สำหรับการเผยแพร่ในทันที: เพิ่มการมองเห็นด้วยข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับข่าวประชาสัมพันธ์เหล่านี้

อา คำถามประชาสัมพันธ์ที่ไม่มีวันตกยุค: อะไรคือเคล็ดลับในการแถลงข่าวที่สมบูรณ์แบบ? คุณรู้ไหมว่าร้านที่ได้รับเลือกจากร้านค้าหลายแห่ง กระตุ้นการขอสัมภาษณ์ สร้างเนื้อหาที่ตามมามากมาย และดึงดูดผู้อ่านที่สนใจมายังเว็บไซต์ของคุณ

ก็ไม่ได้เป็นความลับมากเท่าไหร่ เพราะเป็นสูตรในการรับความคุ้มครอง (อย่างน้อยก็เท่าที่ฉันรู้ แต่ถ้าคุณมีความลับอยู่แล้ว ช่วยส่งอีเมลหาฉันที) ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นส่วนสำคัญของเนื้อหาประชาสัมพันธ์และทำหน้าที่เป็นโทรโข่งเพื่อยกย่องความสำเร็จ ความคืบหน้า และเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ ของบริษัทของคุณ ไม่ว่าคุณจะเผยแพร่ไปยังห้องแถลงข่าวของ เว็บไซต์ของ คุณ นำเสนอต่อนักข่าวสำหรับคุณลักษณะ แจกจ่ายผ่าน newswire และ/หรือแบ่งปันบนโซเชียลมีเดียและในจดหมายข่าวทางอีเมล ข่าวประชาสัมพันธ์คือคำแถลงของคุณต่อสาธารณะ วิธีที่คุณประดิษฐ์และนำพวกเขาออกไปสู่โลกมีความสำคัญ

จากที่กล่าวมา มาดูพื้นฐานกัน:

รวมข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับข่าวประชาสัมพันธ์เสมอ

ข่าวประชาสัมพันธ์ 101 ข้อมูลพื้นฐานเบื้องต้น มีบทความนับไม่ถ้วนที่เขียนพาดหัวข่าวที่สมบูรณ์แบบ กล่าวถึง W ห้าคน และเหตุผลที่คุณในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ควรมีข้อมูลติดต่อของคุณด้วย โดยไม่ต้องสำรอกสิ่งที่เราค่อนข้างพยักหน้าเห็นด้วย (คุณเห็นด้วยว่าหัวข้อข่าวที่ดีมีความสำคัญใช่ไหม) ฉันจะสรุป

ทุกข่าวประชาสัมพันธ์ต้องมีรายการต่อไปนี้:

• พาดหัวข่าวที่ให้ข้อมูลและน่าสนใจที่ตอบคำถามว่า “ทำไมฉันจึงควรสนใจ”
• เขียนดีและคัดลอกโดยตรงตามแนวทางสไตล์ AP โดยไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือปุย
• เส้นวันที่ (ใช่ สไตล์ AP)
• ย่อหน้าแรกที่สร้างผลกระทบซึ่งนำเสนอประเด็นสำคัญ (ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร และทำไม)
• คำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจนในตอนท้ายซึ่งนำผู้อ่านไปยังหน้าที่เจาะจงในเว็บไซต์ของคุณที่แจ้งข่าวประชาสัมพันธ์ เช่น หน้าเว็บผลิตภัณฑ์ การลงทะเบียนกิจกรรม หน้า Landing Page เพื่อเข้าถึงรายงาน เป็นต้น
• สำเนา Boilerplate (หรือที่เรียกว่าส่วน "เกี่ยวกับ" ของบริษัทของคุณ) ที่มีลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของคุณ
• ข้อมูลติดต่อประชาสัมพันธ์เพื่อความสะดวกในการติดตาม

ถามว่า “ข่าวนี้สมควรไหม”

เมื่อพิจารณาหัวข้อข่าวประชาสัมพันธ์ที่เป็นไปได้ ให้ถามตัวเองว่า “เรื่องนี้ควรเป็นข่าวหรือไม่” และให้คำตอบกับตัวเองอย่างแท้จริงและตรงไปตรงมา

