la guía completa de gestión de equipos

El éxito de un negocio o proyecto muchas veces depende del equipo que trabaja en él.

Cuando el equipo está desorganizado, desenfocado y desorientado, el fracaso es el único resultado lógico.

En un equipo tan pobre, los plazos se pierden, las prioridades se pasan por alto y la organización y la comunicación adecuadas son escasas. Como consecuencia general del mal trabajo en equipo, la reputación profesional de la empresa se ve afectada y el grupo de clientes comienza a reducirse.

Si desea asegurarse de que eso no le suceda, deberá mejorar el flujo de trabajo de su equipo e introducir una gestión adecuada del equipo en su organización. Para ayudarlo a lograr precisamente eso, esta guía:

• Presentarle los conceptos básicos de la gestión de equipos : qué es y por qué es importante,
• Cubre todo lo que necesitas saber sobre un equipo de gestión,
• Darle los pros y los contras de 9 estilos de gestión de equipos,
• Explicar qué es la gestión eficaz de equipos ,
• Arrojar algo de luz sobre las habilidades clave de gestión de equipos y
• Brindarle consejos adicionales sobre cómo mejorar la gestión del equipo.

¿Qué es la gestión de equipos?

La gestión de equipos es la capacidad de realizar una serie de actividades que aseguran que un grupo de personas lleve a cabo su trabajo según lo planeado.

Puede ser realizado por una persona u organización; en esencia, la gestión de equipos implica varias actividades de organización y administración, que incluyen:

• Actividades que facilitan el trabajo en equipo
• Establecer las prioridades del equipo
• Asegurarse de que las prioridades del equipo se lleven a cabo
• Estableciendo objetivos
• Comunicación eficiente
• Evaluación de Rendimiento

¿Por qué es importante la gestión de equipos?

La gestión de equipos es importante para una organización por 5 razones cruciales:

1. Facilita la formación de equipos eficaces.
2. Aumenta la productividad
3. Promueve y estimula el aprendizaje.
4. Mejora la satisfacción de los empleados
5. Reduce la tasa de rotación de empleados

1. Facilitar la formación de equipos eficaces

“El talento gana juegos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan campeonatos”. - Michael Jordan

Nunca se puede enfatizar lo suficiente la importancia del trabajo en equipo adecuado en una organización, y la gestión de equipos facilita el trabajo en equipo a través de la creación de equipos efectivos .

La gestión del equipo se asegura de que la persona correcta haga el trabajo correcto, es decir, que su experiencia, educación y habilidades se alineen con los resultados esperados de las tareas.

Y, cuando todos realizan el trabajo para el que fueron capacitados y contratados, los empleados están más felices y, en general, más dispuestos a cooperar entre sí, lo que da como resultado un mejor trabajo en equipo en general.

2. Impulsar la productividad

“Solos podemos hacer tan poco; juntos podemos hacer mucho”. - Helen Keller

No hace falta decir que dos cabezas piensan mejor que una: también funcionan más rápido y es más probable que brinden resultados de calidad.

La gestión de equipos y su cadena implícita de asignación de tareas aseguran que las personas adecuadas estén emparejadas para elaborar nuevas ideas y encontrar soluciones eficientes a los problemas.

Todo esto da como resultado una rotación más rápida y menos repeticiones que consumen mucho tiempo.

3. Promoción y fomento del aprendizaje

“Dime y lo olvido. Enséñame y lo recuerdo. Involucrarme y aprendo." - Benjamin Franklin

Un equipo que está aprendiendo constantemente está mejorando constantemente, y la gestión del equipo fomenta el aprendizaje, el crecimiento y el desarrollo tanto del equipo como de las personas dentro de ese equipo.

Esto se debe a que la gestión adecuada del equipo fomenta la capacitación de los empleados, las discusiones y un flujo constante de información, todo lo cual mejora el conocimiento y la experiencia de los equipos.

Si los empleados trabajan en un ambiente que promueve el aprendizaje y el crecimiento, incluso se desempeñan significativamente mejor porque tienen una prueba viable del apoyo de su gerencia.

4. Mejorar la satisfacción de los empleados

"Piensa grandes pensamientos pero saborear los pequeños placeres." —Jackson Brown Jr.

La gestión adecuada del equipo se preocupa por encontrar las mejores formas de hacer que un grupo de personas trabajen juntas como un equipo.

Esto puede implicar actividades de formación de equipos, evaluaciones cuando corresponda, así como cultivar una atmósfera de equipo transparente y de apoyo.

Un grupo de personas que se sientan cómodas trabajando juntas en un equipo serán más felices en el trabajo. Como resultado, también harán todo lo posible y lograrán más de lo esperado.

