Jak napisać udany e-mail z zaproszeniem, aby zorganizować wspaniałe wydarzenie?

1. Anatomia listu z zaproszeniem
2. Wskazówki dotyczące pisania e-maila z zaproszeniem
3. 6 świetnych przykładów wiadomości e-mail z zaproszeniem

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Mailchimp - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Reply.io — osobisty zasięg e-mail, połączenia i zadania
4. Mailtrack — link do e-maila otwiera śledzenie
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów

Wydarzenia, które naprawdę się wyróżniają, wymagają dobrej strategii marketingowej. Jedną z najskuteczniejszych strategii podczas planowania kampanii eventowej jest napisanie udanego e-maila z zaproszeniem. Jeśli szukałeś świetnych wskazówek na temat takich e-maili, możesz przestać przeszukiwać cały Internet, ponieważ jest to idealny przystanek, aby sprawdzić przykłady i wskazówki, jak napisać udany e-mail z zaproszeniem na Twoje wydarzenie.

Anatomia listu z zaproszeniem

List z zaproszeniem musi inspirować publiczność do wzięcia udziału w wydarzeniu i musi zawierać wszystkie szczegóły, które uczestnik musi znać.

Zaproszenie musi zawierać odrobinę formalności wraz z przyjaznymi sformułowaniami, co daje poczucie profesjonalizmu w zapraszaniu odbiorców. Oto niektóre z ważnych punktów, o których musisz pamiętać, aby stworzyć anatomię listu z zaproszeniem:

• Prawidłowy temat wiadomości e-mail z zaproszeniem na wydarzenie:

Wybranie odpowiedniego wiersza tematu sprawi, że Twój e-mail będzie bardziej atrakcyjny dla odbiorców docelowych, ponieważ jest to jedna z pierwszych rzeczy, które odbiorca widzi po otrzymaniu wiadomości e-mail. Wiadomość e-mail z zaproszeniem na wydarzenie musi zawierać wiersz tematu odpowiadający treści wiadomości e-mail.

Na przykład wiersz tematu, taki jak „pozostało kilka rejestracji”, w wiadomości e-mail, która mówi o właśnie otwieranych rejestracjach, nie jest odpowiedni. Taki e-mail z zaproszeniem sprawia, że ​​jako organizacja goszcząca wyglądasz wręcz nieprofesjonalnie.

• Eleganckie zaproszenie e-mail na wydarzenie:

Elegancki e-mail z zaproszeniem to najbardziej formalny sposób zapraszania ludzi na wydarzenie. Jest to najczęściej używana opcja w przypadku wydarzeń międzynarodowych z dużą różnorodnością osób wśród publiczności.

Lepiej jest rozpocząć e-mailowe zaproszenie na wydarzenie pozdrowieniami, które dodadzą Twojej wiadomości e-mail osobistego charakteru. Zaproszenie na wydarzenie w eleganckim formacie dotrze do wielu osób, a osobiste powitanie Twojej publiczności sprawi, że poczują się doceniani przez ideę, że każdy jest uważany za ważny.

• Osobiste wprowadzenie:

Po przesłaniu pozdrowienia na początku e-maila, podaj krótkie osobiste wprowadzenie dotyczące szczegółów wydarzenia. Upewnij się, że ta część jest nieco nieformalna, ale jednocześnie odpowiada informacjom podanym w dalszej części e-maila. Osobiste wprowadzenie w zaproszeniu na wydarzenie mogłoby zacząć się mniej więcej tak:

Hej [Dodaj nazwę odbiorcy],

Mamy nadzieję, że masz wspaniały dzień!

Piszemy ten e-mail, aby poinformować Cię o konferencji online, na którą się zarejestrowałeś. Chcielibyśmy mieć Cię z nami i sprawić, że będzie to sukces.

Jednak termin płatności zbliża się niedługo i nie otrzymaliśmy od Ciebie żadnej wiadomości. Poniżej znajdują się szczegóły płatności: [dołącz szczegóły, baner lub link]

Z góry dziękuję,

[Nazwa gospodarza lub firmy]

Albo inny przykład to:

• Niezbędne szczegóły:

Po krótkim wprowadzeniu i krótkim opisie wydarzenia nadszedł czas, aby w jak najkrótszy sposób przejść od razu do wymaganych szczegółów. Wskazywanie szczegółów w formacie punktowanym skraca czas na przeczytanie całej wiadomości e-mail przy jednoczesnym uzyskaniu wymaganych szczegółów, takich jak data lub godzina.

