Panduan manajemen tim lengkap

Keberhasilan bisnis atau proyek seringkali bergantung pada tim yang mengerjakannya.

Ketika tim tidak terorganisir, tidak fokus, dan bingung, kegagalan adalah satu-satunya hasil logis.

Dalam tim yang buruk, tenggat waktu terlewatkan, prioritas diabaikan, dan organisasi serta komunikasi yang tepat menjadi langka. Sebagai konsekuensi keseluruhan dari kerja tim yang buruk, reputasi profesional bisnis terpukul, dan kumpulan klien mulai menyusut.

Jika Anda ingin memastikan hal itu tidak terjadi pada Anda, Anda perlu meningkatkan alur kerja tim Anda dan memperkenalkan manajemen tim yang tepat ke dalam organisasi Anda. Untuk membantu Anda mencapai hal itu, panduan ini akan:

• Memperkenalkan Anda pada dasar-dasar manajemen tim — apa itu dan mengapa itu penting,
• Mencakup semua yang perlu Anda ketahui tentang tim manajemen,
• Memberi Anda pro dan kontra dari 9 gaya manajemen tim,
• Jelaskan apa itu manajemen tim yang efektif,
• Jelaskan beberapa keterampilan manajemen tim utama , dan
• Memberi Anda tips tambahan tentang cara meningkatkan manajemen tim.

Apa itu manajemen tim?

Manajemen tim adalah kemampuan untuk melakukan sejumlah kegiatan yang memastikan sekelompok orang melaksanakan pekerjaan mereka sesuai rencana.

Ini dapat dilakukan oleh individu atau organisasi — pada intinya, manajemen tim melibatkan berbagai kegiatan organisasi dan administrasi, termasuk:

• Kegiatan yang memfasilitasi kerja tim
• Menetapkan prioritas tim
• Memastikan prioritas tim dijalankan
• Menetapkan tujuan
• Komunikasi yang efisien
• Penilaian kinerja

Mengapa manajemen tim itu penting?

Manajemen tim penting bagi sebuah organisasi karena 5 alasan penting:

1. Ini memfasilitasi pembangunan tim yang efektif
2. Ini meningkatkan produktivitas
3. Ini mempromosikan dan mendorong pembelajaran
4. Ini meningkatkan kepuasan karyawan
5. Ini menurunkan tingkat pergantian karyawan

1. Memfasilitasi pembentukan tim yang efektif

"Bakat memenangkan pertandingan, tetapi kerja tim dan kecerdasan memenangkan kejuaraan." —Michael Jordan

Anda tidak akan pernah bisa cukup menekankan pentingnya kerja tim yang tepat dalam suatu organisasi — dan manajemen tim memfasilitasi kerja tim melalui pembangunan tim yang efektif .

Manajemen tim memastikan bahwa orang yang tepat melakukan pekerjaan yang benar — yaitu bahwa pengalaman, pendidikan, dan keterampilannya selaras dengan hasil tugas yang diharapkan.

Dan, ketika semua orang melakukan pekerjaan yang mereka dilatih dan dipekerjakan, karyawan lebih bahagia dan umumnya lebih bersedia untuk bekerja sama satu sama lain — menghasilkan kerja tim yang lebih baik secara keseluruhan.

2. Meningkatkan produktivitas

“Sendiri kita bisa melakukan begitu sedikit; bersama-sama kita bisa melakukan banyak hal.” — Helen Keller

Tak perlu dikatakan bahwa dua kepala berpikir lebih baik daripada satu — mereka juga berkinerja lebih cepat dan lebih cenderung memberikan hasil yang berkualitas.

Manajemen tim dan rantai alokasi tugas yang tersirat memastikan orang yang tepat dipasangkan untuk menyusun ide-ide baru dan menemukan solusi yang efisien untuk masalah.

Semua ini menghasilkan perputaran yang lebih cepat dan pengulangan yang memakan waktu lebih sedikit.

3. Mempromosikan dan mendorong pembelajaran

“Katakan padaku dan aku lupa. Ajari aku dan aku ingat. Libatkan saya dan saya belajar.” — Benyamin Franklin

Sebuah tim yang terus belajar terus meningkat — dan manajemen tim mendorong pembelajaran, pertumbuhan, dan pengembangan baik tim maupun individu di dalam tim itu.

Ini karena manajemen tim yang tepat mendorong pelatihan karyawan, diskusi, dan aliran informasi yang konstan — semuanya meningkatkan pengetahuan dan pengalaman tim.

Jika karyawan bekerja di lingkungan yang mendorong pembelajaran dan pertumbuhan, kinerja mereka bahkan jauh lebih baik karena mereka memiliki bukti dukungan manajemen yang layak.

4. Meningkatkan kepuasan karyawan

"Pikirkan pikiran besar, tetapi nikmati kesenangan kecil." -Jackson Brown Jr.

Manajemen tim yang tepat berkaitan dengan menemukan cara terbaik untuk membuat sekelompok individu bekerja sama sebagai sebuah tim.

Ini mungkin melibatkan kegiatan membangun tim, penilaian di mana mereka jatuh tempo, serta menumbuhkan suasana tim yang mendukung dan transparan.

Sekelompok individu yang merasa nyaman bekerja sama dalam tim akan lebih bahagia dalam bekerja. Akibatnya, mereka juga akan melakukan yang terbaik dan mencapai lebih dari yang diharapkan.