5. Disminución de la tasa de rotación de empleados

“Nuestra mayor debilidad radica en rendirnos. La forma más segura de tener éxito es siempre intentarlo una vez más”. - Thomas Edison

De la mano con los niveles de satisfacción de los empleados va la tasa de rotación de una empresa.

El costo promedio de reemplazar a un empleado oscila entre la mitad y el doble de su salario anual. Cuando miramos los números, queda claro que una alta tasa de rotación está lejos de ser ideal, y la gestión adecuada del equipo puede ayudar a detener esta tendencia.

Ciertamente hay muchas estrategias que pueden reducir las altas tasas de rotación. Pero una atmósfera transparente en la que los empleados puedan aprender y crecer puede poner fin a los posibles números crecientes incluso antes de que ocurran.

¿Qué hace un equipo de gestión?

Hemos establecido qué es la gestión de equipos y por qué es importante; ahora veamos cómo funciona la gestión de equipos a mayor escala, en la forma de un equipo de gestión .

Un equipo directivo es un grupo de directivos que pertenecen al mismo nivel organizativo. Se reúnen periódicamente para compartir nueva información, presentar informes a sus superiores y tomar decisiones que afectan a la empresa en su conjunto.

Hay 5 tipos de equipos directivos:

1. Equipos de gestión de personal : dirigen departamentos individuales. Su conjunto de destrezas, habilidades y experiencia está especializado y vinculado al departamento que dirige.
2. Equipos de gestión de línea : dirigen departamentos específicos, es decir, los que están involucrados en la producción, entrega y venta de los productos de la empresa (por lo general, se aplica a las empresas que fabrican productos físicos).
3. Juntas : por lo general, están a cargo de supervisar el trabajo y la gobernanza, y se reúnen para tomar decisiones conjuntas sobre los temas que están a cargo.
4. Consejos : por lo general, están a cargo de brindar asesoramiento y aportes, así como de coordinar las actividades de toda la empresa. También se reúnen para tomar decisiones conjuntas sobre los temas a su cargo.
5. Equipos de ejecutivos : son el grupo de alta dirección en una organización y están a cargo de tomar decisiones en toda la empresa juntos.

¿Cómo es un equipo directivo exitoso?

Un equipo gerencial exitoso es más que un grupo de gerentes que toman decisiones juntos. Aquí está todo lo que un equipo de gestión necesita tener para tener éxito:

• La capacidad de definir con precisión los objetivos de la empresa u organización.
• La comprensión básica de las actividades prioritarias en las que la organización debe centrarse para alcanzar los objetivos deseados.
• El acceso a la información es crucial para tomar decisiones informadas.
• Cooperación eficiente que facilita el proceso de consecución de los objetivos del equipo.
• Una forma eficiente de procesar la información es crucial para lograr los objetivos del equipo.
• Un flujo de trabajo que asegura que las decisiones tomadas se conviertan en acciones concretas.

Esa es la teoría sobre la gestión dentro de una organización, pero la práctica siempre es más importante.

Y recuerde, tanto el equipo directivo como los directores individuales tienen sus propias formas de gestionar equipos, proyectos y tareas.

Esto también se conoce como un estilo de gestión de equipo personal.

Estilos de gestión de equipos

Hay 9 estilos principales de gestión de equipos que puede implementar:

1. Entrenamiento
2. Laissez-Faire
3. Democrático
4. Visionario
5. transformacional
6. Transaccional
7. Servidor
8. Autocrático
9. marcando el ritmo

Cada uno tiene sus pros y sus contras, pero algunos son más eficientes que otros:

Estilo de gestión del equipo de entrenadores

“Las carreras son un gimnasio de la jungla, no una escalera”. — Sheryl Sandberg

¿De que se trata? Este estilo de gestión de equipos está enfocado a mantener el desarrollo profesional del empleado a largo plazo.

Famoso entrenador líder : Sheryl Sandberg, directora de operaciones de Facebook

¿Cómo son estos gerentes? A los gerentes de equipos de coaching les gusta transmitir sus conocimientos y luego ver cómo sus enseñanzas dan como resultado el crecimiento de los empleados. Pasan por alto los problemas y fracasos a corto plazo porque esperan que sus empleados aprendan de sus errores y mejoren con el tiempo.

¿Cómo proporcionan motivación estos gerentes? A los gerentes de equipos de coaching les gusta motivar a sus empleados a través de una combinación de recompensas y confianza, en forma de promociones y más responsabilidades.

Ventajas :

• Produce un ambiente positivo en el lugar de trabajo.
• Los empleados siempre saben lo que los gerentes esperan de ellos.
• Los empleados crecen y desarrollan sus conjuntos de habilidades.

Contras :

• Puede llevar algún tiempo demostrar su eficacia.
• El enfoque de tutoría puede no funcionar para algunos empleados.
• Requiere un coaching específico para cada situación concreta.

