Earned Value Management (EVM) erklärt

Im Laufe der Jahrzehnte haben sich viele Projektmanagementstile herausgebildet. Einige von ihnen zielten darauf ab, Produktion und Arbeitsabläufe zu verbessern, während andere ihre Wurzeln an anderen Orten haben. Earned Value Management ist eines der letzteren.

Während es als Finanzanalysemethode begann, entwickelte es sich zu einer der bis heute nützlichsten Projektmanagementmethoden.

In diesem Artikel können Sie mehr über die grundlegenden Elemente des Earned Value Management lesen, wie jedes von ihnen zum großen Ganzen beiträgt, wie Sie die Earned Value Management-Methode in Ihren Produktionsprozess integrieren und einige häufige Missverständnisse.

Was ist Earned Value Management (EVM)?

Was ist die Bedeutung von EVM? Um den Begriff selbst zunächst zu verdeutlichen, sind Earned Value und Earned Value Management zwei verschiedene Dinge.

Earned Value ist der Wert, den wir der Arbeit zuordnen – er kann in Stunden oder Geldeinheiten (Dollar, Euro, Yen usw.) ausgedrückt werden.

Earned Value Management (EVM) ist eine Technik oder Methode, die Projektmanagern hilft, die Arbeitskosten für ein Projekt zu bewerten und die Projektleistung vorherzusagen. Es vergleicht die geplante Roadmap (sowohl finanziell als auch arbeitsablaufbezogen) mit dem tatsächlichen Produktionsfortschritt.

Es geht den traditionellen Projektmanagement-Ansatz ein paar Schritte weiter und verbessert ihn, um präzise Daten bereitzustellen – für Projektmanager, Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen.

Ein weiterer wissenswerter Begriff (da er oft zusammen mit diesen beiden verwendet wird) ist Earned Value Analysis (EVA). Laut wbdg.org ist die Ertragswertanalyse „ eine branchenübliche Methode zur Messung des Fortschritts eines Projekts zu einem beliebigen Zeitpunkt, zur Vorhersage des Fertigstellungsdatums und der Endkosten sowie zur Analyse von Abweichungen im Zeitplan und Budget im Verlauf des Projekts. ”

Als Kernprinzip existiert EVM, um bei jedem Projekt drei wichtige Fragen zu beantworten:

• Wo waren wir?
• Wo sind wir gerade?
• Wo werden wir sein / Wo gehen wir hin?

Earned Value Management konzentriert sich auf drei wichtige Datenquellen:

• Der geplante Wert (Anfangsbudget für das Projekt)
• Der tatsächliche Wert des abgeschlossenen Projekts
• Der Ertragswert der abgeschlossenen Arbeit

Anhand dieser drei Quellen und deren Abgleich mit der Projektzeitachse sind wir in der Lage, den Fortschritt der Arbeit zu erfassen. So werden Probleme, Hürden und Erfolge rechtzeitig erkannt.

Wann ist Earned Value Management einzusetzen?

Diese Methode wurde entwickelt, um sehr große Projekte mit größeren Budgets zu verfolgen, die die häufigsten Fallstricke vermeiden möchten – Überschreitung des Budgets, Versäumung von Fristen und Unterlieferung. Einfachere EVM-Lösungen funktionieren jedoch auch für kleinere Unternehmen.

Für Unternehmen, die bereits ein Zeiterfassungstool einsetzen und ihre Projektmanagementmethoden haben, aber noch mehr Disziplin und Struktur benötigen, könnte EVM die Lösung sein.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel:

Sie werden von einem Kunden beauftragt, ein Projekt in einem Jahr durchzuführen, und erhalten 100.000 US-Dollar, um es abzuschließen. Sie teilen die Finanzen gleichmäßig auf die Fristen auf. Alle drei Monate sollten Sie ein Viertel der Finanzen ausgegeben haben. Spulen Sie bis drei Monate später vor, und 25.000 Dollar Ihres Budgets waren wie geplant aufgebraucht. Das kann den Eindruck erwecken, dass alles gut läuft.

