La guida completa alla gestione del team

Il successo di un'impresa o di un progetto dipende spesso dal team che ci lavora.

Quando il team è disorganizzato, sfocato e disorientato, il fallimento è l'unico risultato logico.

In un team così povero, le scadenze vengono perse, le priorità vengono trascurate e l'organizzazione e la comunicazione adeguate sono scarse. Come conseguenza generale di uno scarso lavoro di squadra, la reputazione professionale dell'azienda subisce un duro colpo e il pool di clienti inizia a ridursi.

Se vuoi assicurarti che non succeda a te, dovrai migliorare il flusso di lavoro del tuo team e introdurre un'adeguata gestione del team nella tua organizzazione. Per aiutarti a raggiungere proprio questo obiettivo, questa guida:

• Presentarti le basi della gestione del team : di cosa si tratta e perché è importante,
• Copri tutto ciò che devi sapere su un team di gestione,
• Ti offre i pro e i contro di 9 stili di gestione del team,
• Spiega cos'è una gestione efficace del team ,
• Far luce sulle capacità chiave di gestione del team e
• Fornire ulteriori suggerimenti su come migliorare la gestione del team.

Che cos'è la gestione del team?

La gestione del team è la capacità di svolgere una serie di attività che assicurano che un gruppo di persone svolga il proprio lavoro come pianificato.

Può essere eseguito da un individuo o da un'organizzazione: in sostanza, la gestione del team coinvolge varie attività organizzative e amministrative, tra cui:

• Attività che facilitano il lavoro di squadra
• Stabilire le priorità del team
• Assicurarsi che le priorità del team siano rispettate
• Fissare obiettivi
• Comunicazione efficiente
• Valutazioni delle prestazioni

Perché è importante la gestione del team?

La gestione del team è importante per un'organizzazione per 5 motivi cruciali:

1. Facilita un efficace team building
2. Aumenta la produttività
3. Promuove e incoraggia l'apprendimento
4. Migliora la soddisfazione dei dipendenti
5. Riduce il tasso di rotazione dei dipendenti

1. Facilitare un efficace team building

"Il talento vince le partite, ma il lavoro di squadra e l'intelligenza vincono i campionati". — Michele Giordano

Non si può mai sottolineare abbastanza l'importanza di un lavoro di squadra adeguato in un'organizzazione e la gestione del team facilita il lavoro di squadra attraverso un efficace team building .

La gestione del team si assicura che la persona giusta svolga il lavoro giusto, ovvero che la sua esperienza, istruzione e abilità siano in linea con i risultati attesi dai compiti.

E, quando tutti svolgono il lavoro per cui sono stati formati e assunti, i dipendenti sono più felici e generalmente più disposti a collaborare tra loro, con conseguente migliore lavoro di squadra nel complesso.

2. Aumentare la produttività

“Da soli possiamo fare così poco; insieme possiamo fare tanto”. - Helen Keller

Inutile dire che due teste pensano meglio di una: si comportano anche più velocemente e hanno maggiori probabilità di fornire risultati di qualità.

La gestione del team e la sua implicita catena di allocazione delle attività assicurano che le persone giuste siano accoppiate per creare nuove idee e trovare soluzioni efficienti ai problemi.

Tutto ciò si traduce in un fatturato più rapido e meno ripetizioni che richiedono tempo.

3. Promuovere e incoraggiare l'apprendimento

“Dimmi e io dimentico. Insegnami e io ricordo. Coinvolgimi e imparo”. - Benjamin Franklin

Un team che apprende costantemente migliora costantemente e la gestione del team incoraggia l'apprendimento, la crescita e lo sviluppo sia del team che delle persone all'interno di quel team.

Questo perché una corretta gestione del team incoraggia la formazione dei dipendenti, le discussioni e un flusso costante di informazioni, il che migliora la conoscenza e l'esperienza dei team.

Se i dipendenti lavorano in un ambiente che promuove l'apprendimento e la crescita, ottengono risultati significativamente migliori perché hanno prove valide del sostegno del loro management.

4. Migliorare la soddisfazione dei dipendenti

"Pensa grandi pensieri, ma assapora i piccoli piaceri". — Jackson Brown Jr.

Una corretta gestione del team si occupa di trovare i modi migliori per far lavorare insieme un gruppo di individui come una squadra.

Ciò può comportare attività di team building, valutazioni dove sono dovute, oltre a coltivare un'atmosfera di squadra trasparente e solidale.

Un gruppo di persone che si sentono a proprio agio nel lavorare insieme in una squadra sarà più felice al lavoro. Di conseguenza, faranno anche del loro meglio e otterranno più del previsto.

5. Diminuzione del tasso di rotazione dei dipendenti

“La nostra più grande debolezza sta nell'arrendersi. Il modo più sicuro per avere successo è sempre provare ancora una volta. ― Thomas Edison

Di pari passo con i livelli di soddisfazione dei dipendenti va il tasso di rotazione di un'azienda.

