Manajemen nilai yang diperoleh (EVM) dijelaskan

Selama beberapa dekade, banyak gaya manajemen proyek telah muncul. Beberapa dari mereka ditujukan untuk meningkatkan produksi dan alur kerja, sementara yang lain berakar di tempat yang berbeda. Manajemen nilai yang diperoleh adalah salah satunya.

Meskipun dimulai sebagai metode analisis keuangan, metode ini berkembang menjadi salah satu metode manajemen proyek yang paling berguna hingga saat ini.

Dalam artikel ini, Anda dapat membaca tentang elemen dasar dari manajemen nilai yang diperoleh, bagaimana masing-masing berkontribusi pada skema besar, bagaimana mengintegrasikan metode manajemen nilai yang diperoleh ke dalam proses produksi Anda, dan beberapa kesalahpahaman umum.

Apa itu manajemen nilai yang diperoleh (EVM)?

Apa yang dimaksud dengan EVM? Untuk memperjelas frasa itu sendiri terlebih dahulu, nilai yang diperoleh dan manajemen nilai yang diperoleh adalah dua hal yang berbeda.

Nilai yang Diperoleh adalah nilai yang kita tetapkan untuk bekerja – dapat dinyatakan dalam jam atau dalam satuan moneter (dolar, euro, yen, dll).

Earned Value Management (EVM) adalah teknik, atau metode, yang digunakan untuk membantu manajer proyek menilai biaya tenaga kerja pada suatu proyek, dan memprediksi kinerja proyek. Ini membandingkan peta jalan yang direncanakan (baik yang terkait dengan keuangan dan alur kerja) dan kemajuan produksi aktual.

Dibutuhkan pendekatan manajemen proyek tradisional beberapa langkah lebih jauh dan meningkatkannya untuk menyediakan data yang tepat – untuk manajer proyek, klien, dan karyawan.

Istilah lain yang perlu diketahui (seperti yang sering digunakan bersama dengan keduanya) adalah Earned Value Analysis (EVA). Menurut wbdg.org, analisis nilai yang diperoleh adalah “ metode standar industri untuk mengukur kemajuan proyek pada titik waktu tertentu, memperkirakan tanggal penyelesaian dan biaya akhir, dan menganalisis varians dalam jadwal dan anggaran saat proyek berlangsung. ”

Sebagai prinsip inti, EVM hadir untuk menjawab tiga pertanyaan penting di setiap proyek:

• Dimana kita?
• Dimana kita sekarang?
• Di mana kita akan / Ke mana kita akan pergi?

Earned Value Management berfokus pada tiga sumber data penting:

• Nilai yang direncanakan (anggaran awal untuk proyek)
• Nilai sebenarnya dari proyek yang telah selesai
• Nilai yang diperoleh dari pekerjaan yang telah diselesaikan

Dengan menggunakan ketiga sumber ini dan mencocokkannya dengan timeline proyek, kami dapat menangkap perkembangan pekerjaan. Dengan begitu, masalah, rintangan, dan kesuksesan terlihat tepat waktu.

Kapan menggunakan manajemen nilai yang diperoleh?

Metode ini dikembangkan untuk mengikuti proyek-proyek yang sangat besar dengan anggaran yang lebih besar yang ingin menghindari jebakan yang paling umum – melebihi anggaran, melewatkan tenggat waktu, dan kurang memenuhi. Namun, solusi EVM yang lebih sederhana juga berfungsi untuk perusahaan yang lebih kecil.

Bagi perusahaan yang sudah menggunakan alat pelacak waktu dan memiliki metode manajemen proyek, tetapi masih membutuhkan lebih banyak disiplin dan struktur, EVM bisa menjadi solusinya.

Mari kita ambil contoh sederhana:

Anda disewa oleh klien untuk melakukan proyek dalam setahun dan diberi $100.000 untuk menyelesaikannya. Anda membagi keuangan secara merata di seluruh tenggat waktu. Setiap tiga bulan Anda harus menghabiskan seperempat dari keuangan. Maju cepat ke tiga bulan kemudian, dan $25.000 dolar dari anggaran Anda telah habis, seperti yang direncanakan. Ini dapat memberi Anda kesan bahwa semuanya berjalan dengan baik.