Die Fristen laufen weiter, Sie geben Ihr Budget gleichmäßig aus, und am Ende des Projekts haben Sie alles wie geplant ausgegeben. Wenn Sie jedoch das Endprodukt überprüfen, stellen Sie fest, dass es nur zu 70 % fertig ist! Bei näherer Betrachtung stellen Sie fest, dass Sie im ersten Quartal statt 25 % der Arbeit für Ihr Budget von 25.000 USD nur 20 % erledigt haben. Drei Monate nach dem Start warst du schon hinter dem Zeitplan, und es häufte sich immer mehr!

Wie hilft EVM in dieser Situation?

Ohne die zu diesen Terminen abgeschlossene Arbeit im Auge zu behalten, können Sie das Ende des Projekts erreichen, nur um zu spät zu erkennen, dass es Ihren Kunden mehr gekostet hat. Andererseits kann es vorkommen, dass Sie 25.000 US-Dollar ausgegeben und 30 % des Projekts abgeschlossen haben, wodurch Sie dem Zeitplan voraus sind. Das wären großartige Neuigkeiten für die Mitarbeiter und den Kunden.

Grafik 1: EVM lässt sich am besten in einer Grafik ablesen

Warum brauchen Sie Earned Value Management?

Earned Value Management ist eine Kosten- und Terminsteuerungsmethode. Aber es kann noch mehr werden – es kann den Produktionsprozess des Projekts stärken, Ausfälle mindern und eingehende Probleme signalisieren, sodass sie rechtzeitig und effektiv umgangen werden können.

Es gibt verschiedene Vorteile von EVM, auch abhängig von der Seite, von der Sie es betrachten.

Contractor Vorteile des Earned Value Managements : :

• Schafft einen soliden Leistungsrahmen;
• Bietet ein solides Risikomanagement;
• Sie können den Fortschritt des Projekts in jeder Phase genau messen und sehen;
• Es gibt ein einziges System, das Zeit, geleistete Arbeit und das Budget verfolgt, anstatt mehrere;
• Prognostiziert das Fertigstellungsdatum und die Kosten bis zum Ende des Projekts.

Kundennutzen des Earned Value Management : :

• Informiert, in welche Projekte und/oder Agenturen es sich lohnt, zu investieren;
• Es ist einfacher, genauere Berichte zu erhalten;
• Größere Transparenz;
• Die Verfolgung des Projektfortschritts nahezu in Echtzeit ermöglicht fundiertere Entscheidungen zur weiteren Finanzierung.

Täuschen Sie sich nicht, Earned Value Management ist für jeden Arbeitsbereich von Vorteil. Aber wie wir gleich sehen werden, gibt es viele bewegliche Teile, die das Anpacken von EVM etwas mühsam machen können.

Die Grundelemente von EVM

Auch wenn sich diese Methodik an die Branche anpasst, in der sie eingesetzt wird, besteht der Kern von EVM aus diesen vier Elementen:

1. Projektstrukturplan (PSP) – die Grundlage Ihres Projekts
2. Geplanter Wert (PV) – das zur Realisierung des Projekts bereitgestellte Budget
3. Earned Value (EV) – der Wert, der durch das Projekt in der Produktion geschaffen wird
4. Tatsächliche Kosten (AC) – die Kosten der Arbeit während der Realisierung des Projekts

In diesem Artikel möchten wir jedoch ein letztes wichtiges Element zum Earned Value Management hinzufügen – den Control Account Manager .

Und hier ist der Grund.

Viele Projektmanager machen den Fehler, die EVM-Aufgabe einem Mitarbeiter aufzubürden, der schon etwas auf dem Buckel hat. Dies überfordert die Person, da die Methode mit all den Daten, die verfolgt und berechnet werden müssen, komplex und anstrengend ist. Die Zuweisung der Rolle eines Kontrollkontomanagers als Nebenrolle führt nur jedes Mal zu ungenauen Ergebnissen. Um einen Nutzen aus EVM zu ziehen, brauchen Sie jemanden, der sich voll und ganz darauf konzentrieren kann.

Sehen wir uns nun an, was jedes Element von EVM wichtig macht.

