Produktywność a efektywność: jaka jest różnica i dlaczego ma to znaczenie

Prawdopodobnie wiele razy używałeś zamiennie słów „produktywność” i „wydajność”. Ale czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, czy te dwa terminy są naprawdę jednym i tym samym? Odpowiedź brzmi — nie. Produktywność odnosi się do ilości pracy , a wydajność do jakości.

Jednak jedno nie może obejść się bez drugiego, ponieważ są one współzależne i idą w parze.

W tym poście na blogu omówimy różnice między produktywnością a wydajnością, ich korelację oraz kilka przydatnych wskazówek, jak je zwiększyć.

Czym jest produktywność?

Produktywność to wydajność — tendencja do jak najlepszego wykorzystania dostępnych zasobów . Ze względu na dzisiejszy konkurencyjny rynek przedsiębiorcy są bardziej skłonni do wyników i liczb. Jednak produktywność to nie tylko liczba wytworzonych produktów lub usług świadczonych w określonym okresie.

Produktywność to w istocie wynik (tj. wyprodukowane dobra lub usługi), ale taki, który jest wynikiem nakładu (tj. zużytych zasobów). Lub, jak proponuje National Bureau of Economic Research, produktywność odnosi się do „jednostek produkcji wytworzonej na jednostkę określonego wkładu”.

Jeśli będziemy produkować więcej lub lepiej przy tych samych zasobach, wydajność wzrośnie. Podobnie, jeśli zużywamy mniej zasobów do produkcji tej samej produkcji, zwiększamy również produktywność.

Tak więc produktywność oznacza znacznie więcej niż tylko liczby. Jest to miara wydajności uzyskiwana przy użyciu określonych danych wejściowych. Koncentrując się na produktywności, skupiasz się na osiąganiu więcej przy użyciu tych samych (lub mniejszych) zasobów.

Przykład produktywności w miejscu pracy

Załóżmy, że jesteś menedżerem HR, a Twój średni czas na rozmowę z potencjalnym pracownikiem to trzydzieści minut. Jeśli Twoja firma koncentruje się wyłącznie na produktywności, prawdopodobnie poinstruują Cię, aby przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z dwoma kandydatami w tym samym czasie (trzydzieści minut).

Dlatego starasz się znaleźć sposób na przyspieszenie procesu, pominięcie niektórych standardowych pytań i skrócenie czasu wypowiedzi kandydata.

Wreszcie udaje Ci się przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z dwoma kandydatami w tym samym czasie. Obawiasz się jednak, że nie podjąłeś właściwej decyzji z powodu braku czasu na poznanie swoich kandydatów. Co więcej, doświadczasz wypalenia z powodu presji, aby robić więcej przy tej samej ilości zasobów (w tym przypadku jest to czas).

Krótko mówiąc, skupianie się wyłącznie na produktywności i wykonywaniu większej liczby zadań przy użyciu tych samych zasobów może nie skutkować lepszą jakością.

Czym jest wydajność?

Sink i Tuttle (1989) opisują wydajność jako „ robienie rzeczy właściwie ”. Mówiąc najprościej, wydajność to stopień, w jakim zasoby są wykorzystywane do osiągnięcia wyników. Koncentrując się na wydajności, skupiasz się na osiągnięciu tego samego przy użyciu mniejszej ilości zasobów .

Firmy, które poprawiają wydajność pracy, redukują godziny, siłę roboczą lub budżet, aby uzyskać taką samą wydajność. Ma to na celu zaoszczędzenie i zwiększenie rentowności.

Jeśli produktywność koncentruje się na wynikach, wydajność dotyczy wyłącznie zasobów zainwestowanych w osiągnięcie tych wyników.

Przykład wydajności w miejscu pracy

Jesteś autorem treści i piszesz dla bloga. Musisz ukończyć swój wpis na blogu w ciągu pięciu dni roboczych. Średnio możesz napisać od 700 do 800 słów dziennie (wraz z badaniami, burzą mózgów itp.).

