Jak napisać wiadomość e-mail o odwołaniu wydarzenia?

1. Co to jest wiadomość e-mail o anulowaniu wydarzenia?
2. Kiedy należy napisać list o odwołaniu wydarzenia?
3. Dlaczego musisz napisać list o odwołaniu wydarzenia?
4. Krok po kroku: jak napisać wiadomość e-mail o odwołaniu wydarzenia

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Mailchimp - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Reply.io — osobisty zasięg e-mail, połączenia i zadania
4. Mailtrack — link do e-maila otwiera śledzenie
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów

Czy masz sytuację, w której musisz odwołać wydarzenie po zarejestrowaniu się osób? Próbujesz znaleźć właściwy sposób na zrobienie tego? Cóż, trafiłeś we właściwe miejsce. Pomożemy Ci napisać właściwy e-mail, aby odwołać wydarzenie, które nie zaszkodzi Twoim odbiorcom.

Ten artykuł zawiera wszystkie informacje dotyczące znaczenia wiadomości e-mail o anulowaniu wydarzenia. Wyjaśnimy również krok po kroku, jak napisać wiadomość e-mail o anulowaniu wydarzenia . Więc trzymaj się mocno i czytaj dalej!

Co to jest wiadomość e-mail o anulowaniu wydarzenia?

Pisanie wiadomości e-mail o anulowaniu wydarzenia może być trudnym zadaniem, jeśli nie znasz taktyki pisania. Wiadomość e-mail informująca publiczność o odwołaniu wydarzenia nazywana jest wiadomością e-mail o odwołaniu wydarzenia. Najlepiej byłoby, gdyby została przesłana z co najmniej kilkutygodniowym lub kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Może zawierać informacje o następnym wydarzeniu. Ponadto wiele organizacji przyznało, że e-maile z anulowaniem są jedną z trudnych rzeczy do napisania, ponieważ miażdżysz marzenia wielu uczestników, aby w nich uczestniczyć.

Anulowanie wydarzenia może kosztować niektórych uczestników, którzy oczekiwali tego wydarzenia. Dlatego ważne jest, aby trafić we właściwe akordy w e-mailu i dać im znać, że jest ci bardzo przykro z tego powodu i jeśli to możliwe, zapewnić zachęty na następne wydarzenie, takie jak mała zniżka lub coś podobnego.

Ważna treść w wiadomości e-mail o anulowaniu wydarzenia:

• istotne powody anulowania,
• Szczegóły wydarzenia, dlaczego zostało odwołane,
• Dalsze kroki do podjęcia przez uczestnika,
• W razie potrzeby zwrot pieniędzy.

Kiedy należy napisać list o odwołaniu wydarzenia?

E-maile o anulowaniu muszą zostać wysłane do uczestników przed wydarzeniem. Musisz wskazać, gdzie wydarzenie miało się odbyć, wpisać datę, godzinę i miejsce. Musisz również podać szczegóły dotyczące anulowania oraz z jakich nieuniknionych okoliczności zostało ono zamknięte. Należy go wysłać jak najszybciej przed wydarzeniem, aby dać czas uczestnikom na zmianę harmonogramu.

Ponadto, jeśli istnieją spekulacje dotyczące anulowania, nie wysyłaj e-maila. Wskazane jest poinformowanie rejestrujących dopiero po podjęciu ostatecznej decyzji. Ale nie anuluj wydarzenia na kilka dni przed dniem wydarzenia. Może to być postrzegane przez uczestników jako nieprofesjonalizm lub niezorganizowani gospodarze.

Należy również wziąć pod uwagę fakt, że niektórzy uczestnicy przyjeżdżają z innych krajów na międzynarodowe konferencje lub seminaria i mają zarezerwowane bilety lotnicze i noclegi. Muszą być również anulowane.

Dlaczego musisz napisać list o odwołaniu wydarzenia?

Cóż, główny powód napisania listu o odwołaniu wydarzenia jest rażąco oczywisty. Jeśli nie napiszesz e-maila o odwołanym wydarzeniu, stracisz wszystkich rejestrujących się i uczestników. Nigdy nie będą uczestniczyć w żadnym innym wydarzeniu organizowanym przez Ciebie lub Twoją organizację, firmę w przyszłości.