1. Projektstrukturplan (PSP)

Der Projektstrukturplan ist eine schrittweise Darstellung der gesamten Arbeit an einem bestimmten Projekt. Dieses Dokument enthält alles von der Beschreibung der Aufgaben, den Meilensteinen, der Hierarchie der Aufgaben und ihrer Verbindung zu den Projektergebnissen. Als Gründungsurkunde ist es entscheidend für den Erfolg der EVM. Wie der Name schon sagt, wird das Projekt in Arbeitseinheiten unterteilt, sodass diese zugewiesen, geplant, genehmigt, während der Produktion gemessen und abgerechnet werden können. Die Komplexität jedes WBS hängt vom Umfang und der Komplexität des Projekts selbst ab.

Bevor Sie mit EVM beginnen, sollten Sie Ihre Fähigkeiten zur Schätzung der Arbeitszeit auffrischen. Clockify kann ein praktisches Werkzeug sein, um diese Präzision zu erreichen.

2. Geplanter Wert (PV)

Wie das Project Management Institute feststellt, ist der geplante Wert „ das genehmigte Budget, das der Arbeit zugewiesen wird, die für eine Aktivität oder PSP-Komponente durchgeführt werden soll. ” Vereinfacht ausgedrückt gibt dieser Wert an, wie viel des Budgets für jeden Schritt des Projekts ausgegeben werden soll. Der PV wird normalerweise ganz am Anfang berechnet, während das Budget festgelegt und die Kosten den Arbeitskosten zugeordnet werden. Aber auch während der Produktion ist es willkommen, da es zeigt, wie genau Sie sich an den Budgetplan halten.

Beispiel: Sie haben ein Projekt, das sich über 10 Monate erstreckt. Das Budget beträgt 100.000 US-Dollar. Nach 5 Monaten haben Sie schätzungsweise 50 % (die Hälfte) des Projekts abgeschlossen. Was Sie wissen möchten, ist, wie viel des Budgets bis dahin ausgegeben würde?

PV = (Geplante Fertigstellung %) x (BAC)

PV = 0,5 x 100.000Barwert = 50.000 $

Das bedeutet, dass die geplanten Budgetausgaben für diese Phase des Projekts 50.000 US-Dollar betragen sollten. Wenn Sie es in dieser Phase mit den tatsächlichen Kosten (AC) der Arbeit vergleichen, können Sie herausfinden, ob Sie das Budget überschreiten oder ob es Raum zum „Atmen“ gibt.

3. Ertragswert (EV)

Laut dem Project Management Institute ist die Definition von Earned Value „ der Wert der geleisteten Arbeit, ausgedrückt in Form des genehmigten Budgets, das dieser Arbeit für eine Aktivität oder WBS-Komponente zugewiesen wurde. ” Wiederum, einfacher ausgedrückt, zeigt EV den Wert, der durch die bisher geleistete Arbeit geschaffen wurde.

Zum Beispiel: Unter Verwendung der gleichen Daten von oben haben wir wieder ein geplantes Budget von 100.000 $ und 10 Monate bis zur Fertigstellung. Nach 5 Monaten stellen Sie fest, dass erst 30 % der Arbeit abgeschlossen sind. Welchen Wert hat die Arbeit tatsächlich erlangt?

EV = (tatsächliche Fertigstellung %) x (BAC)

EV = 0,3 x 100.000

EV = 30.000 $

Wenn Sie die Ergebnisse lesen, würden Sie erwarten, dass das Projekt 50.000 US-Dollar einbringen wird. Die Mathematik zeigt jedoch seinen Wert als viel niedriger. Wenn Sie also nur der geplanten Wertkurve gefolgt wären und sagten, dass Sie die Hälfte des Budgets wie erwartet ausgegeben haben, könnten Sie glauben, dass alles in Ordnung ist. Aber mit dem zusätzlichen verdienten Wert erhalten Sie ein echtes Bild davon, dass Sie hinter dem Zeitplan zurückliegen.

Grafik 2: Die Earned Value (EV)-Kurve zeigt eine Planverzögerung.

Berechnungen wie diese zeigen, dass Budget und Zeitplan keine getrennten Elemente der Produktion sind. Sobald wir anfangen, sie zusammen zu betrachten, können wir große Fehler wie diesen vermeiden.