Teraz twój przełożony mówi ci, że będziesz musiał dokończyć swoje przyszłe posty na blogu w ciągu trzech dni roboczych. Ostatnio w firmie wystąpiły pewne niedobory siły roboczej i mniejsza liczba pracowników będzie musiała osiągnąć taką samą wydajność. Dlatego musisz wykonać tę samą pracę teraz, ale zużywając mniej zasobów, tj. czasu.

Jakoś udaje Ci się zakończyć post na blogu na czas, ale martwisz się, że nie przeprowadziłeś wystarczających badań i dobrze odpowiedziałeś na temat.

W konsekwencji wykonywanie tej samej pracy przy użyciu mniejszej ilości zasobów może również nie skutkować lepszą jakością.

Korelacja między produktywnością a wydajnością

Tak więc produktywność oznacza wykonanie większej ilości pracy w tym samym czasie, podczas gdy wydajność oznacza wykonanie tej samej ilości pracy w krótszym czasie. Chociaż produktywność i wydajność to dwie odrębne rzeczy, musimy wiedzieć, że są od siebie zależne . Jeśli produktywność odnosi się do ilości wytworzonego produktu, wydajność byłaby jakością tej produkcji. Tak więc, jeśli występuje niedobór zasobów, proces wykonywania pracy jest mniej wydajny i słabo odbija się na wydajności — produktywności. Produktywność jest ostatecznie uzależniona od zasobów, czyli efektywnego ich wykorzystania.

W istocie, kiedy jakość, tj. wydajność jest dodawana, aby uzyskać produkt, tj . produktywność, otrzymujemy prawdziwą produktywność .

Przykład produktywności vs wydajność w produkcji

W latach 70. krajem o największej produkcji produkcyjnej były Stany Zjednoczone, ZSRR i Japonia, które plasowały Chiny na piątym miejscu. Jednak w 2010 roku Chiny wyprzedziły Stany Zjednoczone i zajęły pierwsze miejsce pod względem największej produkcji przemysłowej na świecie (którą utrzymują do dziś).

Według badań z 2015 r. Chiny przodują na świecie z 2,01 biliona dolarów produkcji, na drugim miejscu plasują się Stany Zjednoczone z 1,867 biliona dolarów i Japonia z 1,063 biliona dolarów produkcji. Co więcej, Chiny odpowiadają za 20% światowej produkcji produkcyjnej.

Jak Chińczycy tego dokonali?

Chiny zawdzięczają swój pochlebny tytuł niskim kosztom nakładów. W 2018 r. płace produkcyjne w Chinach wynosiły 5,51 USD za godzinę, podczas gdy w USA płace wynosiły 26,99 USD za godzinę. Niskie koszty produkcji, w tym siła robocza, materiały oraz liczne dotacje rządowe, przyczyniają się do wysokiej wydajności produkcji.

Ale trzeba się zastanowić, czy produktywność jest wynikiem nakładów — w przypadku Chin nisko opłacanej siły roboczej i surowców — czy jest to wynik jakościowy ?

Jeśli weźmie się pod uwagę stawki godzinowe w Chinach i USA, to rzeczywiście istnieje znaczne odchylenie. Dlatego cena np. niemarkowych słuchawek w Chinach (lub na ich licznych zakupowych stronach internetowych) jest dwu-, trzykrotnie niższa niż w USA. Dlatego też jakość jest gorsza. W ten sposób dostajesz to, za co zapłaciłeś.

Z tego przykładu możemy wywnioskować, że wysoki wskaźnik produktywności niekoniecznie skutkuje wysoką jakością towarów lub usług. Chiny są dobrze znane ze swoich tanich produktów i rzeczywiście zawsze będą mieli nabywców. Jednak najlepszy stosunek można osiągnąć, równoważąc zarówno produktywność, jak i wydajność . Ale najpierw musisz obliczyć produktywność i wydajność swojej firmy.

