การจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) อธิบาย

ตลอดหลายทศวรรษที่ผ่านมา มีรูปแบบการจัดการโครงการมากมายปรากฏขึ้น บางส่วนมุ่งเป้าไปที่การปรับปรุงการผลิตและเวิร์กโฟลว์ ในขณะที่บางส่วนมีรากฐานมาจากที่ต่างๆ การจัดการมูลค่าที่ได้รับเป็นหนึ่งในวิธีหลัง

แม้ว่าจะเริ่มต้นด้วยวิธีการวิเคราะห์ทางการเงิน แต่ก็ได้กลายมาเป็นวิธีการจัดการโครงการที่มีประโยชน์ที่สุดวิธีหนึ่งจนถึงปัจจุบัน

ในบทความนี้ คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับองค์ประกอบพื้นฐานของการจัดการมูลค่าที่ได้รับ วิธีที่องค์ประกอบแต่ละอย่างมีส่วนช่วยในแผนงานที่ยิ่งใหญ่ วิธีผสานรวมวิธีการจัดการมูลค่าที่ได้รับเข้ากับกระบวนการผลิตของคุณ และความเข้าใจผิดทั่วไปบางประการ

การจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) คืออะไร?

ความหมายของ EVM คืออะไร? เพื่อความชัดเจนของวลีก่อน การจัดการมูลค่าที่ได้รับและการจัดการมูลค่าที่ได้รับเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกัน

มูลค่าที่ ได้รับ คือมูลค่าที่เรากำหนดให้ทำงาน – สามารถแสดงเป็นชั่วโมงหรือหน่วยเงิน (ดอลลาร์ ยูโร เยน ฯลฯ)

การจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) เป็นเทคนิคหรือวิธีการที่ใช้เพื่อช่วยผู้จัดการโครงการประเมินต้นทุนแรงงานในโครงการ และคาดการณ์ประสิทธิภาพของโครงการ โดยจะเปรียบเทียบแผนการทำงานที่วางแผนไว้ (ทั้งที่เกี่ยวข้องกับการเงินและเวิร์กโฟลว์) และความคืบหน้าในการผลิตจริง

ต้องใช้แนวทางการจัดการโครงการแบบเดิมอีกสองสามขั้นตอนและปรับปรุงเพื่อให้ข้อมูลที่แม่นยำ - สำหรับผู้จัดการโครงการ ลูกค้า และพนักงาน

อีกคำหนึ่งที่น่ารู้ (ซึ่งมักใช้ร่วมกับสองคำนี้) คือ Earned Value Analysis (EVA) ตาม wbdg.org การวิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับคือ “ วิธีการมาตรฐานอุตสาหกรรมในการวัดความคืบหน้าของโครงการ ณ จุดใดเวลาหนึ่ง คาดการณ์วันที่เสร็จสมบูรณ์และต้นทุนสุดท้าย และวิเคราะห์ความแปรปรวนในกำหนดการและงบประมาณในขณะที่โครงการดำเนินไป ”

ตามหลักการสำคัญ EVM มีอยู่เพื่อตอบคำถามสำคัญสามข้อในทุกโครงการ:

• เราอยู่ที่ไหน?
• ตอนนี้เราอยู่ที่ไหน
• เราจะอยู่ที่ไหน / เราจะไปไหน

การจัดการมูลค่าที่ได้รับมุ่งเน้นไปที่แหล่งข้อมูลที่สำคัญสามแหล่ง:

• มูลค่าตามแผน (งบประมาณเริ่มต้นสำหรับโครงการ)
• มูลค่าที่แท้จริงของโครงการที่ทำเสร็จแล้ว
• มูลค่างานที่ได้มา

การใช้แหล่งที่มาทั้งสามนี้และจับคู่กับไทม์ไลน์ของโครงการ เราสามารถบันทึกความคืบหน้าของงานได้ ด้วยวิธีนี้ ปัญหา อุปสรรค และความสำเร็จจะถูกตรวจพบตรงเวลา

เมื่อใดควรใช้การจัดการมูลค่าที่ได้รับ

วิธีนี้ได้รับการพัฒนาเพื่อติดตามโครงการขนาดใหญ่มากด้วยงบประมาณที่มากขึ้น ซึ่งต้องการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด – เกินงบประมาณ กำหนดเวลาที่ขาดหายไป และส่งมอบไม่ได้ อย่างไรก็ตาม โซลูชัน EVM ที่ง่ายกว่านั้นใช้ได้กับบริษัทขนาดเล็กเช่นกัน

สำหรับบริษัทที่ใช้เครื่องมือติดตามเวลาอยู่แล้วและมีวิธีการจัดการโครงการ แต่ยังต้องการระเบียบวินัยและโครงสร้างที่มากขึ้น EVM อาจเป็นวิธีแก้ปัญหา

ลองมาดูตัวอย่างง่ายๆ:

คุณได้รับการว่าจ้างจากลูกค้าให้ทำโครงการในหนึ่งปี และได้รับเงิน 100,000 ดอลลาร์เพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น คุณแบ่งการเงินเท่าๆ กันตามกำหนดเวลา ทุก ๆ สามเดือน คุณควรจะใช้จ่ายหนึ่งในสี่ของการเงิน กรอไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วถึงสามเดือนต่อมา งบประมาณ $25,000 ดอลลาร์ของคุณถูกใช้จนหมดตามที่วางแผนไว้ สิ่งนี้สามารถทำให้คุณรู้สึกว่าทุกอย่างเป็นไปด้วยดี

