8 pasos para un comunicado de prensa destacado

Una crisis no es momento para oscurecerse. Nuestra investigación muestra que a medida que las personas buscan respuestas a problemas comerciales desconocidos provocados por un evento disruptivo, es tan probable que busquen esas respuestas en línea como que pregunten a colegas y contactos. Un período de incertidumbre es un buen momento para obtener sus respuestas frente a los periodistas. Los medios ganados de publicaciones confiables y autorizadas son una de las formas más rentables de elevar el perfil de su empresa, generar credibilidad y alentar a los lectores a contactarlo.

Una forma de obtener medios ganados es escribir un comunicado de prensa que sea de interés periodístico y que se adapte al ritmo de los periodistas. Como cualquier buena historia, un comunicado de prensa exitoso tiene tanto que ver con el contenido como con el contexto. Estos son algunos consejos para hacerlo bien.

Planifique su mensaje

Los comunicados de prensa están destinados a ser informativos pero breves. Esto significa contenido que resuelve un problema con menos de 600 palabras. De hecho, cuanto más breve sea el contenido, mejor. Ya sea que esté anunciando los resultados de su investigación o una nueva y emocionante alianza, piense en su mensaje como una solución a un problema. Luego trate ese problema como una pregunta y su anuncio como la respuesta.

Supongamos que está anunciando los resultados de una investigación sobre los cambios posteriores a la COVID en el comportamiento de los compradores. Pregúntate lo siguiente:

• ¿Es mi anuncio de interés periodístico? Esto lo ayudará a mantenerse honesto acerca de si su anuncio ofrece valor a los periodistas en su lista de objetivos y a sus lectores. Si no es así, puede cambiar su ángulo para que lo haga o, si eso falla, esperar hasta que tenga un anuncio que sea de interés periodístico.
• ¿Qué pregunta clave responde este comunicado de prensa? Esto lo ayudará a determinar qué es lo que desea que sus lectores se lleven de sus noticias. es tu pregunta:
  • ¿Cuáles son los cambios en el comportamiento del comprador desde que llegó COVID?
  • ¿Por qué los vendedores tienen problemas para mantener y ganar negocios desde que llegó COVID?
  • ¿Cómo pueden los vendedores mantener y ganar negocios en el mercado posterior a COVID?

No importa en qué pregunta centre su comunicado de prensa, tener uno establecerá límites en el alcance de su artículo, así como trazará un camino a seguir para su artículo.

• ¿Qué hechos clave reforzarán o ilustrarán mi respuesta? Esto te ayudará a elegir la información más sólida y relevante para tu artículo.

Tener un plan para tu mensaje no solo te ahorra tiempo y dinero, sino que también te da más control sobre la narrativa. No todos los periodistas se pondrán en contacto contigo antes de publicar cualquier parte de tu noticia. Una vez que publique sus noticias en el ecosistema digital, los periodistas harán con ellas lo que deseen.

escribir un título intrigante

Esto nunca es fácil. Los titulares deben llamar la atención sin ser engañosos. No debe hacer promesas que su contenido no pueda cumplir. Una pregunta que podría ayudarlo a formular su titular es: ¿Qué información llamativa o sorprendente obtendrá el lector al leer el comunicado de prensa? Su respuesta a la pregunta debe:

1. No tener más de 70 caracteres de longitud.
2. Incluya estadísticas llamativas o un número cuando sea posible.
3. Indique o insinúe quién es su audiencia.

Escriba su respuesta sabiendo que probablemente cambiará una vez que haya terminado de escribir el comunicado completo. El desarrollo de titulares es un proceso iterativo que puede llevar tanto tiempo como escribir el artículo en sí. Pocos titulares sobreviven a la primera ronda de ediciones.

Liderar con lo que hay para ellos

Su iniciativa es el párrafo inicial de su comunicado de prensa. Debido a que pocos periodistas leen más allá, debe resumir sus puntos principales en dos o tres oraciones. La planificación de su mensaje le habrá ayudado a pensar en quién, qué, cuándo, dónde y por qué en relación con su pregunta clave. Mantenga solo la información más importante, para no sobrecargar al lector, y destine el resto a párrafos posteriores.

Ponga su perspectiva en su cotización

Las citas más memorables transmiten ideas. Elabore uno que muestre el impacto de su anuncio en la industria, lo vincule a las tendencias o ambos. Aquí hay un ejemplo que conecta el lanzamiento con los eventos actuales:

“En el entorno de crisis actual, los empleados potenciales quieren saber si los posibles empleadores comparten sus valores, y los reclutadores dan prioridad a mantener una cultura laboral saludable”, dice Lee Frederiksen, socio gerente de Hinge Research Institute. “Las empresas deberían prestar tanta atención a su marca de empleador como a sus finanzas. Su reputación como lugar de trabajo es crucial para atraer y retener a las personas que necesitan para cumplir con su promesa de marca y superar cualquier interrupción”.

