25 sposobów na zwiększenie produktywności

Wszyscy dążymy do maksymalnej produktywności — ale jak możemy zwiększyć produktywność, aby uzyskać najlepszy moment, kiedy możemy zrobić więcej w krótszym czasie?

Wydajność wzrasta, gdy podejmiesz następujące kroki, które pomogą Ci pracować mądrzej, szybciej i lepiej:

• Ustal poranną rutynę.
• Zaplanuj swoje dni i zarządzaj swoim czasem.
• Zadbaj o swoje zdrowie.
• Pracuj mądrze i rób przerwy.
• Zostaw miejsce na czas wolny.

To tylko szerokie pociągnięcia, a oto 25 konkretnych kroków, które musisz podjąć każdego dnia, aby zwiększyć swoją produktywność.

Wydajność wzrasta, gdy…

…wykonaj następujące czynności.

Spać wystarczająco

Sen poprawia zdolności poznawcze i koncentrację — a zwiększone zdolności poznawcze i koncentracja prowadzą do zwiększonej produktywności, co ostatecznie prowadzi do lepszej wydajności.

Kiedy śpisz co najmniej 7–8 godzin każdej nocy, poprawiają się Twoje umiejętności rozwiązywania problemów i pamięć — dzięki czemu kończysz więcej w krótszym czasie.

Z drugiej strony brak snu może mieć wiele szkodliwych skutków dla naszej ogólnej wydajności. Nie tylko bezpośrednio zmniejsza naszą produktywność, ale może również wpływać na nasze zdrowie fizyczne i samopoczucie emocjonalne, a także negatywnie wpływać na nasze zdolności poznawcze.

Wstać wcześnie

Większość Amerykanów wstaje między 6 rano a 7:30, aby wcześniej zacząć pracę i szybciej skończyć — więc wyobraź sobie, jak wspaniale miałbyś początek, gdybyś wstał jeszcze wcześniej, powiedzmy o 5 rano?

Tak wczesne rozpoczęcie pracy zapewnia, że ​​wyprzedzisz wszystkich o co najmniej godzinę — zakończysz dzień pracy wcześniej i, co ważniejsze, zaczniesz pracę, gdy w pobliżu nie ma nikogo, kto mógłby cię rozpraszać.

Należy jednak pamiętać, że wczesne wstawanie nie jest dla wszystkich, szczególnie jeśli w tym procesie poświęcamy sen.

Więc spróbuj, ale nie czuj się źle, jeśli ci to nie pomoże.

Najważniejszą rzeczą, jaką możemy zrobić, to słuchać swojego ciała i notować pory dnia, kiedy zwykle czujemy się najbardziej rozbudzeni i zmęczeni. Następnie możemy odpowiednio zaplanować nasze dni.

Ćwiczenie

Gdy tylko się obudzisz, poświęć trochę czasu na ćwiczenia — ćwiczenia pomagają organizmowi się obudzić, a mózg jest bardziej czujny i naładowany energią.

A kiedy jesteś czujny i pełen energii, masz większe szanse na skupienie się i koncentrację na swojej pracy, a tym samym na większą produktywność.

W rzeczywistości wpływ ćwiczeń na wydajność pracowników jest tak silny, że wiele firm podjęło kroki w celu włączenia ćwiczeń do zwykłego dnia pracy. Może powinniśmy też zrobić z tego nawyk.

Planuj posiłki z wyprzedzeniem

Posiłki są ważną częścią Twojego dnia pracy, a planowanie ich z wyprzedzeniem pomaga zaoszczędzić czas, który w przeciwnym razie spędziłbyś na myśleniu o tym, co chcesz zjeść, gdy jesteś już głodny.

Chociaż istnieje wiele badań naukowych potwierdzających związek między odżywianiem a wydajnością w miejscu pracy, utrzymanie zdrowej diety podczas pracy nie zawsze jest tak łatwe, jak jest to zalecane.

Planowanie z wyprzedzeniem pomaga nam przygotować zasoby i wygospodarować niezbędny czas, aby zapewnić zdrowe odżywianie podczas pracy.

Planowanie codziennego menu pomoże Ci uniknąć stresu, jeść bardziej zbilansowane posiłki, a nawet nauczyć się planować z wyprzedzeniem — umiejętność, którą możesz również wykorzystać w swojej pracy.

