Misteri Keterkiriman Email: Kemana Perginya Surat yang Hilang?

Kita semua pernah ke sini: Anda telah menghabiskan banyak waktu menyusun, mengubah, dan membuat pesan email yang sempurna untuk pelanggan Anda, dengan harapan Anda akan melakukannya dapat menarik mereka ke keterlibatan yang lebih besar dengan penawaran produk, layanan, atau catatan baru tentang organisasi Anda. Email Anda siap digunakan. Anda mengatur daftar Anda, mengatur irama Anda, dan tim Anda siap untuk merespons. Kemudian email keluar – dan tiba-tiba Anda mendapat kabar bahwa penerima Anda tidak menerima pesan Anda. Jadi apa yang sebenarnya terjadi ketika surat tidak sampai?

Ini adalah masalah yang sangat umum yang dapat muncul di ranah pengiriman. Tapi apa penyebabnya? Dan bagaimana Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa pesan Anda dibaca setelah dikirim?

Mari kita mulai dari awal. Kampanye Anda sudah siap dan Anda menekan tombol kirim. Banyak pemasar percaya bahwa begitu Anda menekan "kirim", pesan langsung sampai ke penerima. Bukan ini masalahnya; ada serangkaian server, gerbang, dan langkah-langkah yang ada antara email Anda dan penerima yang Anda tuju.

Jalur email Anda ke penerima

Saat Anda menekan "kirim", banyak penyedia layanan email (ESP) dan perusahaan otomasi pemasaran pertama-tama akan memantulkan daftar yang Anda kirim ke atas terhadap daftar supresi Anda sendiri (menyisih, pantulan keras, domain yang diblokir) serta milik ESP sendiri file penindasan global (ya, mereka memiliki hal-hal seperti itu). Setelah goncangan itu selesai, email Anda kemudian dikirim ke agen transfer surat (MTA) untuk dikirim ke server penerima klien yang ingin Anda jangkau.

Setelah email berhasil melewati MTA, email selanjutnya melewati gateway email masuk. Google menjelaskan ini dengan baik: “Server yang dilalui semua email masuk untuk domain penerima. Gateway biasanya memproses email dengan cara tertentu – seperti mengarsipkannya atau memfilter spam – kemudian meneruskan email tersebut ke server email berikutnya.”

Server email berikutnya inilah yang benar-benar mengirimkan pesan ke penerima. Saat email diteruskan ke server email pasca-gateway, lebih banyak filter dapat ikut berperan, seperti filter organisasi atau individu. Di setiap titik, surat Anda mungkin "dijatuhkan ke lantai" – yang berarti bahwa pesan Anda tidak terpental, tetapi mungkin belum diterima oleh pengguna akhir. Gateway dapat menggunakan peralatan spam dan organisasi dapat memiliki kotak karantina; baik bisa tersandung email Anda. Mungkin juga individu dapat memasukkan Anda ke dalam daftar blokir mereka.

Tidak ada jaminan

Tidak ada jaminan bahwa semua email yang dikirim akan terkirim 100% setiap saat. Itu hanyalah sifat dari binatang pengiriman. Anda mungkin melihat itu saat pesan Anda terkirim dan terkirim, Anda juga dapat mengalami masalah seperti pantulan, baik terkait spam atau terkait kebijakan. Ini karena pemfilteran spam yang dimiliki sebagian besar ISP dan domain untuk membantu mencegah transmisi spam dan email yang tidak relevan. Bahkan jika Anda telah melibatkan penerima, email Anda mungkin terjebak dalam filter ini karena faktor-faktor seperti reputasi IP, konten, atau fakta bahwa pengguna lain telah melaporkan keluhan spam di email Anda.

Selain itu, beberapa surat mungkin langsung masuk ke folder sampah, promosi, dan/atau spam. Beberapa penerima mungkin tidak melihat di semua folder email dan karena itu kehilangan email Anda – dan kesempatan untuk menandai Anda sebagai pengirim tepercaya. (Saat penerima menandai Anda sebagai pengirim tepercaya, setiap email yang Anda kirim dari alamat pengiriman tepercaya yang sama akan langsung masuk ke kotak masuk.)

