8 passaggi per un comunicato stampa straordinario

Una crisi non è il momento di oscurarsi. La nostra ricerca mostra che quando le persone cercano risposte a problemi aziendali sconosciuti stimolati da un evento dirompente, è probabile che cercheranno quelle risposte online quanto chiederanno a colleghi e contatti. Un periodo di incertezza è un buon momento per avere le risposte davanti ai giornalisti. I media guadagnati da pubblicazioni affidabili e autorevoli sono uno dei modi più convenienti per aumentare il profilo della tua azienda, creare credibilità e spingere i lettori a contattarti.

Un modo per ottenere media guadagnati è scrivere un comunicato stampa che sia degno di nota e adatto al ritmo dei giornalisti. Come ogni buona storia, un comunicato stampa di successo riguarda tanto il contenuto quanto il contesto. Ecco alcuni suggerimenti per fare in modo che entrambi siano corretti.

Organizza il tuo messaggio

I comunicati stampa devono essere informativi ma brevi. Ciò significa contenuto che risolve un problema con meno di 600 parole. In effetti, più breve è il contenuto, meglio è. Che tu stia annunciando i risultati della tua ricerca o una nuova entusiasmante alleanza, pensa al tuo messaggio come a una soluzione a un problema. Quindi tratta quel problema come una domanda e il tuo annuncio come la risposta.

Diciamo che stai annunciando i risultati della ricerca sui cambiamenti post-COVID nel comportamento degli acquirenti. Chiediti quanto segue:

• Il mio annuncio fa notizia? Questo ti aiuterà a mantenerti onesto sul fatto che il tuo annuncio offra valore ai giornalisti nel tuo elenco di obiettivi e ai loro lettori. In caso contrario, puoi cambiare la tua angolazione in modo che lo faccia o, in caso contrario, attendere fino a quando non avrai un annuncio degno di nota.
• A quale domanda chiave risponde questo comunicato stampa? Questo ti aiuterà a determinare l'unica cosa che vuoi che i tuoi lettori portino via dalle tue notizie. La tua domanda è:
  • Quali sono i cambiamenti nel comportamento degli acquirenti da quando è arrivato il COVID?
  • Perché i venditori hanno difficoltà a mantenere e vincere affari da quando è arrivato il COVID?
  • In che modo i venditori possono mantenere e conquistare affari nel mercato post-COVID?

Indipendentemente dalla domanda su cui focalizzi il tuo comunicato stampa, averne uno fisserà i confini dell'ambito del tuo pezzo, oltre a tracciare un percorso da seguire per il tuo pezzo.

• Quali fatti chiave rafforzeranno o illustreranno la mia risposta? Questo ti aiuterà a scegliere le informazioni più forti e rilevanti per il tuo pezzo.

Avere un piano per il tuo messaggio non solo ti fa risparmiare tempo e denaro, ma ti dà anche un maggiore controllo della narrativa. Non tutti i giornalisti ti contatteranno prima di pubblicare qualsiasi parte delle tue notizie. Una volta che pubblichi le tue notizie nell'ecosistema digitale, i giornalisti le faranno come desiderano.

Scrivi un titolo intrigante

Questo non è mai facile. I titoli devono attirare l'attenzione senza essere ingannevoli. Non dovrebbe fare promesse che i tuoi contenuti non possono mantenere. Una domanda che potrebbe aiutarti a formulare il tuo titolo è: quali informazioni sorprendenti o sorprendenti trarrà il lettore dalla lettura del comunicato stampa? La tua risposta alla domanda dovrebbe:

1. Non superare i 70 caratteri di lunghezza.
2. Includi statistiche accattivanti o un numero quando possibile.
3. Indica o implica chi è il tuo pubblico.

Annota la tua risposta sapendo che probabilmente cambierà una volta che avrai finito di scrivere l'intera versione. Lo sviluppo dei titoli è un processo iterativo che può richiedere tanto tempo quanto la scrittura del pezzo stesso. Pochi titoli sopravvivono al primo ciclo di modifiche.

Guida con cosa c'è dentro per loro

Il tuo vantaggio è il paragrafo di apertura del tuo comunicato stampa. Poiché pochi giornalisti leggono oltre, deve racchiudere i tuoi punti principali in due o tre frasi. Pianificare il tuo messaggio ti ha aiutato a pensare a chi, cosa, quando, dove e perché in relazione alla tua domanda chiave. Conserva solo le informazioni più importanti, in modo da non sovraccaricare il lettore, e assegna il resto ai paragrafi successivi.

Metti la tua intuizione nel tuo preventivo

Le citazioni più memorabili trasmettono intuizioni. Creane uno che mostri l'impatto del tuo annuncio sul settore, lo colleghi alle tendenze o entrambi. Ecco un esempio che collega la versione agli eventi attuali:

"Nell'ambiente di crisi odierno, i potenziali assunti vogliono sapere se i potenziali datori di lavoro condividono i loro valori e i reclutatori stanno dando un premio al mantenimento di una sana cultura del posto di lavoro", afferma Lee Frederiksen, Managing Partner di Hinge Research Institute. “Le aziende dovrebbero prestare la stessa attenzione al loro marchio di datore di lavoro quanto ai loro dati finanziari. La loro reputazione come luogo di lavoro è fondamentale per attrarre e mantenere le persone di cui hanno bisogno per mantenere la promessa del marchio e superare qualsiasi interruzione".

