5 Cara Memotong Pengeluaran Bisnis Untuk Menghindari PHK

Tidak ada yang suka PHK: Para pemimpin dan manajer bisnis dipaksa untuk membuat keputusan sulit tentang anggota tim mana yang harus dilepaskan dan mana yang harus dipertahankan. Karyawan kehilangan pekerjaan atau ditinggalkan, seringkali dengan beban kerja yang meningkat.

Dan untuk apa? Menurut Harvard Business Review, PHK seringkali merupakan solusi jangka pendek yang pada akhirnya dapat membebani bisnis lebih banyak dalam jangka panjang.

Mereka yang bertahan dari pemutusan hubungan kerja seringkali lebih stres, lebih mungkin untuk kelelahan, dan kurang percaya pada perusahaan yang membiarkan rekan dan teman mereka pergi, yang menurunkan moral, menurunkan produktivitas, dan mengarah pada tingkat turnover yang lebih tinggi.

PHK massal juga dapat mengakibatkan pers yang buruk dan boikot konsumen terhadap produk dan layanan Anda, seperti yang terjadi pada Nokia pada tahun 2008 ketika perusahaan tersebut memberhentikan 2.300 karyawan.

Penggajian mungkin merupakan pengeluaran terbesar Anda, tetapi itu tidak berarti ini adalah tempat terbaik untuk memulai ketika memotong biaya bisnis.

Mari kita lihat lima cara untuk memotong biaya yang mungkin membantu Anda menghindari PHK dan melindungi karyawan Anda.

Salah satu hal pertama yang harus Anda lakukan ketika mencoba memotong pengeluaran bisnis adalah mengetahui ke mana perginya uang Anda. Apa yang dibayar bisnis secara bulanan atau tahunan?

Biaya berulang kemungkinan termasuk air, gas, listrik, dan internet. Meskipun Anda tidak dapat mengurangi utilitas hingga nol, bisnis Anda dapat menjadi lebih memperhatikan bagaimana mereka digunakan.

Jika Anda ingin memantau dan mengurangi konsumsi energi bisnis Anda, langkah pertama Anda adalah melakukan audit energi untuk mengidentifikasi berapa banyak energi yang digunakan bisnis Anda dan berapa banyak yang mungkin terbuang percuma.

Untuk melakukan audit energi, Anda dapat menyewa seorang profesional atau mendapatkan ide sendiri dengan berjalan-jalan di sekitar kantor. Selama audit energi, perhatikan hal-hal seperti kebocoran udara di sekitar pintu dan jendela, ventilasi, peralatan pemanas dan pendingin, penerangan, peralatan, dan perangkat.

Menurunkan biaya utilitas jangka panjang mungkin memerlukan investasi seperti memiliki termostat yang dapat diprogram, mengganti bola lampu dengan yang hemat energi, atau meningkatkan perangkat untuk menghemat energi.

Jika Anda tidak dapat mengganti perangkat bisnis Anda dengan peningkatan yang hemat energi, terutama jika Anda sedang berusaha mengurangi biaya, fokuslah pada cara bisnis Anda dapat menghemat energi (dan uang) tanpa biaya.

Ini mungkin berarti mendorong karyawan untuk memastikan air tidak dibiarkan mengalir, lampu dimatikan, dan peralatan dicabut saat tidak digunakan. Cara lain tanpa biaya yang dapat dilakukan bisnis Anda untuk menghemat energi dan uang termasuk menggunakan cahaya alami sebagai pengganti lampu di hari yang cerah, memperbaiki kebocoran udara untuk mencegah pemborosan energi, dan memastikan pintu dan jendela tidak dibiarkan terbuka.

Sewa untuk ruang kantor adalah biaya bisnis besar lainnya. Banyak bisnis menjadi jauh selama pandemi COVID-19, dan beberapa berencana untuk tetap seperti itu, mengadopsi model kerja jarak jauh atau hibrida.

Di tempat kerja pascapandemi, bisnis diperkirakan akan menjual atau menggunakan kembali real estat kantor mereka sebagai hub lingkungan, ruang kerja bersama, ruang penyimpanan, atau fasilitas penitipan anak di tempat bagi karyawan.

Dengan mengubah atau mengurangi ukuran ruang kantor Anda, Anda dapat mengurangi sewa serta biaya utilitas dan pemeliharaan berulang. Jika Anda memilih untuk menjual ruang Anda, Anda akan melepaskan biaya ini sama sekali.

