Do natychmiastowej publikacji: zwiększ widoczność dzięki tym podstawowym informacjom prasowym

Ach, ponadczasowe pytanie PR: Jaki jest sekret doskonałej informacji prasowej? Wiesz, ten, który jest wybierany przez wiele punktów sprzedaży, pobudza prośby o wywiad, tworzy wiele kolejnych treści i przyciąga zainteresowanych czytelników do Twojej witryny?

Cóż, to nie tyle tajemnica, ile przepis na zasięgnięcie (przynajmniej o tym wiem, ale jeśli masz tajemnicę, to proszę o e-mail). Informacje prasowe są podstawą treści PR i służą jako rodzaj megafonu, który wychwala osiągnięcia, postępy i inne ważne kamienie milowe Twojej firmy. Niezależnie od tego, czy publikujesz je w biurze prasowym swojej witryny , proponujesz dziennikarzom jakiś artykuł, rozpowszechniasz za pośrednictwem serwisu informacyjnego i/lub udostępniasz je w mediach społecznościowych oraz w biuletynach e-mailowych, komunikaty prasowe są Twoimi oświadczeniami skierowanymi do opinii publicznej. Liczy się to, jak je tworzysz i wystawiasz na świat.

Powiedziawszy to, przejdźmy do podstaw:

Zawsze dołączaj podstawowe informacje prasowe

Komunikat prasowy 101, podstawy podstaw. Istnieje niezliczona ilość artykułów, które opisują napisanie idealnego nagłówka, odnoszą się do pięciu „W” i wyjaśniają, dlaczego jako specjalista ds. PR powinieneś podać swoje dane kontaktowe. Bez zwracania uwagi na to, na co już właściwie kiwamy głowami w porozumieniu (zgadzasz się, że świetny nagłówek jest ważny, prawda?), podsumuję.

Każda informacja prasowa musi zawierać:

• Pouczający i interesujący nagłówek, który odpowiada na pytanie „Dlaczego powinno mnie to obchodzić?”
• Dobrze napisana i bezpośrednia kopia zgodna ze wskazówkami dotyczącymi stylu AP, bez błędów gramatycznych i puchów
• Linia daty (tak, styl AP)
• Wpływowy pierwszy akapit, który zawiera kluczowe wnioski (kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego)
• Wyraźne wezwanie do działania na końcu, które kieruje czytelników do konkretnej strony w Twojej witrynie, która wywołała komunikat prasowy, np. strona produktu, rejestracja wydarzenia, strona docelowa, aby uzyskać dostęp do raportu itp.
• Boilerplate (czyli sekcja „O firmie”), która zawiera link do Twojej witryny
• Informacje kontaktowe PR dla wygodnej kontynuacji

Zapytaj „Czy to jest warte opublikowania?”

Rozważając potencjalne tematy komunikatów prasowych, zadaj sobie pytanie: „Czy to warte uwagi?” i udziel sobie prawdziwej i uczciwej odpowiedzi.

Przykro nam, że jestem zwiastunem złych wiadomości, ale tylko dlatego, że chcesz , aby Twoja firma była prezentowana w publikacjach, nie oznacza to, że Twoja historia zawsze będzie miała wystarczająco duży wpływ, aby umieścić Twoją firmę w tych publikacjach. Całkowicie rozumiem, jak frustrujące może być, gdy w biurze brakuje interesujących wiadomości, ale to Twoja okazja, aby szukać relacji z myślą o przywództwie, dodając artykuły i wywiady z ekspertami.

Tak więc, zanim zaczniesz pisać informację prasową: zapytaj siebie (i swój zespół), czy jest to trudna, rzeczywista wiadomość. Jeśli się wahasz, dodaj tę wiadomość do innej, odpowiedniej prezentacji, aby wykorzystać i pominąć komunikat prasowy.