5. Menurunkan tingkat turnover karyawan

“Kelemahan terbesar kita terletak pada menyerah. Cara paling pasti untuk sukses adalah selalu mencoba sekali lagi.” Thomas Edison

Seiring dengan tingkat kepuasan karyawan berjalanlah tingkat turnover suatu perusahaan.

Biaya rata-rata untuk mengganti karyawan berkisar antara setengah hingga dua kali gaji tahunan mereka. Ketika kita melihat angkanya, menjadi jelas bahwa tingkat turnover yang tinggi jauh dari ideal, dan manajemen tim yang tepat dapat membantu menghentikan tren ini.

Tentu ada banyak strategi yang bisa menurunkan tingkat turnover yang tinggi. Namun suasana transparan di mana karyawan dapat belajar dan tumbuh dapat mengakhiri potensi peningkatan jumlah bahkan sebelum hal itu terjadi.

Apa yang dilakukan tim manajemen?

Kami telah menetapkan apa itu manajemen tim, dan mengapa itu penting — sekarang mari kita lihat bagaimana manajemen tim bekerja dalam skala yang lebih besar, dalam bentuk tim manajemen .

Tim manajemen adalah sekelompok manajer yang termasuk dalam tingkat organisasi yang sama. Mereka bertemu secara teratur untuk berbagi informasi baru, membuat laporan kepada atasan mereka, dan membuat keputusan yang mempengaruhi perusahaan secara keseluruhan.

Ada 5 jenis tim manajemen:

1. Tim manajemen staf — Mereka menjalankan masing-masing departemen. Serangkaian keterampilan, kemampuan, dan pengalaman mereka terspesialisasi dan terkait dengan departemen yang mereka jalankan.
2. Tim manajemen lini — Mereka menjalankan departemen tertentu, yaitu departemen yang terlibat dalam produksi, pengiriman, dan penjualan produk perusahaan (biasanya berlaku untuk perusahaan yang membuat produk fisik).
3. Dewan — Mereka biasanya bertugas mengawasi pekerjaan dan tata kelola, dan mereka bertemu untuk membuat keputusan bersama tentang mata pelajaran yang menjadi tanggung jawab mereka.
4. Dewan — Mereka biasanya bertugas memberikan saran dan masukan, serta mengoordinasikan kegiatan di seluruh perusahaan. Mereka juga bertemu untuk membuat keputusan bersama tentang mata pelajaran yang mereka kuasai.
5. Tim eksekutif — Mereka adalah grup manajemen puncak dalam sebuah organisasi, dan bertanggung jawab untuk membuat keputusan di seluruh perusahaan bersama-sama.

Seperti apa tim manajemen yang sukses?

Tim manajemen yang sukses lebih dari sekadar sekelompok manajer yang mencapai keputusan bersama. Inilah semua yang dibutuhkan tim manajemen untuk menjadi sukses:

• Kemampuan untuk mendefinisikan tujuan perusahaan atau organisasi secara tepat.
• Pemahaman dasar tentang kegiatan prioritas yang perlu menjadi fokus organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
• Akses ke informasi sangat penting untuk membuat keputusan berdasarkan informasi.
• Kerjasama yang efisien yang memfasilitasi proses pencapaian tujuan tim.
• Cara yang efisien untuk memproses informasi sangat penting untuk mencapai tujuan tim.
• Alur kerja yang memastikan bahwa keputusan yang dibuat dapat diubah menjadi tindakan nyata.

Itulah teori tentang manajemen dalam suatu organisasi, tetapi praktiknya selalu lebih penting.

Dan ingat, baik tim manajemen maupun manajer individu memiliki cara mereka sendiri dalam mengelola tim, proyek, dan tugas.

Ini juga dikenal sebagai gaya manajemen tim pribadi.

Gaya manajemen tim

Ada 9 gaya manajemen tim utama yang dapat Anda terapkan:

1. pelatihan
2. Laissez-Faire
3. Demokratis
4. visioner
5. transformasional
6. Transaksional
7. Pelayan
8. Otokratis
9. Pengaturan kecepatan

Masing-masing memiliki pro dan kontra, tetapi beberapa lebih efisien daripada yang lain:

Melatih gaya manajemen tim

"Karier adalah gym hutan, bukan tangga." — Sheryl Sandberg

Tentang apa ini? Gaya manajemen tim ini difokuskan untuk menjaga pengembangan profesional karyawan dalam jangka panjang.

Pemimpin Pelatih Terkenal : Sheryl Sandberg, COO Facebook

Seperti apa para manajer ini? Pelatih tim manajer suka menyampaikan pengetahuan mereka dan kemudian melihat pengajaran mereka menghasilkan pertumbuhan karyawan. Mereka mengabaikan masalah dan kegagalan jangka pendek karena mereka mengharapkan karyawan mereka untuk belajar dari kesalahan mereka dan menjadi lebih baik dari waktu ke waktu.

Bagaimana para manajer ini memberikan motivasi? Manajer tim pelatih suka memotivasi karyawan mereka melalui kombinasi penghargaan dan kepercayaan — dalam bentuk promosi dan lebih banyak tanggung jawab.

Kelebihan :

• Ini menghasilkan lingkungan yang positif di tempat kerja.
• Karyawan selalu tahu apa yang diharapkan manajer dari mereka.
• Karyawan tumbuh dan mengembangkan keahlian mereka.

Kontra :

• Mungkin perlu beberapa waktu untuk membuktikan efisiensinya.
• Pendekatan mentoring mungkin tidak berhasil untuk beberapa karyawan.
• Hal ini membutuhkan pembinaan khusus untuk setiap situasi tertentu.