Po pierwsze, zorganizuj wydarzenie tylko wtedy, gdy jesteś tego pewien. Oczywiście w przypadku sytuacji anulacyjnych napiszesz krótki e-mail wyjaśniający okoliczności, dla których organizatorzy odwołują wydarzenie. Ale musisz upewnić się, że ludzie zrozumieją twoje rozumowanie, na wypadek, gdyby było naprawdę niezaprzeczalne.

Kiedy ludzie mają pytania lub skargi dotyczące anulowania, odpowiedz im prostym tonem wyjaśniającym i postaraj się, aby zrozumieli potrzebę anulowania.

Krok po kroku: jak napisać wiadomość e-mail o odwołaniu wydarzenia

Teraz, gdy znasz już wszystkie informacje dotyczące „co”, „kiedy” i „dlaczego”, przejdźmy od razu do przewodnika krok po kroku. Pokrótce przeprowadzimy Cię przez całą procedurę i postaramy się ją wyjaśnić. Aby napisać wiadomość e-mail z anulowaniem, wykonaj następujące czynności:

Wybierz odpowiedni format listu odwołującego wydarzenie

Może to być trochę trudne, ponieważ nie wiesz, który format jest lepszy dla Twoich odbiorców. Najpierw omówimy podstawy. Istnieją dwa rodzaje formatów: jeden jest formalny, który wymaga profesjonalnego sformułowania i jest pisany z myślą o dużych wydarzeniach, takich jak międzynarodowe seminaria internetowe lub seminaria, a drugi to format mniej formalny, który obejmuje przyjazne podejście.

Mniej formalny format można wykorzystać na lokalne wydarzenia lub imprezy, które nie są tak duże i koncentrują się na lokalnej publiczności i młodzieży. Oficjalne wydarzenia muszą być zgodne z formalnym formatem, aby zachować wystrój biura.

Poinformuj odbiorców o anulowaniu

Niezwykle ważne jest napisanie odpowiedniego wiersza tematu, takiego jak „Wydarzenie zostało odwołane”, „Odwołane wydarzenie” lub „Niefortunne anulowanie”. Takie wiersze tematyczne podkreślają cel tego wydarzenia – że wydarzenie zostało odwołane – i tym samym informują o tym odbiorcę.

Po tym, jak w tytule wyraźnie udowodniono motyw tego e-maila, w treści możesz zacząć opisywać pozostałe szczegóły, ale zacznij od powiedzenia i dodania treści jako „wydarzenie zostało odwołane”, „niestety wydarzenie zostało odwołane ” i inne podobne zwroty.

Podaj powód, dla którego wydarzenie zostało odwołane:

Podaj powód szczegółowo w e-mailu. Musi to zająć jak najwięcej miejsca wśród innych szczegółów w treści wiadomości e-mail. Mimo że wspomniałem, że powinno to być „dokładne” i „szczegółowe” wyjaśnienie, powinno być krótkie, maksymalnie 100-200 słów. Staraj się być profesjonalny i rzeczowy.

Napisz przeprosiny za anulowanie wydarzenia w swoim e-mailu

Jest to absolutna konieczność w komunikacie o anulowaniu zdarzenia. Przeprosiny są koniecznością, gdy zaczynasz kilka linijek lub dodajesz je w następnym akapicie, zanim wyjaśnisz powody.

Możesz napisać podane poniżej przykłady w celu przeprosin:

• „Z przykrością informujemy”,
• „W imieniu komisji/organizacji przepraszam”,
• „Proszę przyjąć nasze szczere przeprosiny” i tak dalej.

Przeprosiny za odwołanie wydarzenia to jedna z najważniejszych części e-maila, bez której możesz zabrzmieć niegrzecznie i lekceważąco.

Podaj warunki zwrotu pieniędzy w wiadomości o anulowaniu wydarzenia

W wiadomości e-mail z anulowaniem odbiorca szuka warunków zwrotu pieniędzy lub jest gotowy do odwrócenia się od Ciebie, pisząc wiadomość e-mail z prośbą o zwrot pieniędzy. Może to wywołać napięcie między tobą a uczestnikiem z powodu pieniędzy, w większości przypadków pieniądze są źródłem wszystkich sporów. W związku z tym należy wyraźnie określić warunki zwrotu kosztów oraz sposób, w jaki uczestnicy otrzymają pieniądze w związku z odwołanym wydarzeniem .