Il riferimento della citazione alla “crisi di oggi” lo collega all'attualità. Il suggerimento che "le aziende dovrebbero prestare la stessa attenzione al marchio del loro datore di lavoro come fanno ai loro dati finanziari" indica la necessità di un cambiamento e implica un impatto sul modo in cui le aziende si comportano.

La fonte della tua citazione dovrebbe essere qualcuno che i giornalisti vorranno intervistare. Attribuisci il tuo preventivo al massimo dirigente dell'azienda o a un esperto visibile del tuo team. Se stai annunciando un'alleanza tra la tua e un'altra organizzazione, vorrai che i massimi dirigenti di entrambe le organizzazioni o i loro esperti più riconosciuti emettano preventivi. Altre fonti di citazioni alternative sono membri del consiglio ed esperti esterni le cui testimonianze darebbero credibilità al tuo annuncio.

Che tu stia citando fonti interne o esterne, crea una citazione in anticipo per assicurarti che si adatti al comunicato stampa e risparmi tempo. L'ultima cosa di cui hai bisogno è una citazione che richieda di modificare il comunicato stampa.

Semplifica il lavoro del giornalista

Hai dotato il tuo annuncio di un titolo avvincente, una pista che rende il caso da leggere ulteriormente e una citazione memorabile da una fonte che i giornalisti vorranno intervistare. Come si fa a tenere incollato fino alla fine un giornalista che riceve centinaia di lanci al giorno? In primo luogo, fornisci fatti e informazioni che li aiuteranno a scrivere un buon articolo. Le statistiche sono utili, ma, da sole, non piaceranno a tutti. Un buon commento o un'infografica li aiuterà ad apprezzare e ricordare le tue statistiche. Terzo, usa solo parole che contano. Le parole d'azione forti rendono superflui aggettivi e avverbi. Resisti alla tentazione di usare il gergo o, peggio, le parole franche. Il tuo comunicato stampa non sarà solo facile da leggere, ma sarà anche una buona lettura.

Richiama l'attenzione sul tuo invito all'azione

Quale azione vuoi che faccia il tuo lettore? Acquistare un rapporto? Vuoi maggiori informazioni su un nuovo servizio? Accompagna il tuo invito all'azione (CTA) con un collegamento ipertestuale che li porta alla pagina giusta. Puoi amplificare il tuo CTA con un'immagine. Se desideri che i lettori accedano a un rapporto di ricerca, includi un'immagine del rapporto. Se vuoi che imparino di più su un nuovo servizio per la creazione di un sito di test COVID drive-through, fornisci un'immagine di un sito di test su cui hai lavorato.

Modifica, Modifica, quindi Modifica ancora

Non innamorarti mai della tua prima bozza. O il tuo secondo. Il tuo comunicato stampa è uno specchio della tua azienda e del tuo marchio. Gli errori possono scoraggiare i giornalisti e rovinare la loro impressione sul tuo marchio per sempre. Così può una storia poco brillante. Mentre hai ancora il controllo della versione, apporta le modifiche per assicurarti che il tuo messaggio sia chiaro, potente e privo di errori. Una volta che la tua pubblicazione sarà resa pubblica, quello che ne sarà sarà fuori dalle tue mani. Se non hai un editore spietato interno, questo è un compito che vorrai affidare all'esterno.

Portalo al pubblico giusto al momento giusto

Inviare il messaggio giusto alle persone giuste al momento giusto va al cuore del contesto. Esistono diversi modi per condividere il tuo comunicato stampa: e-mail, sito Web, social media e un servizio via cavo. Uno dei più efficaci è inviare un'e-mail personalizzata ai contatti dei media il cui ritmo copre l'argomento del tuo comunicato stampa. Costruire un elenco di tali contatti richiede un'attenta ricerca. Puoi iniziare impostando un avviso di Google sull'argomento e condurre una ricerca online per scoprire quali giornalisti e blogger ne scrivono.

La tua lista richiederà manutenzione. Cinque anni fa, avresti potuto farla franca con gli aggiornamenti annuali. Oggi, quella frequenza è salita a mensile. Il consolidamento e le chiusure continuano a colpire le pubblicazioni a corto di liquidità e gli scrittori spesso cambiano ritmo o pubblicazione o entrambi.

Quando condividi è importante quanto come. Il momento migliore per attirare l'attenzione dei giornalisti è prima delle 9:00 di lunedì. Ogni giorno dopo il lunedì presenta sempre meno opportunità che il tuo rilascio verrà ritirato. A dire il vero, un piccolo numero di giornalisti accetta proposte durante la settimana. Ma se vuoi che le tue notizie li raggiungano prima degli altri, l'inizio della settimana lavorativa è la soluzione migliore.

Nel prossimo anno, i marchi offriranno nuovi servizi e nuovi modi di operare mentre le industrie passano da un ambiente post-COVID a un ambiente post-vaccino. I comunicati stampa serviranno come un potente formato per trasmettere messaggi ai media, ai potenziali clienti e ai clienti. Applicando queste strategie, il tuo comunicato stampa si distinguerà da una casella di posta affollata e aiuterà le aziende, inclusa la tua, a superare queste e future interruzioni.