Il costo medio di sostituzione di un dipendente varia da metà a due volte lo stipendio annuo. Quando guardiamo i numeri, diventa chiaro che un alto tasso di turnover è tutt'altro che ideale e una corretta gestione del team può aiutare a fermare questa tendenza.

Ci sono sicuramente molte strategie che possono ridurre alti tassi di turnover. Ma un'atmosfera trasparente in cui i dipendenti possono imparare e crescere può porre fine al potenziale aumento dei numeri ancor prima che si verifichino.

Cosa fa un team di gestione?

Abbiamo stabilito cos'è la gestione del team e perché è importante: ora vediamo come funziona la gestione del team su scala più ampia, sotto forma di un team di gestione .

Un team di gestione è un gruppo di manager che appartengono allo stesso livello organizzativo. Si incontrano regolarmente per condividere nuove informazioni, fare rapporti ai loro superiori e prendere decisioni che influiscono sull'azienda nel suo complesso.

Esistono 5 tipi di team di gestione:

1. Team di gestione del personale — Dirigono i singoli dipartimenti. Il loro insieme di abilità, abilità ed esperienza è specializzato e legato al dipartimento che gestiscono.
2. Team di gestione della linea — Dirigono reparti specifici, ovvero quelli coinvolti nella produzione, consegna e vendita dei prodotti dell'azienda (di solito si applica alle aziende che producono prodotti fisici).
3. Comitati — Di solito hanno il compito di supervisionare il lavoro e la governance e si incontrano per prendere decisioni congiunte sulle materie di cui sono responsabili.
4. Consigli — Di solito hanno il compito di fornire consulenza e input, nonché di coordinare le attività a livello aziendale. Si incontrano anche per prendere decisioni congiunte sulle materie di cui sono responsabili.
5. Team di dirigenti : sono il gruppo dirigenziale di un'organizzazione e sono incaricati di prendere decisioni a livello aziendale insieme.

Che aspetto ha un team di gestione di successo?

Un team di gestione di successo è più di un gruppo di manager che prendono decisioni insieme. Ecco tutto ciò di cui un team di gestione ha bisogno per avere successo:

• La capacità di definire con precisione gli obiettivi dell'azienda o dell'organizzazione.
• La comprensione di base delle attività prioritarie su cui l'organizzazione deve concentrarsi per raggiungere gli obiettivi desiderati.
• L'accesso alle informazioni è fondamentale per prendere decisioni informate.
• Cooperazione efficiente che facilita il processo di raggiungimento degli obiettivi del team.
• Un modo efficiente di elaborare le informazioni è fondamentale per raggiungere gli obiettivi del team.
• Un flusso di lavoro che fa in modo che le decisioni prese si trasformino in azioni concrete.

Questa è la teoria sulla gestione all'interno di un'organizzazione, ma la pratica è sempre più importante.

E ricorda, sia il team di gestione che i singoli manager hanno i propri modi di gestire team, progetti e attività.

Questo è anche noto come stile di gestione del team personale.

Stili di gestione del team

Esistono 9 stili principali di gestione del team che puoi implementare:

1. Istruire
2. Laissez-faire
3. Democratico
4. Visionario
5. Trasformativo
6. Transazionale
7. Servo
8. Autocratico
9. Impostazione del ritmo

Ognuno ha i suoi pro e contro, ma alcuni sono più efficienti di altri:

Stile di gestione del team di coaching

"Le carriere sono una palestra nella giungla, non una scala." — Sheryl Sandberg

In cosa consiste? Questo stile di gestione del team è incentrato sul mantenimento dello sviluppo professionale del dipendente nel lungo periodo.

Leader famoso dell'allenatore : Sheryl Sandberg, COO di Facebook

Come sono questi gestori? I manager del team di coaching amano trasmettere le loro conoscenze e poi guardare i loro insegnamenti come risultato della crescita dei dipendenti. Non tengono conto dei problemi e dei fallimenti a breve termine perché si aspettano che i loro dipendenti imparino dai loro errori e migliorino nel tempo.

In che modo questi manager forniscono motivazione? Ai manager del team di coaching piace motivare i propri dipendenti attraverso una combinazione di ricompense e fiducia, sotto forma di promozioni e maggiori responsabilità.

Pro :

• Produce un ambiente positivo sul posto di lavoro.
• I dipendenti sanno sempre cosa si aspettano i manager da loro.
• I dipendenti crescono e sviluppano le proprie competenze.

Contro :

• Potrebbe volerci del tempo per dimostrarsi efficiente.
• L'approccio del tutoraggio potrebbe non funzionare per alcuni dipendenti.
• Richiede un coaching specifico per ogni situazione specifica.