5 Praktik Terbaik untuk Pengiriman Email

Jadi apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu email Anda terkirim melewati rintangan ini? Berikut adalah beberapa tips:

• Pastikan email Anda berisi informasi yang relevan dengan penerima Anda . Mulailah dengan mengelompokkan daftar Anda berdasarkan faktor yang berarti, seperti lokasi, minat, industri, produk yang dibeli sebelumnya, dan sebagainya. Kemudian buat pesan yang mengakui dan menangani faktor-faktor tersebut. Jika setiap kali mereka membuka email Anda, mereka menemukan sesuatu yang terasa seperti dipersonalisasi untuk mereka, Anda akan mendapatkan lebih banyak keterlibatan.
• Segmentasikan juga menurut derajat keterlibatan. Penerima yang terlibat adalah mereka yang telah mengklik atau membuka email dalam 90–180 hari terakhir , dan biasanya merupakan responden. Yang "tidak terlibat" adalah prospek baru, atau mereka yang belum bertindak.

Sebaiknya kirim pesan ke segmen yang terlibat beberapa jam sebelum Anda mengirim ke yang tidak terlibat . Saat mereka terlibat, ini membantu menunjukkan kepada ISP bahwa ini adalah email yang diinginkan. Itu dapat memudahkan batch berikutnya (yang tidak terlibat) untuk dipindahkan.

• Lakukan pemeriksaan sekali lagi untuk konten yang mungkin mendapat perhatian dari filter spam . Karakter khusus, banyak HURUF BESAR SEMUA, tautan berkualitas rendah, atau email yang semuanya berupa gambar dan tanpa teks dapat membuat email Anda tersangkut di berbagai filter di sepanjang jalan menuju kotak masuk.
• Minta penerima Anda untuk menambahkan Anda ke daftar Pengirim Aman mereka. Buat sangat mudah, Berikut contoh bahasa yang dapat Anda sesuaikan:

Ingin tetap menerima email kami? Cukup tambahkan alamat "Dari" kami ke daftar Pengirim Aman Anda, ATAU tambahkan kami ke buku alamat atau daftar kontak Anda untuk terus menerima penawaran menarik yang kami kirimkan kepada Anda.

• Pastikan semua penerima Anda diikutsertakan sepenuhnya . Jika seseorang telah memberikan persetujuan untuk mendapatkan email Anda, peluang Anda untuk ditandai sebagai spam menurun drastis, karena ISP memperhatikan bahwa pesan Anda dipercaya dan diinginkan.

Jika Anda masih tidak dapat masuk ke kotak surat penerima setelah menggunakan langkah-langkah ini – mungkin penerima Anda perlu berbicara dengan administrator surat mereka. Mungkin ada filter tambahan, aturan, atau langkah-langkah yang mencegah pesan Anda masuk. Jika penerima akan menghubungi tim TI mereka terkait masalah pengiriman, ada peluang keberhasilan yang lebih tinggi daripada harus memulihkan dari luar ke dalam.

Keterkiriman akan selalu menjadi permainan coba-coba. Jika Anda melihat tantangan untuk membaca email Anda, ikuti langkah-langkah ini dan coba pendekatan yang berbeda untuk melihat apa yang berhasil dan email apa yang paling berhasil mencapai kotak masuk. Seiring waktu, dengan praktik yang baik dan kebiasaan mengirim, kemungkinan surat Anda langsung masuk ke kotak masuk akan meningkat dan Anda penerima akan lebih terlibat dengan penawaran dan bisnis Anda secara keseluruhan.

Untuk tips dan trik lainnya tentang cara mengelola faktor penting yang memengaruhi keterkiriman pesan email Anda, lihat "Praktik Terbaik dalam Keterkiriman Email". eBuku ini akan membantu Anda mempelajari faktor kunci yang memengaruhi reputasi pengirim Anda, cara menghindari filter SPAM, dan banyak lagi.