8 kroków do wyróżniającego się komunikatu prasowego

Kryzys to nie czas, by pogrążyć się w ciemności. Nasze badania pokazują, że ludzie szukający odpowiedzi na nieznane problemy biznesowe wywołane przez wydarzenia zakłócające spokój są tak samo skłonne do wyszukiwania tych odpowiedzi w Internecie, jak do pytania współpracowników i kontaktów. Okres niepewności to dobry czas na uzyskanie odpowiedzi przed dziennikarzami. Wypracowane media z zaufanych, autorytatywnych publikacji to jeden z najbardziej opłacalnych sposobów na podniesienie profilu firmy, budowanie wiarygodności i zachęcanie czytelników do kontaktu z Tobą.

Jednym ze sposobów na zdobycie zasłużonych mediów jest napisanie komunikatu prasowego, który jest zarówno warty opublikowania, jak i dopasowany do rytmu dziennikarzy. Jak każda dobra historia, udana informacja prasowa dotyczy zarówno treści, jak i kontekstu. Oto wskazówki, jak uzyskać obie te rzeczy.

Zaplanuj swoją wiadomość

Komunikaty prasowe mają charakter informacyjny, ale są krótkie. Oznacza to treść, która rozwiązuje problem z mniej niż 600 słowami. W rzeczywistości im krótsza treść, tym lepiej. Niezależnie od tego, czy ogłaszasz wyniki swoich badań, czy ekscytujący nowy sojusz, pomyśl o swoim przesłaniu jako o rozwiązaniu problemu. Następnie potraktuj ten problem jako pytanie, a swoje ogłoszenie jako odpowiedź.

Załóżmy, że ogłaszasz wyniki badań nad zmianami zachowań kupujących po COVID. Zadaj sobie następujące pytania:

• Czy moje ogłoszenie jest warte publikacji? Dzięki temu będziesz szczery w kwestii tego, czy Twoje ogłoszenie przyniesie wartość dziennikarzom z Twojej listy docelowej i ich czytelnikom. Jeśli tak się nie stanie, możesz albo zmienić kąt, aby tak się stało, albo, jeśli to się nie powiedzie, poczekaj, aż otrzymasz ogłoszenie warte opublikowania.
• Na jakie kluczowe pytanie odpowiada ten komunikat prasowy? Pomoże Ci to określić jedną rzecz, którą chcesz, aby Twoi czytelnicy wynieśli z Twoich wiadomości. Czy twoje pytanie:
  • Jakie zmiany w zachowaniu kupujących zmieniły się od czasu wystąpienia COVID?
  • Dlaczego sprzedawcy mają problemy z utrzymaniem i zdobywaniem biznesu od czasu pojawienia się COVID?
  • W jaki sposób sprzedawcy mogą utrzymywać i zdobywać interesy na rynku po COVID?

Bez względu na to, na jakim pytaniu koncentrujesz się w komunikacie prasowym, posiadanie go wyznaczy granice zakresu twojego dzieła, a także nakreśli ścieżkę, którą twój artykuł będzie podążał.

• Jakie kluczowe fakty wzmocnią lub zilustrują moją odpowiedź? Pomoże Ci to wybrać najsilniejsze i najtrafniejsze informacje dla Twojego utworu.

Posiadanie planu wiadomości nie tylko oszczędza czas i pieniądze, ale także daje większą kontrolę nad narracją. Nie wszyscy dziennikarze skontaktują się z Tobą przed opublikowaniem jakiejkolwiek części Twoich wiadomości. Gdy udostępnisz swoje wiadomości w cyfrowym ekosystemie, dziennikarze zrobią z nimi, jak chcą.

Napisz intrygujący nagłówek

To nigdy nie jest łatwe. Nagłówki muszą przykuwać uwagę bez efekciarstwa. Nie powinno składać obietnic, których nie spełnią Twoje treści. Jedno z pytań, które może pomóc w sformułowaniu nagłówka, brzmi: Jakie uderzające lub zaskakujące informacje uzyska czytelnik po przeczytaniu komunikatu prasowego? Twoja odpowiedź na pytanie powinna:

1. Mieć nie więcej niż 70 znaków.
2. Jeśli to możliwe, dołącz przyciągające wzrok statystyki lub liczbę.
3. Wskaż lub sugeruj, kim są Twoi odbiorcy.