El nivel general de efectividad : 5/5

Estilo de gestión de equipos Laissez-Faire (Dejar hacer)

“No hacer lo que amamos en nombre de la codicia es una gestión muy pobre de nuestras vidas”. - Warren Buffett

¿De que se trata? Este estilo de gestión de equipos otorga a los empleados una libertad casi total para hacer lo que creen que deben hacer: los equipos son autodirigidos y no hay supervisión ni interferencia.

Famoso líder del Laissez-Faire : Warren Buffett, magnate de los negocios

¿Cómo son estos gerentes? A los gerentes de equipo de Laissez-Faire les gusta dar a sus empleados total libertad en la forma en que manejarán sus tareas. Los gerentes solo interfieren si hay un problema o si sus equipos les piden específicamente más instrucciones.

¿Cómo proporcionan motivación estos gerentes? Los gerentes de equipo de Laissez-Faire esperan que sus equipos encuentren su propia motivación para su trabajo.

Ventajas :

• Fomenta la innovación y la creatividad.
• Los empleados pueden concentrarse en el trabajo que más les apasiona.
• Permite a los empleados experimentar cuando buscan la solución adecuada.

Contras :

• Los experimentos pueden salir mal, lo que resulta en una gran cantidad de tiempo perdido.
• No apto para un equipo sin experiencia que necesita más orientación.
• Potencialmente arriesgado, ya que es posible que los gerentes no se enteren de los grandes problemas hasta el final del proyecto.

El nivel general de efectividad : 3/5

Estilo democrático de gestión de equipos.

“Pido la opinión de todos cuando no hablan. Y luego, cuando tengan una opinión, les pediré a otros que hablen al respecto”. —Ginni Rometty

¿De que se trata? Este estilo de gestión de equipos persigue la noción de que todos deben tener voz en una organización, independientemente de su puesto en la empresa. Por lo tanto, la mejor idea siempre gana, sin importar quién la haya traído a la mesa.

Famoso líder demócrata : Ginni Rometty, CEO de IBM

¿Cómo son estos gerentes? A los directores de equipo demócratas les gusta dar a sus empleados todas las oportunidades de compartir sus ideas y contribuir al crecimiento de la empresa.

¿Cómo proporcionan motivación estos gerentes? Los jefes de equipo democráticos motivan a sus empleados haciendo que todos sean iguales en términos de participación.

Ventajas :

• Los empleados se sienten valorados y apreciados.
• Fomenta la innovación y la creatividad.
• Fomenta la responsabilidad y la toma de decisiones.

Contras :

• Puede llevar algún tiempo demostrar su eficacia.
• Puede provocar resentimiento en los empleados que piensan que sus ideas nunca se tienen en cuenta.
• No es adecuado si a menudo tiene que tomar decisiones rápidas.

El nivel general de efectividad : 4/5

Estilo visionario de gestión de equipos.

“Pensar es el trabajo más duro que existe, lo cual es probablemente la razón por la que tan pocos se dedican a ello”. - Henry Ford

¿De que se trata? Este estilo de gestión de equipos implica definir una visión y una estrategia general y luego dejar que los empleados trabajen de la manera que mejor les parezca; sin embargo, hay controles regulares del progreso.

Famoso líder visionario : Henry Ford, fundador de Ford Motor Company

¿Cómo son estos gerentes? A los gerentes de equipo visionarios les gusta asegurarse de que los empleados conozcan la visión general de la empresa o del proyecto, pero no controlan cada detalle.

¿Cómo proporcionan motivación estos gerentes? Los gerentes de equipo visionarios motivan a los empleados dándoles plena autonomía sobre el trabajo: la autodirección del empleado toma el control desde allí para proporcionar motivación.

Ventajas :

• Se alienta a los empleados a encontrar objetivos y soluciones que se adapten a todos en el equipo.
• Facilita la formación de equipos.
• Es genial para implementar cambios en la empresa.

Contras :

• Las grandes visiones no siempre conducen a grandes acciones.
• No apto para nuevos equipos que necesitan más dirección.
• Los detalles que se dejan desatendidos durante los chequeos regulares pueden ocasionar problemas graves más adelante.

El nivel general de efectividad : 5/5

Estilo de gestión de equipos transformacional

"La innovación distingue entre un líder y un seguidor." —Steve Jobs

¿De que se trata? Este estilo de gestión de equipos enfatiza los cambios, las innovaciones y el crecimiento como la mejor manera de cultivar una organización eficiente.

Famoso líder transformacional: Steve Jobs, cofundador de Apple

¿Cómo son estos gerentes? A los gerentes de equipos transformacionales les gusta inspirar a sus equipos para que desarrollen sus habilidades y mejoren su desempeño, al tener altas expectativas.