ขออภัยที่ต้องเป็นผู้แจ้งข่าวร้าย แต่เพียงเพราะคุณ ต้องการให้ ธุรกิจของคุณปรากฏอยู่ในสื่อสิ่งพิมพ์ ไม่ได้หมายความว่าเรื่องราวของคุณจะส่งผลกระทบมากพอที่จะทำให้ธุรกิจของคุณปรากฏในสิ่งพิมพ์เหล่านี้ ฉันเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่ามันน่าหงุดหงิดเพียงใดเมื่อมีมุมเรื่องราวที่น่าบอกเล่าข่าวรอบ ๆ สำนักงาน แต่นั่นเป็นโอกาสของคุณที่จะหาข้อมูลเกี่ยวกับความเป็นผู้นำทางความคิดด้วยบทความที่ร่วมให้ข้อมูลและบทสัมภาษณ์จากผู้เชี่ยวชาญ

ดังนั้น ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ: ถามตัวเอง (และทีมของคุณ) ว่าข่าวนี้ยาก จริงไหม ที่ผู้ชมจะสนใจ หากคุณลังเล ให้โรยข่าวนี้ในสำนวนที่เกี่ยวข้องและแตกต่างกันเพื่อยกระดับและข้ามข่าวประชาสัมพันธ์

ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์ที่น่าสนใจ ได้แก่

• คุณสมบัติผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่
• การเป็นหุ้นส่วนหรือการยอมรับที่มีชื่อเสียง
• การนัดหมาย C-suite ที่โดดเด่น (มักจะดีที่สุดสำหรับสื่อท้องถิ่น)
• ข้อมูลเชิงลึกพิเศษและการค้นพบในอุตสาหกรรม
• เหตุการณ์สำคัญที่กำลังจะเกิดขึ้น

ทำความเข้าใจผู้ชมของคุณเพื่อนำเสนอสำนวนการขายที่สมบูรณ์แบบ

ไม่ “ทุกคน” ไม่ใช่คำตอบที่เหมาะสม รู้ว่าใครคือผู้ชมหลักและรองของคุณ พวกเขาคือคนที่คุณอยากจะตอบว่า “ทำไมฉันต้องแคร์” ตั้งคำถามกับพาดหัวของคุณเพราะพวกเขาคือคนที่คุณกำลังพูดด้วย

นักข่าวให้ความสำคัญกับผู้อ่านเสมอ เช่นเดียวกับธุรกิจที่เราทำกับลูกค้าของเรา ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณจะส่งไปถึงผู้ชมเป้าหมายของคุณเท่านั้น (นอกความพยายามทางการตลาดขาเข้าของคุณเอง) หากคุณเริ่มต้นด้วยการเสนอขายนักข่าวที่ผู้อ่านจะสนใจข่าวของคุณจริงๆ สิ่งพิมพ์นี้ดึงดูดกลุ่มเป้าหมายในอุดมคติของคุณหรือไม่ และผู้อ่านคาดหวังข่าวจากจังหวะของคุณหรือไม่? พวกเขาคุ้นเคยกับธุรกิจของคุณ (หรือคู่แข่งของคุณ) หรือไม่? นักข่าวคนนี้เคยเขียนเรื่องนี้มาก่อนหรือไม่ และเมื่อเร็วๆ นี้? พวกเขามีส่วนร่วมกับแวดวงอุตสาหกรรมเดียวกันของคุณบนโซเชียลมีเดียหรือไม่?

ถ้าไม่ก็อย่าขว้างพวกเขา นักข่าวที่น่าประหลาดใจ 44% รายงานว่าสิ่งสำคัญอันดับหนึ่งที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์สามารถทำได้คือการทำความเข้าใจกลุ่มเป้าหมายของตนให้ดีขึ้น ( 1 ) ก่อนส่งสำนวนการขายให้หาข้อมูลผู้บริโภคปลายทางของเนื้อหาและรู้ว่าคุณกำลังนำเสนอใครและสิ่งที่พวกเขาสนใจ เมื่อนักข่าว 75% บอกว่าการเสนอขายน้อยกว่าหนึ่งในสี่นั้นมีความเกี่ยวข้องหรือมีประโยชน์ สิ่งที่คุณ สนใจ สำหรับผู้อ่านจะโดดเด่น