Tenggat waktu berlanjut, Anda menghabiskan anggaran Anda secara merata, dan pada saat proyek selesai, Anda telah menghabiskan semuanya, seperti yang direncanakan. Namun, saat Anda meninjau produk akhir, Anda menyadari bahwa itu hanya 70% selesai! Melihat lebih dekat, Anda menemukan bahwa pada kuartal pertama, alih-alih menyelesaikan 25% pekerjaan dengan anggaran $25.000, Anda hanya menyelesaikan 20%. Tiga bulan setelah memulai, Anda sudah terlambat dari jadwal, dan itu terus menumpuk!

Bagaimana EVM membantu dalam situasi ini?

Tanpa mengawasi pekerjaan yang diselesaikan pada tenggat waktu tersebut, Anda dapat mencapai akhir proyek hanya untuk terlambat menyadari bahwa itu telah membebani klien Anda lebih banyak. Di sisi lain, Anda dapat memiliki situasi di mana Anda telah menghabiskan $25.000 dan menyelesaikan 30% dari proyek, yang membuat Anda lebih cepat dari jadwal. Yang akan menjadi berita bagus bagi karyawan dan klien.

Grafik 1: EVM paling baik dibaca pada grafik

Mengapa Anda membutuhkan manajemen nilai yang diperoleh?

Manajemen nilai yang diperoleh adalah metode pengendalian biaya dan jadwal. Tetapi ada potensi untuk menjadi lebih dari itu – dapat memperkuat proses produksi proyek, mengurangi kegagalan dan memberi sinyal masalah yang masuk, sehingga dapat dilewati tepat waktu dan efektif.

Ada kelebihan yang berbeda untuk EVM, bahkan tergantung dari sisi mana Anda melihatnya.

Manfaat kontraktor dari manajemen nilai yang diperoleh : :

• Menciptakan kerangka kinerja yang solid;
• Menyediakan manajemen risiko yang solid;
• Anda dapat secara akurat mengukur dan melihat kemajuan proyek di setiap tahap;
• Ada satu sistem yang melacak waktu, pekerjaan yang dilakukan, dan anggaran, bukan banyak;
• Memprediksi tanggal penyelesaian dan biaya pada akhir proyek.

Manfaat klien dari manajemen nilai yang diperoleh : :

• Menginformasikan proyek dan/atau lembaga mana yang layak untuk diinvestasikan;
• Lebih mudah untuk diberikan laporan yang lebih akurat;
• Transparansi yang lebih besar;
• Melacak kemajuan proyek dalam waktu dekat membuat pilihan yang lebih tepat untuk pendanaan lebih lanjut.

Jangan salah, manajemen nilai yang diperoleh bermanfaat untuk setiap bidang pekerjaan. Tapi seperti yang akan kita lihat, ada banyak bagian yang bergerak yang bisa membuat EVM sedikit merepotkan untuk ditangani.

Elemen dasar EVM

Meskipun metodologi ini beradaptasi dengan industrinya, inti dari EVM adalah empat elemen ini:

1. Work Breakdown Structure (WBS) – fondasi proyek Anda
2. Planned Value (PV) – anggaran yang diberikan untuk merealisasikan proyek
3. Earned Value (EV) – nilai yang diciptakan oleh proyek dalam produksi
4. Biaya Aktual (AC) – biaya pekerjaan selama realisasi proyek

Namun, dalam artikel ini, kami ingin menambahkan satu elemen penting terakhir ke Manajemen Nilai yang Diperoleh – Manajer Akun Kontrol .

Dan inilah alasannya.

Banyak manajer proyek membuat kesalahan dengan menempelkan tugas EVM ke karyawan yang sudah memiliki sesuatu di piring mereka. Ini membebani orang tersebut, karena metodenya rumit dan melelahkan dengan semua data yang perlu dilacak dan dihitung. Menetapkan peran manajer akun kontrol sebagai peran sampingan hanya akan menghasilkan hasil yang tidak akurat setiap saat. Untuk mendapatkan nilai apa pun dari EVM, Anda akan menginginkan seseorang yang dapat mencurahkan perhatian penuh untuk itu.