กำหนดส่งยังคงดำเนินต่อไป คุณใช้งบประมาณเท่าๆ กัน และเมื่อสิ้นสุดโครงการ คุณได้ใช้จ่ายไปหมดแล้วตามที่วางแผนไว้ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณตรวจทานผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย คุณจะรู้ว่ามันเสร็จเพียง 70%! เมื่อพิจารณาอย่างละเอียดถี่ถ้วน คุณจะพบว่าในไตรมาสแรก แทนที่จะมีงานให้เสร็จ 25% สำหรับงบประมาณ $25,000 ของคุณ คุณทำได้เพียง 20% สามเดือนหลังจากเริ่มงาน คุณช้ากว่ากำหนดแล้ว และมันก็เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เท่านั้น!

EVM ช่วยในสถานการณ์นี้ได้อย่างไร?

โดยไม่ต้องคอยจับตาดูงานที่เสร็จตามกำหนดเวลาเหล่านั้น คุณสามารถถึงจุดสิ้นสุดของโครงการเพียงเพื่อจะตระหนักว่าสายเกินไปที่ทำให้ลูกค้าของคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้น ในทางกลับกัน คุณสามารถมีสถานการณ์ที่คุณใช้จ่าย $25,000 และเสร็จสิ้นโครงการ 30% ซึ่งทำให้คุณเร็วกว่ากำหนด ซึ่งน่าจะเป็นข่าวดีสำหรับพนักงานและลูกค้า

กราฟที่ 1: EVM สามารถอ่านได้ดีที่สุดบนกราฟ

ทำไมคุณถึงต้องการการจัดการมูลค่าที่ได้รับ?

การจัดการมูลค่าที่ได้รับคือวิธีการควบคุมต้นทุนและกำหนดเวลา แต่มีศักยภาพที่จะเป็นมากกว่านั้น - สามารถเสริมสร้างกระบวนการผลิตของโครงการลดความล้มเหลวและส่งสัญญาณปัญหาที่เข้ามาเพื่อให้สามารถข้ามได้ทันเวลาและมีประสิทธิภาพ

EVM มีข้อดีที่แตกต่างกัน แม้จะขึ้นอยู่กับด้านที่คุณมอง

ผลประโยชน์ ของผู้รับจ้างจากการจัดการมูลค่าที่ได้รับ : :

• สร้างกรอบการทำงานที่มั่นคง
• ให้การบริหารความเสี่ยงที่มั่นคง
• คุณสามารถวัดและดูความคืบหน้าของโครงการได้อย่างแม่นยำในทุกขั้นตอน
• มีระบบเดียวที่ติดตามเวลา งานที่ทำ และงบประมาณ แทนที่จะเป็นหลายระบบ
• คาดการณ์วันที่แล้วเสร็จและค่าใช้จ่ายเมื่อสิ้นสุดโครงการ

ผลประโยชน์ ของลูกค้าจากการจัดการมูลค่าที่ได้รับ : :

• แจ้งโครงการและ/หรือหน่วยงานที่มีมูลค่าการลงทุน
• ง่ายกว่าที่จะได้รับรายงานที่แม่นยำยิ่งขึ้น
• ความโปร่งใสที่มากขึ้น
• การติดตามความคืบหน้าของโครงการแบบเกือบเรียลไทม์ทำให้มีทางเลือกมากขึ้นในการระดมทุนเพิ่มเติม

อย่าพลาด การจัดการมูลค่าที่ได้รับจะเป็นประโยชน์ต่องานทุกด้าน แต่อย่างที่เรากำลังจะได้เห็น มีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้มากมายที่สามารถทำให้ EVM ยุ่งยากเล็กน้อยในการแก้ปัญหา

องค์ประกอบพื้นฐานของ EVM

แม้ว่าวิธีการนี้จะปรับให้เข้ากับอุตสาหกรรมที่มีอยู่ แต่แกนหลักของ EVM คือองค์ประกอบสี่ประการเหล่านี้:

1. โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) – รากฐานของโครงการของคุณ
2. Planned Value (PV) – งบประมาณที่มอบให้เพื่อดำเนินโครงการ
3. มูลค่าที่ได้รับ (EV) – มูลค่าที่สร้างโดยโครงการในการผลิต
4. ต้นทุนจริง (AC) – ต้นทุนของงานในระหว่างการดำเนินโครงการ

อย่างไรก็ตาม ในบทความนี้ เราต้องการเพิ่มองค์ประกอบสำคัญประการสุดท้ายให้กับ Earned Value Management – ​​Control Account Manager

และนี่คือเหตุผล

ผู้จัดการโครงการจำนวนมากทำผิดพลาดในการมอบหมายงาน EVM ให้กับพนักงานที่มีบางอย่างอยู่ในจานแล้ว สิ่งนี้ทำให้บุคคลมีภาระมากเกินไป เนื่องจากวิธีการนี้ซับซ้อนและต้องเสียภาษีด้วยข้อมูลทั้งหมดที่ต้องติดตามและคำนวณ การกำหนดบทบาทของผู้จัดการบัญชีควบคุมเป็นบทบาทรองจะให้ผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้องทุกครั้งเท่านั้น เพื่อให้ได้คุณค่าจาก EVM คุณจะต้องการใครสักคนที่สามารถทุ่มเทความสนใจอย่างเต็มที่กับมัน