Zjedz śniadanie

Wiele osób pomija śniadanie — mimo że jest to prawdopodobnie najważniejszy posiłek dnia.

Zbilansowane śniadanie pomaga nabrać rano energii na dobry początek dnia.

Biorąc pod uwagę, że wszystko, co jesz, zamienia się w glukozę, jedząc z samego rana, natychmiast otrzymujesz przypływ glukozy — co zapewnia koncentrację i skupienie na tym, co robisz (przynajmniej do pory lunchu).

Ponadto badania wykazały, że pomijanie śniadania może mieć wiele negatywnych skutków, takich jak zmniejszona pamięć krótkotrwała i brak koncentracji.

Nazwij to powszechną mądrością lub faktem naukowym — ale obfite śniadanie zapewni Ci wysoką wydajność.

Pić dużo wody

Nasze mózgi składają się w 85% z wody. Jeśli ten procent wody spadnie tylko o 1%, tracisz 5% swoich zdolności poznawczych. Stajesz się mniej skoncentrowany, mniej czujny i mniej prawdopodobne, że będziesz produktywny.

Wyniki niedawnego badania pokazują, że prawidłowe nawodnienie ma szczególnie podkreślany pozytywny wpływ na nastrój i uwagę, podczas gdy odwodnienie ma negatywny wpływ na pamięć krótkotrwałą, koncentrację i nastrój.

Ale pijąc około ośmiu 8-uncjowych szklanek, 2 litry lub po prostu pijąc, gdy jesteś spragniony, masz pewność, że zawsze jesteś w pełni nawodniony i maksymalnie skoncentrowany.

Zachowaj listę rzeczy do zrobienia

Tworząc listę rzeczy, które musisz zrobić, zawsze będziesz dokładnie wiedział, co musisz zrobić do końca dnia.

Kiedy już masz wszystko na papierze, będziesz mniej skłonny do odchodzenia od tego, co naprawdę ważne, i mniej prawdopodobne, że będziesz tracić czas.

Ustal własne terminy

Terminy pomagają spojrzeć na Twoją pracę z odpowiedniej perspektywy — kiedy wiesz, że jedno ważne zadanie musisz ukończyć do następnego tygodnia, a drugie ważne zadanie do następnego miesiąca, lepiej zrozumiesz swoje priorytety i to, co musisz zrobić najpierw.

Wielu profesjonalistom trudno jest znaleźć motywację w środowisku bezterminowym. Być może nie jest zaskoczeniem, że rada nr 1 na przezwyciężenie tej sytuacji to — poczekaj na to — wyznacz termin! W zależności od charakteru zadania możesz ustawić dzienne lub tygodniowe kamienie milowe lub ustalić stałą datę zakończenia zadania. Zdefiniowanie osi czasu ma dwojaki skutek — pomaga lepiej zrozumieć zakres pracy i daje poczucie pilności wykonania zadań.

A kiedy ustalisz własne terminy (bez względu na to, czy masz na to oficjalny termin, czy nie), zainspirujesz się do skupienia się na określonej dacie i godzinie — i dążyć do jej pokonania.

Wyznaczone cele

Największą wartością wyznaczania celów jest zdefiniowanie i uszczegółowienie mapy drogowej prowadzącej do ich osiągnięcia. Zamienia abstrakcyjne życzenia w konkretne plany, które pomagają nam wyobrazić sobie działania i wysiłek potrzebny do realizacji naszych celów.

Kiedy ustalisz cel, uzyskasz jaśniejsze wyobrażenie o tym, jakie kroki musisz podjąć i jakie działania pomogą Ci osiągnąć ten cel.

Zgodnie z tym artykułem dotyczącym osi czasu, wizualizacja wyznaczonych celów może zwiększyć produktywność zespołów o 18%.

Kiedy wyznaczysz cel SMART (konkretny, mierzalny, osiągalny, odpowiedni, ograniczony czasowo), będziesz wiedział, że jest on wykonalny, więc poczujesz się bardziej zainspirowany do jego realizacji.