¿Cómo proporcionan motivación estos gerentes? Los gerentes de equipos transformacionales motivan a sus empleados elevando constantemente el nivel. Como resultado, los empleados se sienten motivados a trabajar más duro para alcanzar nuevos hitos.

Ventajas :

• Le ayuda a evaluar la situación de la empresa rápidamente.
• Las constantes innovaciones disparan la pasión.
• Las constantes innovaciones desencadenan un ambiente entusiasta.

Contras :

• El panorama general desvía su atención de los detalles problemáticos dentro del equipo.
• Algunos gerentes pueden abusar del estilo de gestión transformacional y llegar a esperar demasiado de sus equipos.
• Depender demasiado de la pasión puede hacer que sobreestimes el alcance realista de tu empresa.

El nivel general de efectividad : 3.5/5

Estilo de gestión de equipos transaccionales

“A medida que la empresa ha ido creciendo, hemos trabajado continuamente para tener una organización dentro de una organización. Los equipos pequeños pueden comunicarse de manera eficiente y no se ven obstaculizados por una gran estructura que los ralentiza”. - Bill Gates

¿De que se trata? Este estilo de gestión de equipos se centra en la obtención de resultados mediante la implementación de un sistema de recompensas y sanciones, así como en el establecimiento de una estructura y una jerarquía claras en el equipo.

Famoso líder transaccional : Bill Gates, fundador de Microsoft Corporation

¿Cómo son estos gerentes? A los gerentes de equipos transaccionales les gusta establecer criterios y requisitos que el equipo debe alcanzar: los empleados obtienen una revisión del desempeño en función de si cumplieron con los criterios y requisitos establecidos.

¿Cómo proporcionan motivación estos gerentes? Los gerentes de equipos transaccionales motivan a sus empleados brindándoles una recompensa extrínseca si lo hacen bien (ascensos y recompensas monetarias) y sanciones si su desempeño es inferior.

Ventajas :

• Se vuelve más fácil lograr objetivos a corto plazo.
• Ideal para organizaciones con tareas repetitivas.
• Genial para el trabajo de horas extras.

Contras :

• Después de un tiempo, el efecto de tales recompensas extrínsecas puede desaparecer.
• No sostenible por períodos de tiempo más largos.
• No apto para promover la innovación y la creatividad.

El nivel general de efectividad: 3/5

Estilo de gestión del equipo de sirvientes

“El liderazgo no se trata de tu ambición. Se trata de sacar a relucir las ambiciones de tu equipo”. — Cheryl Bachelder

¿De que se trata? Este estilo de gestión de equipos implica que un gerente "sirva" al equipo; esto implica ser mentor, apoyar y asesorar al equipo.

Famoso líder Servant : Cheryl Bachelder, ex directora ejecutiva de Popeyes

¿Cómo son estos gerentes? A los gerentes de equipos de servicio les gusta poner a su equipo en primer lugar y las tareas que realizan en segundo lugar.

¿Cómo proporcionan motivación estos gerentes? Mantener contentos a los empleados hace que estén más motivados para realizar sus tareas.

Ventajas :

• Las solicitudes e ideas del equipo se discuten extensamente.
• Gran énfasis en la construcción de una cultura de equipo saludable.
• Gran énfasis en aprender de los propios errores.

Contras :

• Puede llevar más tiempo tomar decisiones.
• El gerente pierde la autoridad formal.
• No hay presión oficial para que los empleados se desempeñen bien.

El nivel general de efectividad : 3/5

Estilo autocrático de gestión de equipos.

“Puedes tener tu reconocimiento titular. Tomaré dinero y poder. —Helen Gurley Brown

¿De que se trata? Este estilo de gestión de equipos implica instrucciones claras para el equipo y un control completo sobre lo que hacen y sobre lo que se debe hacer.

Famoso líder autocrático: Helen Gurley Brown, editora en jefe de “Cosmopolitan”

¿Cómo son estos gerentes? A los gerentes de equipo autocráticos les gusta tener el poder total en la toma de decisiones y no esperan consejos, ideas ni aportes de las personas a las que dirigen.

¿Cómo proporcionan motivación estos gerentes? Los jefes de equipo autocráticos esperan que sus empleados encuentren la motivación para su trabajo por sí mismos.

Ventajas :

• Efectivo en culturas que esperan que los gerentes tengan un poder de alto nivel.
• Puede resultar eficaz para los nuevos empleados que necesitan más orientación y dirección.
• Proporciona claridad y estructura para los empleados.

Contras :

• Un estilo de gestión de equipos generalmente desmotivador.
• Puede desencadenar un bajo compromiso de los empleados y una falta de ideas innovadoras excelentes para el crecimiento de la empresa.
• Conduce a la microgestión.