Oto kilka przykładów wartych opublikowania komunikatów prasowych:

• Nowa funkcja produktu lub oferta usług
• Partnerstwo na wysokim szczeblu lub uznanie
• Wybitne spotkanie w zarządzie (najlepsze zazwyczaj dla lokalnej prasy)
• Ekskluzywny wgląd i odkrycia dotyczące branży
• Nadchodzące doniosłe wydarzenie

Zrozum swoją publiczność, aby zapewnić idealną prezentację

Nie, „każdy” nie jest właściwą odpowiedzią. Rozpoznaj, kim są twoi pierwotni i drugorzędni odbiorcy; to oni chcą odpowiedzieć na pytanie „Dlaczego powinno mnie to obchodzić?” pytanie z nagłówkiem, ponieważ to do nich mówisz.

Dziennikarze zawsze mają na uwadze swoich czytelników, tak jak my, przedsiębiorstwa, robimy to z naszymi klientami. Twoja informacja prasowa dotrze do docelowych odbiorców (poza Twoimi własnymi działaniami w zakresie marketingu przychodzącego), jeśli zaczniesz od skierowania do dziennikarzy, których czytelnicy rzeczywiście będą dbać o Twoje wiadomości. Czy publikacja przyciąga Twoich idealnych perspektyw, a czytelnicy oczekują wiadomości z Twojego beatu? Czy znają Twoją firmę (lub konkurencję)? Czy ten dziennikarz pisał na ten temat wcześniej — a ostatnio? Czy kontaktują się z tym samym kręgiem branżowym w mediach społecznościowych?

Jeśli nie, nie rzucaj się do nich. Zaskakujące 44% dziennikarzy stwierdziło, że najlepszą rzeczą, jaką mogą zrobić profesjonaliści PR, było lepsze zrozumienie grupy docelowej ( 1 ). Zanim wyślesz swoją prezentację prasową, zapoznaj się z końcowym konsumentem treści i dowiedz się, kogo przedstawiasz i co ich interesuje. Gdy 75% dziennikarzy twierdzi, że mniej niż jedna czwarta otrzymywanych przez nich propozycji jest istotna lub przydatna, Twoja, która jest intrygująca dla ich czytelników, będzie się wyróżniać.

Dołącz wycenę od najlepszego przedstawiciela w Twojej firmie i spraw, aby się liczyła

Tak, zazwyczaj jest to CEO, ponieważ wycena musi pochodzić od publicznego przedstawiciela firmy. Jeśli jednak mówisz o nowym produkcie technologicznym, najlepszym rozwiązaniem może być CTO. Na przykład jako dostawca automatyzacji marketingu, którego klientami są marketerzy, często cytowany jest nasz starszy wiceprezes ds. marketingu.

Zachowując jak najbardziej profesjonalne przesłanie cytatu, ważne jest, aby był on również rozpoznawalny jako cytat. Test brzmi: czy możesz stwierdzić, bez cytatów, że to cytat? Jeśli tak, to świetnie! Jeśli nie, musisz trochę popracować nad sformułowaniem cytatu.

Te cytaty są najlepszą okazją do podkreślenia tego, co w innym przypadku może wydawać się zbyt subiektywne dla komunikatu prasowego. Nie powtarzaj tego, co już zostało powiedziane, ani nie wstawiaj pustego wykrzyknika. Twoje cytaty powinny zapewniać głębię i wgląd w Twój temat z zaufanego źródła bliskiego wiadomościom. Mocny cytat naprawdę prowadzi do pytania „Dlaczego powinno mnie to obchodzić?” pytanie i pomaga zwiększyć szanse na odebranie informacji prasowej.

Jeśli ma to sens dla komunikatu prasowego i możesz zachować jego zwięzłość, jestem wielkim zwolennikiem dołączenia dwóch cytatów: jednego od przedstawiciela firmy (takiego jak dyrektor generalny) i jednego od klienta lub zaangażowanej strony trzeciej. Jeśli wprowadzasz na rynek nowy produkt i masz klienta, który używa go w wersji beta, uzyskaj od niego wycenę (lub napisz ją i uzyskaj zgodę). Jeśli chodzi o partnerstwo, przedstaw wycenę od przedstawiciela firmy i jego przedstawicieli.