Ustaw nagrody

Wyobraź sobie konia biegnącego za marchewką przytroczoną do głowy, trochę poza zasięgiem. Koń może biec i biec, z oczami utkwionymi w marchewce, ale nigdy jej nie dosięgnie — więc jak długo będzie się czuł zmotywowany, by za nim biec, dopóki nie zrezygnuje z wyścigu?

To samo dotyczy ludzi — jeśli nie pozwolisz sobie na nagrodę podczas długiego wyścigu do sukcesu, prawdopodobnie nie będziesz zainteresowany wystarczająco długo, aby dotrzeć do mety. Małe nagrody po osiągnięciu kamieni milowych, takich jak wieczór z przyjaciółmi, są mile widzianym wzmocnieniem Twojej determinacji i przyjemnym doładowaniem baterii dla Twojej produktywności.

Według badań przeprowadzonych przez naukowców z Cornell University, Ayelet Fishbach i Kaitlin Woolley, opóźnione nagrody są podstawą długoterminowego planowania. Jednak mniejsze natychmiastowe nagrody służą jako znacznie silniejszy motywator do wytrwania w dążeniu do długoterminowego celu. Innymi słowy, jest całkiem w porządku (a nawet godne polecenia), aby od czasu do czasu zafundować sobie dobrą pracę.

Dobrze wykorzystaj czas dojazdu

Martwy czas, który na pewno stracisz każdego dnia, utkniesz w korku lub skazany na długą podróż pociągiem lub autobusem do pracy — tak zwykle opisuje się czas dojazdu do pracy.

Nasza nowa rzeczywistość, w której panuje COVID, położyła większy nacisk na (brak) dojazdów, a niektóre badania posuwają się nawet do stwierdzenia, że ​​długie dojazdy zabijają produktywność, szczególnie wśród pracowników o najwyższych wynikach. Nawet badania przed pandemią wykazały, że rodzaj i czas dojazdów do pracy wpływają na produktywność, przy czym najbardziej pozytywny wpływ mają krótkie dystanse i aktywne dojazdy.

Ale możesz wykorzystać ten czas na swoją korzyść — zdrzemnąć się, przejrzeć e-maile, wziąć udział w kursie online, posłuchać audiobooka. Odciążysz pracę, która czeka na Ciebie w biurze, odpoczniesz, a nawet nauczysz się czegoś nowego.

Śledź czas spędzany na zadaniach (i staraj się go ograniczać)

Czas jest skończony, więc ważne jest, jak go spędzasz — ale czy wiesz, jak go spędzasz?

Śledzenie czasu, jaki spędzasz na zajęciach, pomoże Ci zdecydować, czy efektywnie spędzasz czas, czy nie.

Jeśli Twój minutnik poinformuje Cię, że codziennie spędzasz 2 godziny na bezcelowym przeglądaniu mediów społecznościowych, otrzymasz dokładny czas, który marnujesz i który mógłbyś lepiej wykorzystać. Śledzenie czasu pozwala nam zidentyfikować obszary i źródła nieoptymalnej wydajności i zacząć robić pierwsze kroki w celu maksymalnego wykorzystania naszego czasu i wysiłku. Możesz dowiedzieć się o niektórych z tych kroków w naszym przewodniku po najlepszych praktykach dotyczących śledzenia czasu.

Najpierw zrób swoje najgorsze

Rozpoczynając swój dzień pracy, najlepiej jest najpierw wykonać najtrudniejsze lub najważniejsze zadanie — nazywa się to techniką jedzenia żaby.

Kiedy rano „zjesz swoją żabę”, poczujesz się bardziej energiczny, aby zająć się resztą zadań, które masz na dany dzień — ponieważ będziesz wiedział, że najgorsze już za tobą.

Co więcej, przysłowiowa żaba jest często najważniejszym zadaniem w Twoim obciążeniu pracą, dlatego warto poświęcić okresy szczytowej energii na jej rozwiązanie, a resztę zachować na zadania o niskim priorytecie.

Zastrzeżenie: „zjedzenie żaby” nie zastąpi porządnego śniadania.

Postępuj zgodnie z „zasadą 2 minut”

W większości przypadków najtrudniejszą częścią zadania jest — rozpoczęcie pracy.

Ale jeśli zaczniesz od małego, mówiąc, że będziesz pracować tylko przez dwie minuty, sprawisz, że pomysł na rozpoczęcie pracy będzie mniej przerażający i łatwiejszy do opanowania. Będziesz także znacznie mniej skłonny do zwlekania.

