Wyjaśnienie dotyczące zarządzania wartością wypracowaną (EVM)

Na przestrzeni dziesięcioleci pojawiło się wiele stylów zarządzania projektami. Niektóre z nich miały na celu usprawnienie produkcji i przepływu pracy, inne mają swoje korzenie w innych miejscach. Jednym z tych ostatnich jest zarządzanie wartością wypracowaną.

Początkowo jako metoda analizy finansowej przekształciła się w jedną z najbardziej użytecznych dotychczas metod zarządzania projektami.

W tym artykule możesz przeczytać o podstawowych elementach zarządzania wartością wypracowaną, o tym, jak każdy z nich przyczynia się do ogólnego schematu rzeczy, jak zintegrować metodę zarządzania wartością wypracowaną z procesem produkcyjnym, a także o niektórych typowych błędnych przekonaniach.

Co to jest zarządzanie wartością wypracowaną (EVM)?

Jakie jest znaczenie EVM? Aby najpierw wyjaśnić samą frazę, wartość wypracowana i zarządzanie wartością wypracowaną to dwie różne rzeczy.

Earned Value to wartość, którą przypisujemy do pracy – może być wyrażona w godzinach lub w jednostkach pieniężnych (dolary, euro, jeny itp.).

Earned Value Management (EVM) to technika lub metoda służąca kierownikom projektów do oceny kosztów pracy nad projektem i przewidywania wyników projektu. Porównuje zaplanowaną mapę drogową (zarówno finansową, jak i związaną z przepływem pracy) z rzeczywistym postępem produkcji.

Posuwa tradycyjne podejście do zarządzania projektami o kilka kroków dalej i ulepsza je, aby zapewnić precyzyjne dane – zarówno dla kierowników projektów, klientów, jak i pracowników.

Innym terminem wartym poznania (ponieważ jest często używany razem z tymi dwoma) jest analiza wartości wypracowanej (EVA). Według wbdg.org analiza wartości wypracowanej jest „ standardową w branży metodą mierzenia postępu projektu w dowolnym momencie, prognozowania daty jego zakończenia i ostatecznego kosztu oraz analizowania odchyleń w harmonogramie i budżecie w miarę postępu projektu. ”

Zgodnie z podstawową zasadą EVM istnieje, aby odpowiedzieć na trzy ważne pytania dotyczące każdego projektu:

• Gdzie byliśmy?
• Gdzie jesteśmy teraz?
• Gdzie będziemy / Dokąd idziemy?

Zarządzanie wartością wypracowaną koncentruje się na trzech ważnych źródłach danych:

• Planowana wartość (budżet początkowy projektu)
• Rzeczywista wartość gotowego projektu
• Wartość wypracowana wykonanej pracy

Korzystając z tych trzech źródeł i dopasowując je do harmonogramu projektu, jesteśmy w stanie uchwycić postęp prac. W ten sposób problemy, przeszkody i sukcesy są dostrzegane na czas.

Kiedy stosować zarządzanie wartością wypracowaną?

Ta metoda została opracowana w celu śledzenia bardzo dużych projektów z większymi budżetami, które chcą uniknąć najczęstszych pułapek – przekraczania budżetu, niedotrzymywania terminów i niepełnej realizacji. Jednak prostsze rozwiązania EVM sprawdzają się również w mniejszych firmach.

Dla firm, które już używają narzędzia do śledzenia czasu i mają swoje metody zarządzania projektami, ale nadal potrzebują większej dyscypliny i struktury, EVM może być rozwiązaniem.

Weźmy prosty przykład:

Zostajesz zatrudniony przez klienta do wykonania projektu w ciągu roku i otrzymujesz 100 000 $ na jego ukończenie. Dzielisz finanse równomiernie na terminy. Co trzy miesiące powinieneś wydać jedną czwartą środków. Przewiń do trzech miesięcy później i zgodnie z planem wykorzystano 25 000 dolarów z Twojego budżetu. To może sprawiać wrażenie, że wszystko idzie dobrze.

