Mistero sulla consegna delle e-mail: dove va a finire la posta mancante?

Siamo stati tutti qui: hai passato molto tempo a creare, modificare e creare il messaggio e-mail perfetto per i tuoi abbonati, nella speranza che lo farai essere in grado di invogliarli a un maggiore coinvolgimento con una nuova offerta di prodotti, servizi o note sulla tua organizzazione. La tua email è pronta per essere inviata. Ottieni i tuoi elenchi in ordine, la tua cadenza impostata e il tuo team pronto per le risposte. Quindi l'e-mail viene inviata e all'improvviso ricevi la notizia che i tuoi destinatari non hanno ricevuto il tuo messaggio. Quindi cosa succede realmente quando la posta non arriva?

Questo è un problema molto comune che può sorgere nel regno della deliverability. Ma cosa lo causa? E come puoi prendere provvedimenti per assicurarti che i tuoi messaggi vengano letti una volta inviati?

Cominciamo dall'inizio. La tua campagna è pronta e premi il pulsante di invio. Molti esperti di marketing ritengono che una volta premuto "invia" il messaggio arrivi direttamente al destinatario. Questo non è il caso; ci sono una serie di server, porte e passaggi che si frappongono tra la tua e-mail e il destinatario previsto.

Il percorso della tua email al destinatario

Quando premi "invia", molti fornitori di servizi di posta elettronica (ESP) e società di automazione del marketing rimbalzeranno prima gli elenchi a cui stai inviando contro i tuoi elenchi di soppressione (opt-out, hard bounce, domini bloccati) e quelli dell'ESP file di soppressione globale (sì, hanno cose del genere). Una volta completato lo shake-out, la tua e-mail viene quindi inviata all'agente di trasferimento della posta (MTA) per essere inviata ai server di ricezione dei client che stai cercando di raggiungere.

Una volta che la posta ha attraversato l'MTA, passa attraverso un gateway di posta in entrata. Google lo descrive bene: “Un server attraverso il quale passa tutta la posta in arrivo per il dominio ricevente. Il gateway in genere elabora la posta in qualche modo, ad esempio archiviandola o filtrando lo spam, quindi passa la posta al server di posta successivo.

Il prossimo server di posta elettronica è quello che consegna effettivamente i messaggi ai destinatari. Man mano che la posta viene inoltrata al server di posta post-gateway, possono entrare in gioco ancora più filtri, ad esempio filtri organizzativi o individuali. Ad ogni punto è possibile che la tua corrispondenza venga "caduta sul pavimento", il che significa che il tuo messaggio non è rimbalzato, ma potrebbe non essere stato ricevuto dall'utente finale. I gateway possono utilizzare dispositivi antispam e le organizzazioni possono disporre di caselle di quarantena; entrambi potrebbero inciampare nella tua e-mail. È anche possibile che le persone possano averti nella loro lista di blocco.

Nessuna garanzia

Non vi è alcuna garanzia che tutta la posta inviata venga consegnata il 100% delle volte. Questa è solo la natura della bestia della deliverability. Potresti vederlo mentre i tuoi messaggi vengono inviati e consegnati, puoi anche riscontrare problemi come i mancati recapiti, correlati allo spam o alle norme. Ciò è dovuto al filtro antispam adottato dalla maggior parte degli ISP e dei domini per impedire la trasmissione di spam e di e-mail non pertinenti. Anche se hai coinvolto destinatari, le tue e-mail potrebbero essere bloccate in questi filtri a causa di fattori come la reputazione dell'IP, il contenuto o il fatto che altri utenti hanno segnalato reclami di spam sulle tue e-mail.

Inoltre, alcuni invii possono finire direttamente nelle cartelle posta indesiderata, promozionale e/o spam. Alcuni destinatari potrebbero semplicemente non cercare in tutte le cartelle di posta e quindi perdere la tua posta e l'opportunità di contrassegnarti come mittente attendibile. (Quando un destinatario ti contrassegna come mittente attendibile, ogni email che gli invii dallo stesso indirizzo di invio attendibile andrà direttamente nella posta in arrivo.)