Podaj również kwotę, która zostanie pobrana jako prowizja lub opłata za usługę. Duża i renomowana organizacja, która wzięła dużą sumę pieniędzy, musi je zwrócić zgodnie z regulaminem.  

Zakończ list z uznaniem

Na koniec, po napisaniu całego e-maila, na koniec napisz kilka słów uznania. To doda miękkości Twojej profesjonalnej kopii i sprawi, że Twój e-mail będzie wyglądał elegancko. To uznanie jest ważne, aby uczestnicy wiedzieli, że czas i pieniądze, które wydali na rejestrację, zostały wzięte pod uwagę i docenione.

Możesz dodać zdania takie jak:

• Naprawdę doceniamy czas, który nam poświęciłeś,
• Twoje zainteresowanie tą konferencją jest wysoko cenione,
• przepraszamy za spowodowane niedogodności,
• Rozmowa z Państwem była przyjemnością i życzymy wszystkiego najlepszego.

Wyślij list jak najszybciej

Publiczność nie może się doczekać tego wydarzenia i będzie się układać zgodnie z nim. Taka wiadomość o odwołaniu może złamać ich serca, zwłaszcza jeśli zostanie wysłana na kilka dni przed wydarzeniem.

Aby uniknąć wszystkich problemów, ogłoszenie odwołania wydarzenia musi nastąpić na długo przed faktyczną datą wydarzenia. I dopiero po podjęciu ostatecznej decyzji wyślij e-mail z anulowaniem tak szybko, jak to możliwe.

Najlepsze przykłady wiadomości e-mail o odwołaniu wydarzenia

Oto kilka przykładów, które wyjaśnią wszystkie powyższe punkty. Łatwiej jest zobaczyć te e-maile wizualnie po przeczytaniu wszystkich tych wskazówek. Ułatwi to zadanie napisania powiadomienia o anulowaniu wydarzenia .

Oto kilka przykładów wiadomości e-mail dotyczących anulowania wydarzenia:

  źródło

W powyższym przykładzie sposób, w jaki wyjaśnili, dlaczego wydarzenie zostało odwołane, jest bardzo dobry i jednoznaczny - pomaga uniknąć nieporozumień. Ponadto podali link do nadchodzącego wydarzenia.

Ten obraz przypomina bardziej szablon, ale wiele wyjaśnia, jak przeprosić, powody anulowania, wyrazy uznania i pokazuje nadchodzące wydarzenie.

źródło

Powyższy e-mail zapewnia uczestnikom szczegóły anulowania wraz z informacjami o finansowaniu - jest to bardzo ważne w przypadku każdej kampanii e-mailowej. Wspaniale jest być jasnym i zwięzłym. W odwołaniu imprezy należy wyjaśnić, dlaczego uczestnicy nie mogli w niej uczestniczyć i jak od razu dokonać zwrotu.

Pomyśl o całym e-mailu

Mamy nadzieję, że ten artykuł okazał się pomocny, ponieważ staraliśmy się wyjaśnić wszystkie aspekty wiadomości e-mail z anulowaniem. Ponadto wszystkie kroki podane w powyższym e-mailu muszą być użyte w e-mailu zgodnie z typem zdarzenia. Staraj się, aby była jak najbardziej profesjonalna i bardziej przyjazna dla nieformalnych wydarzeń.

Co więcej, za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość e-mail od uczestników z pytaniami, spróbuj jak najszybciej odpowiedzieć im wymaganymi informacjami. Jeśli nie możesz im tych informacji udzielić, możesz po prostu napisać, że w tej chwili nie masz informacji na ten temat i poinformujesz ich o tym w określonym czasie.

Dodatkowo zawsze staraj się dokładnie sprawdzić tekst pod kątem gramatyki, literówek i błędów ortograficznych przed wysłaniem wiadomości e-mail. Upewnij się, że dodałeś wszystkie istotne informacje o odwołanym wydarzeniu oraz dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej lub gospodarza. Możesz to zrobić, dodając podpis w stopce e-maila.

Korzystając z usługi NEWOLDSTAMP , możesz w kilku prostych krokach dołączyć podpis e-maila z danymi kontaktowymi i profesjonalnym banerem.
Teraz, gdy już wiesz, jak napisać e-mail z anulowaniem wydarzenia, bądź odważny i śmiało!