ความลึกลับในการส่งอีเมล: จดหมายหายไปที่ไหน

เราทุกคนมาที่นี่แล้ว: คุณใช้เวลามากมายในการประดิษฐ์ ปรับแต่ง และสร้างข้อความอีเมลที่สมบูรณ์แบบสำหรับสมาชิกของคุณ โดยหวังว่าคุณจะ สามารถดึงดูดพวกเขาให้มีส่วนร่วมมากขึ้นกับการนำเสนอผลิตภัณฑ์ บริการ หรือหมายเหตุเกี่ยวกับองค์กรของคุณ อีเมลของคุณพร้อมใช้งานแล้ว คุณได้รับรายการตามลำดับ จังหวะที่ตั้งไว้ และทีมของคุณพร้อมสำหรับการตอบสนอง จากนั้นอีเมลก็ออกไป และจู่ๆ คุณก็ได้รับข้อความว่าผู้รับไม่ได้รับข้อความของคุณ แล้วจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อจดหมายมาไม่ถึง?

นี่เป็นปัญหาทั่วไปที่สามารถเกิดขึ้นได้ในขอบเขตของการส่งมอบ แต่อะไรเป็นสาเหตุ? และคุณจะดำเนินการอย่างไรเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณจะได้รับการอ่านเมื่อส่งไปแล้ว

เริ่มกันที่จุดเริ่มต้น แคมเปญของคุณพร้อมแล้ว และคุณกดปุ่มส่ง นักการตลาดหลายคนเชื่อว่าเมื่อคุณกด "ส่ง" ข้อความจะส่งตรงถึงผู้รับทันที นี่ไม่ใช่กรณี มีชุดเซิร์ฟเวอร์ ประตู และขั้นตอนต่างๆ ที่อยู่ระหว่างอีเมลของคุณกับผู้รับที่คุณต้องการ

เส้นทางอีเมลของคุณไปยังผู้รับ

เมื่อคุณกด "ส่ง" ผู้ให้บริการอีเมล (ESP) จำนวนมากและบริษัทระบบอัตโนมัติด้านการตลาดจะตีกลับรายการที่คุณส่งไปเทียบกับรายการระงับของคุณเอง (เลือกไม่ใช้ การตีกลับอย่างหนัก โดเมนที่ถูกบล็อก) รวมทั้งของ ESP เอง ไฟล์ปราบปรามทั่วโลก (ใช่พวกเขามีสิ่งเหล่านี้) อีเมลของคุณจะถูกส่งไปยัง Mail Transfer Agent (MTA) เพื่อส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์รับของไคลเอ็นต์ที่คุณกำลังพยายามติดต่อ

เมื่อจดหมายผ่าน MTA แล้ว ต่อไปจะผ่านเกตเวย์จดหมายขาเข้า Google อธิบายสิ่งนี้ได้ดี: "เซิร์ฟเวอร์ที่อีเมลขาเข้าทั้งหมดสำหรับโดเมนที่รับผ่าน โดยทั่วไปแล้วเกตเวย์จะประมวลผลเมลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง เช่น การเก็บถาวรหรือการกรองสแปม จากนั้นส่งต่อเมลไปยังเซิร์ฟเวอร์เมลถัดไป”

เซิร์ฟเวอร์อีเมลถัดไปนี้เป็นเซิร์ฟเวอร์ที่ส่งข้อความไปยังผู้รับ เมื่ออีเมลถูกส่งต่อไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลหลังเกตเวย์ ตัวกรองอื่นๆ ยังสามารถเข้ามามีบทบาทได้ เช่น ตัวกรองขององค์กรหรือตัวกรองส่วนบุคคล ในแต่ละจุด เป็นไปได้ที่จดหมายของคุณจะ "ตกลงบนพื้น" ซึ่งหมายความว่าข้อความของคุณไม่ตีกลับ แต่ผู้ใช้ปลายทางอาจไม่ได้รับ เกตเวย์สามารถใช้เครื่องมือสแปมและองค์กรสามารถมีกล่องกักกัน อาจทำให้อีเมลของคุณสะดุดได้ อาจเป็นไปได้ว่าแต่ละคนอาจมีคุณอยู่ในรายการบล็อกของพวกเขา

ไม่มีการรับประกัน

ไม่มีการรับประกันว่าจดหมายทั้งหมดที่ส่งออกจะได้รับการจัดส่ง 100% ของเวลาทั้งหมด นั่นเป็นเพียงธรรมชาติของสัตว์เดรัจฉาน คุณอาจเห็นว่า ขณะที่มีการส่งและส่งข้อความของคุณ คุณยังสามารถพบปัญหาต่างๆ เช่น การตีกลับ ซึ่งเกี่ยวข้องกับสแปมหรือนโยบาย นี่เป็นเพราะการกรองสแปมที่ ISP และโดเมนส่วนใหญ่มีไว้เพื่อช่วยป้องกันการส่งสแปมและอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง แม้ว่าคุณจะมีผู้รับที่มีส่วนร่วม อีเมลของคุณอาจติดอยู่ในตัวกรองเหล่านี้เนื่องจากปัจจัยต่างๆ เช่น ชื่อเสียง IP เนื้อหา หรือข้อเท็จจริงที่ว่าผู้ใช้รายอื่นรายงานข้อร้องเรียนเกี่ยวกับสแปมในอีเมลของคุณ