Terminy się powtarzają, budżet wydajesz równo, a do czasu zakończenia projektu wydajesz wszystko zgodnie z planem. Jednak, gdy przeglądasz produkt końcowy, zdajesz sobie sprawę, że jest gotowy tylko w 70%! Przyglądając się bliżej, dowiadujesz się, że w pierwszym kwartale zamiast 25% pracy w ramach budżetu 25 000 USD, wykonałeś tylko 20%. Trzy miesiące po rozpoczęciu byłeś już spóźniony, a to tylko się nawarstwiało!

Jak EVM pomaga w tej sytuacji?

Nie pilnując pracy wykonanej w tych terminach, możesz dotrzeć do końca projektu tylko po to, aby zbyt późno zorientować się, że kosztowało to Twojego klienta więcej. Z drugiej strony możesz mieć sytuację, w której wydałeś 25 000 $ i ukończyłeś 30% projektu, co wyprzedza harmonogram. To byłaby świetna wiadomość dla pracowników i klienta.

Wykres 1: EVM jest najlepiej czytelny na wykresie

Dlaczego potrzebujesz zarządzania wartością wypracowaną?

Zarządzanie wartością wypracowaną to metoda kontroli kosztów i harmonogramu. Istnieje jednak potencjał, aby stać się czymś więcej – może wzmocnić proces produkcyjny projektu, złagodzić awarie i zasygnalizować nadchodzące problemy, aby można je było szybko i skutecznie ominąć.

EVM ma różne zalety, nawet w zależności od strony, z której na nią patrzysz.

Korzyści Wykonawcy z zarządzania wartością wypracowaną : :

• Tworzy solidne ramy wydajności;
• Zapewnia solidne zarządzanie ryzykiem;
• Możesz dokładnie zmierzyć i zobaczyć postęp projektu na każdym etapie;
• Istnieje jeden system, który zamiast wielu, śledzi czas, wykonaną pracę i budżet;
• Prognozuje termin realizacji i wydatki do końca projektu.

Korzyści dla klienta z zarządzania wartością wypracowaną : :

• Informuje, w które projekty i/lub agencje warto inwestować;
• Łatwiej jest otrzymać dokładniejsze raporty;
• Większa przejrzystość;
• Śledzenie postępów projektu w czasie zbliżonym do rzeczywistego umożliwia podejmowanie bardziej świadomych wyborów dotyczących dalszego finansowania.

Nie popełnij błędu, zarządzanie wartością wypracowaną jest korzystne w każdej dziedzinie pracy. Ale jak zaraz się przekonamy, jest wiele ruchomych części, które mogą sprawić, że EVM będzie trochę kłopotliwe.

Podstawowe elementy EVM

Chociaż ta metodologia dostosowuje się do branży, w której się znajduje, podstawą EVM są te cztery elementy:

1. Struktura podziału pracy (WBS) – podstawa Twojego projektu
2. Planned Value (PV) – budżet przeznaczony na realizację projektu
3. Earned Value (EV) – wartość tworzona przez projekt w produkcji
4. Koszt rzeczywisty (AC) – koszt pracy w trakcie realizacji projektu

Jednak w tym artykule chcielibyśmy dodać ostatni ważny element do zarządzania wartością wypracowaną – menedżera konta kontrolnego .

A oto dlaczego.

Wielu kierowników projektów popełnia błąd, przypinając zadanie EVM do pracownika, który ma już coś na głowie. Przeciąża to osobę, ponieważ metoda jest złożona i obciąża wszystkie dane, które należy śledzić i obliczać. Przypisanie roli menedżera ds. kont kontrolnych jako roli pobocznej za każdym razem przyniesie tylko niedokładne wyniki. Aby uzyskać jakąkolwiek wartość z EVM, będziesz potrzebować kogoś, kto może poświęcić temu całą uwagę.

Zobaczmy teraz, co sprawia, że ​​każdy element EVM jest ważny.