ตอนนี้ มาดูกันว่าอะไรที่ทำให้แต่ละองค์ประกอบของ EVM มีความสำคัญ

1. โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)

โครงสร้างการแบ่งงานคือการแสดงทีละขั้นตอนของงานทั้งหมดในโครงการที่กำหนด เอกสารนี้มีทุกอย่างตั้งแต่คำอธิบายของงาน เหตุการณ์สำคัญ ลำดับชั้นของงาน และการเชื่อมต่อกับผลลัพธ์ของโครงการ เอกสารพื้นฐานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จของ EVM ตามชื่อของมัน มันแบ่งโครงการออกเป็นหน่วยของงาน เพื่อให้สามารถมอบหมาย กำหนดเวลา อนุญาต วัดระหว่างการผลิต และบัญชีต้นทุนได้ ความซับซ้อนของ WBS ทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับขอบเขตและความซับซ้อนของโครงการเอง

ก่อนเข้าสู่ EVM ขอแนะนำให้ทบทวนทักษะของคุณในการประมาณเวลาทำงาน Clockify สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการบรรลุความแม่นยำนี้

2. มูลค่าตามแผน (PV)

ตามที่ Project Management Institute ระบุ Planned Value คือ “ งบประมาณที่ได้รับอนุญาตซึ่งกำหนดให้ทำงานให้สำเร็จสำหรับกิจกรรมหรือองค์ประกอบ WBS ” ในแง่ที่ง่ายกว่า ค่านี้จะบอกคุณว่าควรใช้งบประมาณเท่าใดในแต่ละขั้นตอนของโครงการ โดยปกติแล้ว PV จะถูกคำนวณตั้งแต่เริ่มต้น ในขณะที่กำหนดงบประมาณและกำหนดต้นทุนให้กับแรงงาน แต่ในระหว่างการผลิตก็ยินดีเช่นกัน เพราะจะช่วยเปิดเผยว่าคุณปฏิบัติตามแผนงบประมาณอย่างใกล้ชิดเพียงใด

ตัวอย่างเช่น คุณมีโครงการที่มีระยะเวลามากกว่า 10 เดือน งบประมาณคือ 100,000 ดอลลาร์ หลังจาก 5 เดือน คุณคาดว่าจะมี 50% (ครึ่ง) ของโครงการที่ทำเสร็จแล้ว สิ่งที่คุณอยากรู้คืองบประมาณที่จะใช้ในตอนนั้นคือเท่าไร?

PV = (สำเร็จตามแผน %) x (BAC)

PV = 0.5 x 100,000PV = $50,000

ซึ่งหมายความว่าค่าใช้จ่ายงบประมาณที่วางแผนไว้สำหรับขั้นตอนนี้ของโครงการควรเป็น 50,000 ดอลลาร์ เมื่อคุณเปรียบเทียบกับ ต้นทุนจริง (AC) ของงานในขั้นตอนนี้ คุณจะทราบได้ว่างบประมาณของคุณเกินงบหรือมีที่ว่างให้ "หายใจ" หรือไม่

3. มูลค่าที่ได้รับ (EV)

ตาม Project Management Institute คำจำกัดความของ Earned Value คือ " มูลค่าของงานที่ดำเนินการซึ่งแสดงในแง่ของงบประมาณที่ได้รับอนุมัติซึ่งกำหนดให้กับงานนั้นสำหรับกิจกรรมหรือส่วนประกอบ WBS ในแง่ที่ง่ายกว่า EV เผยให้เห็นคุณค่าที่สร้างขึ้นจากงานที่ทำจนถึงตอนนี้

ตัวอย่างเช่น: การใช้ข้อมูลเดียวกันจากด้านบนทำให้เรามีงบประมาณที่วางแผนไว้ $100,000 และอีก 10 เดือนเพื่อให้เสร็จสิ้น หลังจากผ่านไป 5 เดือน คุณจะรู้ว่างานเสร็จสมบูรณ์เพียง 30% มูลค่างานจริงสะสมได้เท่าไหร่?

EV = (สำเร็จจริง %) x (BAC)

EV = 0.3 x 100,000

EV = $30,000

เมื่ออ่านผลลัพธ์ คุณคาดว่าโครงการจะมีรายได้ 50,000 ดอลลาร์ อย่างไรก็ตาม คณิตศาสตร์แสดงค่าของมันต่ำกว่ามาก หากคุณทำตามเส้นมูลค่าตามแผนโดยบอกว่าคุณใช้งบประมาณไปครึ่งหนึ่งตามที่คาดไว้ คุณอาจถูกหลอกให้เชื่อว่าทุกอย่างเรียบร้อยดี แต่ด้วยมูลค่าเพิ่มที่ได้รับ คุณจะได้ภาพที่แท้จริงว่าทำงานช้ากว่ากำหนด

กราฟที่ 2: กราฟ Earned Value (EV) แสดงกำหนดการล่าช้า

การคำนวณเช่นนี้แสดงให้เห็นว่างบประมาณและกำหนดการไม่ใช่องค์ประกอบที่แยกจากกันของการผลิต เมื่อเราเริ่มดูร่วมกัน เราสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใหญ่เช่นนี้ได้

4. ต้นทุนจริง (AC)

สถาบันการจัดการโครงการกำหนดต้นทุนจริงเป็น " ต้นทุนทั้งหมดที่เกิดขึ้นจริงในการทำงานให้สำเร็จสำหรับกิจกรรมหรือส่วนประกอบ WBS ” เป็นต้นทุนที่แท้จริงของงานที่ทำในโครงการในเวลาใดก็ตาม