Jak obliczyć produktywność i wydajność?

Obliczanie wydajności pomaga Twojej firmie dostosować się i dostosować w celu osiągnięcia lepszych wyników. W ten sposób możesz wskazać na braki lub działania, które należy podjąć w celu poprawy produktywności. Co więcej, możesz mieć jasny wgląd w kłopoty, które mogły mieć wpływ na produktywność.

Obliczając produktywność, kontrolujesz:

• Szacunki i alokacje zasobów,
• Wyznaczanie celów,
• Poprawa,
• Asygnowanie.

Ponadto, gdy obliczasz wydajność swoją lub swojej firmy, możesz zobaczyć, w jaki sposób wykorzystywane są zasoby i unikać marnotrawstwa.

Formuła produktywności

Użyj tego prostego równania, aby obliczyć wydajność swoją lub swojego pracownika. Możesz to zrobić dla każdego członka zespołu indywidualnie lub dla całego zespołu.

CAŁKOWITA WYDAJNOŚĆ / CAŁKOWITY WKŁAD = WYDAJNOŚĆ

Spójrzmy na przykład z autorem treści. Tak więc autorka treści pisze 800 słów i aby to zrobić, zajmuje jej to 8 godzin pracy. Wynikiem byłoby 800 słów, a 8 godzin pracy byłoby wkładem , czyli zasobami (w tym przypadku czasem), które są zainwestowane, aby osiągnąć wyniki. Jeśli chcemy obliczyć produktywność autora treści, musimy podzielić 800 słów (wyjście) przez 8 godzin pracy (wprowadzenie).

Równanie wygląda następująco:

800 / 8 = 100

Tak więc autor treści pisze 100 słów na godzinę . Biorąc ten wynik pod uwagę, może przyjrzeć się bliżej swojej produktywności i być może tym, co może zrobić, aby ją poprawić.

Jeśli na przykład chcesz obliczyć produktywność swojej firmy na większym poziomie, możesz to zrobić, postępując zgodnie z tym samym równaniem. Załóżmy, że Twoja firma produkuje towary lub usługi o wartości 80 000 USD ( produkcja ) w ciągu 1 tygodnia. Aby wyprodukować towar i świadczyć usługi, Twoja firma zajmuje 1300 roboczogodzin ( nakład ).

Spójrz ponownie na równanie:

80 000 / 1300 = 61

Mamy liczbę 61, a ten wynik pokazuje, ile dolarów zarabia się za każdą godzinę pracy. Wynik: 61 USD za 1 godzinę pracy.

Mierząc produktywność swoją lub swojej firmy, możesz bliżej przyjrzeć się wykorzystaniu swoich zasobów, co pomoże Ci być z nimi bardziej produktywnym.

Formuła wydajności

Obliczanie wydajności pomoże ci uzyskać bliższy wgląd w ilość , podczas gdy obliczanie wydajności pomoże ci ocenić jakość . Nie wiemy, jaka jest jakość produkowanych towarów lub świadczonych usług, gdy obliczamy wydajność. Po prostu otrzymujemy liczby. Może 100 słów z poprzedniego przykładu to produktywna praca, ale nie wiemy, czy jest to treść wysokiej jakości.

Użyj poniższego równania, aby obliczyć wydajność swoją lub swojej firmy.

( Oczekiwane roboczogodziny / faktycznie przepracowane roboczogodziny ) x 100% = EFEKTYWNOŚĆ

Może od autora treści oczekuje się, że będzie pracował 8 godzin dziennie. Ale powiedzmy, że faktycznie kończy pracę w 6,5 godziny dziennie. Jeśli podzielimy 8 (jej przewidywane godziny pracy) przez 6,5 (faktycznie przepracowane godziny) i pomnożymy to przez 100, otrzymamy wydajność pracy autora treści .