4. Tatsächliche Kosten (AC)

Das Project Management Institute definiert Ist-Kosten als „ die Gesamtkosten, die tatsächlich angefallen sind, um die für eine Aktivität oder PSP-Komponente durchgeführte Arbeit zu erledigen. ” Es sind die tatsächlichen Kosten der Arbeit, die zu einem bestimmten Zeitpunkt an dem Projekt geleistet wird.

Im Gegensatz zu den anderen beiden Werten hat AC keine Formeln zur Berechnung, da Sie es eindeutig identifizieren können. Diese Informationen sind immer leicht verfügbar. Anhand des obigen Beispiels stellen Sie fest, dass Ihr Unternehmen nach 6 Monaten anstelle des geplanten Werts von 50.000 USD tatsächlich 60.000 USD ausgegeben hat. Mit diesen Ergebnissen wissen Sie, dass eine gewisse Verlustminderung und Umplanung notwendig sind.

Grafik 3: Die Kurve der tatsächlichen Kosten (AC) ist viel höher als der EV, was zeigt, dass das Projekt über dem Budget liegt.

5. Der Control Account Manager (CAM)

Um einen Projektmanager nicht mit zusätzlichen EVM-Aufgaben zu überlasten (die auch einiges an Recherche erfordern), wird empfohlen, einen Control Account Manager (CAM) zu ernennen. Da das Earned Value Management eine komplexe und vielschichtige Methode zur Verfolgung des Projektfortschritts ist, ist es am besten, jemanden nur für diese Aufgabe zu haben.

Darüber hinaus ist dies die einzige Möglichkeit, wie Sie die Vorteile von EVM tatsächlich erkennen, da es mehr als ein nachträglicher Einfall oder eine Nebenaufgabe eines Projektmanagers sein wird. Also, wer genau sollte Ihr Kontrollkontomanager sein und was werden seine Aufgaben sein?

Wer sollte ein CAM sein?

Ein Kontrollkontomanager ist nicht jemand, der Berichte schreibt, Daten verfolgt und dann Bericht erstattet. Diese Person hat die vollständige Kontrolle über die Überwachung der Produktion, der Kosten und aller vorgenommenen Änderungen, die sich auf das Budget auswirken. Aus diesen Gründen muss ein Kontrollkontomanager eine rechenschaftspflichtige , verantwortungsbewusste und maßgebliche Person sein.

Sie müssen die Kosten und das Budget verwalten und Ressourcen zuweisen, je nachdem, wo sie im Moment am dringendsten benötigt werden. Darüber hinaus sind CAMs ein wichtiger Bestandteil von Kundengesprächen, da sie über alle Informationen verfügen, die für Leistungs- und Projektüberprüfungen erforderlich sind. Sie versorgen die Kunden, Projektleiter und Mitarbeiter mit den für sie wichtigsten Daten.

Was steht in der Stellenbeschreibung eines CAM?

Es gibt viele Aufgaben, die ein Control Account Manager übernimmt. Während sie von Branche zu Branche variieren (je nach Umfang der Arbeit und Art der Projekte), umfassen die allgemeinen:

1. Erstellung und Pflege des Kontrollkontoplans sowie des Budgets und der Kosten;
2. Überwachung des Budgets und des Zeitplans sowie Überprüfung der Aktivitäten;
3. Analysieren der Abweichungen zwischen Budget und Zeitplan, um mögliche Probleme zu erkennen;
4. Entwicklung von Wiederherstellungsplänen für jede Zeitplan- oder Kostenabweichung;
5. Genehmigung und Überprüfung aller Arbeitsaufträge, aller Verpflichtungen und Dokumente im Zusammenhang mit dem Kontrollkonto.

Um das Argument zu untermauern, wie wichtig ein Kontrollkontomanager ist, beschreibt der nächste Abschnitt nur eine Handvoll der obligatorischen Messungen, die in EVM verwendet werden. Es gibt Formeln, die CAMs verwenden, um den Fortschritt zusammen mit der Produktion zu verfolgen, und sie reichen von den grundlegenden Formeln, die bei kleineren Projekten verwendet werden, bis hin zu komplexeren und detaillierteren Formeln, die für Großprojekte erforderlich sind.