5 best practice per la consegna delle e-mail

Quindi cosa puoi fare per aiutare la tua e-mail a superare questi ostacoli? Ecco alcuni consigli:

• Assicurati che le tue e-mail contengano informazioni rilevanti per i tuoi destinatari . Inizia segmentando i tuoi elenchi in base a fattori significativi, come posizione, interessi, settore, prodotti acquistati in precedenza e così via. Quindi crea messaggi che riconoscano e affrontino questi fattori. Se ogni volta che aprono la tua e-mail trovano qualcosa che sembra personalizzato per loro, otterrai più coinvolgimento.
• Segmentare anche per gradi di coinvolgimento. I destinatari coinvolti sono coloro che hanno fatto clic o aperto un'e-mail negli ultimi 90-180 giorni e sono i risponditori tipici. I "disimpegnati" sono nuovi potenziali clienti o coloro che non hanno ancora agito.

È buona norma inviare il messaggio al segmento coinvolto alcune ore prima dell'invio al segmento non coinvolto . Man mano che si impegnano, questo aiuta a dimostrare agli ISP che si tratta di un'e-mail ricercata. Ciò può facilitare lo spostamento del batch successivo (quello non impegnato).

• Esegui un altro controllo per i contenuti che potrebbero attirare l'attenzione di un filtro antispam . Caratteri speciali, un sacco di TUTTO MAIUSCOLO, collegamenti di bassa qualità o e-mail che sono tutte immagini e nessun testo possono far sì che la tua e-mail si impigli su vari filtri lungo il percorso verso la posta in arrivo.
• Chiedi ai tuoi destinatari di aggiungerti al loro elenco Mittenti attendibili . Rendilo molto semplice, ecco un esempio di linguaggio che potresti adattare:

Vuoi continuare a ricevere le nostre email? Basta aggiungere il nostro indirizzo "Da" all'elenco Mittenti attendibili OPPURE aggiungerci alla rubrica o all'elenco dei contatti per continuare a ricevere le meravigliose offerte che ti inviamo.

• Assicurati che tutti i destinatari abbiano aderito completamente . Se qualcuno ha già dato il consenso a ricevere le tue e-mail, le tue probabilità di essere contrassegnato come spam diminuiscono notevolmente, poiché gli ISP notano che i tuoi messaggi sono attendibili e ricercati.

Se non riesci ancora ad accedere alla casella di posta del destinatario impegnato dopo aver utilizzato questi passaggi, potrebbe esserci la possibilità che i destinatari debbano parlare con il proprio amministratore di posta. Potrebbero esserci filtri, regole o passaggi aggiuntivi che impediscono ai tuoi messaggi di entrare. Se un destinatario contatterà il proprio team IT in merito a un problema di consegna, ci sono maggiori possibilità di successo rispetto a dover rimediare dall'esterno.

La consegna sarà sempre un gioco di tentativi ed errori. Se riscontri difficoltà nel far leggere le tue e-mail, segui questi passaggi e prova diversi approcci per vedere cosa funziona e quali e-mail hanno più successo nel raggiungere la posta in arrivo. Nel tempo, con le buone pratiche e le abitudini di invio, aumenteranno le possibilità che i tuoi invii arrivino direttamente alla posta in arrivo e il tuo i destinatari saranno più coinvolti con le tue offerte e l'attività nel suo complesso.

Per ulteriori suggerimenti e trucchi su come gestire i fattori critici che influenzano la consegna dei tuoi messaggi di posta elettronica, consulta "Best Practices in Email Deliverability". Questo eBook ti aiuterà a conoscere i fattori chiave che influenzano la tua reputazione di mittente, come evitare i filtri SPAM e molto altro ancora.