Zapisz swoją odpowiedź, wiedząc, że prawdopodobnie ulegnie zmianie, gdy skończysz pisać całe wydanie. Tworzenie nagłówków to proces iteracyjny, który może zająć tyle samo czasu, co samo napisanie artykułu. Niewiele nagłówków przetrwało pierwszą rundę edycji.

Prowadź z tym, co w tym jest dla nich

Twój trop jest pierwszym akapitem w komunikacie prasowym. Ponieważ niewielu dziennikarzy czyta dalej, musi on ująć twoje główne punkty w dwóch lub trzech zdaniach. Zaplanowanie wiadomości pomogło Ci zastanowić się, kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego odnosi się do Twojego kluczowego pytania. Zachowaj tylko najważniejsze informacje, aby nie przeciążać czytelnika, a resztę przeznacz na kolejne akapity.

Umieść swój wgląd w wycenie

Najbardziej pamiętne cytaty przekazują spostrzeżenia. Stwórz taki, który pokazuje wpływ Twojego ogłoszenia na branżę, łączy je z trendami lub jedno i drugie. Oto przykład, który łączy wydanie z bieżącymi wydarzeniami:

„W dzisiejszym kryzysowym środowisku potencjalni pracownicy chcą wiedzieć, czy potencjalni pracodawcy podzielają ich wartości, a rekruterzy przywiązują wagę do utrzymania zdrowej kultury miejsca pracy” — mówi Lee Frederiksen, Partner Zarządzający Hinge Research Institute. „Firmy powinny zwracać taką samą uwagę na markę pracodawcy, jak na swoje finanse. Ich reputacja jako miejsca pracy ma kluczowe znaczenie dla przyciągnięcia i utrzymania ludzi, których potrzebują, aby dotrzymać obietnicy swojej marki i przetrwać wszelkie zakłócenia”.

Odniesienie w cytacie do „dzisiejszego kryzysu” łączy go z bieżącymi wydarzeniami. Sugestia, że ​​„firmy powinny zwracać taką samą uwagę na swoją markę pracodawcy, jak na swoje finanse”, wskazuje na potrzebę zmiany i implikuje wpływ na to, jak firmy się zachowują.

Źródłem twojego cytatu powinna być osoba, z którą dziennikarze będą chcieli przeprowadzić wywiad. Przedstaw swoją wycenę najwyższemu kierownictwu firmy lub widocznemu ekspertowi w swoim zespole. Jeśli ogłaszasz sojusz między Twoją organizacją a inną organizacją, będziesz chciał, aby dyrektorzy obu organizacji lub ich najbardziej uznani eksperci wydali cytaty. Innymi alternatywnymi źródłami cytatów są członkowie zarządu i eksperci zewnętrzni, których referencje uwiarygodniają Twoje ogłoszenie.

Niezależnie od tego, czy cytujesz źródła wewnętrzne, czy zewnętrzne, przygotuj cytat z wyprzedzeniem, aby upewnić się, że pasuje do komunikatu prasowego i oszczędza czas źródła. Ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest cytat, który wymaga ponownego wypowiedzenia komunikatu prasowego.

Ułatw sobie pracę dziennikarza

Opatrzyłeś swoje ogłoszenie atrakcyjnym nagłówkiem, tropem, który sprawia, że ​​sprawę można przeczytać dalej, oraz niezapomnianym cytatem ze źródła, z którego dziennikarze będą chcieli przeprowadzić wywiad. Jak utrzymać dziennikarza, który każdego dnia dobija do końca setki przekazów? Najpierw podaj fakty i informacje, które pomogą im napisać dobry artykuł. Statystyki są pomocne, ale same w sobie nie wszystkim się spodobają. Dobry dźwięk lub infografika pomoże im docenić i przypomnieć sobie Twoje statystyki. Po trzecie, używaj tylko słów, które mają znaczenie. Silne słowa akcji sprawiają, że przymiotniki i przysłówki są zbędne. Oprzyj się pokusie używania żargonu lub, co gorsza, frankenwords. Twoja informacja prasowa będzie nie tylko łatwa do odczytania, ale będzie też dobrą lekturą.