Inną metodą jest umieszczenie tych danych w pogrubionym formacie, aby przyciągnąć uwagę odbiorcy na wydarzenie z zaproszeniem e-mailem. E-mail, który zakończy wielkie wydarzenie, nie może zawierać jednocześnie zbyt wielu informacji. Spróbuj podzielić te informacje na kilka sekwencji e-maili.

• Cel e-maila z zaproszeniem:

Ta część e-maila jest rozszerzoną wersją tematu. Możesz to dodać we wstępie osobistym lub na początku tekstu, gdzie podasz szczegóły. Niech będzie zwięzły, maksymalnie jedno lub dwa zdania.

Nie przesadzaj, zachowaj trochę oficjalny. Wielu autorów e-maili lub firm pomija tę ważną część wiadomości e-mail z zaproszeniem na wydarzenie, która stanowi istotę wiadomości e-mail.

• Propozycja wartości:

Powinieneś w kilku słowach wyjaśnić swoim odbiorcom, dlaczego powinni wziąć udział w tym wydarzeniu i co na tym zyskają. Nie musisz podawać takich informacji w każdym e-mailu wysyłanym do jednego uczestnika, ale rozłóż je na dwa lub trzy e-maile. Możesz dodać link do poprzedniej informacji, jeśli chcesz przypomnieć o szczegółach.

Pierwszy e-mail, w którym prosisz uczestników o rejestrację, to e-mail, w którym musisz podać najbardziej znaczące propozycje wartości i zachęty. Ale nie wszystkich, warto mieć coś, co ich zaskoczy na imprezie.

• Dokładna godzina, data i miejsce:

W przypadku wydarzeń offline te trzy informacje są takie jak powietrze, woda i ziemia. To, jak te rzeczy są niezbędne do życia, pod warunkiem, że dokładna data, godzina i lokalizacja są kołem ratunkowym wydarzenia. Wysyłając e-mail z przypomnieniem, na kilka dni przed wydarzeniem, podaj dokładne szczegóły swoim gościom.

Na przykład w przypadku wydarzeń online nie musisz podawać informacji o lokalizacji. Zamiast tego należy podać adres URL strony wydarzenia wraz z nazwą użytkownika lub hasłem, jeśli jest podane w wiadomości e-mail. Lepiej jest zapisywać czas według czasu wojskowego, aby uniknąć pomyłek między godzinami przed południem i po południu. Możesz też wskazać strefę czasową i wysłać powiadomienie przed rozpoczęciem.

• Wspomnij innych gości:

Aby wzbudzić entuzjazm wśród rejestrujących się i uczestników, można wymienić nazwiska kilku innych gości, którzy będą uczestniczyć w tym samym wydarzeniu, a także nazwiska przyszłych gości, którzy będą wygłaszać wykłady. Pisząc wiadomość e-mail z zaproszeniem z imionami VIP, nie zapomnij również dodać kilku drobnych szczegółów.

• Prośba o potwierdzenie:

Po wymienieniu wszystkich niezbędnych szczegółów, dokładnych informacji i niektórych zachęt, upewnij się, że poprosisz swoich odbiorców o potwierdzenie obecności poprzez naciśnięcie przycisku znajdującego się na końcu/stopce lub odwiedzenie strony internetowej.

Należy również pamiętać, aby nie prosić o potwierdzenie zbyt wiele razy. W rzeczywistości w pierwszym e-mailu możesz nie podać przycisków „zaloguj się” lub „zarejestruj się tutaj”. Po prostu napisz coś w stylu „Rejestracja wkrótce się rozpocznie” lub „Bądź ostrożny do przyszłej rejestracji”. Spowoduje to większe wyczekiwanie wśród uczestników.

• Oczekiwanie na akceptację czytelnika:

Jeśli wyślesz zaproszenie na wydarzenie, musisz poprosić o potwierdzenie lub akceptację e-mailem do określonej godziny. I na koniec miło byłoby wyrazić podekscytowanie przyjęciem czytelnika w ostatniej części anatomii listu z zaproszeniem. Pomoże to sprawić, że potencjalny rejestrujący poczuje się bardziej zafascynowany wydarzeniem.

Jeśli chcesz przyciągnąć jeszcze większą uwagę do wydarzenia, dobrze byłoby dołączyć podpis e-maila wraz z banerem w stopce e-maila. Możesz dodać swoje imię i nazwisko, główne dane kontaktowe i adres e-mail w bloku podpisu.

Tak więc, jeśli masz wydarzenie do zareklamowania, możesz użyć generatora podpisów e-mail NEWOLDSTAMP , aby wstrząsnąć kampanią marketingową i ułatwić życie. Ta usługa pomaga tworzyć profesjonalne i atrakcyjne wizualnie wiadomości e-mail w kilku prostych krokach.