1. Struktura podziału pracy (WBS)

Struktura podziału pracy to reprezentacja krok po kroku całej pracy nad danym projektem. Ten dokument zawiera wszystko, od opisu zadań, kamieni milowych, hierarchii zadań i ich połączenia z elementami dostarczanymi projektu. Jako dokument założycielski ma kluczowe znaczenie dla sukcesu EVM. Jak sama nazwa wskazuje, rozbija projekt na jednostki pracy, dzięki czemu można je przypisać, zaplanować, autoryzować, mierzyć w trakcie produkcji i rozliczać. Złożoność każdego WBS będzie zależeć od zakresu i złożoności samego projektu.

Przed przystąpieniem do EVM warto odświeżyć swoje umiejętności szacowania czasu pracy. Clockify może być przydatnym narzędziem do osiągnięcia tej precyzji.

2. Planowana wartość (PV)

Jak podaje Project Management Institute, Planned Value to „ uprawniony budżet przeznaczony na pracę do wykonania w ramach działania lub komponentu WBS. „Mówiąc prościej, ta wartość mówi, jaka część budżetu ma zostać wydana na każdy etap projektu. PV jest zwykle naliczane na samym początku przy ustalaniu budżetu i przypisywaniu kosztów robocizny. Ale jest to również mile widziane podczas produkcji, ponieważ pomaga ujawnić, jak blisko trzymasz się planu budżetowego.

Na przykład: Masz projekt, który obejmuje ponad 10 miesięcy. Budżet to 100 000 dolarów. Szacujesz, że po 5 miesiącach wykonałeś 50% (połowę) projektu. Chcesz wiedzieć, jaka część budżetu zostanie do tego czasu wydana?

PV = (Planowane ukończenie %) x (BAC)

PV = 0,5 x 100 000PV = 50 000 $

Oznacza to, że planowane wydatki budżetowe na ten etap projektu powinny wynieść 50 000 USD. Porównując to z kosztem rzeczywistym (AC) pracy na tym etapie, możesz dowiedzieć się, czy przekraczasz budżet, czy też jest miejsce do „oddychania”.

3. Wartość wypracowana (EV)

Według Project Management Institute definicja wartości wypracowanej to „ wartość wykonanej pracy wyrażona w postaci zatwierdzonego budżetu przeznaczonego na tę pracę dla działania lub komponentu WBS. ” Ponownie, mówiąc prościej, EV ujawnia wartość utworzoną dzięki dotychczasowej pracy.

Na przykład: Korzystając z tych samych danych z góry, ponownie mamy planowany budżet w wysokości 100 000 USD i 10 miesięcy na ukończenie. Po 5 miesiącach zdajesz sobie sprawę, że tylko 30% pracy zostało wykonane. Jaką wartość faktycznie przyniosła praca?

EV = (faktyczne ukończenie %) x (BAC)

EV = 0,3 x 100 000

EV = 30 000 USD

Czytając wyniki, można by się spodziewać, że projekt zarobi 50 000 dolarów. Jednak matematyka pokazuje swoją wartość o wiele niższą. Tak więc, gdybyś podążał tylko za planowaną krzywą wartości, mówiąc, że wydałeś połowę budżetu zgodnie z oczekiwaniami, możesz zostać oszukany, wierząc, że wszystko jest w porządku. Ale dzięki wartości dodanej zyskujesz prawdziwy obraz opóźnień w harmonogramie.

Wykres 2: Krzywa wartości wypracowanej (EV) pokazuje opóźnienie harmonogramu.

Takie wyliczenia pokazują, że budżet i harmonogram nie są oddzielnymi elementami produkcji. Kiedy zaczniemy patrzeć na nie w połączeniu, możemy uniknąć takich dużych błędów.

4. Koszt rzeczywisty (AC)

Project Management Institute definiuje Koszt Rzeczywisty jako „ całkowity koszt faktycznie poniesiony na wykonanie pracy wykonanej dla czynności lub komponentu WBS. „To rzeczywisty koszt pracy wykonanej w danym momencie nad projektem.