Spójrz na równanie:

(8/6,5) x 100 = 123% wydajności

Stosunek wyższy niż 100% wskazuje na większą wydajność . Oznacza to, że autor treści pracuje o 1,5 godziny krócej niż oczekiwano, więc jest o 23% bardziej wydajny.

Załóżmy, że chcesz obliczyć wydajność swojej firmy na poziomie tygodniowym. Jeśli spojrzymy na poprzedni przykład, potrzeba 1300 godzin pracy tygodniowo, aby wyprodukować 80 000 USD.

W tym przypadku nie jesteśmy zainteresowani wydajnością, więc odkładamy 80 000 $ na bok. Zamiast tego bierzemy 1000 (oczekiwane godziny pracy) i dzielimy je przez 1300 (faktycznie przepracowane godziny) i mnożymy to przez 100, aby uzyskać wydajność pracowników.

(1000 / 1300) x 100 = 76% wydajności

Wynik ten wskazuje, że pracownicy potrzebują więcej godzin na uzyskanie wyników, a zatem ich wydajność jest niższa niż oczekiwano . Jest to proste równanie, które może pomóc firmie bliżej przyjrzeć się wydajności pracowników i zareagować w razie potrzeby.

Darmowy kalkulator produktywności i wydajności

Przygotowaliśmy dla Ciebie bezpłatny kalkulator produktywności i wydajności , dzięki czemu nigdy więcej nie doświadczysz przestoju w produktywności lub nieefektywnego wykorzystania zasobów. W zrzucie ekranu 1: Kalkulator produktywności i wydajności możesz zobaczyć, jak wygląda i jak jest łatwy w użyciu.

Zrzut ekranu 1: Kalkulator produktywności i wydajności

Pobierz bezpłatny kalkulator produktywności i wydajności

Jak zwiększyć produktywność i efektywność w pracy?

Niezależnie od tego, czy jesteś firmą, która chce zwiększyć produktywność swoich pracowników, czy osobą, która próbuje zwiększyć wydajność, zapewni Ci to różne korzyści. Zwiększenie produktywności firm zaowocuje lepszymi zyskami i wzrostem gospodarczym. Na poziomie indywidualnym zwiększenie produktywności może pomóc w uzyskaniu wyższych zarobków lub dodatkowych korzyści i korzyści w pracy. Pracownicy, którzy są zadowoleni ze swoich warunków pracy, są zwykle bardziej produktywni w pracy, dzięki czemu osiągają lepsze wyniki. Co więcej, zadowoleni i zaangażowani pracownicy są bardziej skuteczni i wykazują roztropne wykorzystanie zasobów.

Spróbuj włączyć porady, które przygotowaliśmy dla Ciebie do swojej codziennej rutyny, aby zwiększyć produktywność i wydajność Twoją lub Twoich pracowników.

Wskazówki dla firm

Bez względu na to, jak dobrze rozwija się Twoja firma, zawsze musisz mieć oko na produktywność i efektywne wykorzystanie zasobów firmy. Nie możesz dopuścić do nieprzewidzianych kosztów i słabego wykorzystania zasobów, ponieważ konkurencja czeka, aż się poślizgniesz. Jeśli chcesz zwiększyć zyski, jednocześnie maksymalnie wykorzystując swoje zasoby, zapoznaj się z poniższymi wskazówkami.

Poproś pracowników o opinie

Przeprowadzanie informacji zwrotnych od pracowników może pomóc w lepszym zrozumieniu ich potrzeb, opinii i punktów widzenia, a tym samym zwiększyć produktywność firmy. Twórz ankiety i regularnie organizuj spotkania zespołu. Spotkania mogą pośrednio odzwierciedlać kulturę firmy. Jeśli podczas spotkania wszyscy milczą lub są zbyt ugodowi, coś musi być nie tak. Kiedy firma zapewnia przyjazne i bezpieczne środowisko, pracownicy nie boją się dzielić pomysłami i mają większe szanse na osiągnięcie produktywnych wyników.