Il livello complessivo di efficacia : 5/5

Stile di gestione del team Laissez-Faire (Let do).

"Non fare ciò che amiamo in nome dell'avidità è una pessima gestione delle nostre vite". — Warren Buffett

In cosa consiste? Questo stile di gestione del team garantisce ai dipendenti la libertà quasi completa di fare ciò che pensano di dover fare: i team sono autodiretti e non vi è supervisione e interferenza.

Famoso leader del laissez-faire : Warren Buffett, magnate degli affari

Come sono questi gestori? I team manager di Laissez-Faire amano dare ai propri dipendenti la completa libertà nel modo in cui gestiranno i loro incarichi. I manager interferiscono solo se c'è un problema o se i loro team chiedono loro specificamente ulteriori indicazioni.

In che modo questi manager forniscono motivazione? I team manager del laissez-faire si aspettano che i loro team trovino la propria motivazione per il proprio lavoro.

Pro :

• Promuove l'innovazione e la creatività.
• I dipendenti possono concentrarsi sul lavoro a cui si sentono più appassionati.
• Consente ai dipendenti di sperimentare quando cercano la soluzione giusta.

Contro :

• Gli esperimenti possono andare male, il che si traduce in un sacco di tempo perso.
• Non adatto a un team inesperto che ha bisogno di più guida.
• Potenzialmente rischioso, poiché i gestori potrebbero non venire a conoscenza di enormi problemi fino alla fine del progetto.

Il livello complessivo di efficacia : 3/5

Stile di gestione della squadra democratica

“Chiedo il parere di tutti quando non si esprimono. E poi quando avranno un'opinione, chiederò agli altri di parlarne". — Ginni Rometty

In cosa consiste? Questo stile di gestione del team persegue l'idea che tutti dovrebbero avere voce in capitolo in un'organizzazione, indipendentemente dal loro titolo nell'azienda. Pertanto, l'idea migliore vince sempre, non importa chi l'ha portata in tavola.

Famoso leader democratico : Ginni Rometty, CEO di IBM

Come sono questi gestori? Ai team manager democratici piace dare ai propri dipendenti ogni possibilità di condividere le proprie idee e contribuire alla crescita dell'azienda.

In che modo questi manager forniscono motivazione? I team manager democratici motivano i propri dipendenti rendendo tutti uguali in termini di partecipazione.

Pro :

• I dipendenti si sentono apprezzati e apprezzati.
• Promuove l'innovazione e la creatività.
• Incoraggia la responsabilità e il processo decisionale.

Contro :

• Potrebbe volerci del tempo per dimostrarsi efficiente.
• Può innescare risentimento nei dipendenti che pensano che le loro idee non vengano mai prese in considerazione.
• Non adatto se devi prendere spesso decisioni rapide.

Il livello complessivo di efficacia : 4/5

Stile visionario di gestione del team

"Pensare è il lavoro più duro che ci sia, ed è probabilmente il motivo per cui così pochi ci si dedicano". - Henry Ford

In cosa consiste? Questo stile di gestione del team implica la definizione di una visione e una strategia generale e quindi di lasciare che i dipendenti lavorino nel modo che ritengono opportuno, tuttavia, ci sono regolari controlli sui progressi.

Famoso leader visionario : Henry Ford, fondatore della Ford Motor Company

Come sono questi gestori? I team manager visionari amano assicurarsi che i dipendenti conoscano la visione generale dell'azienda o del progetto, ma non gestiscono ogni dettaglio.

In che modo questi manager forniscono motivazione? I team manager visionari motivano i dipendenti dando loro piena autonomia sul lavoro: l'autogestione del dipendente prende il sopravvento nel fornire motivazione.

Pro :

• I dipendenti sono incoraggiati a trovare obiettivi e soluzioni adatte a tutti i membri del team.
• Facilita il team building.
• È ottimo per implementare i cambiamenti nell'azienda.

Contro :

• Le grandi visioni non sempre portano a grandi azioni.
• Non adatto a nuove squadre che hanno bisogno di più direzione.
• I dettagli lasciati incustoditi durante i controlli regolari possono causare seri problemi in seguito.

Il livello complessivo di efficacia : 5/5

Stile di gestione del team trasformativo

"L'innovazione distingue tra un leader e un seguace." - Steve Jobs

In cosa consiste? Questo stile di gestione del team enfatizza i cambiamenti, le innovazioni e la crescita come il modo migliore per coltivare un'organizzazione efficiente.

Famoso leader della trasformazione: Steve Jobs, co-fondatore di Apple

Come sono questi gestori? I team manager trasformazionali amano ispirare i loro team a sviluppare le proprie capacità e migliorare le proprie prestazioni, avendo grandi aspettative.