Zasoby multimedialne są twoim najlepszym przyjacielem

Zawsze mówimy o znaczeniu elementów wizualnych w każdym aspekcie marketingu treści i opowiadania historii — a komunikaty prasowe nie różnią się od nich! Większość publikowanych artykułów zawiera co najmniej jeden obraz, ale dziennikarze nie zawsze mają czas na znalezienie odpowiedniego obrazu dla każdego artykułu. Ułatw im pracę, dostarczając im wizualizacje towarzyszące treściom wartym opublikowania. Obrazy (a zwłaszcza wideo) mają długą drogę.

Co więcej, gorąco polecam utworzenie folderu zestawu multimediów, który można udostępniać (za pośrednictwem Dropbox lub Google Drive), w którym oprócz informacji prasowej, logo firmy i (w zależności od komunikatu prasowego) zrzutu głowy cytowanego przedstawiciela znajdują się pliki multimedialne z komunikatem prasowym.

Prezentuj, promuj i publikuj swoją informację prasową

Otrzymuj wiadomości na każdym dostępnym kanale i przedstawiaj je natychmiast po przekazaniu odpowiednim kontaktom w mediach (pamiętaj: poznaj swoich odbiorców; pomóż ich czytelnikom). Newswires spełniają swoje zadanie, ale tylko 3% dziennikarzy polega na newswire, więc dlaczego miałbyś ( 2 )?

Przedstaw swoją informację prasową dziennikarzom

Lubię widzieć, kto mówił na temat komunikatu prasowego w ciągu ostatnich kilku miesięcy, relacjonował naszych konkurentów i wykazywał zainteresowanie naszymi wiadomościami w przeszłości. To dużo pracy, ale posiadanie bazy danych multimediów, takiej jak Cision, Agility lub Muck Rack, znacznie ułatwia zarządzanie. W rzeczywistości 65% dziennikarzy wolałoby otrzymywać spersonalizowane komunikaty prasowe podzielone na segmenty według produktu, branży lub tematu, a nie jedną dystrybucję skierowaną do masowego odbiorcy ( 3 ). Na przykład mam różne listy mediów dla różnych rodzajów komunikatów prasowych, a następnie podzielę listy mediów na odpowiednie wiadomości.

Prześlij swoją informację prasową do uczestniczących publikacji

Niektóre publikacje świetnie nadają się do przesyłania informacji prasowych (za pomocą formularza lub e-maila), a jeśli zastosujesz się do wszystkich powyższych wskazówek, prawdopodobnie Twoja informacja prasowa zostanie wyróżniona. Prowadzę listę publikacji dla łatwiejszego pokrycia i gorąco polecam stworzenie własnej listy do szybkiego odniesienia.

Opublikuj informację prasową na swojej stronie internetowej

Strona internetowa każdej organizacji potrzebuje sali prasowej, w której można znaleźć informacje w mediach i komunikaty prasowe. Po pierwsze, jesteś właścicielem linku do swojej informacji prasowej – a ponadto pomaga to zwiększyć ruch w Twojej witrynie. Umieszczenie informacji prasowej we własnej sekcji prasowej witryny internetowej stwarza więcej możliwości zaangażowania poprzez biuletyny e-mailowe, media społecznościowe itp.

Udostępnij informację prasową w mediach społecznościowych

Nigdy nie lekceważ potęgi mediów społecznościowych. Udostępnij swoją informację prasową w różnych mediach społecznościowych swojej firmy i zachęć członków swojego zespołu do udostępniania. (Jest to szczególnie łatwe dzięki zaawansowanemu modułowi mediów społecznościowych Act-On .) Dołącz swoje zdjęcia multimedialne, aby dodać postom społecznościowym dodatkowej mocy, utwórz kilka różnych wersji i odepnij kilka popularnych hashtagów.

Komunikaty prasowe wymagają doskonałego pisania, dokładnych badań i zręcznych technik dystrybucji – z których wszystkie wymagają dużo czasu i umiejętności – ale to może pomóc w dotarciu do Twojej firmy i oferty przed docelowymi odbiorcami, jednocześnie zwiększając świadomość marki. Ponadto pomagają budować wiarygodność marki, pojawiając się w publikacjach medialnych. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to się robi, odwiedź prasę Act-On, aby dowiedzieć się więcej!