Untuk Rilis Segera: Tingkatkan Visibilitas dengan Dasar-Dasar Siaran Pers ini

Ah, pertanyaan PR yang tak lekang oleh waktu: Apa rahasia siaran pers yang sempurna? Anda tahu, salah satu yang diambil oleh banyak outlet, memacu permintaan wawancara, menghasilkan banyak konten berikutnya, dan mengarahkan pembaca yang tertarik ke situs web Anda?

Yah, itu bukan rahasia karena ini adalah resep untuk mendapatkan liputan (setidaknya yang saya ketahui, tetapi jika Anda memiliki rahasianya, silakan kirim email kepada saya). Siaran pers adalah inti dari konten PR dan berfungsi sebagai semacam megafon untuk memuji pencapaian, kemajuan, dan tonggak utama perusahaan Anda. Baik Anda memublikasikannya ke ruang pers situs web Anda , menawarkan fitur kepada jurnalis, mendistribusikan melalui kawat berita, dan/atau berbagi di media sosial dan di buletin email, siaran pers adalah pernyataan Anda kepada publik. Bagaimana Anda membuat dan mengeluarkannya ke dunia penting.

Dengan itu, mari kita bahas dasar-dasarnya:

Selalu Sertakan Pokok-Pokok Siaran Pers

Siaran Pers 101, dasar-dasar dari dasar-dasar. Ada banyak sekali artikel yang membahas tentang penulisan judul yang sempurna, membahas lima W, dan mengapa Anda sebagai PR pro harus menyertakan informasi kontak Anda. Tanpa memuntahkan apa yang kita sudah cukup banyak mengangguk setuju (Anda setuju bahwa judul yang bagus itu penting, kan?), Saya akan meringkas.

Setiap siaran pers harus mencantumkan hal-hal berikut:

• Judul yang informatif dan menarik yang menjawab pertanyaan, “Mengapa saya harus peduli?”
• Salinan yang ditulis dengan baik dan langsung mengikuti pedoman gaya AP tanpa kesalahan tata bahasa atau kesalahan
• Garis tanggal (ya, gaya AP)
• Paragraf pertama yang berdampak yang memberikan takeaways utama (Siapa, Apa, Di mana, Kapan, dan Mengapa)
• Ajakan bertindak yang jelas di bagian akhir yang mengarahkan pembaca ke halaman tertentu di situs web Anda yang mendorong siaran pers, seperti halaman web produk, pendaftaran acara, halaman arahan untuk mengakses laporan, dll.
• Boilerplate (alias bagian "Tentang" perusahaan Anda) yang menyertakan tautan ke situs web Anda
• Informasi kontak PR untuk tindak lanjut yang nyaman

Tanyakan “Apakah Ini Layak Diberitakan?”

Saat mempertimbangkan topik siaran pers yang potensial, tanyakan pada diri Anda, "Apakah ini layak diberitakan?" dan berikan diri Anda jawaban yang benar dan jujur.

Maaf menjadi pembawa berita buruk, tetapi hanya karena Anda ingin bisnis Anda ditampilkan dalam publikasi tidak berarti cerita Anda akan selalu cukup berdampak untuk memasukkan bisnis Anda ke dalam publikasi ini. Saya benar-benar mengerti betapa frustasinya ketika sudut cerita yang layak diberitakan di sekitar kantor langka, tetapi itulah kesempatan Anda untuk mencari liputan kepemimpinan pemikiran dengan artikel yang berkontribusi dan wawancara ahli.

Jadi, sebelum Anda mulai menulis siaran pers Anda: Tanyakan pada diri Anda (dan tim Anda) apakah ini berita yang sulit, aktual, audiens-akan-peduli-tentang-ini. Jika Anda ragu, taburkan berita ini ke nada yang berbeda dan relevan untuk memanfaatkan dan melewatkan siaran pers.