Sekarang, mari kita lihat apa yang membuat setiap elemen EVM menjadi penting.

1. Struktur rincian kerja (WBS)

Struktur rincian kerja adalah representasi langkah demi langkah dari seluruh pekerjaan pada proyek tertentu. Dokumen ini berisi segalanya mulai dari deskripsi tugas, pencapaian, hierarki tugas, dan hubungannya dengan hasil proyek. Sebagai dokumen dasar, ini sangat penting untuk keberhasilan EVM. Seperti namanya, itu memecah proyek menjadi unit-unit kerja, sehingga mereka dapat ditugaskan, dijadwalkan, disahkan, diukur selama produksi, dan diperhitungkan biaya. Kompleksitas setiap WBS akan tergantung pada ruang lingkup dan kompleksitas proyek itu sendiri.

Sebelum masuk ke EVM, disarankan untuk memoles keterampilan Anda dalam memperkirakan waktu kerja. Clockify dapat menjadi alat yang berguna dalam mencapai presisi ini.

2. Nilai yang Direncanakan (PV)

Seperti yang dinyatakan oleh Institut Manajemen Proyek, Nilai yang Direncanakan adalah “ anggaran resmi yang ditetapkan untuk pekerjaan yang harus diselesaikan untuk suatu aktivitas atau komponen WBS. ” Dalam istilah yang lebih sederhana, nilai ini memberi tahu Anda berapa banyak anggaran yang seharusnya dikeluarkan untuk setiap langkah proyek. PV biasanya dihitung di awal saat menentukan anggaran dan membebankan biaya untuk tenaga kerja. Tapi itu juga diterima selama produksi, karena membantu mengungkapkan seberapa dekat Anda dengan rencana anggaran.

Misalnya: Anda memiliki proyek yang berlangsung lebih dari 10 bulan. Anggarannya adalah 100.000 dolar. Setelah 5 bulan, Anda diperkirakan telah menyelesaikan 50% (setengah) proyek. Yang ingin Anda ketahui adalah berapa banyak anggaran yang akan dihabiskan saat itu?

PV = (Penyelesaian yang direncanakan %) x (BAC)

PV = 0,5 x 100.000PV = $50,000

Ini berarti bahwa pengeluaran anggaran yang direncanakan untuk tahap proyek ini harus $50.000. Ketika Anda membandingkannya dengan Biaya Aktual (AC) dari pekerjaan pada tahap ini, Anda dapat mengetahui apakah Anda akan melebihi anggaran, atau jika ada ruang "untuk bernafas".

3. Nilai yang Diperoleh (EV)

Menurut Project Management Institute, definisi Earned Value adalah “ nilai pekerjaan yang dilakukan yang dinyatakan dalam anggaran yang disetujui yang ditetapkan untuk pekerjaan itu untuk suatu aktivitas atau komponen WBS. Sekali lagi, dalam istilah yang lebih sederhana, EV mengungkapkan nilai yang diciptakan dari pekerjaan yang dilakukan sejauh ini.

Misalnya: Dengan menggunakan data yang sama dari atas, kami kembali memiliki anggaran yang direncanakan sebesar $100.000 dan 10 bulan untuk penyelesaian. Setelah 5 bulan, Anda menyadari bahwa hanya 30% dari pekerjaan yang telah selesai. Berapa nilai yang sebenarnya diperoleh dari pekerjaan tersebut?

EV = (% penyelesaian aktual) x (BAC)

EV = 0,3 x 100.000

EV = $30.000

Membaca hasilnya, Anda akan berharap bahwa proyek tersebut akan menghasilkan $50.000. Namun, matematika menunjukkan nilainya jauh lebih rendah. Jadi, jika Anda hanya mengikuti kurva nilai yang direncanakan dengan mengatakan bahwa Anda telah menghabiskan setengah anggaran seperti yang diharapkan, Anda mungkin tertipu untuk percaya bahwa semuanya baik-baik saja. Tetapi dengan nilai tambah yang diperoleh, Anda mendapatkan gambaran nyata tentang keterlambatan jadwal.

Grafik 2: Kurva Earned Value (EV) menunjukkan penundaan jadwal.