Werfen wir nun einen Blick auf die grundlegenden Berechnungen, die das CAM durchführen muss, um Ihren Produktionsfortschritt genau zu verfolgen.

Berechnen von Varianzen und Indizes, um den Fortschritt in EVM zu verfolgen

Abweichungen sind der eigentliche Indikator dafür, wie gut ein Projekt hinsichtlich Zeit, Budget und geleisteter Arbeit abschneidet. Der Unterschied zwischen dem, was geplant war, und dem tatsächlichen Fortschritt des Projekts kann zeigen, ob die Arbeit hinter oder voraus ist, ob Ihr Budget schneller aufgebraucht ist oder ob Sie mehr Geld als erwartet generieren.

Die Grundformeln zur Berechnung von Abweichungen benötigen die drei zuvor festgelegten Schlüsselwerte – Earned Value (EV), Planned Value (PV) und Actual Cost (AC).

Mit ihnen können Sie Leistungsindikatoren und wichtige Abweichungen berechnen, die zeigen, ob Sie hinter oder vor dem Zeitplan liegen und unter oder über dem Budget liegen.

Diese werden Fahrplanabweichung, Kostenabweichung, Fahrplanleistungsindex und Kostenleistungsindex genannt.

So funktionieren sie:

Planabweichung

Planabweichungsformel: SV = EV – PV

Diese Abweichung zeigt, ob Sie dem Zeitplan voraus oder hinterher sind.

Wenn der SV positiv ist, sind Sie dem Zeitplan voraus . Wenn es negativ ist, sind Sie im Rückstand, und wenn es gleich 0 ist, sind Sie genau im Zeitplan.

Beispiel: Wie wir oben gesehen haben, beträgt unser verdienter Wert 30.000 $, während unser geplanter Wert 50.000 $ betrug. Nach der Formel:

SV = 30.000-50.000

SV= – 20.000

Da das Ergebnis negativ ist, bedeutet dies, dass das Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt.

Kostenunterschied

Kostenabweichungsformel: CV = EV – AC

Diese Varianz zeigt Ihnen, wie weit Ihr aktuelles Budget über- oder unterschritten ist.

Ein negatives Ergebnis zeigt an, dass Sie das Budget überschritten haben, während ein positives Ergebnis bedeutet, dass Sie das Budget unterschritten haben.

Zum Beispiel : In unserem etablierten Beispiel haben wir gesehen, dass der EV 30.000 $ beträgt, während der AC 60.000 $ beträgt. Um die Kostenabweichung zu berechnen, würden Sie die Formel wie folgt anwenden:

Lebenslauf = 30.000 – 60.000

Lebenslauf = -30.000

Der Wert Ihres Projekts im aktuellen Zustand ist niedriger als das dafür ausgegebene Geld, sodass Sie das Budget weit überschreiten.

Die Kosten- und Terminabweichungen geben einen ungefähren Überblick darüber, wo Sie mit dem Projekt derzeit stehen. Um genau festzustellen, wie weit das Projekt hinter oder über dem Budget liegt, verwenden Sie Leistungsindizes.

Planleistungsindex

Die Formel des Schedule Performance Index: SPI = EV / PV

Dieser Index zeigt, wie nahe das Projekt seinem Abschluss im Vergleich zum Zeitplan ist.

Wenn das Ergebnis größer als 1 ist, ist das Projekt dem Zeitplan weit voraus. Weniger als 1 bedeutet, dass es im Rückstand ist, während gleich 1 bedeutet, dass alles im Zeitplan ist.

Zum Beispiel: Unser EV beträgt 30.000 $, während unser PV 50.000 $ beträgt. Mit der Formel erhalten wir:

SPI = 30.000/50.000

SPI = 0,6

Was übersetzt bedeutet: Für jede Stunde Arbeit am Projekt erledigt das Team 0,6, also etwas mehr als 30 Minuten.

Kostenleistungsindex

Die Formel des Cost Performance Index: CPI = EV / AC

Dieser Index zeigt, wie budgeteffizient das Projekt ist.

Ist das Ergebnis größer als 1, läuft das Projekt besser als geplant. Wenn das Ergebnis 1 ist, funktioniert alles gemäß dem geplanten Budget, und wenn es kleiner als 1 ist, liegt das Projekt über dem Budget.