In che modo questi manager forniscono motivazione? I team manager trasformazionali motivano i propri dipendenti alzando costantemente il livello. Di conseguenza, i dipendenti si sentono motivati ​​a lavorare di più per raggiungere nuovi traguardi.

Pro :

• Ti aiuta a valutare rapidamente la situazione dell'azienda.
• Le continue innovazioni scatenano la passione.
• Le continue innovazioni innescano un ambiente entusiasta.

Contro :

• Il quadro più ampio distoglie la tua attenzione dai dettagli problematici all'interno del team.
• Alcuni manager possono abusare dello stile di gestione trasformazionale e arrivare ad aspettarsi troppo dai loro team.
• Dipendere troppo dalla passione può farti sopravvalutare la portata realistica della tua azienda.

Il livello complessivo di efficacia : 3,5/5

Stile di gestione del team transazionale

“Con la crescita dell'azienda, abbiamo lavorato continuamente per avere un'organizzazione all'interno di un'organizzazione. I piccoli team possono comunicare in modo efficiente e non sono gravati da una grande struttura che li rallenta". — Bill Gates

In cosa consiste? Questo stile di gestione del team è focalizzato sul raggiungimento dei risultati implementando un sistema di ricompensa-penalità, oltre a stabilire una struttura e una gerarchia chiare all'interno del team.

Famoso leader transazionale : Bill Gates, fondatore di Microsoft Corporation

Come sono questi gestori? I team manager transazionali amano impostare criteri e requisiti che il team deve raggiungere: i dipendenti ottengono una revisione delle prestazioni in base al fatto che abbiano soddisfatto i criteri e i requisiti stabiliti.

In che modo questi manager forniscono motivazione? I team manager transazionali motivano i propri dipendenti fornendo una ricompensa estrinseca se si comportano bene (promozioni e premi in denaro) e sanzioni se si comportano in modo scadente.

Pro :

• Diventa più facile raggiungere obiettivi a breve termine.
• Ottimo per le organizzazioni con compiti ripetitivi.
• Ottimo per il lavoro straordinario.

Contro :

• Dopo qualche tempo, l'effetto di tali ricompense estrinseche potrebbe svanire.
• Non sostenibile per periodi di tempo più lunghi.
• Non adatto a promuovere innovazione e creatività.

Il livello complessivo di efficacia: 3/5

Stile di gestione del team servitore

“La leadership non riguarda la tua ambizione. Si tratta di far emergere le ambizioni della tua squadra”. — Cheryl Bachelder

In cosa consiste? Questo stile di gestione del team implica un manager che "servi" il team: ciò implica tutoraggio, supporto e consulenza al team.

Famoso leader servitore : Cheryl Bachelder, ex CEO di Popeyes

Come sono questi gestori? Ai team manager servi piace mettere al primo posto la propria squadra e al secondo posto i compiti che svolgono.

In che modo questi manager forniscono motivazione? Mantenere i dipendenti felici li rende più motivati ​​a svolgere i propri compiti.

Pro :

• Le richieste e le idee del team vengono discusse a lungo.
• Grande enfasi sulla costruzione di una sana cultura di squadra.
• Grande enfasi sull'imparare dai propri errori.

Contro :

• Potrebbe volerci più tempo per prendere decisioni.
• Il manager perde l'autorità formale.
• Nessuna pressione ufficiale affinché i dipendenti si comportino bene.

Il livello complessivo di efficacia : 3/5

Stile di gestione del team autocratico

“Puoi avere il tuo riconoscimento titolare. Prenderò soldi e potere”. — Helen Gurley Brown

In cosa consiste? Questo stile di gestione del team implica indicazioni chiare al team e il controllo completo su ciò che fa e su ciò che dovrebbe essere fatto.

Famoso leader autocratico: Helen Gurley Brown, caporedattore di “Cosmopolitan”

Come sono questi gestori? Ai team manager autocratici piace avere il potere completo nel prendere decisioni e non si aspettano consigli, idee e input dalle persone che gestiscono.

In che modo questi manager forniscono motivazione? I team manager autocratici si aspettano che i loro dipendenti trovino da soli la motivazione per il loro lavoro.

Pro :

• Efficace nelle culture che si aspettano che i manager abbiano un potere di livello superiore.
• Può rivelarsi efficace per i nuovi dipendenti che hanno bisogno di più guida e direzione.
• Fornisce chiarezza e struttura ai dipendenti.

Contro :

• Uno stile di gestione del team generalmente demotivante.
• Può innescare un basso coinvolgimento dei dipendenti e la mancanza di idee innovative ideali per la crescita dell'azienda.
• Porta alla microgestione.

Il livello complessivo di efficacia : 2/5

Stile di gestione del team che imposta il ritmo

"Non gestire ― guida il cambiamento prima che sia necessario." — Jack Welch

In cosa consiste? Questo stile di gestione del team implica che il manager sia il leader definitivo che stabilisce un ritmo per il lavoro e si aspetta che i dipendenti seguano tale ritmo.