W przeciwieństwie do pozostałych dwóch wartości, AC nie ma żadnych formuł do obliczeń, ponieważ możesz je wyraźnie zidentyfikować. Te informacje są zawsze łatwo dostępne. Biorąc powyższy przykład, zauważysz, że zamiast Planowanej wartości 50 000 USD Twoja firma faktycznie wydała 60 000 USD po 6 miesiącach. Dzięki tym wynikom będziesz wiedział, że konieczne jest ograniczenie strat i zmiana harmonogramu.

Wykres 3: Krzywa rzeczywistego kosztu (AC) jest znacznie wyższa niż EV, pokazując, że projekt przekroczył budżet.

5. Menedżer konta kontrolnego (CAM)

Aby uniknąć przeciążenia kierownika projektu dodatkowymi zadaniami EVM (które również wymagają sporej ilości badań), zaleca się wyznaczenie kierownika ds. kont kontrolnych (CAM). Ponieważ zarządzanie wartością wypracowaną to złożona i wielowarstwowa metoda śledzenia postępów projektu, najlepiej jest mieć kogoś, kto zajmuje się tylko tym zadaniem.

Co więcej, jest to jedyny sposób, w jaki faktycznie widzisz korzyści płynące z EVM, ponieważ będzie to coś więcej niż refleksja kierownika projektu lub zadanie poboczne. Kto więc powinien być Twoim menedżerem konta kontrolnego i jakie będą jego obowiązki?

Kto powinien być CAM?

Menedżer konta kontrolnego nie jest kimś, kto pisze raporty, śledzi dane, a następnie udziela relacji. Ta osoba będzie miała pełną kontrolę nad monitorowaniem produkcji, kosztów oraz wszelkich wprowadzanych zmian, które będą miały wpływ na budżet. Z tych powodów kierownik konta kontrolnego musi być osobą odpowiedzialną , odpowiedzialną i autorytatywną .

Będą musieli zarządzać kosztami i budżetem oraz kierować zasoby w zależności od tego, gdzie są w danym momencie najbardziej potrzebne. Dodatkowo CAM są ważną częścią spotkań z klientami, ponieważ posiadają wszystkie informacje potrzebne do oceny wyników i projektów. Dostarczają one klientom, kierownikom projektów i pracownikom najważniejsze dla nich dane.

Co znajduje się w opisie stanowiska CAM?

Istnieje wiele obowiązków, które podejmuje menedżer konta kontrolnego. Chociaż będą się różnić w zależności od branży (w zależności od zakresu prac i rodzaju projektów), ogólne obejmują:

1. Przygotowanie i prowadzenie planu kont kontrolnych wraz z budżetem i kosztami;
2. Monitorowanie budżetu i harmonogramu oraz przegląd działań;
3. Analiza rozbieżności między budżetem a harmonogramem w celu wykrycia ewentualnych problemów;
4. Opracowywanie planów naprawczych dla wszelkich rozbieżności w harmonogramie lub kosztach;
5. Zatwierdzanie i przeglądanie wszystkich przydziałów pracy, wszystkich zobowiązań i dokumentów związanych z kontem kontrolnym.

Aby wzmocnić argument, jak ważny jest kierownik ds. kont kontrolnych, w następnej sekcji opisano tylko kilka obowiązkowych pomiarów stosowanych w EVM. Istnieją formuły, których używają CAM do śledzenia postępów wraz z produkcją, od podstawowych stosowanych w mniejszych projektach po bardziej złożone i szczegółowe wymagane w przypadku projektów na dużą skalę.

Przyjrzyjmy się teraz podstawowym obliczeniom, które CAM musi wykonać, aby dokładnie śledzić postęp produkcji.