Pierwsze prawo Newtona mówi, że obiekty będące w ruchu pozostają w ruchu — i to samo dotyczy twojej pracy. Przez większość czasu zauważysz, że pracowałeś przez 2 minuty, a następnie kontynuowałeś pracę. Tylko uważaj na jabłka spadające na głowę.

Pracuj w przerwach (i rób przerwy)

Nauka, która definiuje rytmy ultradobowe, mówi, że ludzie są skoncentrowani na pracy i skupieni w 90-minutowych odstępach. Po tym czasie muszą zrobić sobie przerwę.

Możesz podzielić swój dzień pracy na 90-minutowe porcje, po których następują krótkie przerwy — może to być wszystko, od medytacji po krótkie ćwiczenia lub pójście do kuchni, aby zrobić filiżankę kawy.

Oczywiście 90-minutowy cykl nie jest wyryty w kamieniu i istnieje prawie niezliczona ilość technik zarządzania czasem, które oferują zwrot w równaniu praca-odpoczynek.

Na początek możesz wypróbować popularną technikę Pomodoro i pracować w predefiniowanych cyklach — popracuj 4 cykle po 25 minut i 5-minutowe przerwy, a następnie zrób 20-minutową przerwę przed wznowieniem pracy na kolejne 4 cykle. Jeśli 25 minut na pracę i 5 minut na przerwy nie działa dla Ciebie, po raz kolejny możesz dostosować ten czas, aby lepiej odpowiadał Twoim potrzebom.

Nie rób wielu zadań

Logika może ci powiedzieć, że wykonywanie większej liczby zadań naraz pomoże ci ukończyć więcej pracy w krótszym czasie — ale wykonując więcej zadań naraz, zasadniczo powstrzymujesz się od skupienia się na którymkolwiek z twoich zadań.

Kończysz szybciej, ale wykonujesz gorsze zadania we wszystkich swoich zadaniach, a następnie musisz większość z nich powtarzać, co prowadzi do większej ilości straconego niż zyskanego czasu.

Ale jeśli zaczniesz pracę nad innym zadaniem dopiero po zakończeniu poprzedniego, poświęcisz mu pełną uwagę i zakończysz w najlepszy możliwy sposób — nie za mało czasu potrzebnego na ponowne wykonanie.

Oczywiście sprawy nie są całkowicie czarno-białe, ponieważ jedno z badań pokazuje, że wydajność w dużej mierze zależy od stopnia wielozadaniowości — błędy są częstsze i poważniejsze podczas żonglowania zadaniami na wyższym poziomie.

Dlatego możesz dać sobie trochę swobody dzięki wielozadaniowości — ale zdecydowanie nie powinieneś robić z tego swojego modus operandi .

Nie bądź perfekcjonistą

Możesz dążyć do perfekcji we wszystkim, co robisz, ale ponieważ nic nie jest naprawdę doskonałe, po prostu marnujesz swój czas.

Zamiast tego przestań ulepszać swoją pracę i przekaż ją do opinii — jeśli pozostały jakieś błędy, traktuj je jako momenty, które można nauczyć, które pomogą ci być lepszym w przyszłości (nie powtarzając ich).

Profesor University of Kent Joachim Stoeber rozróżnia dążenia perfekcjonistów i obawy perfekcjonistów.

Według Stoebera dążenia perfekcjonistów mają całkowicie pozytywną, motywującą jakość i wpływ na wydajność.

Obawy perfekcjonistów są jednak niezdrowe i mogą mieć negatywny wpływ nie tylko na wydajność, ale także na zdrowie psychiczne i ogólne samopoczucie.

Nie opuszczaj posiłków

Ludzie często decydują się na przetrwanie dnia pracy, omijając posiłki i pozostając przy biurku — ale ta praktyka wyrządza więcej szkody niż pożytku.

Trzymanie się spójnych wzorców żywieniowych w miejscu pracy poprawia naszą wydajność poznawczą. Połączenie przerw psychicznych i niezbędnego pożywienia dla naszego ciała i mózgu jest tym, co utrzymuje nas w skupieniu i czujności przez dłuższy czas.