Famoso leader che stabilisce il ritmo: Jack Welch, ex CEO di General Electric

Come sono questi gestori? I team manager che stabiliscono il ritmo amano fissare standard elevati, oltre a stabilire un ritmo impegnativo.

In che modo questi manager forniscono motivazione? Gli standard elevati e il ritmo dei fatti motivano i dipendenti a lavorare sodo per stare al passo con il resto del team.

Pro :

• Ottimo per affrontare sfide impegnative e obiettivi a breve termine.
• La posizione di impostazione del ritmo del manager funge da modello per gli altri.
• Ottimo per i dipendenti nuovi e inesperti che hanno bisogno di più guida.

Contro :

• Non sostenibile a lungo termine (maggiore rischio di burnout).
• L'enfasi sui successi personali (piuttosto che sugli sforzi di squadra) può portare a risentimento e competizione malsana.
• Il manager svolge gran parte del lavoro che potrebbe essere meglio delegato ad altri membri del team.

Il livello complessivo di efficacia: 3/5

Qual è il miglior stile di gestione del team?

Sebbene non ci sia una risposta chiara a questa domanda, possiamo esaminare i livelli complessivi di efficacia di ogni stile di gestione del team.

1. Allenamento: 5/5
2. Visionario: 5/5
3. Democratico: 4/5
4. Trasformativo: 3,5/5
5. Servo: 3/5
6. Laissez-faire: 3/5
7. Transazionale: 3/5
8. Impostazione del ritmo: 3/5
9. Autocratico: 2/5

Gli stili di gestione della squadra di fondo possono rivelarsi efficaci in determinate circostanze o in dosi minori, ma sono generalmente troppo rigidi (o troppo flessibili, come nel caso dello stile laissez-faire).

Sono meno motivazionali e lasciano spazio a un sacco di tempo perso per essere efficienti per un periodo di tempo più lungo.

La delega delle attività è spesso messa da parte e i controlli e i controlli sono troppo frequenti o troppo rari per fornire i migliori risultati nella gestione del team.

D'altra parte, gli stili di gestione del team di livello superiore sono più complessi, flessibili, ma comunque abbastanza pratici da parte del manager.

Viene enfatizzata una corretta delega delle attività e i controlli sono regolari senza essere troppo invadenti.

La linea di fondo è che ogni stile di gestione del team porta una serie di vantaggi, ma hanno anche i propri svantaggi.

Quindi, prima di decidere quale stile di gestione del team potrebbe essere la scelta migliore per il tuo team, pensa alle capacità, alle responsabilità e agli obiettivi generali del tuo team in modo da poter trovare l'equilibrio perfetto qualunque sia lo stile che scegli.

Che cos'è una gestione efficace del team? E cosa rende un team manager efficace?

Alcuni stili di gestione del team possono essere migliori di altri, ma i passaggi e le abilità che devi intraprendere sulla strada per una gestione efficiente del team sono sempre infallibili.

In sostanza, un'efficace gestione del team è un sistema complesso che puoi facilmente acquisire se segui i giusti schemi.

Supponiamo che tu abbia 10 persone nel tuo team che devono riferirti regolarmente sullo stato di avanzamento del progetto di un cliente.

La tua responsabilità come team manager efficiente è assicurarti:

• Il team comprende le proprie responsabilità.
• La squadra è felice delle proprie responsabilità.
• Condividi equamente il carico di lavoro.
• Assegni compiti ai membri del team che hanno le capacità, le capacità e l'esperienza per affrontare al meglio tali compiti.
• Prendi in considerazione le idee della squadra.
• Fornisci incentivi per aiutare a motivare il team.
• Organizzi attività di team bonding che migliorano l'efficienza del team.

Gli elementi elencati sono solo il risultato di una gestione efficiente del team che devi spuntare. Oltre a ciò, dovrai anche coltivare alcune abilità di gestione chiave durante la tua carriera se vuoi essere efficiente e di successo.

Quali sono le abilità chiave di gestione del team?

Avere le giuste capacità di gestione del team è fondamentale per il tuo successo come team manager. Queste abilità sono generalmente suddivise in tre tipi di abilità:

• abilità tecniche,
• abilità concettuali, e
• capacità umane (interpersonali).

Abilità tecniche

Le abilità tecniche implicano la conoscenza per utilizzare una varietà di tecniche al fine di raggiungere gli obiettivi del team:

• Software operativo
• Macchine operatrici
• Utilizzo di strumenti di produzione
• Aumentare le vendite
• Marketing

Di solito sono i manager di primo livello che devono possedere competenze tecniche. Man mano che scendiamo la scala gerarchica, la necessità di queste abilità diminuisce.