La referencia de la cita a la “crisis de hoy” la vincula con los acontecimientos actuales. La sugerencia de que “las empresas deberían prestar tanta atención a su marca de empleador como a sus finanzas” indica la necesidad de un cambio en la forma en que las empresas se comportan e implica un impacto en ellas.

La fuente de su cita debe ser alguien a quien los periodistas quieran entrevistar. Atribuya su cotización al alto ejecutivo de la empresa oa un experto visible en su equipo. Si está anunciando una alianza entre la suya y otra organización, querrá que los principales ejecutivos de ambas organizaciones o sus expertos más reconocidos emitan cotizaciones. Otras fuentes alternativas de citas son los miembros de la junta y los expertos externos cuyos testimonios le darían credibilidad a su anuncio.

Ya sea que esté citando fuentes internas o externas, elabore una cita con anticipación para asegurarse de que encaje en el comunicado de prensa y le ahorre tiempo a su fuente. Lo último que necesita es una cotización que requiera que vuelva a configurar el comunicado de prensa.

Facilite el trabajo del periodista

Ha equipado su anuncio con un titular convincente, una pista que justifica la lectura adicional y una cita memorable de una fuente que los periodistas querrán entrevistar. ¿Cómo mantienes a un periodista que recibe cientos de lanzamientos al día fascinado hasta el final? En primer lugar, presente datos e información que les ayuden a escribir un buen artículo. Las estadísticas son útiles, pero, por sí solas, no atraerán a todos. Una buena cita o infografía les ayudará a apreciar y recordar tus estadísticas. Tercero, solo use palabras que importen. Las palabras de acción fuerte hacen que los adjetivos y adverbios sean prescindibles. Resiste la tentación de usar jerga o, peor aún, palabras francas. Su comunicado de prensa no solo será fácil de leer, sino que será una buena lectura.

Llame la atención a su llamada a la acción

¿Qué acción quieres que tome tu lector? ¿Comprar un informe? ¿Obtener más información sobre un nuevo servicio? Acompaña tu llamado a la acción (CTA) con un hipervínculo que los lleve a la página correcta. Puedes amplificar tu CTA con una imagen. Si desea que los lectores accedan a un informe de investigación, incluya una imagen del informe. Si desea que obtengan más información sobre un nuevo servicio para configurar un sitio de prueba de COVID en el automóvil, proporcione una imagen de un sitio de prueba en el que trabajó.

Editar, editar, luego, editar un poco más

Nunca te enamores de tu primer borrador. O tu segundo. Su comunicado de prensa es un espejo de su empresa y marca. Los errores pueden desanimar a los periodistas y estropear para siempre la impresión que tienen de su marca. También lo puede hacer una historia mediocre. Mientras todavía tiene el control del lanzamiento, realice los cambios para asegurarse de que su mensaje sea claro, poderoso y sin errores. Una vez que su comunicado se haga público, lo que pase con él estará fuera de sus manos. Si no tiene un editor despiadado interno, esta es una tarea que querrá subcontratar.

Llévelo a las audiencias adecuadas en el momento adecuado

Enviar el mensaje correcto a las personas adecuadas en el momento adecuado va directo al corazón del contexto. Hay varias formas de compartir su comunicado de prensa: correo electrónico, su sitio web, redes sociales y un servicio de cable. Uno de los más efectivos es enviar un correo electrónico personalizado a los contactos de los medios cuyo ritmo cubre el tema de su comunicado de prensa. Crear una lista de tales contactos exige una investigación cuidadosa. Puede comenzar configurando una alerta de Google sobre el tema y realizar una búsqueda en línea para averiguar qué periodistas y blogueros escriben sobre el tema.

Su lista requerirá mantenimiento. Hace cinco años, es posible que hubiera podido salirse con la suya con las actualizaciones anuales. Hoy, esa frecuencia se ha elevado a mensual. La consolidación y los cierres continúan afectando a las publicaciones con problemas de liquidez, y los escritores a menudo cambian de tema, de publicación o de ambos.

Cuándo compartes es tan importante como cómo. El mejor momento para captar la atención de los periodistas es antes de las 9 a. m. de un lunes. Cada día que pasa el lunes presenta cada vez menos oportunidades de que se recoja su comunicado. Sin duda, un pequeño número de periodistas acepta propuestas a lo largo de la semana. Pero, si desea que sus noticias lleguen a ellos antes que otros, el comienzo de la semana laboral es su mejor opción.

El próximo año, las marcas ofrecerán nuevos servicios y nuevas formas de operar a medida que las industrias en general hagan la transición de un entorno posterior a COVID a uno posterior a la vacuna. Los comunicados de prensa servirán como un formato poderoso para enviar mensajes a los medios, prospectos y clientes. Al aplicar estas estrategias, su comunicado de prensa se destacará de una bandeja de entrada abarrotada y ayudará a las empresas, incluida la suya, a superar esta y futuras interrupciones.