รวมใบเสนอราคาจากตัวแทนระดับสูงที่บริษัทของคุณและทำให้มันนับ

ใช่ โดยปกติแล้วจะเป็น CEO เพราะใบเสนอราคาต้องมาจากตัวแทนของบริษัทที่เปิดเผยต่อสาธารณะ อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังพูดถึงผลิตภัณฑ์เทคโนโลยีใหม่ CTO อาจเป็นทางออกที่ดีที่สุดของคุณ ตัวอย่างเช่น ในฐานะผู้ให้บริการการตลาดอัตโนมัติที่มีลูกค้าเป็นนักการตลาด มักจะเสนอราคา SVP ฝ่ายการตลาดของเรา

ในขณะที่รักษาข้อความของใบเสนอราคาอย่างมืออาชีพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ สิ่งสำคัญคือต้องจดจำว่าเป็นใบเสนอราคาด้วย การทดสอบดำเนินไป: คุณบอกได้ไหมว่าไม่มีใบเสนอราคา ถ้าใช่ก็เยี่ยม! ถ้าไม่ คุณมีงานต้องทำในการกำหนดกรอบใบเสนอราคา

คำพูดเหล่านี้เป็นโอกาสที่ดีที่สุดที่จะเน้นสิ่งที่อาจดูเหมือนเป็นอัตวิสัยเกินไปสำหรับการแถลงข่าว อย่าพูดซ้ำในสิ่งที่พูดไปแล้วหรือใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์กลวงๆ คำพูดของคุณควรให้ข้อมูลเชิงลึกและข้อมูลเชิงลึกในหัวข้อของคุณจากแหล่งที่เชื่อถือได้ใกล้กับข่าว คำพูดที่หนักแน่นขับกลับบ้านว่า "ทำไมฉันจึงควรดูแล" คำถามและช่วยให้คุณมีโอกาสได้รับข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ

ถ้ามันสมเหตุสมผลสำหรับการแถลงข่าวและคุณสามารถกระชับได้ ฉันเชื่ออย่างมากในการรวมคำพูดสองคำ: หนึ่งจากตัวแทนบริษัท (เช่น CEO) และอีกหนึ่งจากลูกค้าหรือบุคคลที่สามที่เกี่ยวข้อง หากคุณกำลังเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่และให้ลูกค้าใช้ผลิตภัณฑ์รุ่นเบต้า ขอใบเสนอราคา (หรือเขียนและขออนุมัติ) จากพวกเขา หากมีหุ้นส่วนที่เกี่ยวข้อง ให้เสนอราคาจากตัวแทนบริษัทของคุณและจากพวกเขา

เนื้อหามัลติมีเดียคือเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ

เรามักพูดถึงความสำคัญของภาพในทุกแง่มุมของการตลาดเนื้อหาและการเล่าเรื่อง — และข่าวประชาสัมพันธ์ก็ไม่ต่างกัน! บทความที่ตีพิมพ์ส่วนใหญ่มีภาพอย่างน้อยหนึ่งภาพ แต่นักข่าวมักไม่มีเวลาติดตามภาพที่เหมาะสมสำหรับทุกชิ้น ทำให้งานของพวกเขาง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ด้วยการจัดเตรียมภาพจริงที่มาพร้อมกับเนื้อหาที่น่าบอกเล่าเรื่องราว ภาพ (และวิดีโอโดยเฉพาะ) ไปได้ไกล

ยิ่งไปกว่านั้น ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้สร้างโฟลเดอร์ชุดสื่อที่แชร์ได้ (ผ่าน Dropbox หรือ Google ไดรฟ์) ที่เก็บไฟล์มัลติมีเดียของข่าวประชาสัมพันธ์ นอกเหนือจากข่าวประชาสัมพันธ์ โลโก้บริษัท และภาพถ่ายหัวของตัวแทนที่ยกมา (ขึ้นอยู่กับข่าวประชาสัมพันธ์)

นำเสนอ โปรโมต และเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ

รับข่าวสารของคุณในทุกช่องทางที่มีอยู่และนำเสนอทันทีที่เผยแพร่ต่อผู้ติดต่อสื่อที่เกี่ยวข้องของคุณ (จำไว้ว่า: รู้จักผู้ชมของคุณ ช่วยผู้อ่านของพวกเขา) Newswires ให้บริการตามวัตถุประสงค์ แต่นักข่าวเพียง 3% เท่านั้นที่พึ่งพา Newswire ทำไมคุณจึงควร ( 2 )