Abilità concettuali

Le abilità concettuali implicano la capacità di formulare idee e pensare a:

• Diagnosi dei problemi in un concetto
• Analizzare i problemi in un concetto
• Trovare soluzioni creative ai problemi
• Prevedere e prevenire problemi simili in futuro

Queste competenze sono vitali per qualsiasi manager, in particolare per i responsabili dei team che lavorano su un progetto dinamico e mutevole, ad esempio i team che sviluppano app.

Abilità umane (interpersonali).

Le abilità interpersonali coinvolgono le abilità “persone” del manager:

• Comunicare in modo efficiente con i membri del team
• Collaborare in modo efficiente con i membri del team
• Relativo ai problemi e alle sfide dei membri del team
• Motivare i membri del team a sfruttare al meglio il loro potenziale

Le capacità umane e interpersonali sono importanti, indipendentemente dal tipo di manager che sei: sapere come comunicare ciò che vuoi che il team ottenga spesso si rivela l'insieme di competenze più cruciale di tutte.

La divisione in competenze tecniche, concettuali e umane di gestione del team è ancora solo ampia .  

Inoltre, ci sono 8 abilità di gestione chiave che dovrai implementare ed esercitarti per costruire un efficace sistema di gestione del team. Presta attenzione a:

1. Stimola il tuo entusiasmo
2. Stabilire aspettative realistiche
3. Definire motivatori stimolanti
4. Spiegare il "perché?" dietro il "cosa?"
5. Incoraggiare il tuo team a perseguire nuove conoscenze
6. Costruire una cultura di squadra
7. Fornire feedback
8. Essere un modello per la tua squadra

Stimola il tuo entusiasmo

Invece di tuffarti direttamente in un nuovo lavoro solo perché sei entusiasta di un nuovo, nuovo inizio, concediti un po' di tempo per pensare al modo migliore per affrontare detto lavoro. Quindi, dopo aver deciso l'approccio migliore da adottare, puoi considerare:

• Dividere il lavoro in fasi più piccole.
• Definire i compiti che il team deve portare a termine per garantire il successo di ogni fase.
• Dividere le attività in sotto-attività più piccole, per renderle più gestibili.

Sforzati di comprendere i ruoli di tutti nel progetto. Quindi, pensa a come delegare al meglio i compiti in base ai punti di forza, alle abilità e alle abilità del tuo team. Puoi utilizzare Clockify per assegnare le persone alle attività in modo che tutti sappiano chi è responsabile di cosa.

Considerando che Clockify è anche un software di gestione del team, puoi anche usarlo al meglio per assicurarti che il team si attenga al piano e non venga sviato.

Uno dei modi migliori per migliorare la gestione del tempo del tuo team e assicurarti che nessuno stia perdendo tempo in compiti noiosi è istruirli a tenere traccia del tempo sui compiti che svolgono al lavoro. In questo modo, sarai in grado di tenere traccia dei progressi di tutti e compilare un archivio delle attività che sono state eseguite finora.

Stabilire aspettative realistiche

Non importa quanto sia entusiasta e comprensivo un manager che tutti pensano che tu sia, se non sei in grado di definire obiettivi realistici, è probabile che tu non sia un manager realistico.

Quindi, stabilisci sempre obiettivi che il tuo team ha le capacità e le capacità da raggiungere, nonché le scadenze che possono superare. Inoltre, assicurati di avere aspettative realistiche sui risultati e sui loro risultati durante tutto il progetto.

Prima di assegnare qualsiasi nuova attività, ricontrolla sempre la disponibilità dei membri del tuo team.

In Clockify, puoi pianificare progetti e gestire i compiti in anticipo. In questo modo, quando noterai che alcuni dipendenti stanno lavorando fino a tardi per completare un lungo elenco di cose da fare, saprai che è il momento di adattare le tue aspettative.

Diciamo che hai fretta di assegnare un nuovo compito. Dando un'occhiata al programma della tua squadra in Clockify, vedi che Sam sarà disponibile la prossima settimana e decidi di contattarlo.

In questo modo nessuno del tuo team rischia di lavorare troppo e tu riesci comunque a portare a termine il compito.

Definire motivatori stimolanti

Presentare i giusti motivatori è un ottimo modo per ispirare il tuo team a lottare per i migliori risultati, ma dovrai analizzare la situazione per capire quale tipo di motivatori funzionerebbe meglio per il tuo team.

Naturalmente, aumenti, bonus e promozioni sono sempre una grande ricompensa per un lavoro ben fatto. In caso di dubbio, le ricompense sono la strada da percorrere.

