Para publicación inmediata: Aumente la visibilidad con estos conceptos básicos de comunicados de prensa

Ah, la eterna pregunta de relaciones públicas: ¿Cuál es el secreto del comunicado de prensa perfecto? Ya sabes, ¿el que es recogido por múltiples medios, estimula las solicitudes de entrevistas, produce mucho contenido posterior y lleva a los lectores interesados ​​a su sitio web?

Bueno, no es tanto un secreto como una receta para obtener cobertura (al menos que yo sepa, pero si tienes el secreto, por favor envíame un correo electrónico). Los comunicados de prensa son el elemento básico del contenido de relaciones públicas y sirven como una especie de megáfono para ensalzar los logros, el progreso y otros hitos importantes de su empresa. Ya sea que los publique en la sala de prensa de su sitio web , se presente a los periodistas para una función, los distribuya a través de un cable de noticias y/o los comparta en las redes sociales y en boletines por correo electrónico, los comunicados de prensa son sus declaraciones para el público. Cómo los creas y los pones en el mundo importa.

Dicho esto, repasemos lo básico:

Incluya siempre los elementos esenciales del comunicado de prensa

Comunicado de prensa 101, lo básico de lo básico. Hay innumerables artículos que insisten en escribir el titular perfecto, abordar las cinco W y por qué usted, como profesional de relaciones públicas, debe incluir su información de contacto. Sin regurgitar lo que ya estamos asintiendo con la cabeza (estás de acuerdo en que un gran titular es importante, ¿verdad?), Voy a resumir.

Cada comunicado de prensa debe incluir lo siguiente:

• Un titular informativo e interesante que responde a la pregunta "¿Por qué debería importarme?"
• Copia directa y bien escrita que sigue las pautas de estilo AP sin errores gramaticales ni pelusa
• Una línea de fecha (sí, estilo AP)
• Un primer párrafo impactante que cumple con los puntos clave (quién, qué, dónde, cuándo y por qué)
• Una llamada a la acción clara al final que dirija a los lectores a la página específica de su sitio web que motivó el comunicado de prensa, como la página web de un producto, registro de eventos, página de destino para acceder a un informe, etc.
• Copia estándar (también conocida como la sección "Acerca de" de su empresa) que incluye un enlace a su sitio web
• Información de contacto de relaciones públicas para un seguimiento conveniente

Pregunte "¿Es esto de interés periodístico?"

Al considerar posibles temas de comunicados de prensa, pregúntese: "¿Es esto de interés periodístico?" y dése una respuesta verdadera y honesta.

Lamento ser el portador de malas noticias, pero el hecho de que desee que su negocio aparezca en las publicaciones no significa que su historia siempre tendrá el impacto suficiente para que su negocio aparezca en estas publicaciones. Entiendo completamente lo frustrante que puede ser cuando el ángulo de una historia de interés periodístico en la oficina es escaso, pero esa es su oportunidad de buscar cobertura de liderazgo intelectual con artículos y entrevistas con expertos.

Entonces, antes de comenzar a escribir su comunicado de prensa: pregúntese a sí mismo (y a su equipo) si esta noticia es dura, real y si al público le importará esta noticia. Si dudas, entonces agrega esta noticia en un tono diferente y relevante para aprovechar y omitir el comunicado de prensa.

Algunos ejemplos de comunicados de prensa de interés periodístico incluyen:

• Una nueva característica de producto u oferta de servicio
• Asociación o reconocimiento de alto perfil
• Nombramiento prominente en la suite C (generalmente mejor para la prensa local)
• Información y hallazgos exclusivos de la industria.
• Próximo evento trascendental

Comprenda a su audiencia para ofrecer el tono perfecto

No, “todos” no es una respuesta adecuada. Reconoce quiénes son tus audiencias primarias y secundarias; ellos son a los que quieres responder que "¿Por qué debería importarme?" pregunta con tu titular porque es con quien estás hablando.

Los periodistas siempre tienen en mente a sus lectores, como hacemos las empresas con nuestros clientes. Su comunicado de prensa solo llegará a sus audiencias objetivo (fuera de sus propios esfuerzos de marketing entrante) si comienza por dirigirse a los periodistas cuyos lectores realmente se preocuparán por sus noticias. ¿La publicación atrae a sus prospectos ideales y los lectores esperan noticias de su ronda? ¿Están familiarizados con su negocio (o sus competidores)? ¿Ha escrito este periodista sobre el tema antes y recientemente? ¿Se relacionan con su mismo círculo industrial en las redes sociales?

Si no, no les lances. Un sorprendente 44 % de los periodistas informó que lo primero que podían hacer los profesionales de relaciones públicas era comprender mejor a su público objetivo ( 1 ). Antes de enviar su lanzamiento de comunicado de prensa, investigue al consumidor final del contenido y sepa a quién está lanzando y qué les parece interesante. Cuando el 75% de los periodistas dice que menos de una cuarta parte de los lanzamientos que reciben son relevantes o útiles, el suyo que intriga a sus lectores se destacará.

Incluya una cotización de un representante superior en su empresa y haga que cuente

Sí, por lo general es el director ejecutivo porque la cotización debe provenir de un representante público de la empresa. Sin embargo, si está hablando de un nuevo producto tecnológico, el CTO puede ser su mejor opción. Por ejemplo, como proveedor de automatización de marketing cuyos clientes son especialistas en marketing, a menudo se cita a nuestro vicepresidente sénior de marketing.