Pergi jauh dapat berarti manfaat lain juga: Banyak karyawan menginginkan opsi untuk bekerja dari rumah dengan 25% karyawan usaha kecil ingin bekerja sepenuhnya dari jarak jauh, dan 61% memilih model hibrida. Bisnis Anda juga dapat memperoleh manfaat darinya, dengan 83% karyawan bisnis kecil melaporkan peningkatan produktivitas dalam program kerja jarak jauh yang matang.

Penting untuk mempertimbangkan bahwa pergi jauh akan mengurangi atau menghilangkan biaya yang terkait dengan memiliki ruang kantor, tetapi Anda mungkin memperoleh biaya baru yang terkait dengan pekerjaan jarak jauh.

Ini mungkin termasuk meningkatkan langkah-langkah keamanan siber bisnis Anda dan memastikan tim Anda memiliki konferensi video dan alat perangkat lunak manajemen proyek yang mereka butuhkan untuk tetap terhubung.

Menurut Cavanaugh & Co, LLP, sebuah firma akuntansi, pergi ke empat hari kerja seminggu dari lima hari kerja seminggu dapat memotong biaya penggajian sebesar 20 persen. Atau, Anda dapat mengurangi jumlah jam dalam hari kerja dari delapan menjadi, katakanlah, enam.

Ini bisa menjadi kompromi yang baik untuk memangkas biaya penggajian tanpa memberhentikan siapa pun.

Jika bisnis Anda sedang berjuang secara finansial, urus karyawan Anda yang ada dengan melembagakan pembekuan perekrutan untuk posisi yang tidak penting, dan tunda pengisian posisi yang menjadi kosong karena gesekan normal.

Ini akan memungkinkan bisnis Anda untuk mengevaluasi kembali bagaimana departemen terstruktur dan pembagian tanggung jawab di antara karyawan. Daripada berinvestasi pada karyawan baru, mungkin lebih hemat biaya untuk berinvestasi pada karyawan yang sudah Anda miliki.

Pelatihan dapat menghabiskan biaya bisnis–pada tahun 2020, bisnis kecil menghabiskan rata-rata $1.678 per pelajar, tetapi ada cara berbiaya rendah dan bahkan tanpa biaya untuk melatih dan meningkatkan keterampilan tim Anda.

Proses ini dimulai dengan analisis kesenjangan keterampilan. Keterampilan apa yang hilang dari tim Anda? Dari sana, Anda dapat melihat sistem manajemen pembelajaran (LMS) gratis dan open source yang dapat membantu bisnis Anda mempromosikan pengembangan keterampilan dengan anggaran terbatas.

Selama analisis jeda perekrutan dan kesenjangan keterampilan, Anda mungkin menemukan bahwa bisnis Anda membutuhkan bakat dengan keterampilan yang sangat spesifik yang tidak dapat diajarkan begitu saja kepada karyawan Anda yang ada. Untuk posisi seperti ini, angkat pembekuan perekrutan.

Penting juga untuk memperhatikan beban kerja karyawan Anda saat berada di tengah proses pembekuan perekrutan dan peningkatan keterampilan, dan periksa mereka untuk memastikan mereka tidak kewalahan.

Untuk menghemat biaya penggajian, Anda juga dapat menunda kenaikan gaji dan promosi. Jika Anda memilih opsi ini, bersikaplah transparan dan adil dengan siapa ini berlaku—jika itu berlaku untuk semua karyawan, itu juga harus berlaku untuk karyawan tingkat eksekutif.

Komunikasikan kepada karyawan Anda bahwa bisnis sedang mencari cara untuk memotong biaya sementara dan ingin menghindari PHK. Untuk melakukan ini, bisnis perlu membekukan sementara semua kenaikan gaji dan promosi, termasuk untuk eksekutif bisnis dan mereka yang berada di level C-suite.

Komunikasikan bahwa Anda akan meninjau keputusan ini dan memberikan pembaruan kepada tim dalam jangka waktu yang ditentukan. Sangat penting bagi Anda untuk menindaklanjuti janji komunikasi.

Simpan PHK sebagai pilihan terakhir

Sayangnya, memberhentikan karyawan terkadang menjadi satu-satunya pilihan, tetapi itu harus menjadi salah satu yang telah dipertimbangkan dengan cermat. Keputusan untuk memberhentikan karyawan karena pemotongan anggaran harus menjadi pilihan terakhir.

Jika Anda memilih untuk membawa bisnis Anda dari jarak jauh untuk menghemat biaya yang terkait dengan memiliki ruang kantor, pastikan untuk memeriksa sumber daya kerja jarak jauh Capterra untuk membantu Anda di sepanjang jalan.

Mencari perangkat lunak Manajemen Talenta? Lihat daftar solusi perangkat lunak manajemen bakat terbaik dari Capterra.