Tingkat efektivitas keseluruhan : 5/5

Laissez-Faire (Let do) gaya manajemen tim

“Tidak melakukan apa yang kita sukai atas nama keserakahan adalah manajemen hidup kita yang sangat buruk.” — Warren Buffett

Tentang apa ini? Gaya manajemen tim ini memberi karyawan hampir kebebasan penuh untuk melakukan apa yang mereka pikir harus mereka lakukan — tim memiliki kendali diri, dan tidak ada pengawasan dan campur tangan.

Pemimpin Laissez-Faire yang terkenal : Warren Buffett, raja bisnis

Seperti apa para manajer ini? Manajer tim Laissez-Faire suka memberikan kebebasan penuh kepada karyawannya dalam menangani tugas mereka. Manajer hanya ikut campur jika ada masalah, atau jika tim mereka secara khusus meminta arahan lebih lanjut.

Bagaimana para manajer ini memberikan motivasi? Manajer tim Laissez-Faire mengharapkan tim mereka menemukan motivasi mereka sendiri untuk pekerjaan mereka.

Kelebihan :

• Ini mempromosikan inovasi dan kreativitas.
• Karyawan dapat fokus pada pekerjaan yang paling mereka sukai.
• Hal ini memungkinkan karyawan untuk bereksperimen ketika mencari solusi yang tepat.

Kontra :

• Eksperimen bisa salah, yang mengakibatkan banyak waktu terbuang.
• Tidak cocok untuk tim yang tidak berpengalaman yang membutuhkan lebih banyak bimbingan.
• Berpotensi berisiko, karena manajer mungkin tidak mengetahui masalah besar sampai akhir proyek.

Tingkat efektivitas keseluruhan : 3/5

Gaya manajemen tim yang demokratis

“Saya meminta pendapat semua orang ketika mereka tidak angkat bicara. Dan kemudian ketika mereka memiliki pendapat, saya akan meminta orang lain untuk membicarakannya.” — Ginni Rometty

Tentang apa ini? Gaya manajemen tim ini mengejar gagasan bahwa setiap orang harus memiliki suara dalam suatu organisasi, terlepas dari jabatan mereka di perusahaan. Oleh karena itu, ide terbaik selalu menang, tidak peduli siapa yang membawanya ke meja.

Pemimpin Demokrat Terkenal : Ginni Rometty, CEO IBM

Seperti apa para manajer ini? Manajer tim yang demokratis suka memberi karyawan mereka setiap kesempatan untuk berbagi ide dan berkontribusi pada pertumbuhan perusahaan.

Bagaimana para manajer ini memberikan motivasi? Manajer tim yang demokratis memotivasi karyawan mereka dengan membuat semua orang setara dalam hal partisipasi.

Kelebihan :

• Karyawan merasa dihargai dan dihargai.
• Ini mempromosikan inovasi dan kreativitas.
• Ini mendorong tanggung jawab dan pengambilan keputusan.

Kontra :

• Mungkin perlu beberapa waktu untuk membuktikan efisiensinya.
• Ini dapat memicu kebencian pada karyawan yang berpikir bahwa ide-ide mereka tidak pernah dipertimbangkan.
• Tidak cocok jika Anda sering harus mengambil keputusan dengan cepat.

Tingkat efektivitas keseluruhan : 4/5

Gaya manajemen tim visioner

“Berpikir adalah pekerjaan tersulit yang pernah ada, yang mungkin menjadi alasan mengapa begitu sedikit yang terlibat di dalamnya.” — Henry Ford

Tentang apa ini? Gaya manajemen tim ini melibatkan pendefinisian visi dan strategi keseluruhan dan kemudian membiarkan karyawan bekerja sesuai keinginan mereka — namun, ada pemeriksaan kemajuan rutin.

Pemimpin Visioner Terkenal : Henry Ford, pendiri Ford Motor Company

Seperti apa para manajer ini? Manajer tim visioner ingin memastikan bahwa karyawan mengetahui keseluruhan visi perusahaan atau proyek — tetapi mereka tidak mengelola setiap detail secara mikro.

Bagaimana para manajer ini memberikan motivasi? Manajer tim visioner memotivasi karyawan dengan memberi mereka otonomi penuh atas pekerjaan — pengarahan diri karyawan mengambil alih dari sana dalam memberikan motivasi.

Kelebihan :

• Karyawan didorong untuk menemukan tujuan dan solusi yang cocok untuk semua orang dalam tim.
• Ini memfasilitasi pembentukan tim.
• Ini bagus untuk menerapkan perubahan di perusahaan.

Kontra :

• Visi besar tidak selalu mengarah pada tindakan besar.
• Tidak cocok untuk tim baru yang membutuhkan lebih banyak arahan.
• Detail yang dibiarkan tanpa pengawasan selama pemeriksaan rutin dapat menyebabkan masalah serius di kemudian hari.

Tingkat efektivitas keseluruhan : 5/5

Gaya manajemen tim transformasional

“Inovasi membedakan antara pemimpin dan pengikut.” — Steve Jobs

Tentang apa ini? Gaya manajemen tim ini menekankan perubahan, inovasi, dan pertumbuhan sebagai cara terbaik untuk menumbuhkan organisasi yang efisien.

Pemimpin Transformasional Terkenal: Steve Jobs, salah satu pendiri Apple

Seperti apa para manajer ini? Manajer tim transformasional suka menginspirasi tim mereka untuk mengembangkan keterampilan dan meningkatkan kinerja mereka — dengan memiliki harapan yang tinggi.