Si bien mantiene el mensaje de la cita lo más profesional posible, es importante que también sea reconocible como una cita. La prueba dice: ¿Puedes decir, sin las comillas, que es una cita? Si es así, ¡genial! Si no, tienes trabajo que hacer para enmarcar la cita.

Estas citas son la mejor oportunidad para resaltar lo que de otro modo podría parecer demasiado subjetivo para un comunicado de prensa. No se limite a repetir lo que ya se ha dicho o insertar una exclamación hueca. Su(s) cita(s) debe(n) proporcionar profundidad y conocimiento sobre su tema de una fuente confiable cercana a las noticias. Una cita fuerte realmente lleva a casa el "¿Por qué debería importarme?" pregunta y ayuda a sus probabilidades de que se recoja su comunicado de prensa.

Si tiene sentido para el comunicado de prensa y puede mantenerlo conciso, creo firmemente en incluir dos citas: una de un representante de la empresa (como el CEO) y otra de un cliente o tercero involucrado. Si está lanzando un nuevo producto y tiene un cliente que lo usa en versión beta, obtenga una cotización (o escriba una y obtenga la aprobación) de ellos. Si hay una asociación involucrada, proporcione una cotización del representante de su empresa y la de ellos.

Los activos multimedia son su mejor amigo

Siempre hablamos sobre la importancia de las imágenes en todas las facetas del marketing de contenido y la narración de historias, ¡y los comunicados de prensa no son diferentes! La mayoría de los artículos publicados tienen al menos una imagen, pero los periodistas no siempre tienen tiempo para buscar las imágenes adecuadas para cada artículo. Haga que su trabajo sea lo más fácil posible brindándoles elementos visuales que acompañen el contenido de interés periodístico. Las imágenes (y el video, especialmente) recorren un largo camino.

Es más, recomiendo encarecidamente crear una carpeta de kit de medios para compartir (a través de Dropbox o Google Drive) que contenga los archivos multimedia del comunicado de prensa además del comunicado de prensa, los logotipos de la empresa y (según el comunicado de prensa) la foto de la cabeza del representante citado.

Presente, promueva y publique su comunicado de prensa

Obtenga sus noticias en todos los canales disponibles y preséntelos inmediatamente después de su publicación a sus contactos de medios relevantes (recuerde: conozca a su audiencia, ayude a sus lectores). Los cables de noticias cumplen su propósito, pero solo el 3% de los periodistas confían en los cables de noticias, así que ¿por qué debería hacerlo usted ( 2 )?

Presente su comunicado de prensa a los periodistas

Me gusta ver quién ha estado hablando sobre el tema del comunicado de prensa en los últimos meses, cubrió a nuestros competidores y ha mostrado interés en nuestras noticias en el pasado. Es mucho trabajo, pero tener una base de datos de medios como Cision, Agility o Muck Rack hace que esto sea mucho más manejable. De hecho, el 65% de los periodistas preferiría recibir comunicados de prensa personalizados segmentados por producto, industria o tema, en lugar de una distribución de audiencia masiva ( 3 ). Por ejemplo, tengo diferentes listas de medios para diferentes tipos de comunicados de prensa y luego segmento aún más las listas de medios para mensajes relevantes.

Envíe su comunicado de prensa a las publicaciones participantes

Algunas publicaciones son excelentes para enviar su comunicado de prensa (ya sea por formulario o correo electrónico), y si sigue todos los consejos anteriores, es probable que pueda publicar su comunicado de prensa. Mantengo una lista de publicaciones para una cobertura más fácil y recomiendo crear su propia lista para una referencia rápida.

Publica tu nota de prensa en tu sitio web

El sitio web de cada organización necesita una sala de prensa para albergar la cobertura de los medios y los comunicados de prensa. Por un lado, eres el propietario del enlace a tu comunicado de prensa; además, ayuda a atraer más tráfico a tu sitio web. Alojar su comunicado de prensa en su propia sección de prensa de su sitio web crea más oportunidades de participación a través de boletines por correo electrónico, redes sociales, etc.

Comparta su comunicado de prensa en las redes sociales

Nunca subestimes el poder de las redes sociales. Comparta su comunicado de prensa en las diversas redes sociales de su empresa y anime a los miembros de su equipo a compartirlo también. (Esto es especialmente fácil con el módulo avanzado de redes sociales de Act-On ). Incluya sus imágenes multimedia para darle un impulso adicional a las publicaciones sociales, cree algunas versiones diferentes y aproveche algunos hashtags de tendencia.

Los comunicados de prensa requieren una excelente redacción, una investigación exhaustiva y técnicas de distribución hábiles, todo lo cual requiere una gran cantidad de tiempo y habilidad, pero la recompensa puede ayudar a que su negocio y sus ofertas estén frente a sus audiencias objetivo al tiempo que aumenta el conocimiento de la marca. Además, lo ayudan a desarrollar la credibilidad de la marca al aparecer en las publicaciones de los medios. Si desea ver cómo se hace, visite la sala de prensa de Act-On para obtener más información.