Beberapa contoh siaran pers yang layak diberitakan meliputi:

• Fitur produk atau penawaran layanan baru
• Kemitraan atau pengakuan tingkat tinggi
• Janji temu C-suite yang menonjol (biasanya terbaik untuk pers lokal)
• Wawasan dan temuan eksklusif ke dalam industri
• Acara penting yang akan datang

Pahami Audiens Anda untuk Memberikan Penawaran yang Sempurna

Tidak, "semua orang" bukanlah jawaban yang tepat. Kenali siapa audiens primer dan sekunder Anda; merekalah yang ingin Anda jawab bahwa "Mengapa saya harus peduli?" pertanyaan dengan judul Anda karena mereka yang Anda ajak bicara.

Wartawan selalu mengutamakan pembacanya, seperti yang kami lakukan bisnis dengan pelanggan kami. Siaran pers Anda hanya akan mencapai audiens target Anda (di luar upaya pemasaran masuk Anda sendiri) jika Anda memulai dengan menawarkan kepada jurnalis yang pembacanya akan benar-benar peduli dengan berita Anda. Apakah publikasi menarik prospek ideal Anda, dan apakah pembaca mengharapkan berita dari Anda? Apakah mereka akrab dengan bisnis Anda (atau pesaing Anda)? Apakah jurnalis ini pernah menulis tentang topik ini sebelumnya — dan baru-baru ini? Apakah mereka terlibat dengan lingkaran industri yang sama dengan Anda di media sosial?

Jika tidak, jangan lempar ke mereka. 44% jurnalis yang mengejutkan melaporkan bahwa hal #1 yang dapat dilakukan oleh profesional PR adalah memahami audiens target mereka dengan lebih baik ( 1 ). Sebelum mengirim promosi siaran pers Anda, teliti konsumen akhir konten dan ketahui siapa yang Anda promosikan dan apa yang menurut mereka menarik. Ketika 75% jurnalis mengatakan kurang dari seperempat promosi yang mereka terima relevan atau berguna, penawaran Anda yang menarik bagi pembaca mereka akan menonjol.

Sertakan Penawaran dari Perwakilan Top di Perusahaan Anda dan Jadikan Itu Berarti

Ya, biasanya CEO karena kutipan harus datang dari perwakilan perusahaan yang menghadap publik. Namun, jika Anda berbicara tentang produk teknologi baru, CTO mungkin merupakan pilihan terbaik Anda. Misalnya, sebagai penyedia otomatisasi pemasaran yang pelanggannya adalah pemasar, SVP Pemasaran kami sering dikutip.

Sambil menjaga pesan kutipan seprofesional mungkin, penting untuk juga dikenali sebagai kutipan. Tesnya berjalan: Dapatkah Anda memberi tahu, tanpa kutipan, bahwa itu adalah kutipan? Jika demikian, bagus! Jika tidak, Anda memiliki beberapa pekerjaan yang harus dilakukan dalam membingkai kutipan.

Kutipan ini adalah kesempatan terbaik untuk menyoroti apa yang mungkin tampak terlalu subjektif untuk siaran pers. Jangan hanya mengulang apa yang sudah dikatakan atau menyisipkan seruan kosong. Kutipan Anda harus memberikan kedalaman dan wawasan tentang topik Anda dari sumber tepercaya yang dekat dengan berita. Kutipan yang kuat benar-benar mendorong pulang "Mengapa saya harus peduli?" pertanyaan dan membantu peluang Anda untuk mendapatkan siaran pers Anda.

Jika masuk akal untuk siaran pers dan Anda dapat membuatnya tetap ringkas, saya sangat percaya dalam menyertakan dua kutipan: satu dari perwakilan perusahaan (seperti CEO) dan satu dari pelanggan atau pihak ketiga yang terlibat. Jika Anda meluncurkan produk baru dan memiliki pelanggan yang menggunakannya dalam versi beta, dapatkan penawaran (atau tulis satu dan dapatkan persetujuan) dari mereka. Jika ada kemitraan yang terlibat, berikan penawaran dari perwakilan perusahaan Anda dan mereka.

