو انتظار رد من زملائهم لبضعة أيام ، فمن المرجح أن ينخفض ​​أداء الجميع.

ولكن ، عندما تكون جميع البيانات الضرورية في متناول اليد وهناك إمكانية لتلقي جزء مهم من المعلومات في غضون ثوانٍ ، يمكن لكل عضو في الفريق معالجة مهامه دون تأخير.

نظرًا لأن ثقافة الاتصال المفتوح تنبثق من القمة ، فإن مسؤولية المدير هي تهيئة الظروف لتدفق تواصل مستمر. By providing your team members with a quick way to access and ask for information, you participate in increasing your team's productivity levels up to 25%. And it's all possible just by sparing your team the frustration of having to dig around for facts.

Know when to delegate

There's a fine line between helping your team and micromanaging.

Nobody expects a team manager to be a specialist in every field. If you think that you have to do everything on your own so that you don't overburden your colleagues, think twice. This belief might do your projects more harm than good.

But, you might wonder how to know when is the time to take a step back and delegate a task to your team.

A leadership expert, Jesse Sostrin, offers great advice. He claims that when in doubt, you should ask yourself a simple question: Would my initiatives advance if I had to take a week off from work?

If your answer is no , it might be time to consider letting some of your tasks go.

Yet, turning over some duties does not mean that you as a manager need to remain out of the picture. You can still monitor the progress of your team's projects and even create additional tasks for everyone while being less involved in the details.

If your team is using Clockify to track their time, the manager role option allows you to see exactly what your colleagues are working on so you can remain in the loop, even from a distance.

Set clear boundaries

It's not a secret that routines help people thrive. Since we tend to associate coherence with meaning, when faced with a structure and order, we are more likely to strive towards achieving our goals.

Setting boundaries with your team is nothing different than providing them structure.

When everyone in a team is aware of their responsibilities and the expectations the management might have, their productivity levels actually increase instead of the other way around.

Apart from that, establishing clear boundaries also helps in preventing situations that might result in burnout because some of the team members had too many tasks on their plate.

So, if unsure where to start, go through this set of questions to see whether the rules and expectations you've set in the beginning should be revised.

• Do you frequently have to interrupt your tasks to fix your team's problems?
• Do you often respond to your team member's messages for a long time instead of focusing on your own tasks?
• Do your team members contact you or each other outside of work hours?

In case you responded with Yes to any of these questions, it might be time to schedule a meeting and have a conversation with your team.

This talk might seem stressful, especially for the new managers. But it is helpful to have in mind that once set, the boundaries are there to ensure that every team member is able to perform their best with minimal disruption.

Embrace change

Maybe you're already clear on what your team management style is. Yet sometimes, different situations require different measures, so you'll need to adapt accordingly.

Other times a more significant change might be looming, such as complete business restructuring, and you'll need to be able to adjust to it.

Whatever the change be, your team members will most likely expect you to provide them with all the information about the novel situation. If their team manager is either unable to share or reluctant to accept change, the team is likely to mimic this behavior and resist any transition.

By being open-minded and tolerant in a new situation, a manager could easily inspire their team to do the same and adapt when necessary.

Handle conflicts with care

Even when managing a small, well-aligned team, sometimes it's impossible to prevent conflict from happening. However, the outcome of the conflict may depend on a manager's action in these situations.

You are probably aware that ignoring the elephant in the room is not going to bring about a solution, but what to do instead?

Although there is no one-size-fits-all cure when it comes to handling team conflict, there are two solutions that go hand in hand with proper team management.

# Solution 1 — Try to initiate collaboration

In situations where team members are already familiar with each other and have been collaborating for a while, trying to mediate and lead them to collaborate on finding an adequate solution could easily settle the conflict.

#Solution 2 — Try to come to a compromise

Not every conflict can be resolved in a process of collaboration, so sometimes a compromise could be the best way to go.

However, have in mind that working out a compromise works best when you're looking for a quick solution. Since both sides need to give up on something in order to find a middle ground, it's not recommended to overuse this approach.

تغليف…

Team management is the backbone of any business — it encompasses everything that helps your teams or the entire organization remain afloat through stormy times, and come at as winners in the end.

Proper team management gives you the following:

• It makes team building possible.
• It improves productivity.
• It promotes learning.
• It makes teams happier and thus more likely to perform well.

In gist, team management does so by providing:

• Clear plans and goals
• A comfortable, yet present team management style
• Realistic expectations
• Effective motivators
• Efficient cooperation
• An explanation about the importance of tasks within a project
• Constant learning
• Positive and negative feedback
• A manager who serves as a role model that stands behind the team's values and beliefs