Zum Beispiel: Mit den obigen Werten können wir Folgendes tun:

VPI = 30.000 / 60.000

VPI = 0,5

Wie wir bereits in Cost Variance gesehen haben, liegt das Projekt über dem Budget.

Hinweis: Diese vier Formeln werden aufgrund ihrer Anwendbarkeit auf jedes Projekt am häufigsten in EVM verwendet. Abhängig von der Branche, in der Sie arbeiten, und dem Umfang des Projekts finden Sie andere, spezifischere Formeln.

Grafik 4: Alle drei Werte auf derselben Kurve zeigen den tatsächlichen Projektfortschritt.

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Vier Schritte zur EVM-Implementierung

Der folgende Abschnitt stellt vier Schritte für die Implementierung eines Earned-Value-Management-Systems in ein beliebiges Projekt vor. Beachten Sie jedoch, dass dies eine leichtgewichtige Version der Methodik ist, da sie je nach Branche, Umfang des Projekts und Qualifikationsniveau des Teams unterschiedlich komplex ist.

Für kleinere Unternehmen und Projekte sowie diejenigen, die EVM verstehen möchten, wird sich diese Aufschlüsselung als mehr als nützlich erweisen.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Projektstrukturplan (WBS)

Die erste Phase ist der Organisation des Teams für das Projekt gewidmet. Sie formulieren den Projektstrukturplan (PSP), anhand dessen der Arbeitsumfang bestimmt und in Einheiten heruntergebrochen wird. Betrachten Sie es als das Skelett des gesamten Projekts. Jeder einzelne Knochen sollte berücksichtigt werden.

Dies ist auch der Moment, in dem Sie das Team mit jeder Arbeitseinheit vertraut machen. Zusammen mit ihnen sollten Sie entscheiden, wie lange es dauern würde, bis jede Aufgabe erledigt ist.

Schritt 2: Planen und Meilensteine ​​setzen

Nachdem Sie das Projekt in einzelne Schritte unterteilt haben, ist es an der Zeit, diese zu planen. Das geht am besten, indem man sie so anordnet, dass die Aufgaben möglichst natürlich ineinander fließen. Sie sollten voneinander abhängig sein, da Aufgaben auf niedrigerer Ebene Aufgaben auf höherer Ebene unterstützen und dabei helfen, die größeren Meilensteine ​​zu erreichen. Auf diese Weise vermeiden Sie „Nachzügler“-Aufgaben, die zurückgelassen werden, weil sie keinen Platz im großen Schema des Projekts haben.

Anhand des Planwerts teilen Sie das Gesamtbudget auf alle Aufgaben auf und bestimmen die Meilensteinbudgetausgaben.

Wenn es darum geht, Projekte in Aufgaben aufzuteilen, kann es viel einfacher sein, als Sie denken.

Schritt 3: Definieren Sie die Verdienstregel

Die „Verdienstregel“ (im Projektmanagement auch als 50/50-Regel bekannt) gibt kurz gesagt an, wie viel des zugewiesenen Guthabens für eine Aufgabe im Voraus und nach Abschluss ausgezahlt wird. Es gibt mehrere Verdienstregeln:

• Guthaben wird erst nach Abschluss ausgezahlt (0/100-Regel),
• Guthaben wird hälftig zu Beginn und hälftig nach Abschluss ausgezahlt (50/50-Regelung), bzw
• Eine kleine Menge am Anfang und der Rest nach Abschluss (20/80-Regel).

Obwohl Sie diese Regeln je nach Art der Aufgabe variieren können, ist es ratsam, der Übersichtlichkeit halber bei einer einzigen zu bleiben. Heutzutage entscheiden sich mehr CAMs für die 20/80-Regel gegenüber der früher beliebten 50/50-Regel, da der Schwerpunkt weiterhin darauf liegt, eine Aufgabe zu erledigen und nicht nur damit zu beginnen.