AC ไม่มีสูตรสำหรับการคำนวณต่างจากอีกสองค่าอื่นๆ เนื่องจากคุณสามารถระบุได้อย่างชัดเจน ข้อมูลนั้นพร้อมเสมอ จากตัวอย่างข้างต้น คุณสังเกตเห็นว่าแทนที่จะเป็นมูลค่าตามแผน 50,000 ดอลลาร์ บริษัทของคุณใช้จ่ายไปจริง 60,000 ดอลลาร์หลังจาก 6 เดือน ด้วยผลลัพธ์เหล่านี้ คุณจะรู้ว่าจำเป็นต้องมีการบรรเทาความสูญเสียและการจัดกำหนดการใหม่

กราฟที่ 3: เส้นต้นทุนจริง (AC) สูงกว่า EV มาก ซึ่งแสดงว่าโครงการมีงบประมาณเกิน

5. ผู้จัดการบัญชีควบคุม (CAM)

เพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างภาระให้ผู้จัดการโครงการมากเกินไปด้วยงาน EVM เพิ่มเติม (ซึ่งต้องการการวิจัยในปริมาณที่เหมาะสมด้วย) ขอแนะนำให้แต่งตั้ง ผู้จัดการบัญชีควบคุม (CAM) เนื่องจากการจัดการมูลค่าที่ได้รับเป็นวิธีการที่ซับซ้อนและมีหลายชั้นในการติดตามความคืบหน้าของโครงการ ดังนั้นจึงควรมีคนที่ทุ่มเทให้กับงานนี้เท่านั้น

นอกจากนี้ นี่เป็นวิธีเดียวที่คุณจะมองเห็นประโยชน์ของ EVM ได้จริง เนื่องจากจะเป็นมากกว่าความคิดภายหลังของผู้จัดการโครงการ หรือเป็นงานข้างเคียง ดังนั้นใครควรเป็นผู้จัดการบัญชีควบคุมของคุณและหน้าที่ของพวกเขาคืออะไร?

ใครควรเป็น CAM?

ผู้จัดการบัญชีควบคุมไม่ใช่คนที่เขียนรายงาน ติดตามข้อมูล แล้วให้ความสามัคคี บุคคลนี้จะสามารถควบคุมการตรวจสอบการผลิต ต้นทุน และการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จะส่งผลต่องบประมาณได้อย่างสมบูรณ์ ด้วยเหตุผลเหล่านี้ ผู้จัดการบัญชีควบคุมจะต้องเป็นคนที่ รับผิดชอบ รับผิดชอบ และ มีอำนาจ

พวกเขาจะต้องจัดการต้นทุนและงบประมาณ และทรัพยากรโดยตรงขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาต้องการอะไรมากที่สุดในขณะนั้น นอกจากนี้ CAM ยังเป็นส่วนสำคัญของการประชุมกับลูกค้า เนื่องจากมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับประสิทธิภาพและการตรวจสอบโครงการ พวกเขาจัดหาข้อมูลที่สำคัญที่สุดให้กับลูกค้า ผู้จัดการโครงการ และพนักงาน

รายละเอียดงานของ CAM คืออะไร?

ผู้จัดการบัญชีควบคุมมีหน้าที่รับผิดชอบมากมาย แม้ว่าจะแตกต่างกันไปในแต่ละอุตสาหกรรม (ขึ้นอยู่กับขอบเขตของงานและประเภทของโครงการ) แต่โดยทั่วไป ได้แก่:

1. การเตรียมและการรักษาแผนบัญชีควบคุม ควบคู่ไปกับงบประมาณและต้นทุน
2. ตรวจสอบงบประมาณ กำหนดการ และทบทวนกิจกรรม
3. การวิเคราะห์ความแปรปรวนระหว่างงบประมาณและกำหนดการเพื่อระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
4. การพัฒนาแผนการกู้คืนสำหรับกำหนดการหรือความแปรปรวนของต้นทุน
5. อนุมัติและทบทวนการมอบหมายงาน ภาระผูกพันทั้งหมด และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบัญชีควบคุม

เพื่อตอกย้ำข้อโต้แย้งว่าผู้จัดการบัญชีควบคุมมีความสำคัญเพียงใด หัวข้อถัดไปจะอธิบายการวัดบังคับจำนวนหนึ่งที่ใช้ใน EVM มีสูตรที่ CAM ใช้เพื่อติดตามความคืบหน้าควบคู่ไปกับการผลิต และมีตั้งแต่สูตรพื้นฐานที่ใช้ในโครงการขนาดเล็ก ไปจนถึงสูตรที่ซับซ้อนและละเอียดมากขึ้นซึ่งจำเป็นสำหรับโครงการขนาดใหญ่

ตอนนี้ มาดูการคำนวณพื้นฐานที่ CAM ต้องทำเพื่อติดตามความคืบหน้าในการผลิตของคุณอย่างแม่นยำ

การคำนวณความแปรปรวนและดัชนีเพื่อติดตามความคืบหน้าใน EVM

ความแปรปรวนเป็นตัวบ่งชี้ที่แท้จริงว่าโครงการดำเนินการเกี่ยวกับเวลา งบประมาณ และงานที่ทำได้ดีเพียงใด ความแตกต่างระหว่างสิ่งที่วางแผนไว้และความคืบหน้าที่แท้จริงของโครงการสามารถเปิดเผยว่างานนั้นล้าหลังหรือรออยู่ งบประมาณของคุณหมดเร็วขึ้น หรือหากคุณกำลังสร้างรายได้มากกว่าที่คาดไว้