นำเสนอข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณกับนักข่าว

ฉันชอบดูว่าใครกำลังพูดถึงหัวข้อข่าวประชาสัมพันธ์ในช่วงไม่กี่เดือนที่ผ่านมา ครอบคลุมคู่แข่งของเรา และแสดงความสนใจในข่าวของเราในอดีต เป็นงานที่ต้องทำมาก แต่การมีฐานข้อมูลสื่อ เช่น Cision, Agility หรือ Muck Rack ทำให้จัดการได้ง่ายขึ้นมาก อันที่จริง นักข่าว 65% ค่อนข้างจะได้รับข่าวประชาสัมพันธ์ที่ปรับแต่งเองโดยแบ่งกลุ่มตามผลิตภัณฑ์ อุตสาหกรรม หรือธีม มากกว่าที่จะให้ผู้ชมจำนวนมากได้เผยแพร่เพียงครั้งเดียว ( 3 ) ตัวอย่างเช่น ฉันมีรายการสื่อต่างๆ สำหรับข่าวประชาสัมพันธ์ประเภทต่างๆ แล้วจึงแบ่งรายการสื่อเพิ่มเติมสำหรับการส่งข้อความที่เกี่ยวข้อง

ส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณไปยังสิ่งพิมพ์ที่เข้าร่วม

สิ่งพิมพ์บางฉบับเหมาะสำหรับการส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ (ไม่ว่าจะทางแบบฟอร์มหรืออีเมล) และหากคุณปฏิบัติตามคำแนะนำข้างต้นทั้งหมด คุณก็มีแนวโน้มที่จะนำเสนอข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ ฉันเก็บรายการสิ่งพิมพ์ไว้เพื่อให้ครอบคลุมได้ง่ายขึ้น และฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้สร้างรายการของคุณเองเพื่อใช้อ้างอิงอย่างรวดเร็ว

เผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณบนเว็บไซต์ของคุณ

เว็บไซต์ขององค์กรทุกแห่งต้องการห้องข่าวเพื่อจัดทำรายงานข่าวและข่าวประชาสัมพันธ์ ประการหนึ่ง คุณเป็นเจ้าของลิงก์ไปยังข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ และยังช่วยเพิ่มการเข้าชมเว็บไซต์ของคุณอีกด้วย การจัดเก็บข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณในส่วนข่าวบนเว็บไซต์ของคุณจะสร้างโอกาสในการมีส่วนร่วมมากขึ้นผ่านจดหมายข่าวทางอีเมล โซเชียลมีเดีย ฯลฯ

แบ่งปันข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณบนโซเชียลมีเดีย

อย่าประมาทพลังของโซเชียลมีเดีย แบ่งปันข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณบนโซเชียลมีเดียต่างๆ ของบริษัทคุณ และสนับสนุนให้สมาชิกในทีมของคุณแบ่งปันด้วยเช่นกัน (ซึ่งเป็นเรื่องง่ายโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับ Advanced Social Media Module ของ Act-On ) รวมภาพมัลติมีเดียของคุณเพื่อทำให้โพสต์โซเชียลมีประสิทธิภาพมากขึ้น สร้างเวอร์ชันที่แตกต่างกันสองสามแบบ และนำแฮชแท็กที่กำลังเป็นที่นิยม

ข่าวประชาสัมพันธ์ต้องการการเขียนที่ดี การวิจัยอย่างละเอียด และเทคนิคการกระจายอย่างคล่องแคล่ว ซึ่งทั้งหมดนี้ต้องใช้เวลาและทักษะอย่างมาก แต่ผลตอบแทนสามารถช่วยให้ธุรกิจและข้อเสนอของคุณปรากฏต่อกลุ่มเป้าหมายของคุณ ในขณะเดียวกันก็เพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์ด้วย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสร้างความน่าเชื่อถือของแบรนด์ด้วยการให้ความสำคัญในสื่อสิ่งพิมพ์ หากต้องการดูวิธีการดำเนินการ โปรดไปที่ห้องแถลงข่าวของ Act-On เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม!