Apa itu Asisten Virtual? Mengapa Anda Harus Peduli dan Apa yang Perlu Anda Ketahui

Menurut Hype Cycle 2021 Gartner, asisten virtual membutuhkan dua hingga lima tahun lagi untuk mencapai tingkat penggunaan yang stabil dan konsisten baik di bidang manajemen sumber daya manusia (HCM) dan perekrutan. Ini berarti jika Anda belum menggunakannya, Anda harus merencanakan implementasi Anda sekarang agar tetap terdepan (penelitian lengkap tersedia untuk klien Gartner).

Jika Anda belum mempertimbangkan bagaimana asisten pribadi virtual dapat membantu Anda sebagai pemilik usaha kecil, Anda berada di tempat yang tepat. Panduan ini akan mengajari Anda apa itu asisten virtual, bagaimana Anda dapat memanfaatkannya untuk mengembangkan bisnis kecil Anda, dan jenis perangkat lunak apa yang dapat mendukung Anda selama ini.

Apa itu asisten virtual?

Asisten virtual (VA) adalah program digital yang memahami perintah suara dan bahasa alami untuk melakukan tugas berulang untuk bisnis. Ini menjalankan tugas berulang yang, sebelumnya, hanya dapat diselesaikan oleh manusia. VA menggunakan teknologi semantik dan pembelajaran mendalam seperti personalisasi, jaringan saraf dalam (DNN), dan pemrosesan bahasa alami (NLP) untuk menjalankan fungsinya.

Pemilik bisnis mungkin berinvestasi dalam bantuan virtual untuk menyelesaikan tugas administratif yang biasanya dilakukan oleh asisten administrasi manusia, termasuk menanggapi pertanyaan pelanggan, menangani transaksi keuangan, pembukuan, dan pengaturan janji temu.

Bagaimana bisnis kecil dapat memanfaatkan asisten virtual?

Dengan meningkatnya pengenalan perangkat lunak kecerdasan buatan (AI) baru, semakin banyak pilihan yang tersedia yang dapat diakses oleh usaha kecil. Jika Anda menjalankan bisnis yang membutuhkan tugas berulang tetapi tidak memiliki sumber daya untuk meningkatkan jumlah karyawan Anda, asisten pribadi virtual kemungkinan merupakan pilihan yang sangat baik untuk Anda.

Mengotomatiskan tugas-tugas biasa seperti pengaturan janji temu, membuat dan mengirim email pemasaran, menanggapi pertanyaan dukungan pelanggan secara otomatis, atau membuat faktur membebaskan waktu Anda untuk menangani tugas-tugas harian yang bernilai tinggi. Dan bahkan jika Anda memiliki personel yang siaga untuk meringankan beban, menggunakan VA akan membuat mereka fokus pada fungsi prioritas yang lebih tinggi seperti pemasaran media sosial dan manajemen proyek.

Area yang terpengaruh oleh asisten virtual

Asisten virtual dapat bermanfaat bagi organisasi besar dan kecil karena semua bisnis berurusan dengan tugas yang berulang dalam operasi sehari-hari mereka. Terlepas dari ukuran bisnis Anda, dua area yang menonjol yang siap untuk mendapatkan keuntungan dari penggunaan VA adalah manajemen sumber daya manusia dan perekrutan .

Sekarang mari kita lihat lebih dekat kedua area ini untuk melihat bagaimana VA dapat memberikan dampak, terutama dalam kasus usaha kecil.

Asisten virtual sangat baik untuk tugas HCM yang biasanya mengharuskan karyawan untuk masuk ke portal online atau mencari informasi di intranet atau situs web hub bisnis. Menurut Hype Cycle Gartner, karyawan menginginkan interaksi yang lebih dipersonalisasi yang menyerupai teknologi konsumen populer seperti Google Home atau Amazon Alexa.

VA memungkinkan karyawan ini (biasanya lebih muda) untuk menyelesaikan transaksi atau memperoleh informasi SDM tanpa melalui proses masuk yang rumit dan mencari info melalui navigasi situs web. Seiring kedewasaan VA tumbuh dengan penggunaan pemrosesan bahasa alami dan generasi bahasa alami, bantuan virtual akan dapat bertindak atas nama karyawan dalam situasi yang semakin kompleks.

VA juga merupakan alat yang ampuh dalam hal proses rekrutmen. Untuk fungsi yang dihadapi perekrut, mereka dapat melakukan keterlibatan kandidat, resume sumber dan layar, dan menyelesaikan tugas administratif seperti penjadwalan wawancara dengan tindak lanjut otomatis.

Untuk aplikasi yang menghadap kandidat, VA dapat membantu dengan pertanyaan umum dan navigasi portal web bakat, memberikan pencarian pekerjaan percakapan, dan menyediakan kandidat dengan pengawasan dan pelacakan untuk seluruh proses.

Efisiensi ini tidak hanya menciptakan pengalaman yang lebih ramah pengguna bagi perekrut dan kandidat, tetapi juga memengaruhi metrik rekrutmen penting seperti waktu pengisian dan kepuasan kandidat.

Sistem perangkat lunak yang mendukung asisten virtual

Kecerdasan Buatan (AI)

Perangkat lunak kecerdasan buatan adalah jenis perangkat lunak utama yang mencakup fungsionalitas asisten pribadi virtual (VPA). Alat ini membantu menskalakan operasi bisnis Anda dengan mengoptimalkan proses dengan otomatisasi alur kerja dan analitik prediktif, meningkatkan waktu respons pelanggan dengan chatbot multi-bahasa, dan tentu saja, menghemat waktu dengan mengotomatiskan tugas tingkat rendah dengan VPA.

AI percakapan

Bagian dari perangkat lunak AI, platform AI percakapan membantu mengembangkan dan menerapkan solusi untuk mengotomatisasi layanan pelanggan, keterlibatan pelanggan, dan interaksi manusia-komputer melalui penggunaan pemrosesan bahasa alami dan pembuatan bahasa alami. Lebih menghadap pelanggan daripada perangkat lunak AI biasa, agen virtual ini bertindak sebagai penghubung yang membantu pelanggan menyelesaikan tugas tanpa perlu campur tangan manusia atas nama perusahaan Anda.

Belum siap mengadopsi asisten virtual? Berikut adalah beberapa ide untuk menjembatani kesenjangan

Jika Anda tidak memiliki sumber daya atau kebutuhan untuk mengadopsi asisten virtual yang lengkap (belum), ada beberapa cara Anda dapat mulai mengamati manfaatnya atau setidaknya berupaya menciptakan alur kerja yang lebih otomatis untuk tugas-tugas biasa.

Otomatisasi proses robot (RPA) : Meskipun perangkat lunak RPA menyelesaikan beberapa tugas yang sama dengan VPA, solusi ini sedikit lebih otomatis dan telah ditentukan sebelumnya dibandingkan VPA yang menggunakan pembelajaran mesin. Perangkat lunak RPA menggunakan aturan yang ditentukan untuk mengotomatiskan alur kerja dan tindakan yang biasanya memerlukan upaya manual berulang.

Perangkat lunak ini dapat masuk sendiri ke dalam sistem, memasukkan data, menghitung, menyelesaikan tugas tertentu, dan kemudian keluar dengan sedikit atau tanpa campur tangan manusia. Sebagai pengganti VA yang lengkap, perangkat lunak RPA adalah cara yang bagus untuk merasakan manfaat yang dapat ditawarkan oleh asisten virtual tanpa membuat komitmen penuh.

Meningkatkan sumber daya informasi dan proses menghadapi pelanggan: Pilihan lain adalah melihat bagaimana Anda melakukan sesuatu sekarang dalam upaya untuk merampingkan proses yang akan dibantu oleh VA.

• Apakah situs web Anda memiliki halaman pertanyaan umum yang ditandai dengan jelas?
• Apakah ada informasi yang dapat Anda tambahkan untuk membuatnya lebih bermanfaat?
• Seberapa sulit bagi pelanggan untuk menemukan informasi atau menyelesaikan tugas sederhana melalui situs web atau email Anda?
• Apa yang dapat Anda lakukan untuk merampingkan proses atau menghapus langkah-langkah di dalamnya sehingga pelanggan (dan Anda) memiliki waktu yang lebih mudah?

Berpikir secara strategis tentang cara menciptakan efisiensi dalam organisasi Anda akan membantu Anda menjadi lebih efisien dan membantu Anda mengidentifikasi area yang membenarkan penerapan VPA lengkap.

Catatan: Aplikasi yang disebutkan dalam artikel ini adalah contoh untuk menampilkan fitur dalam konteks dan tidak dimaksudkan sebagai dukungan atau rekomendasi. Mereka telah diperoleh dari sumber yang diyakini dapat diandalkan pada saat publikasi.