สูตรพื้นฐานในการคำนวณความแปรปรวนต้องใช้ค่าคีย์ที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้สามค่า ได้แก่ มูลค่าที่ได้รับ (EV) มูลค่าตามแผน (PV) และต้นทุนจริง (AC)

ด้วยสิ่งเหล่านี้ คุณสามารถคำนวณตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพและความแปรปรวนที่สำคัญที่แสดงว่าคุณช้ากว่ากำหนดหรือเร็วกว่ากำหนด และต่ำกว่าหรือเกินงบประมาณ

สิ่งเหล่านี้เรียกว่าความแปรปรวนของกำหนดการ ความแปรปรวนของต้นทุน ดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการ และดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน

นี่คือวิธีการทำงาน:

ความแปรปรวนของกำหนดการ

สูตรความแปรปรวนของกำหนดการ: SV = EV – PV

ความแปรปรวนนี้แสดงว่าคุณมาช้าหรือช้ากว่ากำหนด

หาก SV เป็นบวก แสดงว่าคุณมาก่อนกำหนด ถ้ามันติดลบ แสดงว่าคุณล้าหลัง และถ้ามันเท่ากับ 0 คุณมาถูกที่แล้ว

ตัวอย่างเช่น ตามที่เราได้เห็นข้างต้น มูลค่าที่เราได้รับคือ 30,000 ดอลลาร์ ในขณะที่มูลค่าที่วางแผนไว้คือ 50,000 ดอลลาร์ ตามสูตร:

SV = 30,000-50,000

SV= – 20,000

เนื่องจากผลลัพธ์เป็นลบ หมายความว่าโครงการล่าช้ากว่ากำหนด

ความแปรปรวนของต้นทุน

สูตรความแปรปรวนต้นทุน: CV = EV – AC

ความแปรปรวนนี้แสดงให้เห็นว่าคุณมีงบประมาณมากหรือน้อยเพียงใด

ผลลัพธ์เชิงลบแสดงว่าคุณใช้งบประมาณเกิน ขณะที่ผลลัพธ์ที่เป็นบวกหมายความว่าคุณมีงบประมาณไม่ถึง

ตัวอย่างเช่น : ในตัวอย่างที่เรากำหนดขึ้น เราเห็นว่า EV คือ $30,000 ในขณะที่ AC คือ $60,000 ในการคำนวณผลต่างต้นทุน คุณจะต้องใช้สูตรด้วยวิธีต่อไปนี้:

CV = 30,000 – 60,000

CV = -30,000

มูลค่าโครงการของคุณ ณ สถานะปัจจุบันต่ำกว่าเงินที่ใช้ไป ทำให้คุณใช้งบประมาณเกินงบ

ความแปรปรวนของค่าใช้จ่ายและกำหนดการให้แนวคิดทั่วไปว่าปัจจุบันคุณอยู่ในจุดใดของโครงการ ในการระบุอย่างชัดเจนว่าโครงการอยู่เบื้องหลังหรือเกินงบประมาณ คุณใช้ดัชนีประสิทธิภาพ

ดัชนีประสิทธิภาพกำหนดการ

สูตรของดัชนีประสิทธิภาพกำหนดการ: SPI = EV / PV

ดัชนีนี้จะแสดงให้เห็นว่าโครงการใกล้จะแล้วเสร็จเพียงใดเมื่อเปรียบเทียบกับกำหนดการ

ถ้าผลลัพธ์มากกว่า 1 แสดงว่าโครงการทำได้ดีก่อนกำหนด น้อยกว่า 1 หมายถึงตามหลัง เท่ากับหนึ่งหมายความว่าทุกอย่างเป็นไปตามกำหนดการ

ตัวอย่างเช่น EV ของเราคือ 30,000 ดอลลาร์ ในขณะที่ PV ของเราคือ 50,000 ดอลลาร์ โดยใช้สูตรที่เราได้รับ:

SPI = 30,000/50,000

SPI = 0.6

ซึ่งแปลว่า: ทุกๆ ชั่วโมงของการทำงานในโครงการ ทีมงานจะทำ 0.6 ให้เสร็จ ซึ่งมากกว่า 30 นาทีเล็กน้อย

ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน

สูตรดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน: CPI = EV / AC

ดัชนีนี้แสดงให้เห็นว่าโครงการมีประสิทธิภาพด้านงบประมาณเพียงใด

หากผลมากกว่า 1 แสดงว่าโครงการทำได้ดีเกินแผน หากผลลัพธ์คือ 1 ทุกอย่างทำงานตามงบประมาณที่วางแผนไว้ และหากน้อยกว่า 1 แสดงว่าโครงการเกินงบประมาณ

ตัวอย่างเช่น: การใช้ค่าข้างต้น เราสามารถทำสิ่งต่อไปนี้:

CPI = 30,000 / 60,000

ดัชนีราคาผู้บริโภค = 0.5

ดังที่เราเคยเห็นใน Cost Variance มาก่อน โครงการมีงบประมาณเกิน

หมายเหตุ: สูตรทั้งสี่นี้เป็นสูตรที่ใช้บ่อยที่สุดใน EVM เนื่องจากสามารถนำไปใช้กับโครงการใดๆ ได้ คุณสามารถค้นหาสูตรเฉพาะอื่นๆ ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมที่คุณทำงานและขอบเขตของโครงการ

กราฟที่ 4: ค่าทั้งสามบนเส้นโค้งเดียวกันแสดงความคืบหน้าของโครงการที่เกิดขึ้นจริง

สนใจนำ EVM ไปใช้ในโครงการของคุณหรือไม่?