Zwróć uwagę na swoje wezwanie do działania

Jakie działanie chcesz, by zrobił twój czytelnik? Kupić raport? Chcesz uzyskać więcej informacji o nowej usłudze? Dołącz do wezwania do działania (CTA) hiperłącze, które przeniesie ich na właściwą stronę. Możesz wzmocnić swoje wezwanie do działania za pomocą obrazu. Jeśli chcesz, aby czytelnicy mieli dostęp do raportu badawczego, dołącz obraz raportu. Jeśli chcesz, aby dowiedzieli się więcej o nowej usłudze konfigurowania witryny testowej typu drive-through COVID, prześlij obraz witryny testowej, nad którą pracowałeś.

Edytuj, edytuj, a następnie edytuj więcej

Nigdy nie zakochaj się w swoim pierwszym szkicu. Albo twój drugi. Twoja informacja prasowa jest odzwierciedleniem Twojej firmy i marki. Błędy mogą zniechęcić dziennikarzy i na dobre zepsuć ich wrażenie na temat Twojej marki. Tak samo może być nijaka historia. Chociaż nadal masz kontrolę nad wydaniem, wprowadź zmiany, aby Twoja wiadomość była jasna, mocna i wolna od błędów. Gdy twoje wydanie zostanie upublicznione, to, co się z nim stanie, będzie poza twoimi rękami. Jeśli nie masz bezwzględnego edytora we własnym zakresie, jest to zadanie, które będziesz chciał zlecić na zewnątrz.

Dostarcz go odpowiednim odbiorcom we właściwym czasie

Wysłanie właściwej wiadomości do właściwych osób we właściwym czasie dociera do sedna kontekstu. Istnieje kilka sposobów udostępniania informacji prasowej – e-mail, witryna internetowa, media społecznościowe i usługa telewizyjna. Jednym z najskuteczniejszych jest wysyłanie spersonalizowanego e-maila do kontaktów z mediami, których rytm obejmuje temat Twojego komunikatu prasowego. Zbudowanie listy takich kontaktów wymaga starannych badań. Możesz zacząć od skonfigurowania alertu Google na ten temat i przeszukania online, aby dowiedzieć się, którzy dziennikarze i blogerzy piszą o tym.

Twoja lista będzie wymagała konserwacji. Pięć lat temu mogłeś ujść na sucho z corocznymi aktualizacjami. Dziś częstotliwość ta wzrosła do miesięcznych. Konsolidacja i zamknięcia nadal uderzają w publikacje pozbawione gotówki, a pisarze często zmieniają rytm lub publikację lub jedno i drugie.

Kiedy udostępniasz, jest tak samo ważne jak to, jak. Najlepszy czas na przyciągnięcie uwagi dziennikarzy to poniedziałek przed godziną 9 rano. Każdy dzień poniedziałkowy przedstawia coraz mniej okazji, aby Twoje wydanie zostało odebrane. Dla pewności niewielka liczba dziennikarzy przyjmuje prezentacje w ciągu tygodnia. Ale jeśli chcesz, aby Twoje wiadomości dotarły do ​​nich przed innymi, najlepiej zacząć od rozpoczęcia tygodnia pracy.

W nadchodzącym roku marki zaoferują nowe usługi i nowe sposoby działania, gdy branże przechodzą ze środowiska po COVID do środowiska po szczepieniu. Informacje prasowe będą służyć jako potężny format przekazywania wiadomości mediom, potencjalnym klientom i potencjalnym klientom. Dzięki zastosowaniu tych strategii Twoja informacja prasowa będzie wyróżniać się z zatłoczonej skrzynki odbiorczej i pomóc firmom, w tym Twojej, przetrwać te i przyszłe zakłócenia.