Tajemnica dostarczalności wiadomości e-mail: gdzie trafia brakująca poczta?

Wszyscy tu byliśmy: Spędziłeś dużo czasu, dopracowując i tworząc idealną wiadomość e-mail dla subskrybentów, mając nadzieję, że być w stanie zachęcić ich do większego zaangażowania nową ofertą produktową, usługą lub notatką o Twojej organizacji. Twój e-mail jest gotowy do użycia. Uporządkujesz swoje listy, ustawisz rytm, a Twój zespół będzie gotowy do odpowiedzi. Potem e-mail gaśnie – i nagle otrzymujesz wiadomość, że Twoi odbiorcy nie otrzymali Twojej wiadomości. Co właściwie dzieje się, gdy poczta nie dociera?

Jest to bardzo częsty problem, który może pojawić się w dziedzinie dostarczalności. Ale co to powoduje? I jak możesz podjąć kroki, aby upewnić się, że Twoje wiadomości są czytane po ich wysłaniu?

Zacznijmy od początku. Twoja kampania jest gotowa i kliknąłeś przycisk wyślij. Wielu marketerów uważa, że ​​po kliknięciu „wyślij” wiadomość trafia bezpośrednio do odbiorcy. Tak nie jest; istnieje szereg serwerów, bramek i kroków, które znajdują się między Twoją pocztą e-mail a zamierzonym odbiorcą.

Ścieżka Twojego e-maila do odbiorcy

Kiedy klikniesz „wyślij”, wielu dostawców usług e-mail (ESP) i firm zajmujących się automatyzacją marketingu najpierw odrzuci listy, do których wysyłasz, z własnymi listami pomijania (rezygnacja, twarde zwroty, zablokowane domeny), a także z własnymi listami dostawcy usług internetowych. globalne pliki tłumienia (tak, mają takie rzeczy). Po zakończeniu tego wytrząsania Twój e-mail jest następnie wysyłany do agenta przesyłania poczty (MTA), który ma zostać wysłany na serwery odbiorcze klientów, do których próbujesz dotrzeć.

Gdy poczta przejdzie przez MTA, przechodzi następnie przez bramę poczty przychodzącej. Google dobrze to opisuje: „Serwer, przez który przechodzi cała poczta przychodząca do domeny odbierającej. Brama zazwyczaj przetwarza pocztę w jakiś sposób – na przykład archiwizuje ją lub filtruje spam – a następnie przekazuje pocztę do następnego serwera pocztowego”.

Ten następny serwer e-mail to ten, który faktycznie dostarcza wiadomości do odbiorców. Gdy poczta jest przekazywana do serwera pocztowego za bramą, w grę może wchodzić jeszcze więcej filtrów, takich jak filtry organizacyjne lub indywidualne. W każdym momencie Twój mailing może „upaść na podłogę” – co oznacza, że ​​Twoja wiadomość nie została odrzucona, ale mogła nie zostać odebrana przez użytkownika końcowego. Bramy mogą wykorzystywać urządzenia spamujące, a organizacje mogą mieć skrzynki kwarantanny; albo może potknąć się o Twój e-mail. Możliwe jest również, że osoby mogą mieć Cię na swojej liście zablokowanych.

Brak gwarancji

Nie ma gwarancji, że cała wysłana poczta zostanie dostarczona w 100% przypadków. Taka jest natura bestii dostarczalności. Możesz to zobaczyć podczas wysyłania i dostarczania wiadomości możesz również napotkać problemy, takie jak odrzucenia, związane ze spamem lub zasadami. Wynika to z filtrowania spamu, które stosuje większość dostawców usług internetowych i domen, aby zapobiegać przesyłaniu spamu i nieistotnych wiadomości e-mail. Nawet jeśli masz zaangażowanych odbiorców, Twoje wiadomości e-mail mogą zostać przechwycone przez te filtry ze względu na takie czynniki, jak reputacja adresu IP, treść lub fakt, że inni użytkownicy zgłosili skargi dotyczące spamu w Twoich wiadomościach e-mail.

Ponadto niektóre wiadomości mogą trafiać bezpośrednio do folderów śmieci, folderów promocyjnych i/lub spamu. Niektórzy odbiorcy mogą po prostu nie przeglądać wszystkich folderów poczty i dlatego nie widzą Twojej poczty – oraz możliwości oznaczenia Cię jako zaufanego nadawcy. (Gdy odbiorca oznaczy Cię jako zaufanego nadawcę, każdy e-mail, który wyślesz z tego samego zaufanego adresu wysyłającego, trafi prosto do skrzynki odbiorczej).

