Przykłady dobrego zaproszenia na ważne spotkanie biznesowe

Napisanie dobrego zaproszenia może zająć więcej czasu, jeśli nie wiesz, od czego zacząć. Zebraliśmy kilka wskazówek i przykładów zaproszeń , które pomogą Ci w tym.

1. Struktura listu z zaproszeniem
2. Cenne wskazówki
3. Przykłady zaproszenia na spotkanie biznesowe
4. Wzory zaproszenia na spotkanie biznesowe

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Nadawca - Platforma do e-mail marketingu (funkcje: automatyzacja, kreator projektowania newsletterów i wysyłanie do subskrybentów)
3. Reply.io — osobisty zasięg e-mail, połączenia i zadania
4. Pocztówki DesignModo — kreator szablonów wiadomości e-mail typu „przeciągnij i upuść”
5. GlockApps - Aby poprawić rozmieszczenie skrzynki odbiorczej e-mail
6. InVideo — do tworzenia zaproszeń wideo

Kluczowe szczegóły

Aby rozpocząć, określ następujące rzeczy:

Kto? Kto będzie obecny na spotkaniu lub wydarzeniu? Czy uczestnicy mogą zapraszać innych?

Co dlaczego? Jaki jest cel lub powód twojego spotkania? Istnieją różne powody wysyłania e-maili z zaproszeniami na spotkania: cotygodniowe spotkanie personelu, rozmowa kwalifikacyjna między szefem a pracownikiem lub prezentacja sprzedaży z potencjalnym klientem.
Gdzie? Jaka jest odpowiednia lokalizacja? Potrzebujesz zarezerwować konkretne miejsce?
Gdy? Może to być ustalony czas lub coś do omówienia w dalszej części.

Po podjęciu decyzji o tych szczegółach możesz zacząć od formatu zaproszenia.

Jak napisać list z zaproszeniem: idealna struktura

Dobry temat

Jest to bardzo ważny czynnik, który należy wziąć pod uwagę podczas pisania wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie . To zadecyduje, czy odbiorca rzeczywiście otworzy Twoją wiadomość e-mail. Dołączenie imienia osoby w temacie to bardzo prosty sposób na zwiększenie prawdopodobieństwa otwarcia listów z zaproszeniami biznesowymi .

Otwarcie

Twoje początkowe wiersze są pierwszą rzeczą, którą osoba zobaczy w e-mailu. Dlatego te linie powinny przykuwać uwagę i prowadzić czytelnika do następnego akapitu.

Otwarcie e-maila nadaje ton i styl całego listu z zaproszeniem. Powinieneś rozważyć swoje wcześniejsze relacje z tą osobą. Pomoże ci to zrozumieć, czy powinieneś zachować sztywność i formalność, czy możesz być nieco bardziej swobodny.

Powód spotkania biznesowego

Chcesz, aby Twój partner do spotkania biznesowego był przygotowany. Podaj powód lub temat spotkania. Jeśli masz agendę, dołącz ją lub wyślij jako załącznik, ale nie przytłaczaj ich szczegółowym opisem. Zamiast tego podaj tematy dyskusji lub program w wypunktowaniach.

Określ godzinę, datę, lokalizację i czas trwania

Aby upewnić się, że Twój partner spotkania będzie we właściwym miejscu o właściwym czasie, w tym szczegóły dotyczące ustawienia spotkania. Jeśli nie masz ustalonego planu, daj zapraszanym opcje do wyboru, zamiast pytać „co działa najlepiej” dla nich. Ułatwi to im podjęcie decyzji i zapewni szybszą odpowiedź. Jeśli spotykasz się z szefem lub inną osobą z napiętym harmonogramem, możesz dodać opcję kalendarza, aby umożliwić im wybór daty. W takim przypadku, ponieważ chcesz szanować czas danej osoby, rozważ również uwzględnienie czasu zakończenia.

Poproś o potwierdzenie odpowiedzi

Czy kiedykolwiek wysłałeś w liście wiadomość z zaproszeniem na spotkanie, spodziewając się, że Twój partner na spotkanie pojawi się tylko po to, by dowiedzieć się, że osoba nie planowała w nim uczestniczyć? Możesz uniknąć tej sytuacji, dodając opcję RSVP do swojego e-maila. Aby jeszcze bardziej ułatwić adresatowi odpowiadanie, dodaj przyciski potwierdzenia na dole wiadomości e-mail i zbieraj odpowiedzi, tak jak w tym szablonie zaproszenia na spotkanie.

Zamknięcie

Spróbuj zastąpić tekst kończący się „Miłego dnia” przyjazną prośbą , aby zachęcić czytelnika do odpowiedzi na zaproszenia biznesowe. Spróbuj dodać wiersz, taki jak „nie mogę się doczekać Twojej odpowiedzi”, aby ludzie odpowiedzieli na zaproszenie na spotkanie z jeszcze większym prawdopodobieństwem.

Jeśli masz podpis w wiadomości e-mail , prawdopodobnie wykonałeś już większość pracy związanej z zamknięciem. Ale rozważ użycie podpisu w wiadomości e-mail w nieco głębszy sposób.

Tak, może to być coś więcej niż zwykły tekst. Lub stylowy przycisk CTA z komunikatem zaproszenia na spotkanie online.