Bagaimana para manajer ini memberikan motivasi? Manajer tim transformasional memotivasi karyawan mereka dengan terus meningkatkan standar. Akibatnya, karyawan merasa termotivasi untuk bekerja lebih keras untuk mencapai tonggak baru.

Kelebihan :

• Ini membantu Anda menilai situasi perusahaan dengan cepat.
• Inovasi terus-menerus memicu gairah.
• Inovasi terus-menerus memicu lingkungan yang antusias.

Kontra :

• Gambaran yang lebih besar mengalihkan perhatian Anda dari detail bermasalah di dalam tim.
• Beberapa manajer mungkin menyalahgunakan gaya manajemen transformasional, dan berharap terlalu banyak dari tim mereka.
• Terlalu bergantung pada hasrat dapat membuat Anda melebih-lebihkan jangkauan realistis perusahaan Anda.

Tingkat efektivitas keseluruhan : 3,5/5

Gaya manajemen tim transaksional

“Seiring berkembangnya perusahaan, kami terus bekerja untuk memiliki organisasi di dalam organisasi. Tim kecil dapat berkomunikasi secara efisien dan tidak terbebani oleh struktur besar yang memperlambat mereka.” - Bill Gates

Tentang apa ini? Gaya manajemen tim ini berfokus pada pencapaian hasil dengan menerapkan sistem hadiah-penalti, serta membangun struktur dan hierarki yang jelas dalam tim.

Pemimpin transaksional terkenal : Bill Gates, pendiri Microsoft Corporation

Seperti apa para manajer ini? Manajer tim transaksional suka menetapkan kriteria dan persyaratan yang harus dicapai tim — karyawan mendapatkan tinjauan kinerja berdasarkan apakah mereka memenuhi kriteria dan persyaratan yang ditetapkan.

Bagaimana para manajer ini memberikan motivasi? Manajer tim transaksional memotivasi karyawan mereka dengan memberikan penghargaan ekstrinsik jika mereka melakukannya dengan baik (promosi dan hadiah uang) dan hukuman jika mereka melakukan di bawah standar.

Kelebihan :

• Akan lebih mudah untuk mencapai tujuan jangka pendek.
• Bagus untuk organisasi dengan tugas yang berulang.
• Sangat cocok untuk kerja lembur.

Kontra :

• Setelah beberapa waktu, efek dari penghargaan ekstrinsik tersebut dapat hilang.
• Tidak berkelanjutan untuk jangka waktu yang lebih lama.
• Tidak cocok untuk mempromosikan inovasi dan kreativitas.

Tingkat efektivitas keseluruhan: 3/5

Gaya manajemen tim pelayan

“Kepemimpinan bukan tentang ambisi Anda. Ini tentang mengeluarkan ambisi tim Anda.” — Cheryl Bachelder

Tentang apa ini? Gaya manajemen tim ini menyiratkan seorang manajer "melayani" tim - ini melibatkan pendampingan, dukungan, dan pemberian nasihat kepada tim.

Pemimpin Servant Terkenal : Cheryl Bachelder, mantan CEO Popeyes

Seperti apa para manajer ini? Manajer tim yang melayani suka menempatkan tim mereka terlebih dahulu dan tugas yang mereka lakukan kedua.

Bagaimana para manajer ini memberikan motivasi? Membuat karyawan senang membuat mereka lebih termotivasi untuk melakukan tugas mereka.

Kelebihan :

• Permintaan dan ide tim dibahas panjang lebar.
• Penekanan besar pada membangun budaya tim yang sehat.
• Penekanan besar pada belajar dari kesalahan seseorang.

Kontra :

• Mungkin butuh waktu lebih lama untuk membuat keputusan.
• Manajer kehilangan otoritas formal.
• Tidak ada tekanan resmi bagi karyawan untuk bekerja dengan baik.

Tingkat efektivitas keseluruhan : 3/5

Gaya manajemen tim yang otokratis

“Anda bisa mendapatkan pengakuan tituler Anda. Saya akan mengambil uang dan kekuasaan.” —Helen Gurley Brown

Tentang apa ini? Gaya manajemen tim ini menyiratkan arahan yang jelas kepada tim dan kontrol penuh atas apa yang mereka lakukan dan atas apa yang harus dilakukan.

Pemimpin Otokratis Terkenal: Helen Gurley Brown, Pemimpin Redaksi “Cosmopolitan”

Seperti apa para manajer ini? Manajer tim yang otokratis suka memiliki kekuatan penuh dalam membuat keputusan, dan mereka tidak mengharapkan saran, ide, dan masukan dari orang-orang yang mereka kelola.

Bagaimana para manajer ini memberikan motivasi? Manajer tim otokratis mengharapkan karyawan mereka untuk menemukan motivasi untuk pekerjaan mereka sendiri.

Kelebihan :

• Efektif dalam budaya yang mengharapkan manajer memiliki kekuatan tingkat yang lebih tinggi.
• Mungkin terbukti efektif bagi karyawan baru yang membutuhkan lebih banyak bimbingan dan arahan.
• Memberikan kejelasan dan struktur bagi karyawan.

Kontra :

• Gaya manajemen tim yang umumnya menurunkan motivasi.
• Dapat memicu keterlibatan karyawan yang rendah — dan kurangnya ide inovatif yang bagus untuk pertumbuhan perusahaan.
• Mengarah ke manajemen mikro.