Perhitungan seperti ini menunjukkan bahwa anggaran dan jadwal bukanlah elemen produksi yang terpisah. Begitu kita mulai melihatnya secara bersamaan, kita bisa menghindari kesalahan besar seperti ini.

4. Biaya Aktual (AC)

Institut Manajemen Proyek mendefinisikan Biaya Aktual sebagai " total biaya yang sebenarnya dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan untuk suatu aktivitas atau komponen WBS. ” Ini adalah biaya nyata dari pekerjaan yang dilakukan pada proyek pada waktu tertentu.

Berbeda dengan dua nilai lainnya, AC tidak memiliki rumus untuk penghitungan, karena Anda dapat mengidentifikasinya dengan jelas. Informasi itu selalu tersedia. Mengambil contoh di atas, Anda melihat bahwa alih-alih Nilai yang Direncanakan sebesar $50.000, perusahaan Anda sebenarnya telah menghabiskan $60.000 setelah 6 bulan. Dengan hasil ini, Anda akan tahu bahwa beberapa mitigasi kerugian dan penjadwalan ulang diperlukan.

Grafik 3: Kurva Biaya Aktual (AC) jauh lebih tinggi dari EV, menunjukkan proyek melebihi anggaran.

5. Manajer Akun Kontrol (CAM)

Untuk menghindari membebani manajer proyek dengan tugas EVM tambahan (yang juga membutuhkan cukup banyak penelitian), disarankan untuk menunjuk Manajer Akun Kontrol (CAM). Karena Earned Value Management adalah metode yang kompleks dan berlapis-lapis untuk melacak kemajuan proyek, yang terbaik adalah memiliki seseorang yang didedikasikan untuk tugas ini saja.

Lebih jauh lagi, ini adalah satu-satunya cara Anda benar-benar melihat manfaat EVM, karena ini lebih dari sekadar renungan manajer proyek, atau tugas sampingan. Jadi, siapa sebenarnya yang harus menjadi manajer akun kontrol Anda dan apa tugas mereka?

Siapa yang harus menjadi CAM?

Manajer akun kontrol bukanlah seseorang yang menulis laporan, melacak data, dan kemudian memberikan hubungan baik. Orang ini akan memiliki kendali penuh atas pemantauan produksi, biaya dan setiap perubahan yang dilakukan yang akan mempengaruhi anggaran. Untuk alasan ini, manajer akun kontrol harus menjadi orang yang akuntabel , bertanggung jawab , dan berwibawa .

Mereka harus mengelola biaya dan anggaran, dan mengarahkan sumber daya tergantung di mana mereka paling dibutuhkan pada saat itu. Selain itu, CAM adalah bagian penting dari pertemuan klien, karena mereka memiliki semua informasi yang diperlukan untuk tinjauan kinerja dan proyek. Mereka menyediakan klien, manajer proyek, dan karyawan dengan data yang paling penting bagi mereka.

Apa yang ada dalam deskripsi pekerjaan CAM?

Ada banyak tanggung jawab yang dilakukan oleh manajer akun kontrol. Meskipun mereka akan bervariasi dari industri ke industri (tergantung pada ruang lingkup pekerjaan dan jenis proyek), yang umum meliputi:

1. Mempersiapkan dan memelihara rencana akun kontrol, bersama dengan anggaran dan biaya;
2. Memantau anggaran, dan jadwal, dan meninjau kegiatan;
3. Menganalisis perbedaan antara anggaran dan jadwal untuk menemukan kemungkinan masalah;
4. Mengembangkan rencana pemulihan untuk setiap jadwal atau varians biaya;
5. Menyetujui dan meninjau semua penugasan kerja, semua komitmen, dan dokumen yang terkait dengan akun kontrol.

Untuk memperkuat argumen tentang betapa pentingnya manajer akun kontrol, bagian selanjutnya menjelaskan hanya beberapa pengukuran wajib yang digunakan dalam EVM. Ada rumus yang digunakan CAM untuk melacak kemajuan bersama dengan produksi, dan rumus tersebut berkisar dari yang dasar yang digunakan pada proyek yang lebih kecil, hingga yang lebih kompleks dan terperinci yang diperlukan untuk proyek skala besar.

