Mysterium der E-Mail-Zustellbarkeit: Wohin gehen fehlende E-Mails?

Wir kennen das alle: Sie haben viel Zeit damit verbracht, die perfekte E-Mail-Nachricht an Ihre Abonnenten zu basteln, zu optimieren und zu erstellen, in der Hoffnung, dass Sie es tun werden in der Lage sein, sie zu einem stärkeren Engagement für ein neues Produktangebot, einen neuen Service oder eine Notiz über Ihr Unternehmen zu bewegen. Ihre E-Mail ist bereit zu gehen. Sie bringen Ihre Listen in Ordnung, Ihre Kadenz und Ihr Team bereit für Antworten. Dann geht die E-Mail raus – und plötzlich erfährt man, dass die Empfänger Ihre Nachricht nicht erhalten haben. Was passiert eigentlich, wenn die Post nicht ankommt?

Dies ist ein sehr häufiges Problem, das im Bereich der Zustellbarkeit auftreten kann. Aber was verursacht es? Und wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Nachrichten gelesen werden, sobald sie gesendet wurden?

Beginnen wir am Anfang. Ihre Kampagne ist fertig und Sie klicken auf die Schaltfläche „Senden“. Viele Vermarkter glauben, dass die Nachricht, sobald Sie auf „Senden“ klicken, sofort direkt an den Empfänger geht. Dies ist nicht der Fall; Es gibt eine Reihe von Servern, Toren und Schritten, die zwischen Ihrer E-Mail und Ihrem beabsichtigten Empfänger liegen.

Der Pfad Ihrer E-Mail zu Ihrem Empfänger

Wenn Sie auf „Senden“ klicken, werden viele E-Mail-Dienstanbieter (ESPs) und Marketingautomatisierungsunternehmen zuerst die Listen, an die Sie senden, mit Ihren eigenen Unterdrückungslisten (Opt-outs, Hard Bounces, blockierte Domänen) sowie mit den eigenen des ESPs abgleichen globale Unterdrückungsdateien (ja, sie haben solche Dinge). Sobald diese Umstrukturierung abgeschlossen ist, wird Ihre E-Mail an den Mail Transfer Agent (MTA) gesendet, um an die Empfangsserver der Clients gesendet zu werden, die Sie erreichen möchten.

Nachdem die E-Mail den MTA durchlaufen hat, durchläuft sie als Nächstes ein Eingangs-E-Mail-Gateway. Google beschreibt das treffend: „Ein Server, durch den alle eingehenden Mails für die empfangende Domain laufen. Das Gateway verarbeitet die E-Mails normalerweise auf irgendeine Weise – z. B. durch Archivieren oder Herausfiltern von Spam – und leitet die E-Mails dann an den nächsten E-Mail-Server weiter.“

Dieser nächste E-Mail-Server ist derjenige, der die Nachrichten tatsächlich an die Empfänger zustellt. Wenn die E-Mail an den Post-Gateway-Mailserver weitergeleitet wird, können noch mehr Filter ins Spiel kommen, wie beispielsweise organisatorische oder individuelle Filter. An jedem Punkt ist es möglich, dass Ihr Mailing „auf den Boden fällt“ – was bedeutet, dass Ihre Nachricht nicht zurückgeprallt ist, aber möglicherweise nicht vom Endbenutzer empfangen wurde. Gateways können Spam-Appliances verwenden und Organisationen können Quarantäneboxen haben; Beides könnte Ihre E-Mail stören. Es ist auch möglich, dass Einzelpersonen Sie auf ihrer Sperrliste haben.

Keine Garantien

Es gibt keine Garantie dafür, dass alle versendeten Postsendungen zu 100 % zugestellt werden. Das ist einfach die Natur des Zustellbarkeitsbiests. Sie können das sehen Während Ihre Nachrichten gesendet und zugestellt werden, können Sie auch auf Probleme wie Bounces stoßen, die entweder Spam- oder Richtlinien-bezogen sind. Dies liegt an der Spam-Filterung, die die meisten ISPs und Domänen eingerichtet haben, um die Übertragung von Spam und irrelevanten E-Mails zu verhindern. Selbst wenn Sie engagierte Empfänger haben, können Ihre E-Mails aufgrund von Faktoren wie IP-Reputation, Inhalt oder der Tatsache, dass andere Benutzer Spam-Beschwerden zu Ihren E-Mails gemeldet haben, von diesen Filtern erfasst werden.