Tingkat efektivitas keseluruhan : 2/5

Gaya manajemen tim pengatur kecepatan

"Jangan mengelola memimpin perubahan sebelum Anda harus melakukannya." — Jack Welch

Tentang apa ini? Gaya manajemen tim ini menyiratkan manajer adalah pemimpin utama yang menetapkan kecepatan untuk bekerja dan mengharapkan karyawan untuk mengikuti langkah tersebut.

Pemimpin Pengaturan Kecepatan Terkenal: Jack Welch, mantan CEO General Electric

Seperti apa para manajer ini? Manajer tim pengatur kecepatan suka menetapkan standar tinggi, serta menetapkan kecepatan yang menantang.

Bagaimana para manajer ini memberikan motivasi? Standar tinggi dan kecepatan fakta memotivasi karyawan untuk bekerja keras agar dapat bersaing dengan anggota tim lainnya.

Kelebihan :

• Bagus untuk mengatasi tantangan yang menuntut dan tujuan jangka pendek.
• Posisi pengaturan kecepatan manajer berfungsi sebagai model bagi orang lain.
• Sangat cocok untuk karyawan baru yang tidak berpengalaman yang membutuhkan lebih banyak bimbingan.

Kontra :

• Tidak berkelanjutan dalam jangka panjang (risiko burnout lebih tinggi).
• Penekanan pada keberhasilan pribadi (daripada upaya tim) dapat menyebabkan kebencian dan persaingan yang tidak sehat.
• Manajer melakukan banyak pekerjaan yang lebih baik dapat didelegasikan kepada beberapa anggota tim lainnya.

Tingkat efektivitas keseluruhan: 3/5

Apa gaya manajemen tim terbaik?

Meskipun tidak ada jawaban yang jelas untuk pertanyaan ini, kita dapat melihat tingkat efektivitas keseluruhan dari setiap gaya manajemen tim.

1. Pelatihan: 5/5
2. Visioner: 5/5
3. Demokrat: 4/5
4. Transformasi: 3,5/5
5. Pelayan: 3/5
6. Laissez-Faire: 3/5
7. Transaksional: 3/5
8. Pengaturan kecepatan: 3/5
9. Otokratis: 2/5

Gaya manajemen tim bawah mungkin terbukti efisien dalam keadaan tertentu atau dalam dosis yang lebih kecil tetapi umumnya terlalu kaku (atau terlalu fleksibel, seperti dalam kasus gaya Laissez-Faire).

Mereka kurang motivasi, dan meninggalkan ruang untuk banyak waktu terbuang agar efisien dalam jangka waktu yang lebih lama.

Pendelegasian tugas sering kali dikesampingkan, dan pemeriksaan serta kontrol terlalu sering atau terlalu jarang untuk memberikan hasil manajemen tim terbaik.

Di sisi lain, gaya manajemen tim tingkat yang lebih tinggi lebih kompleks, fleksibel, namun masih cukup aktif di pihak manajer.

Pendelegasian tugas yang tepat ditekankan, dan pemeriksaan dilakukan secara teratur tanpa terlalu mengganggu.

Intinya adalah bahwa setiap gaya manajemen tim membawa sejumlah manfaat, tetapi mereka juga memiliki kekurangannya sendiri.

Jadi, sebelum memutuskan gaya manajemen tim mana yang mungkin menjadi pilihan terbaik untuk tim Anda, pikirkan tentang kemampuan, tanggung jawab, dan tujuan keseluruhan tim Anda sehingga Anda dapat menemukan keseimbangan sempurna gaya mana pun yang Anda pilih.

Apa itu manajemen tim yang efektif? Dan apa yang membuat seorang manajer tim yang efektif?

Beberapa gaya manajemen tim mungkin lebih baik daripada yang lain — tetapi, langkah-langkah dan keterampilan yang perlu Anda lakukan di jalan menuju manajemen tim yang efisien selalu mudah dilakukan.

Pada intinya, manajemen tim yang efektif adalah sistem kompleks yang dapat Anda peroleh dengan mudah jika Anda mengikuti pola yang benar.

Katakanlah Anda memiliki 10 orang di tim Anda yang perlu melaporkan kepada Anda tentang kemajuan proyek klien secara teratur.

Tanggung jawab Anda sebagai manajer tim yang efisien adalah memastikan:

• Tim memahami tanggung jawab mereka.
• Tim senang dengan tanggung jawab mereka.
• Anda berbagi beban kerja secara merata.
• Anda menugaskan tugas kepada anggota tim yang memiliki keterampilan, kemampuan, dan pengalaman untuk menangani tugas tersebut dengan sebaik-baiknya.
• Anda mempertimbangkan ide-ide tim.
• Anda memberikan insentif untuk membantu memotivasi tim.
• Anda mengatur aktivitas ikatan tim yang meningkatkan efisiensi tim.

Elemen yang tercantum hanyalah hasil dari manajemen tim yang efisien yang perlu Anda centang. Selain itu, Anda juga perlu memupuk keterampilan manajemen kunci tertentu sepanjang karir Anda jika Anda ingin menjadi efisien dan sukses.

Apa keterampilan manajemen tim utama?

Memiliki keterampilan manajemen tim yang tepat sangat penting untuk kesuksesan Anda sebagai manajer tim. Keterampilan ini biasanya dibagi menjadi tiga jenis keterampilan:

• keterampilan teknis,
• keterampilan konseptual, dan
• keterampilan manusia (interpersonal).