Obliczanie odchyleń i indeksów w celu śledzenia postępów w EVM

Odchylenia są rzeczywistym wskaźnikiem tego, jak dobrze projekt działa pod względem czasu, budżetu i wykonanej pracy. Różnica między tym, co zaplanowano, a rzeczywistym postępem projektu, może ujawnić, czy praca jest opóźniona, czy przed nami, czy budżet wyczerpuje się szybciej lub czy generujesz więcej pieniędzy niż oczekiwano.

Podstawowe formuły do ​​obliczania odchyleń wymagają trzech wcześniej ustalonych kluczowych wartości – wartości wypracowanej (EV), wartości planowanej (PV) i kosztu rzeczywistego (AC).

Dzięki nim możesz obliczyć wskaźniki wydajności i ważne rozbieżności, które pokazują, czy jesteś opóźniony, czy wyprzedzony, a także poniżej lub przekroczony budżet.

Są to tak zwane wariancja harmonogramu, wariancja kosztów, wskaźnik wydajności harmonogramu i wskaźnik wydajności kosztów.

Tak działają:

Harmonogram wariancji

Wzór na wariancję harmonogramu: SV = EV – PV

Ta wariancja pokazuje, czy jesteś z wyprzedzeniem, czy opóźniony.

Jeśli SV jest dodatnia, wyprzedzasz harmonogram . Jeśli jest ujemna, jesteś w tyle, a jeśli równa się 0, masz rację.

Na przykład: Jak widzieliśmy powyżej, nasza zarobiona wartość wynosi 30 000 USD, podczas gdy nasza planowana wartość to 50 000 USD. Zgodnie ze wzorem:

SV = 30 000-50 000

SV= – 20 000

Ponieważ wynik jest negatywny, oznacza to, że projekt jest opóźniony.

Odchylenie kosztów

Wzór na wariancję kosztów: CV = EV – AC

Ta wariancja pokazuje, jak przekraczasz lub nie mieścisz się w bieżącym budżecie.

Wynik ujemny oznacza przekroczenie budżetu, a wynik dodatni oznacza, że ​​budżet jest poniżej.

Na przykład : W naszym ustalonym przykładzie widzieliśmy, że EV wynosi 30 000 USD, a AC 60 000 USD. Aby obliczyć wariancję kosztów, zastosujesz wzór w następujący sposób:

CV = 30 000 – 60 000

CV = -30 000

Wartość Twojego projektu w obecnym stanie jest niższa niż wydane na niego pieniądze, co znacznie przekracza budżet.

Różnice w kosztach i harmonogramie dają ogólne wyobrażenie o tym, gdzie aktualnie stoisz z projektem. Aby dokładnie określić, w jakim stopniu projekt jest opóźniony lub przekroczony budżet, używasz wskaźników wydajności.

Wskaźnik wydajności harmonogramu

Wzór na wskaźnik wydajności harmonogramu: SPI = EV / PV

Indeks ten pokaże, jak blisko realizacji projektu znajduje się w porównaniu z harmonogramem.

Jeśli wynik jest większy niż 1, projekt przebiega znacznie przed terminem. Mniej niż 1 oznacza, że ​​jest opóźniony, a równy jeden oznacza, że ​​wszystko przebiega zgodnie z harmonogramem.

Na przykład: Nasze EV wynosi 30 000 USD, podczas gdy nasze PV wynosi 50 000 USD. Korzystając ze wzoru otrzymujemy:

SPI = 30 000/50,000

SPI = 0,6

Co przekłada się na: Na każdą godzinę pracy nad projektem zespół kończy 0,6, czyli nieco ponad 30 minut.

Wskaźnik wydajności kosztów

Wzór na wskaźnik efektywności kosztowej: CPI = EV / AC

Ten indeks pokazuje, jak oszczędny jest projekt.

Jeśli wynik jest wyższy niż 1, projekt radzi sobie lepiej niż planowano. Jeśli wynik wynosi 1, wszystko działa zgodnie z zaplanowanym budżetem, a jeśli jest mniejszy niż 1, projekt przekracza budżet.