Sekarang mari kita lihat perhitungan dasar yang perlu dilakukan CAM untuk melacak kemajuan produksi Anda secara akurat.

Menghitung varians dan indeks untuk mengikuti kemajuan dalam EVM

Varians adalah indikator aktual tentang seberapa baik kinerja proyek dalam hal waktu, anggaran, dan pekerjaan yang dilakukan. Perbedaan antara apa yang direncanakan dan kemajuan proyek yang sebenarnya dapat mengungkapkan apakah pekerjaan itu terlambat, atau di depan, jika anggaran Anda menipis lebih cepat, atau jika Anda menghasilkan lebih banyak uang daripada yang diharapkan.

Rumus dasar untuk menghitung varians memerlukan tiga nilai kunci yang telah ditetapkan sebelumnya – Nilai yang Diperoleh (EV), Nilai yang Direncanakan (PV), dan Biaya Aktual (AC).

Dengan mereka, Anda dapat menghitung indikator kinerja dan varians penting yang menunjukkan jika Anda berada di belakang atau di depan jadwal, dan di bawah atau di atas anggaran.

Ini disebut varians jadwal, varians biaya, indeks kinerja jadwal, dan indeks kinerja biaya.

Beginilah cara mereka bekerja:

Jadwal Varians

Rumus Jadwal Varians: SV = EV – PV

Varians ini menunjukkan apakah Anda lebih cepat atau lebih lambat dari jadwal.

Jika SV positif, Anda lebih cepat dari jadwal. Jika negatif, Anda ketinggalan, dan jika sama dengan 0, Anda tepat waktu.

Misalnya: Seperti yang telah kita lihat di atas, nilai yang kami peroleh adalah $30.000, sedangkan nilai yang kami rencanakan adalah $50.000. Menurut rumus:

SV = 30.000-50.000

SV= – 20.000

Karena hasilnya negatif, berarti proyek tersebut terlambat dari jadwal.

Varians Biaya

Rumus Varians Biaya: CV = EV – AC

Varians ini menunjukkan seberapa di atas atau di bawah anggaran Anda saat ini.

Hasil negatif menandakan Anda melebihi anggaran, sedangkan hasil positif berarti Anda kekurangan anggaran.

Sebagai contoh : Dalam contoh yang telah ditetapkan, kita telah melihat bahwa EV adalah $30.000, sedangkan AC adalah $60.000. Untuk menghitung varians biaya, Anda akan menerapkan rumus dengan cara berikut:

CV = 30.000 – 60.000

CV = -30.000

Nilai proyek Anda pada kondisi saat ini lebih rendah daripada uang yang dihabiskan untuk itu, membuat Anda melebihi anggaran.

Varian biaya dan jadwal memberikan gambaran umum tentang posisi Anda saat ini dengan proyek tersebut. Untuk mengidentifikasi secara tepat berapa banyak proyek yang tertinggal, atau melebihi anggaran, Anda menggunakan indeks kinerja.

Jadwalkan Indeks Kinerja

Rumus Indeks Kinerja Jadwal: SPI = EV / PV

Indeks ini akan menunjukkan seberapa dekat proyek dengan penyelesaiannya jika dibandingkan dengan jadwal.

Jika hasilnya lebih besar dari 1, proyek berjalan lebih cepat dari jadwal. Kurang dari 1 berarti ketinggalan, sedangkan sama dengan satu berarti semuanya sesuai jadwal.

Misalnya: EV kami adalah $30.000, sedangkan PV kami adalah $50.000. Dengan menggunakan rumus kita peroleh:

SPI = 30.000/50.000

SPI = 0,6

Yang diterjemahkan menjadi: Untuk setiap jam pengerjaan proyek, tim menyelesaikan 0,6, yang berarti lebih dari 30 menit.

Indeks Kinerja Biaya

Rumus Indeks Kinerja Biaya: CPI = EV / AC

Indeks ini menunjukkan seberapa efisien anggaran proyek tersebut.

Jika hasilnya lebih tinggi dari 1, proyek berjalan lebih baik dari yang direncanakan. Jika hasilnya 1, semuanya berjalan sesuai anggaran yang direncanakan, dan jika kurang dari 1, proyek tersebut over budget.