Keterampilan teknis

Keterampilan teknis melibatkan pengetahuan untuk menggunakan berbagai teknik untuk mencapai tujuan tim:

• Perangkat lunak operasi
• Mengoperasikan mesin
• Menggunakan alat produksi
• Meningkatkan penjualan
• Pemasaran

Biasanya, manajer tingkat pertamalah yang perlu memiliki keterampilan teknis. Saat kita menuruni tangga hierarki, kebutuhan akan keterampilan ini berkurang.

Keterampilan konseptual

Keterampilan konseptual melibatkan kemampuan untuk merumuskan ide-ide dan berpikir tentang:

• Mendiagnosis masalah dalam sebuah konsep
• Menganalisis masalah dalam sebuah konsep
• Menemukan solusi kreatif untuk masalah
• Memprediksi dan mencegah masalah serupa di masa depan

Keterampilan ini sangat penting bagi manajer mana pun, terutama mereka yang bertanggung jawab atas tim yang mengerjakan proyek yang dinamis dan dapat diubah — misalnya, tim yang mengembangkan aplikasi.

Keterampilan manusia (Interpersonal)

Keterampilan interpersonal melibatkan keterampilan "orang" manajer:

• Berkomunikasi secara efisien dengan anggota tim
• Bekerja sama secara efisien dengan anggota tim
• Berkaitan dengan masalah dan tantangan anggota tim
• Memotivasi anggota tim untuk memaksimalkan potensi mereka

Keterampilan manusiawi dan interpersonal adalah penting, apa pun jenis manajer Anda — mengetahui bagaimana mengomunikasikan apa yang Anda ingin tim capai sering kali terbukti menjadi rangkaian keterampilan yang paling penting dari semuanya.

Pembagian menjadi keterampilan manajemen tim teknis, konseptual, dan manusia masih bersifat luas .  

Selain itu, ada 8 keterampilan manajemen utama yang harus Anda terapkan dan praktikkan untuk membangun sistem manajemen tim yang efektif. Perhatikan:

1. Memacu antusiasme Anda
2. Menetapkan harapan yang realistis
3. Mendefinisikan motivator yang menginspirasi
4. Menjelaskan "mengapa?" di balik "apa?"
5. Mendorong tim Anda untuk mengejar pengetahuan baru
6. Membangun budaya tim
7. Memberikan umpan balik
8. Menjadi model bagi tim Anda

Memacu antusiasme Anda

Alih-alih terjun langsung ke pekerjaan baru hanya karena Anda bersemangat tentang awal yang baru dan segar, beri diri Anda waktu untuk memikirkan cara terbaik untuk mendekati pekerjaan tersebut. Kemudian, setelah Anda memutuskan pendekatan terbaik yang akan Anda ambil, Anda dapat mempertimbangkan:

• Membagi pekerjaan menjadi tahap-tahap yang lebih kecil.
• Mendefinisikan tugas yang harus diselesaikan tim untuk membuat setiap tahap berhasil.
• Membagi tugas menjadi sub-tugas yang lebih kecil, agar lebih mudah dikelola.

Berusahalah untuk memahami peran setiap orang dalam proyek. Kemudian, pikirkan cara terbaik untuk mendelegasikan tugas sesuai dengan kekuatan, keahlian, dan kemampuan tim Anda. Anda dapat menggunakan Clockify untuk menugaskan orang ke tugas sehingga semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa.

Mempertimbangkan bahwa Clockify juga merupakan perangkat lunak manajemen tim, Anda juga dapat menggunakannya dengan sebaik-baiknya untuk memastikan tim tetap pada rencana dan tidak menyimpang.

Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan manajemen waktu tim Anda dan memastikan tidak ada yang membuang waktu untuk tugas yang membosankan adalah dengan menginstruksikan mereka untuk melacak waktu pada tugas yang mereka lakukan di tempat kerja. Dengan cara ini, Anda dapat melacak kemajuan setiap orang dan menyusun arsip tugas yang telah dilakukan sejauh ini.

Menetapkan harapan yang realistis

Tidak peduli seberapa antusias dan pengertiannya seorang manajer tentang Anda, jika Anda tidak dapat menentukan tujuan yang realistis, kemungkinan besar — ​​Anda bukan manajer yang realistis.

Jadi, selalu tetapkan tujuan yang tim Anda miliki keterampilan dan kemampuan untuk dicapai, serta tenggat waktu yang bisa mereka lewati. Selain itu, pastikan Anda memiliki ekspektasi yang realistis terhadap hasil dan hasilnya selama proyek berlangsung.

Sebelum menetapkan tugas baru, selalu periksa kembali ketersediaan anggota tim Anda.

Di Clockify, Anda dapat menjadwalkan proyek dan mengelola tugas terlebih dahulu. Dengan cara ini, ketika Anda melihat bahwa beberapa karyawan bekerja lembur untuk menyelesaikan daftar tugas yang panjang, Anda akan tahu inilah saatnya untuk menyesuaikan harapan Anda.

Katakanlah Anda sedang terburu-buru untuk menetapkan tugas baru. Dengan melihat sekilas jadwal tim Anda di Clockify, Anda melihat bahwa Sam tersedia minggu depan dan memutuskan untuk menghubunginya.

Dengan cara ini, tidak seorang pun dari tim Anda mengambil risiko bekerja terlalu keras, dan Anda tetap menyelesaikan tugas.