W ten sposób lepiej zrozumiesz produktywność swoich pracowników, sposób, w jaki wykorzystują zasoby, którymi dysponują, oraz co powstrzymuje ich przed osiągnięciem celów. Rozważ odprawę swoich pracowników przynajmniej raz w tygodniu.

Zachęcaj do nauki

Według badań, dodatkowe szkolenia i poszerzanie wiedzy na temat obecnych stanowisk pracy mają korzystny wpływ na produktywność pracowników. Kluczem jest ciągłe doskonalenie i doskonalenie umiejętności i wiedzy pracowników. Zapewnij im możliwości uczenia się, w tym różne seminaria, zajęcia językowe i warsztaty. Co więcej, wprowadź program mentorski w swoim miejscu pracy. Początkujący pracownicy skorzystają na posiadaniu mentora, ponieważ poczują się bardziej zachęceni i mniej przestraszeni do wykonywania pracy. Ponadto, jako pracodawca, możesz zaoferować pomoc w nauczaniu, aby motywować pracowników do pogłębiania wiedzy i zachęcać do rozwoju zawodowego.

Miej jasną wizję firmy

Gdy firma ma jasną wizję, może osiągać długoterminowe i spójne wyniki. Oprócz tworzenia wyników jednoczy wszystkich w zespół i promuje pracę zespołową. Ponadto podnosi morale i motywację pracowników. Dlatego jasna wizja pomaga w tworzeniu produktywnego środowiska pracy.

Niech Twoi pracownicy śledzą czas

Śledzenie czasu pracowników może być korzystne zarówno dla Ciebie, jak i dla wydajności Twoich pracowników. Możesz mieć lepszy wgląd w codzienne czynności swoich pracowników i poprawić rozkład obciążenia pracą między zespołami. Mogą nabyć umiejętności bardziej efektywnego wykorzystania czasu i unikania słabego wykorzystania zasobów. Unikaj przestarzałych urządzeń do śledzenia czasu, takich jak zegar dziurkacza, i wybierz narzędzie, które jest bogate w funkcje i łatwe w użyciu.

W ten sposób możesz wypróbować Clockify — narzędzie do śledzenia czasu, które oferuje podstawowe funkcje śledzenia czasu dla nieograniczonej liczby użytkowników i projektów, a wszystko to bezpłatnie.

Pomiar czasu w Clockify może zmaksymalizować produktywność w zespole i pomóc w efektywnym wykorzystaniu zasobów (czasu, członków zespołu i budżetu) bez ich marnowania.

Efektywnie alokuj zasoby

Efektywna alokacja zasobów to ogromna odpowiedzialność i troska. Powiedzieliśmy już, że prawdziwa produktywność zależy od wydajności, czyli jakościowego wykorzystania zasobów. Efektywnie przydzielając czas, ludzi, pieniądze i sprzęt, unikniesz niedotrzymanych terminów, niepotrzebnych wydatków i dysfunkcjonalnego miejsca pracy. Pamiętaj, że produktywność odnosi się do wyników, które ludzie osiągają przy efektywnym wykorzystaniu pieniędzy, czasu i towarzyszącego sprzętu.

Wskazówki dla osób fizycznych

Są chwile, kiedy wszyscy doświadczamy przestoju w wydajności i kiedy chwytamy się słomek, aby efektywnie wykorzystać nasze zasoby. To, co możesz zrobić, to przyjrzeć się rzeczom, które zakłócają Twoją produktywność i wprowadzić zmiany do codziennych zajęć. Zwiększ swoją produktywność i wydajnie wykorzystuj swoje zasoby dzięki wskazówkom, które dla Ciebie przygotowaliśmy.