Na przykład: Korzystając z powyższych wartości, możemy wykonać następujące czynności:

CPI = 30 000 / 60 000

CPI = 0,5

Jak widzieliśmy wcześniej w Rozbieżności kosztów, projekt przekracza budżet.

Uwaga: Te cztery formuły są najczęściej używane w EVM, ze względu na ich zastosowanie do dowolnego projektu. W zależności od branży, w której pracujesz i zakresu projektu, możesz znaleźć inne, bardziej szczegółowe formuły.

Wykres 4: Wszystkie trzy wartości na tej samej krzywej pokazujące rzeczywisty postęp projektu.

Zainteresowany wdrożeniem EVM w swoich projektach?

Mając arkusz kalkulacyjny i narzędzie do śledzenia czasu projektu, nawet mniejsze firmy mogą osiągnąć to samo, co większe dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu. Więc czytaj dalej, ponieważ mamy zamiar przeanalizować jego podstawy, jego integrację i błędy, których należy unikać.

Cztery kroki do wdrożenia EVM

W poniższej sekcji przedstawiono cztery kroki wdrażania systemu zarządzania wartością wypracowaną w dowolnym projekcie. Zwróć jednak uwagę, że jest to lekka wersja metodyki, ponieważ ma różny stopień złożoności w zależności od branży, zakresu projektu i poziomu umiejętności zespołu.

Dla mniejszych firm i projektów, a także dla tych, którzy chcą zrozumieć EVM, ten podział okaże się bardziej niż przydatny.

Krok 1: Stwórz strukturę podziału pracy (WBS)

Pierwszy etap poświęcony jest zorganizowaniu zespołu w projekcie. Formułujesz strukturę podziału pracy (WBS), która służy do określenia zakresu pracy i rozbicia jej na jednostki. Spójrz na to jak na szkielet całego projektu. Należy uwzględnić każdą kość.

To także moment, w którym zapoznajesz zespół z każdą jednostką pracy. Razem z nimi powinieneś zdecydować, ile czasu zajmie ukończenie każdego zadania.

Krok 2: Planowanie i wyznaczanie kamieni milowych

Po podzieleniu projektu na poszczególne etapy, czas je zaplanować. Najlepszym sposobem na to jest ułożenie ich tak, aby zadania płynęły ze sobą tak naturalnie, jak to tylko możliwe. Powinny być współzależne, ponieważ zadania niższego poziomu wspierają zadania wyższego poziomu i pomagają w osiągnięciu większych kamieni milowych. W ten sposób unikniesz zadań „maruderów”, które pozostają w tyle, ponieważ nie mają miejsca w wielkim schemacie projektu.

Przyjmując Planowaną wartość, alokujesz całkowity budżet na wszystkie zadania i określasz wydatki budżetowe na kamienie milowe.

Jeśli chodzi o rozbicie projektów na zadania, może to być znacznie łatwiejsze niż myślisz.

Krok 3: Zdefiniuj zasadę zarabiania

„Reguła zarabiania” (znana również jako zasada 50/50 w zarządzaniu projektami) to w skrócie, jaka część przyznanego kredytu za zadanie zostanie wypłacona z góry i po jego zakończeniu. Istnieje kilka zasad zarabiania:

• Kredyt wypłacany jest dopiero po ukończeniu (zasada 0/100),
• Kredyt jest wypłacany w połowie na początku i w połowie po zakończeniu (zasada 50/50) lub
• Mała ilość na początku, reszta po zakończeniu (reguła 20/80).

Chociaż możesz zmieniać te zasady w zależności od rodzaju zadania, dla jasności zaleca się, aby trzymać się jednej. Obecnie coraz więcej CAM-ów decyduje się na zasadę 20/80 zamiast popularnej wcześniej zasady 50/50, ponieważ nacisk kładzie się na wykonanie zadania, a nie tylko na jego rozpoczęcie.