Jeśli nie będziesz regularnie jeść, Twój poziom glukozy spadnie, a Ty będziesz mniej skoncentrowany, bardziej nastrojowy i mniej produktywny.

Powiedz nie"

Robienie wszystkiego, o co proszą cię ludzie, sprawi, że stracisz czas, który powinieneś poświęcać na priorytety — jeśli zrobisz wszystko, w końcu odkryjesz, że nic nie zrobiłeś.

Można od czasu do czasu powiedzieć „nie” na prośby ludzi — wiele odpowiedzi „tak” może prowadzić do mniejszej ilości wolnego czasu, większego stresu i większej szansy na wypalenie. Często outsourcing niektórych prac jest również dobrym pomysłem i może prowadzić do wzrostu ogólnej wydajności.

Wielu z nas niechętnie odmawia dodatkowej pracy, ponieważ obawiamy się, że nasi koledzy mogą postrzegać nas jako niegrzecznych, samolubnych lub jako inną odmianę budzącej postrach etykiety „trudny”. Istnieją jednak konstruktywne i pełne szacunku sposoby powiedzenia „nie” bez szkody dla relacji zawodowych. Ostatecznie unikanie nadmiernego rozciągania się przyniesie korzyści Twoim wynikom, a tym samym całej organizacji.

Blokuj rozpraszacze

Rozproszenia, takie jak media społecznościowe, smartfon lub telewizor, są w porządku, w małych dawkach, w wolnym czasie. Ale zakłócą Twój harmonogram tylko wtedy, gdy będziesz musiał pracować nad ważnym projektem z bliskim terminem. A odgłosy w tle (takie jak ruch uliczny), które irytują Cię nawet w czasie wolnym, jeszcze bardziej zirytują Cię, gdy będziesz musiał pracować.

Według niedawnego badania pracownicy, którzy są bardziej podatni na zakłócenia internetowe w miejscu pracy, doświadczają znacznego wzrostu koncentracji i produktywności, gdy te zakłócenia są blokowane. Innymi słowy, jeśli nasza uwaga nie jest konsekwentnie zakłócana przez czynniki zewnętrzne, jest całkiem bezpiecznym zakładem, że nasza wydajność ulegnie poprawie.

Zablokuj więc serwisy społecznościowe, zostaw smartfon w innym pokoju (może najlepszym, jaki możesz zablokować?) i załóż słuchawki. Kiedy jesteś w bańce, łatwiej będzie Ci się skoncentrować.

Informacje o limicie

XXI wiek to wiek łatwego dostępu do informacji — każdy może wiedzieć (prawie) wszystko za pomocą kilku kliknięć. Ale to przeładowanie informacjami łagodzi twoją zdolność do przetwarzania tego, co naprawdę ważne. Ciągła ekspozycja na różne strumienie informacji sprawia, że ​​jesteśmy rozproszeni, bardziej podatni na błędy i mniej zaangażowani w naszą podstawową pracę.

Ograniczanie informacji polega zasadniczo na ustalaniu priorytetów: naszego czasu, naszych zadań, naszych obowiązków. Jest to proces wyboru wymaganej lub optymalnej ilości informacji istotnych dla naszej bieżącej pracy, przy jednoczesnym blokowaniu i/lub ignorowaniu wszelkich innych źródeł informacji.

Ogranicz to, co czytasz i ogranicz to, co przyjmujesz — w ten sposób zostawisz więcej miejsca na przemyślenie i przetworzenie najlepszych sposobów radzenia sobie ze swoimi priorytetami.

Słuchaj muzyki zwiększającej produktywność

Pewna muzyka zwiększa produktywność w przypadku niektórych zadań — w razie wątpliwości pamiętaj, że trzyakordowa muzyka instrumentalna, do której jesteś przyzwyczajony i którą sam wybrałeś, sprawdza się najlepiej, zwłaszcza gdy pracujesz nad prostszymi zadaniami.

Słuchając muzyki podczas pracy, skoncentrujesz się na swojej pracy i zablokujesz rozpraszające dźwięki wokół siebie.

Największą korzyścią muzyki, dostrzeżoną w badaniach naukowych, nie jest jej wpływ na wydajność poznawczą, ale jej relaksująca jakość. Innymi słowy, muzyka wprawia nas w przyjemny stan umysłu, który pośrednio wpływa na nasz stosunek do samej pracy.