Tuttavia, alcuni membri del team potrebbero valutare ancora di più altri tipi di premi:

• Un membro del team che deve recarsi al lavoro da molto tempo potrebbe apprezzare di più l'opzione di lavorare da casa di tanto in tanto.
• Un altro membro del team può trovare la motivazione più stimolante per un'ottima prestazione.
• Altri potrebbero persino apprezzarlo se organizzi una pizzata o organizzi una divertente serata di bowling quando finisci una fase cruciale del progetto.

Una volta compreso ciò che spinge i singoli membri del tuo team, sarà più facile motivare tutti a uscire da un vicolo cieco quando i tempi si fanno difficili.

Spiegare il "perché?" dietro il "cosa?"

Definire compiti e assegnarli ai membri del tuo team è solo metà del lavoro. Inoltre, dovrai anche assicurarti che tutti capiscano perché i loro compiti sono importanti per il progetto in primo luogo.

Quindi, prenditi del tempo all'inizio del progetto per evidenziare l'importanza di ogni attività: in questo modo, sottolineerai l'entità del contributo al progetto che il team darà lavorando su tale attività.

Che può, a sua volta, fungere da grande motivatore.

Incoraggiare il tuo team a perseguire nuove conoscenze

La giusta conoscenza rende sempre il team più veloce e migliore. Quindi, assicurati di incoraggiare il tuo team a conoscere le innovazioni del settore che possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi più velocemente e meglio:

• Fornisci loro le informazioni giuste.
• Organizza sessioni di formazione del team.
• Presenta al tuo team gli strumenti di produttività che ti aiuteranno a ottimizzare il tuo flusso di lavoro.

Di conseguenza, fornirai al tuo team le risorse giuste che garantiscono che siano in grado di esprimere giudizi indipendenti sul proprio lavoro e di compiere i progressi previsti.

Costruire una cultura di squadra

Se le persone del tuo team amano lavorare insieme, avranno risultati migliori sul lavoro.

Quindi, non sottovalutare il potere di una grande cultura di squadra: questo include convinzioni, regole, atteggiamenti e valori su cui vorrai lavorare.

La grande cultura di squadra è quella in cui le persone:

• Sostenetevi a vicenda
• Ascoltatevi l'un l'altro
• Collaborare per raggiungere i propri obiettivi

È quello che ha un sistema per risolvere le controversie, un sistema che prende in considerazione entrambi i lati dell'argomento.

Ultimo, ma non meno importante, è una cultura in cui le persone prendono una pausa tra un progetto e l'altro per rilassarsi e magari anche giocare a uno o due divertenti giochi di gestione del tempo insieme.

Fornire feedback

Non puoi aspettarti che il tuo team affronti il ​​progetto alla cieca, senza sapere se sta rispettando le aspettative del progetto in ogni fase del progetto.

Quindi, assicurati di fornire un feedback tempestivo a tutti i membri del nostro team.

Alcuni potrebbero pensare che i manager dovrebbero parlare solo per evidenziare i problemi nel progetto.

Altri ritengono che i manager dovrebbero concentrarsi maggiormente sulla valutazione delle prestazioni dove sono dovute.

Ma starebbe meglio se dovessi mescolare il feedback positivo con quello negativo ed essere onesto nelle tue recensioni:

• Il feedback positivo può essere un ottimo motivatore per continuare con un ottimo lavoro.
• Il feedback negativo può servire come momenti di insegnamento da cui il membro del team può imparare in futuro.

Essere un modello per la tua squadra

Assicurati che il tuo comportamento sia un ottimo esempio che gli altri dovrebbero seguire:

• Ascolta le idee dei tuoi team, se vuoi che si ascoltino e collaborino bene.
• Fornisci aiuto e guida quando richiesto , se vuoi che si aiutino a vicenda quando incontrano dossi sulla strada con i loro compiti.
• Cerca di ampliare le tue conoscenze e di sottolineare l'importanza dell'apprendimento e del miglioramento costanti , se vuoi che il team sia entusiasta della propria formazione.

Alla fine, qualsiasi squadra sarà brava solo quanto la persona che la gestisce, quindi fai in modo che il tuo contributo conti.

Ulteriori suggerimenti su come migliorare la gestione del team

Sebbene possedere tutte le abilità chiave di gestione del team sia fondamentale per una gestione del team di successo, è comunque possibile che difficoltà impreviste ti colgano di sorpresa.

Dal momento che è sempre meglio prevenire che curare, abbiamo messo insieme ulteriori suggerimenti su come migliorare la gestione del team nel caso in cui i tuoi progetti smettano di andare secondo i piani.

Incoraggiare una comunicazione aperta

Quando i progetti vanno troppo spesso in discesa a causa della scarsa condivisione delle informazioni, potrebbe sembrare che ci sia poco spazio per la correzione degli errori. Ma tutto può essere prevenuto con un sistema di comunicazione trasparente.

Oltre a prevenire il fallimento dei progetti, la creazione di una cultura della comunicazione aperta può persino migliorare le prestazioni complessive dei dipendenti.