Kliknij tutaj, aby zaprojektować podpis e-mail, aby zwiększyć wydajność wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie.

Możesz utworzyć interaktywny podpis e-mail z przyciskiem wezwania do działania lub banerem z prośbą o przyjęcie zaproszenia. Co więcej, użycie dobrze zaprojektowanych podpisów e-mail może sprawić, że Twój list z zaproszeniem będzie bardziej profesjonalny i osobisty.

Najlepsze podpisy e-mail będą miały następującą strukturę:

• pełne imię i nazwisko;
• pozycja;
• firma;
• szczegóły kontaktu;
• ikony społeczne;
• baner lub wezwanie do działania.

Cenne wskazówki dotyczące pisania listu z zaproszeniem biznesowym

Zrób to osobiście

Spersonalizowane wiadomości mają wyższy współczynnik otwarć i kliknięć. Jednym z bardzo prostych sposobów, aby Twoje masowe wiadomości e-mail były bardziej osobiste, jest użycie nazwiska adresata w temacie i na początku. Zachowaj ton wiadomości przyjazny, ale profesjonalny.

Niech to będzie krótkie

Trzymaj się zasadniczych elementów we wstępie i nie podawaj zbyt wielu informacji. Na krótsze wiadomości łatwiej odpowiedzieć i szybciej otrzymasz odpowiedź. Wszystko inne można omówić podczas spotkania.

Ustaw przypomnienia

Twój partner na spotkanie prawdopodobnie otrzyma mnóstwo zaproszeń na wydarzenia biznesowe. Ustal przyjacielską kontynuację, aby przypomnieć im o spotkaniu. Jeśli piszesz list z zaproszeniem na wydarzenie, możesz ustawić baner w swoim podpisie e-mail, aby połączyć ze szczegółami.

Czytać korektę

Na koniec upewnij się, że podałeś właściwe dane, sprawdź adresy e-mail i (na miłość boską) sprawdź swoją pisownię.

Teraz, gdy wiesz, jak napisać list z zaproszeniem, sprawdź prosty przykładowy e-mail z zaproszeniem na spotkanie.

Trzy przykłady zaproszenia na ważne spotkanie biznesowe

Oto kilka prawdziwych przykładów listów z zaproszeniami. W zależności od spotkania lub wydarzenia możesz dostosować ton i szczegóły.

1. Przykład zaproszenia na wydarzenie startupowe. Ponieważ ten e-mail jest wysyłany do startupów, ton jest bardziej nieformalny. Jak widać w oficjalnym e-mailu z zaproszeniem na spotkanie poniżej.

2. Zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Spójrz na ten przykładowy e-mail z zaproszeniem na spotkanie.

3. Przykładowy e-mail na spotkanie z zaproszeniem na nierutynowe spotkanie personelu. Oto przykładowe zaproszenie na spotkanie z agendą.

Szablony zaproszenia na ważne spotkanie biznesowe

Jak w praktyce napisać zaproszenie? Możesz sprawdzić i wybrać jedną z tych próbek listu z zaproszeniem z Template.net

1. Oto szablon zaproszenia na comiesięczne spotkanie pracowników. Taka wiadomość e-mail jest zwykle nieformalna, ale profesjonalna, jeśli pracujesz w dużej firmie.

Szanowny [imię pracownika],

Niniejszym pragnę poinformować, że nasze comiesięczne spotkanie pracowników odbędzie się w dniu [data] w [miejsce].

Załączam agendę, ale prosimy o dodanie jakichkolwiek elementów, odpowiadając na tego e-maila co najmniej dzień przed naszym spotkaniem.

Upewnij się, że jesteś przygotowany i na bieżąco z tematami swoich działów. Jeśli nie możesz dołączyć do tego spotkania, poinformuj nas o tym i pamiętaj, aby przekazać ważne informacje dotyczące Twojego działu swojemu koledze.

Z poważaniem,

2. Przykład zaproszenia na spotkanie z potencjalnym klientem lub pitch sprzedaży.

Szanowni Państwo [imię i nazwisko potencjalnego klienta]

Nazywam się […] i jestem [stanowisko] w [nazwa firmy], czyli [opisz działalność firmy].

Wierzę, że możemy pomóc Ci rozwiązać [konkretny problem] i będziemy wdzięczni za możliwość spotkania się w Twoim biurze, aby porozmawiać o [co sprzedajesz]. Dla Twojej wygody dodałem kilka propozycji daty i godziny.

Z niecierpliwością czekamy na bardziej szczegółowe omówienie tego, co możemy dla siebie zrobić.

Z poważaniem,

[Twoje imię]

3. Próbka zaproszenia do rozmowy kwalifikacyjnej.

Drogi [imię twojego szefa],

Przez miniony [czas] z wielką przyjemnością pracowałem w [nazwa firmy].

Aby móc osiągać lepsze wyniki i lepiej osiągać swoje osobiste cele zawodowe, chciałbym poprosić o rozmowę kwalifikacyjną [roczną/dwuletnią] dotyczącą wyników.
Byłbym również wdzięczny, gdyby mógł Pan ocenić i zrelacjonować moje wyniki za miniony [czas] i przedyskutować to ze mną na osobistym spotkaniu. Chciałbym zasugerować [opcje czasu i miejsca].

Daj mi znać, czy to Ci odpowiada, a zarezerwuję [salę/miejsce spotkań].