Wskazówki dotyczące pisania wiadomości e-mail z zaproszeniem

Teraz, kiedy już skomponowałeś szkielet zaproszenia e-mailowego, nadszedł czas na improwizację i napisanie udanego e-maila z zaproszeniem, aby wybuchło wspaniałe wydarzenie. Zebraliśmy kilka świetnych wskazówek, jak poprawić styl pisania, sprawić, by e-mail był urzekający i zwiększyć szybkość otwierania e-maila. Oto kilka wskazówek, które warto sprawdzić:

• Podziel odbiorców na określone grupy według położenia geograficznego lub według ich kwalifikacji zawodowych. Następnie, pisząc e-mailowe zaproszenie na wydarzenie, łatwiej będzie dokonać personalizacji.
• Spersonalizuj swój temat w zaproszeniu zgodnie z segmentacją odbiorców. Jak już wspomniano, pomaga to bardziej dotrzeć do uczestników. Oczywiście indywidualne zapraszanie osób na wydarzenie jest bardzo czasochłonne, ale ważne jest, aby spersonalizować każdy e-mail.
• Zwróć uwagę na swoje wydarzenie - jak już wspomniano powyżej, dodanie w e-mailu z zaproszeniem małego tekstu o tym, jak ludzie skorzystają z takiego wydarzenia, jest dobrym pomysłem. Możesz także określić pośpiech, dodając określone wiersze tematu lub wyłączność, które mogą podnieść współczynnik otwarć wiadomości e-mail o 20%.
• Zaproszenie e-mail na wydarzenie, które nie zawiera zachęt, zdjęć i ofert w wydarzeniu na pewno nie będzie wyróżniało się w oczach odbiorcy. E-maile z wydarzeniami z takimi szczegółami z pewnością przyciągną do wydarzenia więcej odbiorców.
• Dodaj przycisk CTA (wezwanie do działania), aby ułatwić innym odpowiadanie na e-mail z zaproszeniem na wydarzenie. Możesz dodać jedno wezwanie do działania, ale nie więcej, ponieważ może to zmylić odbiorcę i stracić potencjalnego uczestnika. Pamiętaj też, że „mniej znaczy więcej”, więc jeśli nawet nie dodasz CTA, ale Twoje wydarzenie jest dokładnie tym, czego szukała osoba, to odbiorca już chętnie w nim weźmie udział. Musisz więc również zwracać większą uwagę na odpowiednią grupę docelową.
• Nie chcesz, aby Twój e-mail zawierał literówki i błędy gramatyczne, takie e-maile zniechęcą odbiorców. Dlatego sprawdź dokładnie cały tekst, w tym wiersz tematu i treść.
• Last but not least, tworzenie sekwencji follow-up dla Twojego wydarzenia nie jest nowatorskim pomysłem. Upewnij się, że tworzysz wstępnie napisane sekwencje e-maili dla każdej listy e-mailowej. Uwierz, sekwencje automatyzacji poczty e-mail zmieniają zasady gry dla każdej firmy.

6 świetnych przykładów wiadomości e-mail z zaproszeniem

Rozumiemy, że doradzanie wszystkim powyższym wskazówkom jest łatwiejsze niż wykorzystanie ich w praktyce. Znalezienie odpowiednich działań i narzędzi może być dość trudne. Postanowiliśmy więc pokazać kilka przykładów, które Cię zainspirują i pomogą Ci opanować format. Dlatego oto 6 najlepszych przykładów wiadomości e-mail z zaproszeniem:

      1. SumoCon

Ten przykład ma profesjonalnie wykonaną strukturę, która pomaga odbiorcom zrozumieć, o co chodzi w wydarzeniu, gdzie znajduje się lokalizacja, a jednocześnie pomaga uchronić czytelników przed koniecznością stawiania hipotez o około:

- dedykację wydarzenia i cenę,

- Eksperci, którzy będą uczyć taktyki,

- Jakie korzyści obejmują wszystkie sesje,

- Jak zarezerwować bilety i wiele więcej.

Ponadto wiadomość e-mail dotycząca wydarzenia zawiera podświetlony obszar nagłówka, dużą treść, która może wyglądać dość przytłaczająco, ale zawiera wszystkie niezbędne informacje. Daje to uczestnikom możliwość szybkiego zapoznania się z kampanią i wszystkimi szczegółami w jednym miejscu. Fajnie, że podzielili e-mail na kilka mniejszych segmentów. Dodatkowo fajnym pomysłem jest wykonanie e-maila z zaproszeniem w formie infografiki.