Il primo passo verso la trasparenza consiste nel consentire un flusso di informazioni interno costante. Se il tuo team ha bisogno di frugare tra un mucchio di e-mail o aspettare una risposta dai colleghi per un paio di giorni, è probabile che le prestazioni di tutti diminuiscano.

Ma, quando tutti i dati necessari sono a portata di mano e c'è la possibilità di ricevere un'informazione cruciale in pochi secondi, ogni membro del team può affrontare i propri compiti senza indugio.

Poiché una cultura della comunicazione aperta scaturisce dall'alto, è responsabilità del manager creare le condizioni per un flusso di comunicazione ininterrotto. By providing your team members with a quick way to access and ask for information, you participate in increasing your team's productivity levels up to 25%. And it's all possible just by sparing your team the frustration of having to dig around for facts.

Know when to delegate

There's a fine line between helping your team and micromanaging.

Nobody expects a team manager to be a specialist in every field. If you think that you have to do everything on your own so that you don't overburden your colleagues, think twice. This belief might do your projects more harm than good.

But, you might wonder how to know when is the time to take a step back and delegate a task to your team.

A leadership expert, Jesse Sostrin, offers great advice. He claims that when in doubt, you should ask yourself a simple question: Would my initiatives advance if I had to take a week off from work?

If your answer is no , it might be time to consider letting some of your tasks go.

Yet, turning over some duties does not mean that you as a manager need to remain out of the picture. You can still monitor the progress of your team's projects and even create additional tasks for everyone while being less involved in the details.

If your team is using Clockify to track their time, the manager role option allows you to see exactly what your colleagues are working on so you can remain in the loop, even from a distance.

Set clear boundaries

It's not a secret that routines help people thrive. Since we tend to associate coherence with meaning, when faced with a structure and order, we are more likely to strive towards achieving our goals.

Setting boundaries with your team is nothing different than providing them structure.

When everyone in a team is aware of their responsibilities and the expectations the management might have, their productivity levels actually increase instead of the other way around.

Apart from that, establishing clear boundaries also helps in preventing situations that might result in burnout because some of the team members had too many tasks on their plate.

So, if unsure where to start, go through this set of questions to see whether the rules and expectations you've set in the beginning should be revised.

• Do you frequently have to interrupt your tasks to fix your team's problems?
• Do you often respond to your team member's messages for a long time instead of focusing on your own tasks?
• Do your team members contact you or each other outside of work hours?

In case you responded with Yes to any of these questions, it might be time to schedule a meeting and have a conversation with your team.

This talk might seem stressful, especially for the new managers. But it is helpful to have in mind that once set, the boundaries are there to ensure that every team member is able to perform their best with minimal disruption.

Embrace change

Maybe you're already clear on what your team management style is. Yet sometimes, different situations require different measures, so you'll need to adapt accordingly.

Other times a more significant change might be looming, such as complete business restructuring, and you'll need to be able to adjust to it.

Whatever the change be, your team members will most likely expect you to provide them with all the information about the novel situation. If their team manager is either unable to share or reluctant to accept change, the team is likely to mimic this behavior and resist any transition.

By being open-minded and tolerant in a new situation, a manager could easily inspire their team to do the same and adapt when necessary.

Handle conflicts with care

Even when managing a small, well-aligned team, sometimes it's impossible to prevent conflict from happening. However, the outcome of the conflict may depend on a manager's action in these situations.

You are probably aware that ignoring the elephant in the room is not going to bring about a solution, but what to do instead?

Although there is no one-size-fits-all cure when it comes to handling team conflict, there are two solutions that go hand in hand with proper team management.

# Solution 1 — Try to initiate collaboration

In situations where team members are already familiar with each other and have been collaborating for a while, trying to mediate and lead them to collaborate on finding an adequate solution could easily settle the conflict.

#Solution 2 — Try to come to a compromise

Not every conflict can be resolved in a process of collaboration, so sometimes a compromise could be the best way to go.

However, have in mind that working out a compromise works best when you're looking for a quick solution. Since both sides need to give up on something in order to find a middle ground, it's not recommended to overuse this approach.

Avvolgendo…

Team management is the backbone of any business — it encompasses everything that helps your teams or the entire organization remain afloat through stormy times, and come at as winners in the end.

Proper team management gives you the following:

• It makes team building possible.
• It improves productivity.
• It promotes learning.
• It makes teams happier and thus more likely to perform well.

In gist, team management does so by providing:

• Clear plans and goals
• A comfortable, yet present team management style
• Realistic expectations
• Effective motivators
• Efficient cooperation
• An explanation about the importance of tasks within a project
• Constant learning
• Positive and negative feedback
• A manager who serves as a role model that stands behind the team's values and beliefs