Darüber hinaus können einige Mailings direkt in den Junk-, Werbe- und/oder Spam-Ordnern landen. Manche Empfänger suchen einfach nicht in allen Mail-Ordnern und verpassen dadurch Ihre Mail – und die Möglichkeit, Sie als vertrauenswürdigen Absender zu markieren. (Wenn ein Empfänger Sie als vertrauenswürdigen Absender markiert, geht jede E-Mail, die Sie ihm von derselben vertrauenswürdigen Absenderadresse senden, direkt in den Posteingang.)

5 Best Practices für die E-Mail-Zustellbarkeit

Was können Sie also tun, damit Ihre E-Mails diese Hürden überwinden? Hier sind ein paar Tipps:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails Informationen enthalten, die für Ihre Empfänger relevant sind . Beginnen Sie damit, Ihre Listen nach aussagekräftigen Faktoren wie Standort, Interessen, Branche, zuvor gekauften Produkten usw. zu segmentieren. Erstellen Sie dann eine Botschaft, die diese Faktoren anerkennt und anspricht. Wenn sie jedes Mal, wenn sie Ihre E-Mail öffnen, etwas finden, das sich für sie persönlich anfühlt, erhalten Sie mehr Engagement.
• Segmentieren Sie auch nach Grad des Engagements. Engagierte Empfänger sind diejenigen, die in den letzten 90 bis 180 Tagen auf eine E-Mail geklickt oder diese geöffnet haben und typische Responder sind. Die „Unengagierten“ sind neue Interessenten oder diejenigen, die noch nicht gehandelt haben.

Es hat sich bewährt , die Nachricht ein paar Stunden vor dem Senden an das nicht engagierte Segment an das Segment der nicht engagierten zu senden . Wenn sie sich engagieren, hilft dies, den ISPs zu zeigen, dass dies eine erwünschte E-Mail ist. Das kann es einfacher machen, die nächste Charge (die nicht eingerückte) weiterzubewegen.

• Suchen Sie noch einmal nach Inhalten, die einem Spam-Filter auffallen könnten . Sonderzeichen, viele GROSSBUCHSTABEN, Links von geringer Qualität oder E-Mails, die nur aus Bildern und ohne Text bestehen, können dazu führen, dass Ihre E-Mail auf dem Weg zum Posteingang an verschiedenen Filtern hängen bleibt.
• Bitten Sie Ihre Empfänger, Sie zu ihrer Liste sicherer Absender hinzuzufügen. Machen Sie es sich ganz einfach, hier ist eine Beispielsprache, die Sie anpassen könnten:

Möchten Sie weiterhin unsere E-Mails erhalten? Fügen Sie einfach unsere „Von“-Adresse zu Ihrer Liste sicherer Absender hinzu ODER fügen Sie uns zu Ihrem Adressbuch oder Ihrer Kontaktliste hinzu, um weiterhin die wunderbaren Angebote zu erhalten, die wir Ihnen zusenden.

• Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Empfänger vollständig angemeldet sind . Wenn jemand bereits zugestimmt hat, Ihre E-Mails zu erhalten, sinkt Ihre Wahrscheinlichkeit, als Spam markiert zu werden, erheblich, da ISPs feststellen, dass Ihre Nachrichten vertrauenswürdig und erwünscht sind.

Wenn Sie nach diesen Schritten immer noch nicht auf das Postfach Ihres engagierten Empfängers zugreifen können, besteht die Möglichkeit, dass Ihre Empfänger mit ihrem E-Mail-Administrator sprechen müssen. Es könnte zusätzliche Filter, Regeln oder Schritte geben, die verhindern, dass Ihre Nachrichten ankommen. Wenn ein Empfänger sein IT-Team wegen eines Zustellungsproblems kontaktiert, sind die Erfolgsaussichten höher, als von außen nach innen beheben zu müssen.

Zustellbarkeit wird immer ein Trial-and-Error-Spiel sein. Wenn Sie Probleme beim Lesen Ihrer E-Mails sehen, befolgen Sie diese Schritte und probieren Sie verschiedene Ansätze aus, um zu sehen, was funktioniert und welche Mailings am erfolgreichsten den Posteingang erreichen. Im Laufe der Zeit, mit guten Praktiken und Versandgewohnheiten, werden die Chancen steigen, dass Ihre Mailings direkt in den Posteingang gelangen und Ihre Die Empfänger werden sich mehr mit Ihren Angeboten und Ihrem Geschäft als Ganzes beschäftigen.

Weitere Tipps und Tricks zum Verwalten der kritischen Faktoren, die sich auf die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail-Nachrichten auswirken, finden Sie unter „Best Practices für die Zustellbarkeit von E-Mails“. Dieses eBook hilft Ihnen dabei, die Schlüsselfaktoren zu lernen, die Ihre Absenderreputation beeinflussen, wie Sie SPAM-Filter vermeiden und vieles mehr.