2. Klub śniadaniowy Big Sea

Znajdziemy tu świetną i profesjonalną treść oraz design. Struktura i obrazy e-maili z zaproszeniem są wygodne do czytania, a treść jest przyjazna i przyciąga uwagę.

Po prostu zmusza widzów do kontynuowania nauki pozostałej części zaproszenia, aby sprawdzić więcej szczegółów. Jest skierowany bezpośrednio do potencjalnych uczestników i pokazuje, że wydarzenie jest niezwykle istotne dla każdego, kto chce rozwijać swoją działalność w zakresie projektowania stron internetowych i marketingu cyfrowego. Specjalny gość i zapraszający charakter dają poczucie ekskluzywności wokół wydarzenia i zachęcają uczestników do odwiedzenia i omówienia wyjątkowych spostrzeżeń.

3. Neil Patel

Samo zaproszenie jest cudownie zaprojektowane. Możesz zobaczyć ładne użycie CTA, które sprawia, że ​​wiadomość jest przejrzysta i jasna dla potencjalnych uczestników. Pokazuje, jakie dokładnie są kolejne kroki. Przycisk wezwania do działania, a także linki do dalszych kroków i informacji ułatwiają widzom zgłoszenie RSVP.

Stworzenie tutaj propozycji wartości, która pokrótce pokazuje, o co chodzi w wydarzeniu i jakie są zalety wizyty - bardzo pomaga w przykuwaniu uwagi. Pomaga skłonić czytelników do sprawdzenia ostatniej części zaproszenia i nakłonienia ich do konwersji.

4. Praca trzy

Obrazy, struktura, a także treść i treść kampanii wydarzenia społecznego wygląda lekko i atrakcyjnie wizualnie. Inspiruje do sprawdzenia całej poczty i daje poczucie zaufania i autorytetu u gospodarzy. Taka treść i projekt z pewnością pomogą zapewnić czytelnikom, że informacje, które otrzymują, są aktualne i wartościowe. Zwiększy emocje i zachęci do udziału w dyskusji.

Gdzie?, Kiedy? i części RSVP są w dużym stopniu wykorzystywane do informowania ludzi o niezbędnych szczegółach. To już pomaga lepiej zrozumieć wydarzenie. Pokazuje to również autorytet i zmniejsza niepokój, jaki ludzie mogą mieć wokół celu, jaki zyskają dzięki odwiedzinom.

5. Lakmus na żywo

Wezwania do działania w wiadomości e-mail z zaproszeniem to mały tekst z przyciskami i wyglądają dość przejrzyście — możesz zapisać datę, przesłać propozycje i otrzymać szablon, który można dostosować. E-mail zawiera baner w formie infografiki oraz linki do dodatkowych informacji.

Projekt i zdjęcia zaproszenia są indywidualne i absolutnie zgodne z witryną i marką firmy. Widać, że zaproszenie zawiera mniej szczegółów na temat wydarzenia niż inne opisane w tym artykule. Po prostu tworzy poczucie ciekawości.

6. Ukryta kolacja

Ten przykład zdecydowanie zachęca uczestników do klikania linków i rezerwacji miejsc. Tekst CTA, którego zespół marketingowy używa w zaproszeniu, jest doskonały. „Zobacz menu i zarezerwuj miejsca” jest niezwykle jasne i szczegółowe. Nie daje widzowi wątpliwości, co będzie po kliknięciu w link.

Dodatkowo, po kliknięciu w link na końcu maila, potencjalni uczestnicy przejdą na landing page, gdzie znajdą więcej szczegółów. Takie metody pozwalają uczestnikom na szybkie RSVP i łatwe rezerwowanie biletów. Pomaga również zwiększyć sprzedaż i frekwencję.

Streszczenie

Wszystkie powyższe taktyki zostały faktycznie zastosowane i wiele organizacji odniosło wielki sukces. Więc po prostu nie czytaj, aby przejść dalej, chwyć długopis i kartkę, aby zanotować te punkty. Ponadto możesz użyć NEWOLDSTAMP   usługi i od razu dodaj podpisy e-mail z banerem do swojego zaproszenia.

Ponadto możesz reklamować swoje wydarzenie w mediach społecznościowych, aby generować szum. Później możesz wysyłać e-maile do osób zainteresowanych wydarzeniem. Media społecznościowe całkowicie zmiotły wiele metod komunikacji, jednak e-maile nadal pozostają autentyczną i formalną platformą do łączenia się z ludźmi. Zachowaj więc spokój, śmiało stwórz udany e-mail z zaproszeniem, aby zorganizować wspaniałe wydarzenie.