Schritt 4: Führen Sie das Projekt gemäß WBS durch und verfolgen Sie den Fortschritt

Während das Projekt fortschreitet, wird das CAM damit beauftragt, den Beginn und Abschluss der Aufgaben zu verfolgen. Unter Verwendung der Verdienstregel akkumulieren sie den verdienten Wert (EV) entweder wöchentlich oder monatlich. Die Gründlichkeit der EVM-Methode ermöglicht es ihnen auch, die Projekte nahezu in Echtzeit zu verfolgen, was bedeutet, dass CAMs auch täglich EV akkumulieren können. Tatsächlich könnte sich dies für die Projektverfolgung, die Vermeidung von Risiken und die Schadensbegrenzung als vorteilhafter erweisen als eine monatliche Ansammlung.

Fortgeschrittene Implementierungen erfordern zusätzliche Elemente, wie die Einrichtung von Kontrollkonten, um Befugnisse und Verantwortung an verschiedene Teile der Organisation zu delegieren. Sie verwenden detailliertere Werte und Indizes, um den Fortschritt so genau wie möglich zu verfolgen. In diesen Versionen von EVM sind die Prozesse ausgefeilter, um eine bessere Kontrolle über Baseline-Revisionen zu haben, und erfordern Integrationen mit EVM-Systemen. Insgesamt ist viel mehr Vorbereitung, mehr Materialien und zusätzliche Software erforderlich.

Grenzen des Earned Value Managements

Natürlich ist keine Methodik oder kein System perfekt. Und obwohl Earned Value Management den Ruf vieler Unternehmen erfüllt, die mehr Struktur in ihrer Produktion wünschen, ist es alles andere als ideal. Sollten Sie sich für die Implementierung entscheiden, sollten Sie die folgenden Einschränkungen beachten.

1. Earned Value Management lässt wenig Spielraum für Fehler

Die größte Sorge bei EVM ist, dass Sie keine genauen Ergebnisse erhalten, wenn es nicht präzise und zusammen mit dem Projekt verwendet wird. Wenn die verschiedenen Aspekte von EVM (Budget, Zeitplan und Arbeitsablauf) nicht rechtzeitig von autorisierten Personen nachverfolgt oder gemeldet werden, könnten Sie bis zum Erhalt der erforderlichen Daten Tage oder sogar Wochen im Rückstand sein. EVM erfordert ein effektives und verantwortungsbewusstes Team, und dass alle auf derselben Seite stehen.

2. EVM bietet keine Qualitätskontrolle

Die zweite besorgniserregende Einschränkung besteht darin, dass diese Methode keine Qualitätskontrolle beinhaltet. Da es in erster Linie um die geleistete Arbeit, den Zeitpunkt der Fertigstellung und die Kosten geht, gibt es keinen Platz für Qualität. Ein Produkt konnte rechtzeitig und mit einem bewundernswerten Budget geliefert werden, nur um am Ende der Produktion nicht zu beeindrucken. Oder noch schlimmer, ein Problem entsteht, wenn sich eine schlechte Qualität abgeschlossener Aufgaben auf alle nachfolgenden Aufgaben auswirkt und die Produktion verlangsamt.

3. Earned Value Management ist keine schnelle und einfache Lösung

Die dritte Einschränkung liegt in der Komplexität von EVM. Genau wie bei der agilen Methode gibt es keinen schnellen und einfachen Weg, um mit der Implementierung zu beginnen und gleich beim ersten Durchlauf hervorragende Ergebnisse zu sehen. Diese Methodik erfordert ein erfahrenes Führungsteam, das ihre Einführung in das Unternehmen aufschlüsselt. Danach wird es einige Zeit dauern, bis sich alle daran gewöhnt haben, was zu viel Trial-and-Error führt.

4. Bei EVM besteht die Gefahr von Mikromanagement

Da alles so konstruiert ist, dass es wie am Schnürchen funktioniert, besteht die Gefahr, dass es zu einer Kluft zwischen dem Management und den Mitarbeitern selbst kommt. Die am großen Ganzen Beteiligten können nicht in die Belange und Arbeitsweisen der Ausführenden eintauchen und umgekehrt. Aus diesem Grund sollte EVM auf die leichte Schulter genommen und sorgfältig implementiert werden.