Aset Multimedia Adalah Teman Terbaik Anda

Kami selalu berbicara tentang pentingnya visual dalam setiap aspek pemasaran konten dan penceritaan — dan siaran pers tidak berbeda! Sebagian besar artikel yang diterbitkan memiliki setidaknya satu gambar, tetapi jurnalis tidak selalu punya waktu untuk melacak gambar yang tepat untuk setiap bagian. Buat pekerjaan mereka semudah mungkin dengan menyediakan visual yang menyertai konten yang layak diberitakan. Citra (dan video, khususnya) sangat membantu.

Terlebih lagi, saya sangat menyarankan untuk membuat folder kit media yang dapat dibagikan (melalui Dropbox atau Google Drive) yang menampung file multimedia siaran pers selain siaran pers, logo perusahaan, dan (bergantung pada siaran pers) foto kepala perwakilan yang dikutip.

Promosikan, Promosikan, dan Publikasikan Siaran Pers Anda

Dapatkan berita Anda di setiap saluran yang tersedia dan promosikan segera setelah dirilis ke kontak media Anda yang relevan (ingat: kenali audiens Anda; bantu pembaca mereka). Newswires memenuhi tujuannya, tetapi hanya 3% jurnalis yang mengandalkan newswire, jadi mengapa Anda harus ( 2 )?

Promosikan siaran pers Anda kepada wartawan

Saya ingin melihat siapa yang telah berbicara tentang topik siaran pers dalam beberapa bulan terakhir, meliput pesaing kita, dan telah menunjukkan minat pada berita kita di masa lalu. Ini banyak pekerjaan, tetapi memiliki database media seperti Cision, Agility, atau Muck Rack membuat ini jauh lebih mudah dikelola. Faktanya, 65% jurnalis lebih suka menerima siaran pers khusus yang disegmentasikan berdasarkan produk, industri, atau tema, daripada satu distribusi khalayak massa ( 3 ). Misalnya, saya memiliki daftar media yang berbeda untuk berbagai jenis siaran pers dan kemudian mengelompokkan daftar media lebih lanjut untuk pesan yang relevan.

Kirim siaran pers Anda ke publikasi yang berpartisipasi

Beberapa publikasi hebat dalam mengirimkan siaran pers Anda (baik melalui formulir atau email), dan jika Anda mengikuti semua tip di atas, Anda mungkin bisa menampilkan siaran pers Anda. Saya menyimpan daftar publikasi untuk liputan yang lebih mudah, dan saya sangat menyarankan untuk membuat daftar Anda sendiri untuk referensi cepat.

Publikasikan siaran pers Anda di situs web Anda

Setiap situs web organisasi membutuhkan ruang pers untuk menampung liputan media dan siaran pers. Pertama, Anda memiliki tautan ke siaran pers Anda — plus itu membantu mengarahkan lebih banyak lalu lintas ke situs web Anda. Menempatkan siaran pers Anda di bagian pers Anda sendiri di situs web Anda menciptakan lebih banyak peluang keterlibatan melalui buletin email, media sosial, dll.

Bagikan siaran pers Anda di media sosial

Jangan pernah meremehkan kekuatan media sosial. Bagikan siaran pers Anda di berbagai pegangan media sosial perusahaan Anda, dan dorong anggota tim Anda untuk berbagi juga. (Ini sangat mudah dengan Modul Media Sosial Lanjutan Act-On .) Sertakan citra multimedia Anda untuk memberikan umph ekstra pada posting sosial, buat beberapa versi yang bervariasi, dan dukung beberapa tagar yang sedang tren.

Siaran pers memerlukan penulisan yang hebat, penelitian menyeluruh, dan teknik distribusi yang cekatan — semuanya membutuhkan banyak waktu dan keterampilan — tetapi hasilnya dapat membantu bisnis dan penawaran Anda di depan audiens target Anda sambil juga meningkatkan kesadaran merek. Plus, mereka membantu Anda membangun kredibilitas merek dengan ditampilkan dalam publikasi media. Jika Anda ingin melihat bagaimana melakukannya, kunjungi ruang pers Act-On untuk mempelajari lebih lanjut!