Misalnya: Dengan menggunakan nilai di atas, kita dapat melakukan hal berikut:

IHK = 30.000 / 60.000

IHK = 0,5

Seperti yang telah kita lihat di Varians Biaya sebelumnya, proyek melebihi anggaran.

Catatan: Keempat rumus ini adalah yang paling umum digunakan di EVM, karena penerapannya pada proyek apa pun. Bergantung pada industri tempat Anda bekerja, dan ruang lingkup proyek, Anda dapat menemukan formula lain yang lebih spesifik.

Grafik 4: Ketiga nilai pada kurva yang sama menunjukkan kemajuan proyek yang sebenarnya.

Tertarik untuk menerapkan EVM dalam proyek Anda?

Dengan begitu banyak spreadsheet dan pelacak waktu proyek, bahkan perusahaan yang lebih kecil dapat mencapai hal yang sama seperti yang dilakukan perusahaan besar dengan perangkat lunak khusus. Jadi teruslah membaca, karena kita akan merinci dasar-dasarnya, integrasinya, dan kesalahan yang harus dihindari.

Empat langkah untuk implementasi EVM

Bagian berikut menyajikan empat langkah untuk penerapan sistem manajemen nilai yang diperoleh ke dalam proyek apa pun. Namun, perhatikan bahwa ini adalah versi metodologi yang ringan, karena memiliki tingkat kerumitan yang bervariasi tergantung pada industri, ruang lingkup proyek, dan tingkat keterampilan tim.

Untuk perusahaan dan proyek yang lebih kecil, serta mereka yang ingin memahami EVM, uraian ini akan terbukti lebih bermanfaat.

Langkah 1: Membuat struktur rincian kerja (WBS)

Tahap pertama didedikasikan untuk mengatur tim pada proyek. Anda merumuskan struktur rincian kerja (WBS), yang digunakan untuk menentukan ruang lingkup pekerjaan dan memecahnya menjadi unit-unit. Lihatlah itu sebagai kerangka keseluruhan proyek. Setiap tulang harus diperhitungkan.

Ini juga momen di mana Anda membiasakan tim dengan masing-masing unit kerja. Bersama dengan mereka, Anda harus memutuskan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas.

Langkah 2: Menjadwalkan dan menetapkan pencapaian

Setelah Anda membagi proyek menjadi langkah-langkah individual, inilah saatnya untuk menjadwalkannya. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mengaturnya sehingga tugas saling mengalir sealami mungkin. Mereka harus kodependen, dalam tugas-tugas tingkat yang lebih rendah mendukung yang tingkat yang lebih tinggi dan membantu dalam mencapai tonggak yang lebih besar. Dengan begitu Anda terhindar dari tugas-tugas yang “tertinggal” karena tidak mendapat tempat dalam skema besar proyek.

Mengambil Nilai yang Direncanakan, Anda mengalokasikan total anggaran di semua tugas dan menentukan pengeluaran anggaran tonggak sejarah.

Ketika datang untuk memecah proyek menjadi tugas, itu bisa jauh lebih mudah daripada yang Anda pikirkan.

Langkah 3: Tentukan Aturan Penghasilan

"Aturan penghasilan" (juga dikenal sebagai aturan 50/50 dalam manajemen proyek), dalam jangka pendek, berapa banyak kredit yang dialokasikan untuk suatu tugas akan dibayarkan di muka dan pada saat penyelesaiannya. Ada beberapa aturan penghasilan:

• Kredit dibayarkan hanya setelah selesai (aturan/100),
• Kredit dibayar setengah di awal dan setengah setelah selesai (aturan 50/50), atau
• Sejumlah kecil di awal dan sisanya setelah selesai (aturan 20/80).

Meskipun Anda dapat memvariasikan aturan ini tergantung pada jenis tugas, disarankan untuk tetap berpegang pada satu aturan, untuk kejelasan. Saat ini, lebih banyak CAM yang memutuskan aturan 20/80 daripada aturan 50/50 yang sebelumnya populer, karena penekanannya tetap pada penyelesaian tugas daripada hanya memulainya.