Vor diesem Hintergrund können Sie die Einführung und spätere Implementierung von EVM mit mehr Vorsicht angehen. Denken Sie vor der Einführung von EVM an die möglichen Fallstricke, in die Ihr Unternehmen geraten könnte.

Was sind die häufigsten EVM-Missverständnisse?

Haben Sie sich entschieden, Ihre Zehen in das Earned Value Management einzutauchen? Wenn Sie nicht genügend Zeit darauf verwenden, werden die Ergebnisse wahrscheinlich immer etwas daneben liegen. Es gibt viele Fälle, in denen Projektmanager herausgreifen, was sie für die Kernpunkte von EVM halten, und sie für ihre Projekte verwenden.

Aus diesem Grund haben wir einige häufige Fehler und Missverständnisse beiseite gelassen, derer sich diejenigen, die sich nicht auskennen, bewusst sein sollten.

Irrtum Nr. 1: Nur große Unternehmen und große Projekte können von EVM profitieren.

Es stimmt, dass in der Vergangenheit vor allem große Unternehmen und Institutionen vom Earned-Value-Management profitiert haben. Wie wir oben gezeigt haben, sind jedoch Basis-/Light-Versionen von EVM verfügbar. Ein kleineres Unternehmen kann mit kleinen Änderungen das gleiche Ergebnis erzielen.

Missverständnis Nr. 2: EVM verhindert Budgetprobleme und Terminverzögerungen.

Täuschen Sie sich nicht, EVM kann so viel Struktur und Disziplin in Ihre Gesamtproduktion bringen. Sein Hauptverkaufsargument ist jedoch seine Rolle als Frühwarnsystem. Es leitet Informationen weiter, die für die Vermeidung von Risiken entscheidend sind, und zeigt auf, ob genügend Raum/Budget für Überarbeitungen und Verzögerungen vorhanden ist.

Wer Terminverzögerungen fürchtet und dagegen vorgehen will, sollte Zeitmanagement üben. Mit einer Zeiterfassungssoftware wie Clockify ist es einfach, eine Rapport-Gewohnheit zu entwickeln und diese Fähigkeit zu perfektionieren, bevor man so etwas wie ein Earned-Value-Management-System einführt. Dies minimiert die Wahrscheinlichkeit kleiner Fehler, die größere Auswirkungen haben können.

Irrtum Nr. 3: Sie brauchen nur die passende EVM-Software, um EVM-ready zu sein.

Wir können nicht genug betonen, dass das System alleine nicht funktioniert, ohne dass eine Person damit verbunden ist. Die Software soll dabei helfen, das Leben von CAMs, Gesellschaftern, Projektleitern und allen Beteiligten zu erleichtern. Es ist kein Ersatz für ein qualifiziertes Teammitglied, das sich der Verfolgung des Projektfortschritts widmet.

Irrtum Nr. 4: Nur der Projektmanager und der Kontrollkontomanager sollten sich mit EVM beschäftigen.

Jeder, von Mitarbeitern bis zu Aktionären, sollte Zugang zu einigen Aspekten von EVM haben. Wenn nicht jeder am Projekt die Bedeutung des Projektstrukturplans und all seiner beweglichen Teile versteht, bricht die gesamte Methode zusammen. Berichte sind ungenau oder verspätet, Aufgabenerledigungen verzögern sich und so weiter. Um das Earned Value Management optimal zu nutzen, muss jeder verstehen, wie wichtig es ist, den WBS und die Regeln zu befolgen.

Schlussfolgern

Earned Value Management ist komplex, da es für Projekte jeder Größenordnung von Vorteil ist. Umfang, Systeme, Terminologie und Materialien sind reich an Informationen, die für jede Branche geeignet sind.

Davon abgesehen hatte dieser Artikel nur die allgemeinen Informationen behandelt, um sie dem Leser näher zu bringen. Es stellte die wichtigsten Werte und Metriken vor, die den Kern jeder EVM-Strategie bilden.

Um besser zu verstehen, wie Sie EVM in Ihrem Produktionsprozess anwenden können, empfehlen wir weitere Forschung und Weiterbildung. Solange Sie offen für Versuch und Irrtum sind und ein williges und fleißiges Team haben, können Sie es einfacher umsetzen als erwartet. Viel Glück!