Mendefinisikan motivator yang menginspirasi

Memperkenalkan motivator yang tepat adalah cara yang bagus untuk menginspirasi tim Anda untuk berusaha mencapai hasil terbaik — tetapi, Anda harus menganalisis situasi untuk mengetahui motivator seperti apa yang paling cocok untuk tim Anda.

Tentu saja, kenaikan gaji, bonus, dan promosi selalu merupakan hadiah besar untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Jika ragu, hadiah adalah cara yang tepat.

Namun, beberapa anggota tim mungkin lebih menghargai jenis hadiah lain:

• Seorang anggota tim yang memiliki perjalanan panjang ke tempat kerja mungkin paling menghargai pilihan untuk bekerja dari rumah dari waktu ke waktu.
• Anggota tim lain mungkin menganggap pujian untuk kinerja hebat sebagai motivator yang paling menginspirasi.
• Orang lain bahkan mungkin menghargainya jika Anda mengadakan pesta pizza atau mengatur malam bowling yang menyenangkan ketika Anda menyelesaikan tahap penting dari proyek tersebut.

Setelah Anda memahami apa yang mendorong masing-masing anggota tim Anda, akan lebih mudah untuk memotivasi semua orang keluar dari jalan buntu ketika masa-masa sulit.

Menjelaskan "mengapa?" di balik "apa?"

Mendefinisikan tugas dan menugaskannya ke anggota tim Anda hanyalah setengah dari pekerjaan. Selain itu, Anda juga harus memastikan mereka semua memahami mengapa tugas mereka penting untuk proyek sejak awal.

Jadi, luangkan waktu di awal proyek untuk menyoroti pentingnya setiap tugas — dengan cara ini, Anda akan menggarisbawahi besarnya kontribusi terhadap proyek yang akan dibuat tim dengan mengerjakan tugas tersebut.

Yang dapat, pada gilirannya, berfungsi sebagai motivator yang hebat.

Mendorong tim Anda untuk mengejar pengetahuan baru

Pengetahuan yang benar selalu membuat tim lebih cepat dan lebih baik. Jadi, pastikan Anda mendorong tim Anda untuk mempelajari inovasi dalam industri yang dapat membantu Anda mencapai tujuan dengan lebih cepat dan lebih baik:

• Berikan mereka informasi yang benar.
• Mengatur sesi pelatihan tim.
• Perkenalkan tim Anda ke alat produktivitas yang akan membantu Anda merampingkan alur kerja Anda.

Akibatnya, Anda akan melengkapi tim Anda dengan sumber daya yang tepat yang memastikan mereka mampu membuat penilaian independen dalam pekerjaan mereka dan membuat kemajuan yang diharapkan.

Membangun budaya tim

Jika orang-orang di tim Anda suka bekerja sama, mereka akan mendapatkan hasil yang lebih baik di tempat kerja.

Jadi, jangan meremehkan kekuatan budaya tim yang hebat — ini termasuk keyakinan, aturan, sikap, dan nilai yang ingin Anda terapkan.

Budaya tim yang hebat adalah budaya di mana orang-orang:

• Saling mendukung
• Dengarkan satu sama lain
• Berkolaborasi untuk mencapai tujuan mereka

Ini adalah salah satu yang memiliki sistem untuk menyelesaikan perselisihan — sebuah sistem yang mempertimbangkan kedua sisi argumen.

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, ini adalah budaya di mana orang beristirahat di antara proyek untuk bersantai — dan bahkan mungkin memainkan satu atau dua permainan manajemen waktu yang menyenangkan bersama-sama.

Memberikan umpan balik

Anda tidak dapat mengharapkan tim Anda menjalani proyek secara membabi buta, tanpa mengetahui apakah mereka memenuhi harapan proyek melalui setiap tahap proyek.

Jadi, pastikan Anda memberikan umpan balik yang tepat waktu kepada semua anggota tim kami.

Beberapa orang mungkin berpikir bahwa manajer hanya boleh angkat bicara untuk menunjukkan masalah dalam proyek.

Yang lain percaya bahwa manajer harus lebih fokus memberikan penilaian kinerja di tempat yang seharusnya.

Tapi, Anda akan lebih baik jika Anda mencampur positif dengan umpan balik negatif dan jujur ​​dalam ulasan Anda:

• Umpan balik positif dapat berfungsi sebagai motivator yang hebat untuk melanjutkan pekerjaan yang hebat.
• Umpan balik negatif dapat berfungsi sebagai momen yang dapat diajarkan yang dapat dipelajari oleh anggota tim di masa depan.

Menjadi model bagi tim Anda

Pastikan perilaku Anda memberikan contoh yang baik untuk diikuti oleh orang lain:

• Dengarkan ide tim Anda — jika Anda ingin mereka saling mendengarkan dan berkolaborasi dengan baik.
• Berikan bantuan dan bimbingan saat diminta — jika Anda ingin mereka saling membantu saat mereka menghadapi masalah di jalan dengan tugas mereka.
• Bertujuan untuk memperluas pengetahuan Anda dan menekankan pentingnya pembelajaran dan peningkatan terus-menerus — jika Anda ingin tim antusias dengan pelatihan mereka.

Pada akhirnya, tim mana pun hanya akan sebaik orang yang mengelolanya — jadi, buatlah kontribusi Anda diperhitungkan.

Kiat tambahan tentang cara meningkatkan manajemen tim

Meskipun memiliki semua keterampilan kunci manajemen tim merupakan hal mendasar bagi manajemen tim yang sukses, masih ada kemungkinan kesulitan yang tidak terduga mengejutkan Anda.