Langkah 4: Jalankan proyek sesuai dengan WBS dan lacak kemajuannya

Saat proyek berjalan, CAM ditugaskan untuk mengikuti saat tugas dimulai dan selesai. Menggunakan aturan penghasilan, mereka mengakumulasikan nilai yang diperoleh (EV) baik mingguan atau bulanan. Ketelitian metode EVM juga memungkinkan mereka untuk mengikuti proyek hampir secara real-time, yang berarti bahwa CAM juga dapat mengakumulasi EV setiap hari. Faktanya, melakukan hal itu mungkin terbukti lebih bermanfaat untuk pelacakan proyek, menghindari risiko dan pengendalian kerusakan, daripada akumulasi bulanan.

Implementasi lanjutan memerlukan elemen tambahan, seperti membuat akun kontrol untuk mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab ke berbagai bagian organisasi. Mereka menggunakan nilai dan indeks yang lebih rinci untuk melacak kemajuan seakurat mungkin. Dalam versi EVM ini, prosesnya lebih rumit untuk memiliki kontrol revisi dasar yang lebih baik, dan memerlukan integrasi dengan sistem EVM. Secara keseluruhan, ada lebih banyak persiapan, lebih banyak bahan untuk dimasukkan, dan perangkat lunak tambahan untuk digunakan.

Keterbatasan manajemen nilai yang diperoleh

Secara alami, tidak ada metodologi atau sistem yang sempurna. Dan sementara manajemen nilai yang diperoleh menjawab panggilan untuk banyak perusahaan yang menginginkan lebih banyak struktur dalam produksi mereka, itu jauh dari ideal. Jika Anda memutuskan untuk menerapkannya, berikut adalah batasan yang harus Anda ingat.

1. Manajemen nilai yang diperoleh hanya menyisakan sedikit ruang untuk kesalahan

Kekhawatiran terbesar dengan EVM adalah bahwa jika tidak digunakan dengan tepat dan bersamaan dengan proyek, Anda tidak akan mendapatkan hasil yang akurat. Selain itu, kecuali aspek berbeda dari EVM (anggaran, jadwal, dan alur kerja) dilacak atau dilaporkan tepat waktu oleh orang yang berwenang, pada saat Anda mendapatkan data yang diperlukan, Anda bisa terlambat berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu. EVM membutuhkan tim yang efektif dan akuntabel, dan semua orang berada di halaman yang sama.

2. EVM tidak menawarkan kontrol kualitas

Keterbatasan kedua yang menyebabkan kekhawatiran adalah bahwa metodologi ini tidak mencakup kontrol kualitas. Karena perhatian utamanya adalah pekerjaan yang dilakukan, waktu penyelesaian dan biayanya, tidak ada ruang untuk kualitas. Sebuah produk dapat dikirimkan tepat waktu dan dengan anggaran yang mengagumkan, hanya untuk gagal mengesankan pada akhir produksi. Atau lebih buruk lagi, masalah muncul ketika kualitas yang buruk dari tugas yang diselesaikan mulai mempengaruhi semua tugas berikutnya dan memperlambat produksi.

3. Manajemen nilai yang diperoleh bukanlah solusi yang cepat dan mudah

Keterbatasan ketiga terletak pada kompleksitas EVM. Sama seperti metode Agile, tidak ada cara cepat dan mudah untuk mulai menerapkannya dan melihat hasil yang luar biasa pada percobaan pertama. Metodologi ini membutuhkan tim senior yang berpengalaman yang akan menguraikan pengenalannya ke dalam perusahaan. Setelah itu, akan butuh beberapa waktu bagi semua orang untuk beradaptasi, yang mengarah ke banyak coba-coba.

4. Ada risiko manajemen mikro di EVM

Karena semuanya dibangun untuk bekerja seperti jarum jam, ada risiko menciptakan keretakan antara manajemen dan karyawan itu sendiri. Mereka yang terlibat dengan gambaran besar tidak dapat menyelidiki masalah dan cara kerja mereka yang melaksanakan tugas, dan sebaliknya. Untuk alasan ini, EVM harus diperlakukan dengan ringan dan diimplementasikan dengan hati-hati.