Przestań wielozadaniowość

Badania pokazują, że żonglowanie wieloma zadaniami jednocześnie przedłuża ich wykonanie i ma szkodliwy wpływ na produktywność. Stwierdza również, że im więcej zadań się podejmujesz, tym mniej produktywny stajesz się. Dlatego zamiast robić kilka rzeczy jednocześnie, ustal priorytety swoich zadań i najpierw rozwiąż ważne (niepilne) zadania. W ten sposób efektywnie wykorzystasz swoje zasoby i nigdy więcej nie doświadczysz przestoju w wydajności.

Lepiej zorganizuj swoje życie

Jeśli obecne metody organizacyjne, których używasz, wyrządzają więcej szkody niż pożytku, rozważ ich zmianę i wprowadzenie nowych do swojej codziennej rutyny. Wypróbuj proste porządkowanie miejsca pracy lub wprowadzanie list zadań do wykonania, aby skuteczniej śledzić swoje zadania.

Czy słyszałeś kiedyś o metodzie zarządzania czasem zwanej blokowaniem czasu?

Korzystając z tej metody, dzielisz swój dzień pracy na bloki czasu. Poświęcasz każdy blok czasowy na konkretne zadanie i ustalasz ramy czasowe dla każdego. Na przykład czas wyszukiwania od 9 rano do 11 rano, czas pisania od 11 do 13, pora obiadowa od 13 do 14, itd. Przestrzegaj odpowiednich bloków czasowych, aby efektywniej wykorzystywać swój czas. Wykorzystaj w pełni swój dzień pracy, wprowadzając drobne zmiany organizacyjne w miejscu pracy.

Śledź swoją produktywność

Jako osoba fizyczna możesz również śledzić swój czas, aby być bardziej wydajnym i dostarczać spójne wyniki. Śledząc swój czas, możesz zobaczyć, dokąd idzie Twój czas i zwiększyć produktywność. Jeśli masz skłonność do prokrastynacji, wypróbuj technikę Pomodoro, która oferuje pracę w 25-minutowych odstępach, po których następują 5-minutowe przerwy. Pomaga skoncentrować się na zadaniu, a miliony na całym świecie używają go do poprawy produktywności. Dlatego śledź swój czas, aby zwiększyć produktywność i poprawić umiejętności zarządzania czasem.

Wyeliminuj rozpraszacze

Czy masz ciągłą potrzebę sprawdzania swoich mediów społecznościowych? Według jednego z badań z 2017 r. media społecznościowe są jednym z głównych winowajców pogorszenia produktywności. Odetnij czynniki rozpraszające, instalując oprogramowanie do blokowania nieistotnych aplikacji i stron internetowych w godzinach pracy. Dodatkowo wyłącz powiadomienia i nie bój się powiedzieć „nie” współpracownikom. Skupienie się pomoże zwiększyć Twoją produktywność i wydajniej wykorzystywać zasoby.

Użyj technologii

Uczyń technologię wewnętrzną częścią Twoich dni pracy. Może zaoszczędzić Twój czas i znacznie przyspieszyć procesy. Korzystając z technologii, efektywnie alokujesz swoje zasoby . Nie musisz marnować zasobów, robiąc rzeczy ręcznie. Technologia efektywnie alokuje Twoje zasoby i zminimalizuje ryzyko błędów. Pamiętaj, aby używać tylko niezawodnych narzędzi.

Wniosek

Równoważenie wydajności i produktywności to chodzenie po linie, ale ma kluczowe znaczenie dla uzyskania spójnych wyników. Niezależnie od tego, czy jesteś osobą, czy organizacją, uwzględnienie obu czynników odgrywa kluczową rolę w osiągnięciu sukcesu. Pamiętaj, że każdy od czasu do czasu napotyka przeszkody. Spróbuj włączyć wskazówki, które dla Ciebie przygotowaliśmy, do swoich codziennych zajęć, aby jak najskuteczniej pokonywać przeszkody.