ด้วยสเปรดชีตและเครื่องมือติดตามเวลาของโปรเจ็กต์มาก แม้แต่บริษัทขนาดเล็กก็สามารถบรรลุผลเช่นเดียวกับบริษัทที่ใหญ่ขึ้นด้วยซอฟต์แวร์เฉพาะทาง ดังนั้น โปรดอ่านต่อไป ในขณะที่เรากำลังจะทำลายพื้นฐาน การรวม และข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

สี่ขั้นตอนสำหรับการใช้งาน EVM

ส่วนต่อไปนี้แสดงสี่ขั้นตอนสำหรับการนำระบบการจัดการมูลค่าที่ได้รับไปใช้ในโครงการใดๆ อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าวิธีการนี้เป็นเวอร์ชันที่มีน้ำหนักเบา เนื่องจากมีระดับความซับซ้อนแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม ขอบเขตของโครงการ และระดับทักษะของทีม

สำหรับบริษัทและโครงการขนาดเล็ก รวมถึงผู้ที่ต้องการทำความเข้าใจ EVM การแยกย่อยนี้จะพิสูจน์ให้เห็นว่ามีประโยชน์มากกว่า

ขั้นตอนที่ 1: สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)

ขั้นตอนแรกทุ่มเทให้กับการจัดทีมในโครงการ คุณกำหนดโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ซึ่งใช้เพื่อกำหนดขอบเขตของงานและแบ่งออกเป็นหน่วย มองว่ามันเป็นโครงกระดูกของโครงการทั้งหมด กระดูกทุกชิ้นควรได้รับการพิจารณา

นี่เป็นช่วงเวลาที่คุณทำความคุ้นเคยกับทีมกับแต่ละหน่วยงาน ร่วมกับพวกเขา คุณควรตัดสินใจว่าแต่ละงานจะเสร็จนานแค่ไหน

ขั้นตอนที่ 2: การจัดกำหนดการและกำหนดเหตุการณ์สำคัญ

หลังจากที่คุณได้แบ่งโครงการออกเป็นแต่ละขั้นตอน ก็ถึงเวลากำหนดเวลา วิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการนี้คือการจัดให้งานต่างๆ ไหลเข้าหากันอย่างเป็นธรรมชาติที่สุด พวกเขาควรจะต้องพึ่งพาอาศัยกัน โดยงานระดับล่างนั้นสนับสนุนงานระดับสูงและช่วยในการบรรลุเป้าหมายที่ใหญ่กว่า วิธีนี้จะทำให้คุณไม่ต้องมีงาน "พลัดหลง" ที่ถูกทิ้งไว้ข้างหลัง เนื่องจากไม่มีที่สำหรับโครงการใหญ่โต

เมื่อใช้มูลค่าตามแผน คุณจะจัดสรรงบประมาณทั้งหมดให้กับงานทั้งหมดและกำหนดค่าใช้จ่ายงบประมาณขั้นสำคัญ

เมื่อพูดถึงการแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นงาน สามารถทำได้ง่ายกว่าที่คุณคิด

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดกฎการรับเงิน

"กฎการสร้างรายได้" (หรือที่เรียกว่ากฎ 50/50 ในการจัดการโครงการ) คือในระยะสั้น เครดิตที่จัดสรรสำหรับงานหนึ่งๆ จะได้รับการชำระเงินล่วงหน้าและเมื่อเสร็จสิ้น มีกฎการรับเงินหลายประการ:

• เครดิตจะจ่ายเมื่อเสร็จสิ้นเท่านั้น (กฎ 0/100)
• เครดิตจะจ่ายครึ่งหนึ่งในตอนเริ่มต้นและอีกครึ่งหนึ่งเมื่อเสร็จสิ้น (กฎ 50/50) หรือ
• จำนวนเล็กน้อยในตอนเริ่มต้นและส่วนที่เหลือเมื่อเสร็จสิ้น (กฎ 20/80)

แม้ว่าคุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงกฎเหล่านี้ได้ขึ้นอยู่กับประเภทของงาน แต่ขอแนะนำให้ใช้กฎเกณฑ์เดียวเพื่อความชัดเจน ทุกวันนี้ CAM จำนวนมากขึ้นตัดสินใจใช้กฎ 20/80 เหนือกฎ 50/50 ที่ได้รับความนิยมก่อนหน้านี้ เนื่องจากเน้นที่การทำงานให้เสร็จมากกว่าแค่การเริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 4: ดำเนินโครงการตาม WBS และติดตามความคืบหน้า

ในขณะที่โครงการดำเนินไป CAM จะได้รับมอบหมายให้ติดตามไปพร้อมกับงานเริ่มต้นและเสร็จสิ้น โดยใช้กฎการรับเงิน พวกเขาสะสมมูลค่าที่ได้รับ (EV) รายสัปดาห์หรือรายเดือน ความละเอียดถี่ถ้วนของวิธี EVM ยังช่วยให้พวกเขาติดตามโครงการได้แบบเกือบเรียลไทม์ ซึ่งหมายความว่า CAM ยังสามารถสะสม EV ได้ในแต่ละวัน อันที่จริง การทำเช่นนี้อาจเป็นประโยชน์ต่อการติดตามโครงการ การหลีกเลี่ยงความเสี่ยงและการควบคุมความเสียหาย มากกว่าการสะสมรายเดือน