Dengan mengingat hal ini, Anda dapat mendekati pengenalan EVM dan implementasi akhirnya dengan lebih hati-hati. Berhati-hatilah dengan kemungkinan jebakan yang mungkin terjadi pada perusahaan Anda sebelum memperkenalkan EVM.

Apa kesalahpahaman EVM yang umum?

Memutuskan untuk mencelupkan jari-jari kaki Anda ke dalam manajemen nilai yang diperoleh? Kecuali Anda mencurahkan cukup waktu untuk itu, kemungkinan besar itu akan memproyeksikan hasil yang selalu sedikit meleset. Ada banyak contoh di mana manajer proyek memilih apa yang mereka yakini sebagai poin inti EVM dan menggunakannya untuk proyek mereka.

Untuk alasan ini, kami telah mengesampingkan beberapa kesalahan umum dan kesalahpahaman yang harus disadari oleh mereka yang tidak terbiasa.

Kesalahpahaman #1: Hanya perusahaan besar dan proyek besar yang dapat memanfaatkan EVM.

Memang benar bahwa, secara historis, sebagian besar perusahaan dan institusi besar telah diuntungkan dari manajemen nilai yang diperoleh. Namun, seperti yang telah kami tunjukkan di atas, versi dasar/ringan EVM tersedia. Perusahaan yang lebih kecil dapat mencapai hasil yang sama dengan perubahan kecil.

Kesalahpahaman #2: EVM akan mencegah masalah anggaran dan penundaan tenggat waktu.

Jangan salah, EVM dapat membawa begitu banyak struktur dan disiplin untuk keseluruhan produksi Anda. Namun, nilai jual utamanya adalah perannya sebagai sistem peringatan dini. Ini menyampaikan informasi penting untuk menghindari risiko dan mengungkapkan jika ada cukup ruang/anggaran untuk revisi dan penundaan.

Jika Anda khawatir tentang penundaan tenggat waktu dan ingin melawannya, Anda harus berlatih manajemen waktu. Dengan perangkat lunak pelacakan waktu seperti Clockify, mudah untuk mengembangkan kebiasaan berhubungan dan menyempurnakan keterampilan ini terlebih dahulu sebelum memperkenalkan sesuatu seperti sistem manajemen nilai yang diperoleh. Ini akan meminimalkan kemungkinan kesalahan kecil yang dapat berakibat lebih besar.

Kesalahpahaman #3: Anda hanya memerlukan perangkat lunak EVM yang sesuai agar EVM siap.

Kita tidak bisa cukup menekankan bagaimana sistem itu sendiri tidak bekerja tanpa seseorang yang terikat padanya. Perangkat lunak ini ada untuk membantu mempermudah kehidupan CAM, pemegang saham, manajer proyek, dan semua yang terlibat. Ini bukan pengganti anggota tim terampil yang mengabdikan diri untuk melacak kemajuan proyek.

Kesalahpahaman #4: Hanya manajer proyek dan manajer akun kontrol yang harus bermasalah dengan EVM.

Setiap orang, mulai dari karyawan hingga pemegang saham harus memiliki akses ke beberapa aspek EVM. Kecuali semua orang di proyek memahami pentingnya struktur rincian kerja dan semua bagiannya yang bergerak, seluruh metode akan runtuh. Laporan akan tidak akurat atau terlambat, penyelesaian tugas tertunda, dan sebagainya. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari manajemen nilai yang diperoleh, setiap orang perlu memahami pentingnya mengikuti WBS dan aturannya.

Untuk menyimpulkan

Manajemen nilai yang diperoleh rumit karena bermanfaat untuk proyek skala apa pun. Ruang lingkup, sistem, terminologi, dan materinya berlimpah dengan informasi yang melayani setiap industri.

Namun demikian, artikel ini hanya mencakup informasi umum, dengan tujuan untuk lebih mendekatkan kepada pembaca. Ini menyajikan nilai dan metrik utama yang menjadi inti dari setiap strategi EVM.

Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana Anda dapat menerapkan EVM ke proses produksi Anda, kami merekomendasikan penelitian dan pendidikan lebih lanjut. Selama Anda terbuka untuk coba-coba dan menjaga tim yang bersedia dan rajin, Anda dapat menerapkannya lebih mudah dari yang diharapkan. Semoga berhasil!