นอกจากนี้ การส่งจดหมายบางอย่างอาจตรงไปยังโฟลเดอร์ขยะ โปรโมชัน และ/หรือสแปม ผู้รับบางรายอาจไม่ได้ค้นหาในโฟลเดอร์อีเมลทั้งหมด ดังนั้นจึงไม่มีอีเมลของคุณ – และโอกาสที่จะทำเครื่องหมายว่าคุณเป็นผู้ส่งที่เชื่อถือได้ (เมื่อผู้รับระบุว่าคุณเป็นผู้ส่งที่เชื่อถือได้ อีเมลทุกฉบับที่คุณส่งจากที่อยู่ส่งเดียวกันที่เชื่อถือได้จะส่งตรงไปยังกล่องจดหมาย)

5 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการส่งอีเมล

แล้วคุณจะทำอย่างไรเพื่อช่วยให้อีเมลของคุณผ่านอุปสรรคเหล่านี้ไปได้ นี่คือเคล็ดลับ:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณมี ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้รับของคุณ เริ่มด้วยการแบ่งกลุ่มรายการของคุณตามปัจจัยที่มีความหมาย เช่น สถานที่ ความสนใจ อุตสาหกรรม ผลิตภัณฑ์ที่เคยซื้อ และอื่นๆ จากนั้นสร้างข้อความที่ยอมรับและจัดการกับปัจจัยเหล่านั้น หากทุกครั้งที่พวกเขาเปิดอีเมลของคุณ พวกเขาพบบางสิ่งที่รู้สึกว่าเป็นส่วนตัวสำหรับพวกเขา คุณจะได้รับการมีส่วนร่วมมากขึ้น
• แบ่งตามระดับของการมีส่วนร่วมด้วย ผู้รับที่มีส่วนร่วมคือผู้ที่คลิกหรือเปิดอีเมลในช่วง 90–180 วันที่ผ่านมา และเป็นผู้ตอบกลับโดยทั่วไป “ผู้ไม่เกี่ยวข้อง” คือผู้ที่มีแนวโน้มใหม่หรือผู้ที่ยังไม่ได้ลงมือทำ

เป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการ ส่งข้อความไปยังกลุ่มที่มีส่วนร่วมของคุณ 2-3 ชั่วโมงก่อนที่คุณจะส่งไปยังกลุ่มที่ไม่ได้มีส่วนร่วม ขณะที่พวกเขามีส่วนร่วม สิ่งนี้จะช่วยแสดงให้ ISP เห็นว่านี่เป็นอีเมลที่ต้องการ ที่สามารถทำให้ชุดถัดไป (ที่ไม่ได้มีส่วนร่วม) สามารถเคลื่อนย้ายได้ง่ายขึ้น

• ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อหาเนื้อหาที่อาจสังเกตเห็นตัวกรองสแปม ตัวอักษรพิเศษ ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดจำนวนมาก ลิงก์คุณภาพต่ำ หรืออีเมลที่มีรูปภาพทั้งหมดและไม่มีข้อความ อาจทำให้อีเมลของคุณเป็นอุปสรรคต่อตัวกรองต่างๆ ตลอดทางจนถึงกล่องจดหมาย
• ขอให้ผู้รับเพิ่มคุณใน รายชื่อผู้ส่งที่ปลอดภัย ทำให้มันง่ายมาก นี่คือตัวอย่างภาษาที่คุณสามารถปรับใช้ได้:

ต้องการรับอีเมลของเราต่อไปหรือไม่ เพียงเพิ่มที่อยู่ "จาก" ของเราในรายชื่อผู้ส่งที่ปลอดภัยของคุณ หรือเพิ่มเราในสมุดที่อยู่หรือรายชื่อผู้ติดต่อของคุณเพื่อรับข้อเสนอที่ยอดเยี่ยมที่เราส่งถึงคุณต่อไป

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ผู้รับทั้งหมดของคุณเลือกรับอย่างสมบูรณ์ หากมีคนให้ความยินยอมในการรับอีเมลของคุณแล้ว โอกาสในการถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปมจะลดลง เนื่องจาก ISP สังเกตเห็นว่าข้อความของคุณเชื่อถือได้และเป็นที่ต้องการ

หากคุณยังคงไม่สามารถเข้าสู่กล่องจดหมายของผู้รับที่มีส่วนร่วมหลังจากใช้ขั้นตอนเหล่านี้แล้ว อาจมีโอกาสที่ผู้รับของคุณจะต้องพูดคุยกับผู้ดูแลจดหมายของตน อาจมีตัวกรอง กฎ หรือขั้นตอนเพิ่มเติมที่ป้องกันไม่ให้ข้อความของคุณเข้าถึงได้ หากผู้รับจะติดต่อทีมไอทีของตนเกี่ยวกับปัญหาการจัดส่ง มีโอกาสประสบความสำเร็จสูงกว่าการแก้ไขจากภายนอก

การส่งมอบจะเป็นเกมของการลองผิดลองถูกเสมอ หากคุณพบปัญหาในการอ่านจดหมาย ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้และลองใช้วิธีต่างๆ เพื่อดูว่าวิธีใดได้ผลและการส่งจดหมายประเภทใดที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดในการเข้าถึงกล่องจดหมาย เมื่อเวลาผ่านไป ด้วยแนวปฏิบัติที่ดีและนิสัยการส่ง โอกาสที่การส่งจดหมายของคุณจะตรงไปยังกล่องจดหมายจะเพิ่มขึ้นและ ผู้รับจะมีส่วนร่วมมากขึ้นกับข้อเสนอและธุรกิจของคุณโดยรวม

สำหรับเคล็ดลับและกลเม็ดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดการปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อความสามารถในการส่งข้อความอีเมลของคุณ โปรดดูที่ “แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับความสามารถในการส่งอีเมล” eBook เล่มนี้จะช่วยให้คุณเรียนรู้ปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อชื่อเสียงของผู้ส่ง วิธีหลีกเลี่ยงตัวกรองสแปม และอื่นๆ อีกมากมาย