Karena selalu lebih baik aman daripada menyesal, kami telah mengumpulkan tips tambahan tentang cara meningkatkan manajemen tim jika proyek Anda berhenti berjalan sesuai rencana.

Mendorong komunikasi terbuka

Ketika proyek terlalu sering mengalami penurunan karena pembagian informasi yang buruk, sepertinya hanya ada sedikit ruang untuk koreksi kesalahan. Tapi, itu semua bisa dicegah dengan sistem komunikasi yang transparan.

Selain mencegah proyek gagal, membangun budaya komunikasi terbuka bahkan dapat meningkatkan kinerja karyawan secara keseluruhan.

Langkah pertama menuju transparansi terletak pada memungkinkan aliran informasi internal yang stabil. Jika tim Anda perlu mengaduk-aduk tumpukan email atau menunggu tanggapan dari rekan-rekan mereka selama beberapa hari, kinerja semua orang kemungkinan akan menurun.

Namun, ketika semua data yang diperlukan sudah tersedia dan ada kemungkinan menerima informasi penting dalam hitungan detik, setiap anggota tim dapat menyelesaikan tugas mereka tanpa penundaan.

Karena budaya komunikasi terbuka muncul dari atas, tanggung jawab manajer adalah menciptakan kondisi untuk aliran komunikasi yang tidak terputus. By providing your team members with a quick way to access and ask for information, you participate in increasing your team's productivity levels up to 25%. And it's all possible just by sparing your team the frustration of having to dig around for facts.

Know when to delegate

There's a fine line between helping your team and micromanaging.

Nobody expects a team manager to be a specialist in every field. If you think that you have to do everything on your own so that you don't overburden your colleagues, think twice. This belief might do your projects more harm than good.

But, you might wonder how to know when is the time to take a step back and delegate a task to your team.

A leadership expert, Jesse Sostrin, offers great advice. He claims that when in doubt, you should ask yourself a simple question: Would my initiatives advance if I had to take a week off from work?

If your answer is no , it might be time to consider letting some of your tasks go.

Yet, turning over some duties does not mean that you as a manager need to remain out of the picture. You can still monitor the progress of your team's projects and even create additional tasks for everyone while being less involved in the details.

If your team is using Clockify to track their time, the manager role option allows you to see exactly what your colleagues are working on so you can remain in the loop, even from a distance.

Set clear boundaries

It's not a secret that routines help people thrive. Since we tend to associate coherence with meaning, when faced with a structure and order, we are more likely to strive towards achieving our goals.

Setting boundaries with your team is nothing different than providing them structure.

When everyone in a team is aware of their responsibilities and the expectations the management might have, their productivity levels actually increase instead of the other way around.

Apart from that, establishing clear boundaries also helps in preventing situations that might result in burnout because some of the team members had too many tasks on their plate.

So, if unsure where to start, go through this set of questions to see whether the rules and expectations you've set in the beginning should be revised.

• Do you frequently have to interrupt your tasks to fix your team's problems?
• Do you often respond to your team member's messages for a long time instead of focusing on your own tasks?
• Do your team members contact you or each other outside of work hours?

In case you responded with Yes to any of these questions, it might be time to schedule a meeting and have a conversation with your team.

This talk might seem stressful, especially for the new managers. But it is helpful to have in mind that once set, the boundaries are there to ensure that every team member is able to perform their best with minimal disruption.

Embrace change

Maybe you're already clear on what your team management style is. Yet sometimes, different situations require different measures, so you'll need to adapt accordingly.

Other times a more significant change might be looming, such as complete business restructuring, and you'll need to be able to adjust to it.

Whatever the change be, your team members will most likely expect you to provide them with all the information about the novel situation. If their team manager is either unable to share or reluctant to accept change, the team is likely to mimic this behavior and resist any transition.

By being open-minded and tolerant in a new situation, a manager could easily inspire their team to do the same and adapt when necessary.

Handle conflicts with care

Even when managing a small, well-aligned team, sometimes it's impossible to prevent conflict from happening. However, the outcome of the conflict may depend on a manager's action in these situations.

You are probably aware that ignoring the elephant in the room is not going to bring about a solution, but what to do instead?

Although there is no one-size-fits-all cure when it comes to handling team conflict, there are two solutions that go hand in hand with proper team management.

# Solution 1 — Try to initiate collaboration

In situations where team members are already familiar with each other and have been collaborating for a while, trying to mediate and lead them to collaborate on finding an adequate solution could easily settle the conflict.

#Solution 2 — Try to come to a compromise

Not every conflict can be resolved in a process of collaboration, so sometimes a compromise could be the best way to go.

However, have in mind that working out a compromise works best when you're looking for a quick solution. Since both sides need to give up on something in order to find a middle ground, it's not recommended to overuse this approach.

Membungkus…

Team management is the backbone of any business — it encompasses everything that helps your teams or the entire organization remain afloat through stormy times, and come at as winners in the end.

Proper team management gives you the following:

• It makes team building possible.
• It improves productivity.
• It promotes learning.
• It makes teams happier and thus more likely to perform well.

In gist, team management does so by providing:

• Clear plans and goals
• A comfortable, yet present team management style
• Realistic expectations
• Effective motivators
• Efficient cooperation
• An explanation about the importance of tasks within a project
• Constant learning
• Positive and negative feedback
• A manager who serves as a role model that stands behind the team's values and beliefs