การใช้งานขั้นสูงจำเป็นต้องมีองค์ประกอบเพิ่มเติม เช่น การสร้าง บัญชีควบคุม เพื่อมอบอำนาจและความรับผิดชอบในส่วนต่างๆ ขององค์กร พวกเขาใช้ค่าและดัชนีที่มีรายละเอียดมากขึ้นเพื่อติดตามความคืบหน้าอย่างแม่นยำที่สุด ใน EVM เวอร์ชันเหล่านี้ กระบวนการต่างๆ จะซับซ้อนมากขึ้นเพื่อให้ควบคุมการแก้ไขพื้นฐานได้ดีขึ้น และต้องมีการผสานรวมกับระบบ EVM โดยรวมแล้ว มีการเตรียมการเพิ่มเติม วัสดุเพิ่มเติม และซอฟต์แวร์เพิ่มเติมที่จะใช้

ข้อจำกัดของการจัดการมูลค่าที่ได้รับ

แน่นอนว่าไม่มีวิธีการหรือระบบใดที่สมบูรณ์แบบ และในขณะที่การจัดการมูลค่าที่ได้รับตอบรับการเรียกร้องสำหรับบริษัทจำนวนมากที่ต้องการโครงสร้างในการผลิตที่มากขึ้น แต่ก็ยังห่างไกลจากอุดมคติ หากคุณตัดสินใจที่จะนำไปใช้ นี่คือข้อจำกัดที่คุณควรคำนึงถึง

1. การจัดการมูลค่าที่ได้รับทำให้มีข้อผิดพลาดน้อยลง

ข้อกังวลที่ใหญ่ที่สุดของ EVM คือ หากไม่มีการใช้งานอย่างแม่นยำและร่วมกับโปรเจ็กต์ คุณจะไม่ได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำ นอกจากนี้ เว้นแต่ว่าแง่มุมต่างๆ ของ EVM (งบประมาณ กำหนดการ และเวิร์กโฟลว์) จะถูกติดตามหรือรายงานตรงเวลาโดยบุคคลที่ได้รับอนุญาต เมื่อถึงเวลาที่คุณได้รับข้อมูลที่จำเป็น คุณอาจล้าหลังเป็นวันหรือหลายสัปดาห์ EVM ต้องการทีมที่มีประสิทธิภาพและรับผิดชอบ และทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

2. EVM ไม่มีการควบคุมคุณภาพ

ข้อจำกัดที่สองที่ทำให้เกิดความกังวลคือวิธีการนี้ไม่มีการควบคุมคุณภาพ เนื่องจากความกังวลหลักอยู่ที่การทำงาน เวลาที่ทำเสร็จ และต้นทุนของงาน จึงไม่มีพื้นที่สำหรับคุณภาพ สามารถจัดส่งผลิตภัณฑ์ได้ทันเวลาและด้วยงบประมาณที่น่าชื่นชม แต่จะล้มเหลวในการสร้างความประทับใจเมื่อสิ้นสุดการผลิต หรือแย่กว่านั้น ปัญหาเกิดขึ้นเมื่องานที่ทำเสร็จมีคุณภาพต่ำเริ่มส่งผลกระทบต่องานถัดไปทั้งหมดและทำให้การผลิตช้าลง

3. การจัดการมูลค่าที่ได้รับไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายและรวดเร็ว

ข้อจำกัดที่สามอยู่ในความซับซ้อนของ EVM เช่นเดียวกับวิธี Agile ไม่มีวิธีใดที่ง่ายและรวดเร็วในการเริ่มใช้งานและดูผลลัพธ์ที่เป็นตัวเอกในการรันครั้งแรก วิธีการนี้ต้องใช้ทีมอาวุโสที่มีประสบการณ์ซึ่งจะแยกส่วนการแนะนำเข้าสู่บริษัท หลังจากนั้นจะต้องใช้เวลาสักระยะกว่าที่ทุกคนจะปรับตัว ซึ่งนำไปสู่การลองผิดลองถูกมากมาย

4. มีความเสี่ยงของการจัดการขนาดเล็กใน EVM

เนื่องจากทุกอย่างถูกสร้างขึ้นมาให้ทำงานเหมือนเครื่องจักร จึงมีความเสี่ยงที่จะสร้างความแตกแยกระหว่างฝ่ายบริหารและพนักงานเอง ผู้ที่เกี่ยวข้องกับภาพรวมไม่สามารถเจาะลึกถึงข้อกังวลและการทำงานของผู้ที่ปฏิบัติงานได้ และในทางกลับกัน ด้วยเหตุนี้ EVM จึงควรได้รับการปฏิบัติอย่างไม่ระมัดระวังและดำเนินการอย่างรอบคอบ

เมื่อคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้ คุณจะเข้าใกล้การแนะนำ EVM และการใช้งานในที่สุดด้วยความระมัดระวังมากขึ้น คำนึงถึงข้อผิดพลาดที่อาจเป็นไปได้ที่บริษัทของคุณอาจเผชิญก่อนที่จะเปิดตัว EVM

ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับ EVM ทั่วไปคืออะไร

ตัดสินใจที่จะจุ่มเท้าของคุณในการจัดการมูลค่าที่ได้รับหรือไม่? ถ้าคุณไม่อุทิศเวลาให้เพียงพอ โอกาสที่มันจะฉายผลลัพธ์ที่มักจะออกเล็กน้อย มีหลายกรณีที่ผู้จัดการโครงการเลือกสิ่งที่พวกเขาเชื่อว่าเป็นจุดหลักของ EVM และใช้สำหรับโครงการของตน

ด้วยเหตุผลนี้ เราจึงได้กันข้อผิดพลาดทั่วไปและความเข้าใจผิดบางประการที่คนไม่คุ้นเคยควรทราบ

ความเข้าใจผิด #1: เฉพาะบริษัทขนาดใหญ่และโครงการขนาดใหญ่เท่านั้นที่จะได้รับประโยชน์จาก EVM

เป็นความจริงที่บริษัทและสถาบันขนาดใหญ่ในอดีตส่วนใหญ่ได้รับประโยชน์จากการจัดการมูลค่าที่ได้มา อย่างไรก็ตาม ดังที่เราได้แสดงไว้ข้างต้น EVM เวอร์ชันพื้นฐาน/เบาพร้อมใช้งานแล้ว บริษัทขนาดเล็กสามารถบรรลุผลเช่นเดียวกันโดยมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย

ความเข้าใจผิด #2: EVM จะป้องกันปัญหาด้านงบประมาณและกำหนดเวลาล่าช้า

อย่าพลาด EVM สามารถนำโครงสร้างและระเบียบวินัยมากมายมาสู่การผลิตโดยรวมของคุณ อย่างไรก็ตาม จุดขายหลักคือบทบาทของระบบเตือนภัยล่วงหน้า โดยจะถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญสำหรับการหลีกเลี่ยงความเสี่ยง และเผยให้เห็นว่ามีพื้นที่/งบประมาณเพียงพอสำหรับการแก้ไขและความล่าช้าหรือไม่

หากคุณกังวลเกี่ยวกับกำหนดเวลาล่าช้าและต้องการต่อสู้กับสิ่งเหล่านี้ คุณควรฝึกการบริหารเวลา ด้วยซอฟต์แวร์ติดตามเวลาเช่น Clockify มันง่ายที่จะพัฒนานิสัยสายสัมพันธ์และทำให้ทักษะนี้สมบูรณ์แบบก่อนที่จะแนะนำบางอย่างเช่นระบบการจัดการมูลค่าที่ได้รับ วิธีนี้จะช่วยลดโอกาสของความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่อาจส่งผลกระทบได้มากกว่า

ความเข้าใจผิด #3: คุณต้องใช้ซอฟต์แวร์ EVM ที่เหมาะสมเท่านั้นจึงจะพร้อมใช้งาน EVM

เราไม่สามารถเน้นได้มากพอว่าระบบเพียงอย่างเดียวไม่ทำงานโดยไม่มีคนแนบมากับมัน ซอฟต์แวร์มีไว้เพื่อช่วยให้ชีวิตของ CAM ผู้ถือหุ้น ผู้จัดการโครงการ และผู้ที่เกี่ยวข้องง่ายขึ้น ไม่ใช่การแทนที่สมาชิกในทีมที่มีทักษะซึ่งทุ่มเทให้กับการติดตามความคืบหน้าของโครงการ

ความเข้าใจผิด #4: เฉพาะผู้จัดการโครงการและผู้จัดการบัญชีควบคุมเท่านั้นที่ควรสร้างปัญหาให้กับตนเองด้วย EVM

ทุกคนตั้งแต่พนักงานไปจนถึงผู้ถือหุ้นควรมีสิทธิ์เข้าถึง EVM บางแง่มุม เว้นแต่ทุกคนในโปรเจ็กต์จะเข้าใจถึงความสำคัญของโครงสร้างการแบ่งงานและชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวทั้งหมด วิธีการทั้งหมดจะล่มสลาย รายงานจะไม่ถูกต้องหรือล่าช้า งานเสร็จล่าช้า เป็นต้น เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการจัดการมูลค่าที่ได้รับ ทุกคนจำเป็นต้องเข้าใจถึงความสำคัญของการปฏิบัติตาม WBS และกฎ

สรุป

การจัดการมูลค่าที่ได้รับนั้นซับซ้อน เนื่องจากเป็นประโยชน์สำหรับโครงการทุกขนาด ขอบเขต ระบบ คำศัพท์ และวัสดุต่างๆ มีข้อมูลมากมายสำหรับทุกอุตสาหกรรม

ดังที่กล่าวไปแล้ว บทความนี้ครอบคลุมเฉพาะข้อมูลทั่วไป โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้อ่านใกล้ชิดยิ่งขึ้น โดยนำเสนอค่านิยมและตัวชี้วัดที่เป็นแกนหลักของทุกกลยุทธ์ EVM

เพื่อให้เข้าใจถึงวิธีที่คุณสามารถใช้ EVM กับกระบวนการผลิตของคุณได้ดีขึ้น เราขอแนะนำการวิจัยและการศึกษาเพิ่มเติม ตราบใดที่คุณเปิดใจรับการลองผิดลองถูก และรักษาทีมงานที่เต็มใจและขยัน คุณก็สามารถนำไปปฏิบัติได้ง่ายกว่าที่คาดไว้ ขอให้โชคดี!