Krok 4: Wykonaj projekt zgodnie z WBS i śledź postępy

W miarę postępu projektu, CAM ma za zadanie podążać za zadaniami, które są rozpoczynane i kończone. Korzystając z reguły zarabiania, gromadzą wartość wypracowaną (EV) co tydzień lub co miesiąc. Dokładność metody EVM pozwala im również śledzić projekty w czasie zbliżonym do rzeczywistego, co oznacza, że ​​CAM mogą również codziennie gromadzić EV. W rzeczywistości może to okazać się bardziej korzystne dla śledzenia projektów, unikania ryzyka i kontroli szkód niż comiesięczna akumulacja.

Zaawansowane wdrożenia wymagają dodatkowych elementów, takich jak ustanowienie kont kontrolnych w celu delegowania uprawnień i odpowiedzialności do różnych części organizacji. Wykorzystują bardziej szczegółowe wartości i indeksy, aby jak najdokładniej śledzić postępy. W tych wersjach EVM procesy są bardziej rozbudowane, aby mieć lepszą kontrolę nad wersjami bazowymi i wymagają integracji z systemami EVM. Ogólnie rzecz biorąc, jest znacznie więcej przygotowań, więcej materiałów do włączenia i dodatkowe oprogramowanie do użycia.

Ograniczenia zarządzania wartością wypracowaną

Oczywiście żadna metodologia ani system nie jest doskonały. I chociaż zarządzanie wartością wypracowaną odpowiada na zapotrzebowanie wielu firm, które chcą większej struktury swojej produkcji, jest dalekie od ideału. Jeśli zdecydujesz się go wdrożyć, oto ograniczenia, o których powinieneś pamiętać.

1. Zarządzanie wartością wypracowaną pozostawia niewiele miejsca na błędy

Największym problemem związanym z EVM jest to, że jeśli nie zostanie użyty dokładnie i razem z projektem, nie uzyskasz dokładnych wyników. Dodatkowo, o ile różne aspekty EVM (budżet, harmonogram i przepływ pracy) nie są śledzone lub raportowane na czas przez upoważnione osoby, do czasu uzyskania niezbędnych danych może wystąpić kilkudniowe lub nawet tygodniowe opóźnienie. EVM wymaga efektywnego i odpowiedzialnego zespołu oraz tego, aby wszyscy byli po tej samej stronie.

2. EVM nie oferuje kontroli jakości

Drugim ograniczeniem, które budzi niepokój, jest to, że ta metodologia nie obejmuje kontroli jakości. Ponieważ jej główną troską jest wykonywana praca, czas jej wykonania i jej koszt, nie ma miejsca na jakość. Produkt mógł być dostarczony na czas i z godnym podziwu budżetem, tylko po to, by nie zachwycać do końca produkcji. Albo co gorsza, problem pojawia się, gdy słaba jakość wykonanych zadań zaczyna wpływać na wszystkie kolejne zadania i spowalnia produkcję.

3. Zarządzanie wartością wypracowaną nie jest szybkim i łatwym rozwiązaniem

Trzecie ograniczenie polega na złożoności EVM. Podobnie jak w przypadku metody Agile, nie ma szybkiego i łatwego sposobu na rozpoczęcie jej wdrażania i zobaczenie znakomitych wyników już za pierwszym razem. Ta metodologia wymaga doświadczonego starszego zespołu, który podzieli jej wprowadzenie do firmy. Po tym wszystkim zajmie trochę czasu, aby dostosować się, co prowadzi do wielu prób i błędów.

4. Istnieje ryzyko mikrozarządzania w EVM

Ponieważ wszystko jest skonstruowane tak, aby działało jak w zegarku, istnieje ryzyko powstania przepaści między kierownictwem a samymi pracownikami. Osoby zaangażowane w szerszy obraz nie są w stanie zagłębić się w troski i działania osób wykonujących zadania i vice versa. Z tego powodu EVM należy traktować lekko i ostrożnie wdrażać.

Mając to na uwadze, możesz podejść do wprowadzenia EVM i ewentualnej implementacji z większą ostrożnością. Pamiętaj o możliwych pułapkach, w jakie może wpaść Twoja firma przed wprowadzeniem EVM.