5 najlepszych praktyk dotyczących dostarczalności wiadomości e-mail

Co więc możesz zrobić, aby Twoja poczta e-mail została dostarczona przez te przeszkody? Oto kilka wskazówek:

• Upewnij się, że Twoje e-maile zawierają informacje istotne dla odbiorców . Zacznij od segmentacji list według istotnych czynników, takich jak lokalizacja, zainteresowania, branża, poprzednie zakupione produkty i tak dalej. Następnie utwórz komunikat, który potwierdza i uwzględnia te czynniki. Jeśli za każdym razem, gdy otworzą Twój e-mail, znajdą coś, co wydaje się być dla nich spersonalizowane, zwiększysz zaangażowanie.
• Segmentuj również według stopnia zaangażowania. Zaangażowani odbiorcy to ci, którzy kliknęli lub otworzyli wiadomość e-mail w ciągu ostatnich 90–180 dni i są typowymi respondentami. „Niezaangażowani” to nowe perspektywy lub ci, którzy jeszcze nie podjęli działań.

Dobrą praktyką jest wysłanie wiadomości do segmentu zaangażowanego na kilka godzin przed wysłaniem do niezaangażowanych . Kiedy się angażują, pomaga to wykazać dostawcom usług internetowych, że jest to poszukiwana wiadomość e-mail. Może to ułatwić przeniesienie następnej partii (niezaangażowanej).

• Jeszcze raz sprawdź zawartość, która mogłaby zostać wykryta przez filtr spamu . Znaki specjalne, dużo WIELKICH LITER, linków niskiej jakości lub wiadomości e-mail, które są tylko obrazami i nie zawierają tekstu, mogą sprawić, że Twój e-mail zahaczy o różne filtry w drodze do skrzynki odbiorczej.
• Poproś odbiorców, aby dodali Cię do swojej listy bezpiecznych nadawców . Ułatw sobie to. Oto przykładowy język, który możesz dostosować:

Chcesz nadal otrzymywać nasze e-maile? Po prostu dodaj nasz adres „Od” do listy bezpiecznych nadawców LUB dodaj nas do swojej książki adresowej lub listy kontaktów, aby nadal otrzymywać wspaniałe oferty, które do Ciebie wysyłamy.

• Upewnij się, że wszyscy Twoi odbiorcy są w pełni włączeni . Jeśli ktoś już wyraził zgodę na otrzymywanie Twoich wiadomości e-mail, Twoje szanse na oznaczenie jako spam spadają, ponieważ dostawcy usług internetowych zauważają, że Twoje wiadomości są zaufane i poszukiwane.

Jeśli po wykonaniu tych czynności nadal nie możesz dostać się do skrzynki pocztowej zaręczonego odbiorcy – istnieje szansa, że ​​Twoi odbiorcy będą musieli porozmawiać z administratorem poczty. Mogą istnieć dodatkowe filtry, reguły lub kroki, które uniemożliwiają dotarcie Twoich wiadomości. Jeśli odbiorca skontaktuje się z zespołem IT w sprawie problemu z dostarczaniem, istnieje większa szansa na sukces niż konieczność naprawy z zewnątrz.

Dostarczalność zawsze będzie grą prób i błędów. Jeśli napotkasz problemy z odczytaniem wiadomości e-mail, wykonaj poniższe czynności i wypróbuj różne podejścia, aby zobaczyć, co działa i jakie wiadomości najlepiej docierają do skrzynki odbiorczej. Z biegiem czasu, wraz z dobrymi praktykami i nawykami wysyłania, szanse na to, że Twoje mailingi trafią prosto do skrzynki odbiorczej, wzrosną, a Twoje odbiorcy będą bardziej zaangażowani w Twoją ofertę i cały biznes.

Aby uzyskać więcej porad i wskazówek dotyczących zarządzania krytycznymi czynnikami wpływającymi na dostarczalność wiadomości e-mail, zapoznaj się z artykułem „Najlepsze praktyki dotyczące dostarczalności wiadomości e-mail”. Ten eBook pomoże Ci poznać kluczowe czynniki wpływające na Twoją reputację jako nadawcy, jak unikać filtrów SPAMu i wiele więcej.