El nivel general de efectividad : 2/5

Estilo de gestión de equipos que marca la pauta

“No gestiones: lidera el cambio antes de que tengas que hacerlo”. —Jack Welch

¿De que se trata? Este estilo de gestión de equipos implica que el gerente es el líder final que establece un ritmo de trabajo y espera que los empleados sigan dicho ritmo.

Famoso líder que marca el ritmo: Jack Welch, ex director ejecutivo de General Electric

¿Cómo son estos gerentes? A los gerentes de equipo que marcan el ritmo les gusta establecer estándares altos, así como establecer un ritmo desafiante.

¿Cómo proporcionan motivación estos gerentes? Los altos estándares y el ritmo de los hechos motivan a los empleados a trabajar duro para mantenerse al día con el resto del equipo.

Ventajas :

• Excelente para enfrentar desafíos exigentes y metas a corto plazo.
• La posición de marca de ritmo del gerente sirve como modelo para los demás.
• Ideal para empleados nuevos e inexpertos que necesitan más orientación.

Contras :

• No sostenible a largo plazo (mayor riesgo de agotamiento).
• El énfasis en los éxitos personales (en lugar de los esfuerzos de equipo) puede generar resentimiento y competencia malsana.
• El gerente realiza gran parte del trabajo que podría delegarse mejor a otros miembros del equipo.

El nivel general de efectividad: 3/5

¿Cuál es el mejor estilo de gestión de equipos?

Aunque no hay una respuesta clara a esta pregunta, podemos observar los niveles generales de efectividad de cada estilo de gestión de equipo.

1. Entrenamiento: 5/5
2. Visionario: 5/5
3. Demócrata: 4/5
4. Transformacional: 3.5/5
5. Sirviente: 3/5
6. Laissez-Faire: 3/5
7. Transaccional: 3/5
8. Marcador de ritmo: 3/5
9. Autocrático: 2/5

Los estilos de gestión de equipos inferiores pueden resultar eficientes en determinadas circunstancias o en dosis más pequeñas, pero generalmente son demasiado rígidos (o demasiado flexibles, como en el caso del estilo Laissez-Faire).

Son menos motivadores y dejan espacio para una gran cantidad de tiempo perdido para ser eficientes durante un período de tiempo más largo.

La delegación de tareas a menudo se deja de lado, y las revisiones y el control son demasiado frecuentes o demasiado esporádicos para dar los mejores resultados en la gestión del equipo.

Por otro lado, los estilos de gestión de equipos de alto nivel son más complejos, flexibles y aún así suficientemente prácticos por parte del gerente.

Se enfatiza la delegación adecuada de tareas y los controles son regulares sin ser demasiado intrusivos.

La conclusión es que cada estilo de gestión de equipo trae una serie de beneficios, pero también tiene sus propios inconvenientes.

Por lo tanto, antes de decidir qué estilo de gestión de equipo podría ser la mejor opción para su equipo, piense en las capacidades, responsabilidades y objetivos generales de su equipo para que pueda encontrar el equilibrio perfecto, independientemente del estilo que elija.

¿Qué es la gestión eficaz de equipos? ¿Y qué hace a un gerente de equipo eficaz?

Algunos estilos de gestión de equipos pueden ser mejores que otros, pero los pasos y las habilidades que debe seguir en el camino hacia la gestión eficiente de equipos siempre son infalibles.

En esencia, la gestión eficaz de equipos es un sistema complejo que puede adquirir fácilmente si sigue los patrones correctos.

Supongamos que tiene 10 personas en su equipo que necesitan informarle sobre el progreso del proyecto de un cliente de forma regular.

Su responsabilidad como gerente de equipo eficiente es asegurarse de que:

• El equipo entiende sus responsabilidades.
• El equipo está contento con sus responsabilidades.
• Compartes la carga de trabajo por igual.
• Asigna tareas a los miembros del equipo que tienen las habilidades, capacidades y experiencia para abordar dichas tareas de la mejor manera.
• Tienes en cuenta las ideas del equipo.
• Proporciona incentivos para ayudar a motivar al equipo.
• Organiza actividades de vinculación de equipos que mejoran la eficiencia del equipo.

Los elementos enumerados son solo el resultado de una gestión eficiente del equipo que debe marcar. Aparte de eso, también deberá fomentar ciertas habilidades de gestión clave a lo largo de su carrera si desea ser eficiente y exitoso.

¿Cuáles son las habilidades clave de gestión de equipos?

Tener las habilidades adecuadas de gestión de equipos es crucial para su éxito como gerente de equipo. Estas habilidades se dividen típicamente en tres tipos de habilidades:

• habilidades técnicas,
• habilidades conceptuales, y
• Habilidades humanas (interpersonales).

Habilidades técnicas

Las habilidades técnicas involucran el conocimiento para usar una variedad de técnicas para alcanzar las metas del equipo:

• Software operativo
• Operando maquinas
• Uso de herramientas de producción.
• Impulsando las ventas
• Márketing

Por lo general, son los gerentes de primer nivel los que necesitan poseer habilidades técnicas. A medida que descendemos en la escala jerárquica, la necesidad de estas habilidades disminuye.

Habilidades conceptuales

Las habilidades conceptuales implican la capacidad de formular ideas y pensar en:

• Diagnóstico de problemas en un concepto
• Analizando problemas en un concepto
• Encontrar soluciones creativas a los problemas.
• Predecir y prevenir problemas similares en el futuro

Estas habilidades son vitales para cualquier gerente, especialmente para aquellos a cargo de equipos que trabajan en un proyecto dinámico y cambiante, por ejemplo, equipos que desarrollan aplicaciones.

Habilidades humanas (interpersonales)

Las habilidades interpersonales involucran las habilidades de "gente" del gerente:

• Comunicación eficiente con los miembros del equipo.
• Cooperar eficientemente con los miembros del equipo.
• Relacionarse con los problemas y desafíos de los miembros del equipo.
• Motivar a los miembros del equipo para que aprovechen al máximo su potencial.

Las habilidades humanas e interpersonales son importantes sin importar el tipo de gerente que sea: saber cómo comunicar lo que quiere que el equipo logre a menudo resulta ser el conjunto de habilidades más crucial de todos.

La división en habilidades técnicas, conceptuales y de gestión de equipos humanos sigue siendo muy amplia .  

Además, hay 8 habilidades de gestión clave que deberá implementar y practicar para crear un sistema de gestión de equipos eficaz. Presta atención a:

1. El ritmo de su entusiasmo
2. Establecer expectativas realistas
3. Definición de motivadores inspiradores
4. Explicar el "¿por qué?" detrás del "¿qué?"
5. Animar a su equipo a buscar nuevos conocimientos
6. Construyendo una cultura de equipo
7. Proveer retroalimentacion
8. Ser un modelo para tu equipo.

El ritmo de su entusiasmo

En lugar de sumergirse directamente en un nuevo trabajo solo porque está entusiasmado con un nuevo comienzo, tómese un tiempo para pensar en la mejor manera de abordar dicho trabajo. Luego, después de haber decidido el mejor enfoque que tomará, puede considerar:

• Dividir el trabajo en etapas más pequeñas.
• Definir las tareas que el equipo debe terminar para que cada etapa sea un éxito.
• Dividir las tareas en subtareas más pequeñas, para hacerlas más manejables.

Haga el esfuerzo de comprender los roles de todos en el proyecto. Luego, piense en la mejor manera de delegar tareas de acuerdo con las fortalezas, los conjuntos de habilidades y las capacidades de su equipo. Puede usar Clockify para asignar personas a tareas para que todos sepan quién está a cargo de qué.

Teniendo en cuenta que Clockify también es un software de gestión de equipos, también puede usarlo mejor para asegurarse de que el equipo se ciña al plan y no se desvíe.

Una de las mejores maneras de mejorar la gestión del tiempo de su equipo y asegurarse de que nadie pierda el tiempo en tareas tediosas es instruirles para que controlen el tiempo en las tareas que realizan en el trabajo. De esta manera, podrá realizar un seguimiento del progreso de todos y compilar un archivo de las tareas que se han realizado hasta el momento.

Establecer expectativas realistas

No importa qué tan entusiasta y comprensivo sea un gerente que todos piensen que usted es, si no puede definir objetivos realistas, lo más probable es que no sea un gerente realista.

Por lo tanto, establezca siempre objetivos que su equipo tenga las habilidades y capacidades para alcanzar, así como plazos que puedan cumplir. Además, asegúrese de tener expectativas realistas de los resultados y sus resultados a lo largo del proyecto.

Antes de asignar cualquier tarea nueva, siempre verifique dos veces la disponibilidad de los miembros de su equipo.

En Clockify, puede programar proyectos y administrar tareas por adelantado. De esta manera, cuando note que algunos de los empleados están trabajando hasta tarde para completar una larga lista de tareas pendientes, sabrá que es hora de ajustar sus expectativas.

Digamos que tiene prisa por asignar una nueva tarea. Al echar un vistazo al calendario de su equipo en Clockify, ve que Sam está disponible la próxima semana y decide comunicarse con él.

De esta manera, nadie de su equipo corre el riesgo de trabajar en exceso, y aún así puede realizar la tarea.

Definición de motivadores inspiradores

Presentar los motivadores correctos es una excelente manera de inspirar a su equipo a esforzarse por obtener los mejores resultados, pero deberá analizar la situación para determinar qué tipo de motivadores funcionarían mejor para su equipo.

Por supuesto, los aumentos de sueldo, las bonificaciones y los ascensos son siempre una gran recompensa por un trabajo bien hecho. En caso de duda, las recompensas son el camino a seguir.

Sin embargo, algunos miembros del equipo pueden valorar aún más otros tipos de recompensas:

• Un miembro del equipo que tiene un viaje largo al trabajo podría apreciar más la opción de trabajar desde casa de vez en cuando.
• Otro miembro del equipo puede encontrar elogios por un gran desempeño como el motivador más inspirador.
• Otros incluso pueden apreciarlo si organizas una fiesta de pizza u organizas una divertida noche de bolos cuando terminas una etapa crucial del proyecto.

Una vez que comprenda qué impulsa a los miembros individuales de su equipo, será más fácil motivar a todos para salir de un callejón sin salida cuando los tiempos se ponen difíciles.

Explicar el "¿por qué?" detrás del "¿qué?"

Definir tareas y asignarlas a los miembros de tu equipo es solo la mitad del trabajo. Además, también deberá asegurarse de que todos entiendan por qué sus tareas son importantes para el proyecto en primer lugar.

Por lo tanto, tómese el tiempo al comienzo del proyecto para resaltar la importancia de cada tarea; de esta manera, subrayará la magnitud de la contribución al proyecto que hará el equipo al trabajar en dicha tarea.

Lo cual, a su vez, puede servir como un gran motivador.

Animar a su equipo a buscar nuevos conocimientos

El conocimiento correcto siempre hace que el equipo sea más rápido y mejor. Por lo tanto, asegúrese de alentar a su equipo a aprender sobre las innovaciones en la industria que pueden ayudarlo a alcanzar sus objetivos más rápido y mejor:

• Bríndeles la información correcta.
• Organizar sesiones de entrenamiento del equipo.
• Presente a su equipo las herramientas de productividad que lo ayudarán a optimizar su flujo de trabajo.

Como resultado, equipará a su equipo con los recursos adecuados que garantizan que puedan emitir juicios independientes en su trabajo y lograr el progreso esperado.

Construyendo una cultura de equipo

Si a las personas de su equipo les gusta trabajar juntas, obtendrán mejores resultados en el trabajo.

Por lo tanto, no subestimes el poder de una gran cultura de equipo: esto incluye creencias, reglas, actitudes y valores por los que querrás trabajar.

Una gran cultura de equipo es aquella en la que las personas:

• Apoyarse
• Escúchense unos a otros
• Colaborar para alcanzar sus objetivos

Es el que tiene un sistema para resolver disputas, un sistema que toma en consideración ambos lados del argumento.

Por último, pero no menos importante, es una cultura en la que las personas toman un respiro entre proyectos para relajarse, y tal vez incluso jugar juntos uno o dos juegos divertidos de administración del tiempo.

Proveer retroalimentacion

No puede esperar que su equipo realice el proyecto a ciegas, sin saber si está cumpliendo con las expectativas del proyecto en cada etapa del proyecto.

Por lo tanto, asegúrese de proporcionar comentarios oportunos a todos los miembros de nuestro equipo.

Algunos pueden pensar que los gerentes solo deben hablar para señalar problemas en el proyecto.

Otros creen que los gerentes deberían enfocarse más en dar evaluaciones de desempeño cuando se deben.

Pero, sería mejor si mezclara los comentarios positivos con los negativos y fuera honesto en sus comentarios:

• La retroalimentación positiva puede servir como un gran motivador para continuar con un gran trabajo.
• Los comentarios negativos pueden servir como momentos de aprendizaje de los que el miembro del equipo puede aprender en el futuro.

Ser un modelo para tu equipo.

Asegúrese de que su comportamiento sea un gran ejemplo que los demás deben seguir:

• Escuche las ideas de sus equipos , si quiere que se escuchen entre sí y colaboren bien.
• Proporcione ayuda y orientación cuando se le solicite , si desea que se ayuden entre sí cuando se encuentren con obstáculos en el camino con sus tareas.
• Trate de ampliar su conocimiento y enfatice la importancia del aprendizaje y la mejora constantes , si desea que el equipo se entusiasme con su capacitación.

Al final, cualquier equipo será tan bueno como la persona que lo administre, así que haga que su contribución cuente.

Consejos adicionales sobre cómo mejorar la gestión del equipo

Aunque poseer todas las habilidades clave de gestión de equipos es fundamental para una gestión exitosa de equipos, aún es posible que las dificultades inesperadas lo tomen por sorpresa.

Dado que siempre es mejor prevenir que curar, hemos recopilado consejos adicionales sobre cómo mejorar la gestión del equipo en caso de que sus proyectos dejen de funcionar según lo planeado.

Fomentar la comunicación abierta

Cuando los proyectos van cuesta abajo con demasiada frecuencia debido a un intercambio de información deficiente, puede parecer que hay poco espacio para la corrección de errores. Pero, todo se puede prevenir con un sistema de comunicación transparente.

Además de evitar que los proyectos fracasen, crear una cultura de comunicación abierta puede incluso mejorar el desempeño general de los empleados.

El primer paso hacia la transparencia radica en permitir un flujo constante de información interna. Si su equipo necesita hurgar en montones de correos electrónicos o esperar una respuesta de sus colegas durante un par de días, es probable que el rendimiento de todos disminuya.

Pero, cuando todos los datos necesarios están disponibles y existe la posibilidad de recibir una información crucial en segundos, cada miembro del equipo puede abordar sus tareas sin demora.

Dado que una cultura de comunicación abierta surge desde lo más alto, es responsabilidad del gerente crear las condiciones para un flujo de comunicación ininterrumpido. By providing your team members with a quick way to access and ask for information, you participate in increasing your team's productivity levels up to 25%. And it's all possible just by sparing your team the frustration of having to dig around for facts.

Know when to delegate

There's a fine line between helping your team and micromanaging.

Nobody expects a team manager to be a specialist in every field. If you think that you have to do everything on your own so that you don't overburden your colleagues, think twice. This belief might do your projects more harm than good.

But, you might wonder how to know when is the time to take a step back and delegate a task to your team.

A leadership expert, Jesse Sostrin, offers great advice. He claims that when in doubt, you should ask yourself a simple question: Would my initiatives advance if I had to take a week off from work?

If your answer is no , it might be time to consider letting some of your tasks go.

Yet, turning over some duties does not mean that you as a manager need to remain out of the picture. You can still monitor the progress of your team's projects and even create additional tasks for everyone while being less involved in the details.

If your team is using Clockify to track their time, the manager role option allows you to see exactly what your colleagues are working on so you can remain in the loop, even from a distance.

Set clear boundaries

It's not a secret that routines help people thrive. Since we tend to associate coherence with meaning, when faced with a structure and order, we are more likely to strive towards achieving our goals.

Setting boundaries with your team is nothing different than providing them structure.

When everyone in a team is aware of their responsibilities and the expectations the management might have, their productivity levels actually increase instead of the other way around.

Apart from that, establishing clear boundaries also helps in preventing situations that might result in burnout because some of the team members had too many tasks on their plate.

So, if unsure where to start, go through this set of questions to see whether the rules and expectations you've set in the beginning should be revised.

• Do you frequently have to interrupt your tasks to fix your team's problems?
• Do you often respond to your team member's messages for a long time instead of focusing on your own tasks?
• Do your team members contact you or each other outside of work hours?

In case you responded with Yes to any of these questions, it might be time to schedule a meeting and have a conversation with your team.

This talk might seem stressful, especially for the new managers. But it is helpful to have in mind that once set, the boundaries are there to ensure that every team member is able to perform their best with minimal disruption.

Embrace change

Maybe you're already clear on what your team management style is. Yet sometimes, different situations require different measures, so you'll need to adapt accordingly.

Other times a more significant change might be looming, such as complete business restructuring, and you'll need to be able to adjust to it.

Whatever the change be, your team members will most likely expect you to provide them with all the information about the novel situation. If their team manager is either unable to share or reluctant to accept change, the team is likely to mimic this behavior and resist any transition.

By being open-minded and tolerant in a new situation, a manager could easily inspire their team to do the same and adapt when necessary.

Handle conflicts with care

Even when managing a small, well-aligned team, sometimes it's impossible to prevent conflict from happening. However, the outcome of the conflict may depend on a manager's action in these situations.

You are probably aware that ignoring the elephant in the room is not going to bring about a solution, but what to do instead?

Although there is no one-size-fits-all cure when it comes to handling team conflict, there are two solutions that go hand in hand with proper team management.

# Solution 1 — Try to initiate collaboration

In situations where team members are already familiar with each other and have been collaborating for a while, trying to mediate and lead them to collaborate on finding an adequate solution could easily settle the conflict.

#Solution 2 — Try to come to a compromise

Not every conflict can be resolved in a process of collaboration, so sometimes a compromise could be the best way to go.

However, have in mind that working out a compromise works best when you're looking for a quick solution. Since both sides need to give up on something in order to find a middle ground, it's not recommended to overuse this approach.

Terminando…

Team management is the backbone of any business — it encompasses everything that helps your teams or the entire organization remain afloat through stormy times, and come at as winners in the end.

Proper team management gives you the following:

• It makes team building possible.
• It improves productivity.
• It promotes learning.
• It makes teams happier and thus more likely to perform well.

In gist, team management does so by providing:

• Clear plans and goals
• A comfortable, yet present team management style
• Realistic expectations
• Effective motivators
• Efficient cooperation
• An explanation about the importance of tasks within a project
• Constant learning
• Positive and negative feedback
• A manager who serves as a role model that stands behind the team's values and beliefs