Oczywiście muzyka nie nadaje się jednakowo do każdego rodzaju pracy.

Nawet ci z nas, którzy nigdy nie zdejmują słuchawek, od czasu do czasu wyłączają muzykę, aby uzyskać głębokie skupienie i zadania wymagające dużej uwagi.

Zdrzemnij się

Według badań drzemki pomagają lepiej wykonywać zadania, które musisz wykonać wieczorem. Drzemki, które robisz wcześniej w ciągu dnia, zwiększają kreatywność, a drzemki, które robisz później w ciągu dnia, pomagają przywrócić sprawność fizyczną — tak czy inaczej, drzemki okazują się nawet lepsze niż kofeina pod względem pamięci i ogólnej wydajności.

Coraz więcej firm posuwa się nawet do umożliwienia i zachęcania do drzemki w miejscu pracy jako zasobu produktywności. Niekoniecznie jest to nieuzasadniony trend, ponieważ ostatnie badania naukowe sugerują, że popołudniowa drzemka zwiększa czujność i ogólną wydajność poznawczą.

Być może nie minie dużo czasu, zanim zobaczymy, jak drzemka w miejscu pracy traci swoje dawne piętno.

Ćwicz hobby

Ciężka praca bez ciężkiej zabawy nie wpłynie dobrze na Twój poziom produktywności — zaczniesz się zastanawiać, dlaczego tak ciężko pracowałeś bez żadnej nagrody i stracisz energię.

Ale hobby, na które możesz się spodziewać po powrocie do domu, może zainspirować Cię do szybszego zakończenia pracy. Jeśli wybierzesz kreatywne hobby, możesz nawet poprawić swoje zdolności poznawcze — czytanie, granie na instrumencie muzycznym, nauka nowego języka to dobry wybór.

Hobby to duża część odwiecznej huśtawki w życiu zawodowym. W kontekście naszych wyników w miejscu pracy nie muszą być one odrębnym bytem od naszej pracy, ale jej uzupełnieniem, które może nie tylko poszerzyć nasze umiejętności, ale także sprawić, że będziemy pozytywnie nastawieni, zainspirowani i zaangażowani. Jeśli szukasz ciekawego hobby do podjęcia, nasza obszerna lista produktywnych hobby może dać ci kilka pomysłów.

Rozwijać

Myślenie o pracy od momentu przebudzenia do momentu, gdy idziesz spać, nie pomoże Ci dzisiaj robić więcej — ale relaks nad dobrą książką, medytacja lub po prostu spotkania towarzyskie z przyjaciółmi i rodziną mogą pomóc Ci naładować baterie potrzebne do jutro.

Co więcej, możesz podjąć kroki w samym miejscu pracy i ustalić praktyki i granice, aby zapobiec przytłoczeniu pracą. Dużo nadmiernemu czasowi i stresowi poświęconemu na pracę można zapobiec poprzez terminowe planowanie, optymalizację procesów oraz ustalanie priorytetów naszego czasu i wysiłku. Efektywniejsza praca pozwala nam się wyłączyć i zregenerować.

Wniosek

Ostatecznie wysoka produktywność to bardziej praca mądrzejsza niż cięższa praca — jeśli ustalisz poranną rutynę, zarządzasz swoim czasem i planujesz dni w odniesieniu do swoich celów, zadbaj o swoje zdrowie i pamiętaj, aby mieć trochę czasu dla siebie , z pewnością zwiększysz swoją produktywność.

️ Podane tutaj wskazówki dotyczące produktywności nie są jedynymi działaniami zwiększającymi wydajność, jakie możesz wybrać. Jesteśmy pewni, że profesjonaliści na całym świecie z dobrym skutkiem stosują różne inne hacki produktywności. Co działa dla Ciebie? Czy masz jakieś specjalne sztuczki i praktyki, które pomogą Ci osiągnąć lepsze wyniki? Uwielbiamy znajdować nowe sposoby na ulepszenie, więc dziel się z nami swoimi pomysłami pod adresem [email protected] — możemy dołączyć Twoje wskazówki dotyczące produktywności do tego lub przyszłego wpisu na blogu!