Jakie są najczęstsze nieporozumienia dotyczące EVM?

Zdecydowałeś się zanurzyć palce w zarządzaniu wartością wypracowaną? Jeśli nie poświęcisz na to wystarczająco dużo czasu, są szanse, że będzie to rzutować wyniki, które są stale trochę nieaktualne. Istnieje wiele przypadków, w których kierownicy projektów wybierają to, co uważają za kluczowe punkty EVM i wykorzystują je w swoich projektach.

Z tego powodu odłożyliśmy na bok kilka typowych błędów i nieporozumień, o których powinni wiedzieć ci nieznajomi.

Błędne przekonanie nr 1: Tylko duże korporacje i duże projekty mogą korzystać z EVM.

To prawda, że ​​historycznie z zarządzania wartością wypracowaną korzystały głównie duże firmy i instytucje. Jednak, jak pokazaliśmy powyżej, dostępne są podstawowe/lekkie wersje EVM. Mniejsza firma może osiągnąć ten sam wynik przy niewielkich zmianach.

Błędne przekonanie nr 2: EVM zapobiegnie problemom budżetowym i opóźnieniom w terminach.

Nie popełnij błędu, EVM może wnieść tak dużo struktury i dyscypliny do całej produkcji. Jednak jego głównym atutem jest jego rola jako systemu wczesnego ostrzegania. Przekazuje informacje kluczowe dla uniknięcia ryzyka i ujawnia, czy jest wystarczająco dużo miejsca/budżetu na korekty i opóźnienia.

Jeśli martwisz się opóźnieniami w terminach i chcesz z nimi walczyć, powinieneś poćwiczyć zarządzanie czasem. Dzięki oprogramowaniu do śledzenia czasu, takiemu jak Clockify, łatwo jest wykształcić nawyk relacji i udoskonalić tę umiejętność przed wprowadzeniem czegoś takiego jak system zarządzania wartością wypracowaną. Zminimalizuje to szanse drobnych błędów, które mogą mieć większe reperkusje.

Błędne przekonanie nr 3: Potrzebujesz tylko odpowiedniego oprogramowania EVM, aby być gotowym na EVM.

Nie możemy wystarczająco podkreślić, że sam system nie działa bez dołączonej do niego osoby. Oprogramowanie jest po to, aby ułatwić życie CAM, udziałowcom, kierownikom projektów i wszystkim zaangażowanym osobom. Nie zastępuje wykwalifikowanego członka zespołu, który poświęca się śledzeniu postępów projektu.

Błędne przekonanie nr 4: Tylko kierownik projektu i kierownik konta kontrolnego powinni zajmować się EVM.

Każdy, od pracowników po udziałowców, powinien mieć dostęp do niektórych aspektów EVM. Jeśli wszyscy w projekcie nie rozumieją znaczenia struktury podziału pracy i wszystkich jej ruchomych części, cała metoda się zawala. Raporty będą niedokładne lub spóźnione, zadania będą opóźnione i tak dalej. Aby jak najlepiej wykorzystać zarządzanie wartością wypracowaną, każdy musi zrozumieć, jak ważne jest przestrzeganie WBS i zasad.

Podsumowując

Zarządzanie wartością wypracowaną jest złożone, ponieważ jest korzystne dla projektów o dowolnej skali. Jego zakres, systemy, terminologia i materiały są bogate w informacje, które są przeznaczone dla każdej branży.

Biorąc to pod uwagę, ten artykuł obejmował tylko ogólne informacje, aby przybliżyć je czytelnikowi. Przedstawił kluczowe wartości i wskaźniki leżące u podstaw każdej strategii EVM.

Aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób można zastosować EVM w procesie produkcyjnym, zalecamy dalsze badania i edukację. Dopóki jesteś otwarty na próby i błędy oraz masz chętny i sumienny zespół, możesz go wdrożyć łatwiej niż się spodziewałeś. Powodzenia!