5 sposobów na ograniczenie wydatków biznesowych, aby uniknąć zwolnień

Nikt nie lubi zwolnień: liderzy biznesu i menedżerowie są zmuszeni do podejmowania trudnych decyzji dotyczących tego, których członków zespołu zwolnić, a których zatrzymać. Pracownicy albo tracą pracę, albo pozostają w tyle, często ze zwiększonym obciążeniem pracą.

I po co? Według Harvard Business Review zwolnienia są często rozwiązaniem krótkoterminowym, które w dłuższej perspektywie może kosztować firmy więcej.

Ci, którzy przeżyją zwolnienia, są często bardziej zestresowani, bardziej podatni na wypalenie i mniej ufają firmie, która wypuściła swoich kolegów i przyjaciół, co obniża morale, zmniejsza produktywność i prowadzi do wyższych wskaźników rotacji.

Masowe zwolnienia mogą również skutkować złą prasą i bojkotami konsumenckimi Twoich produktów i usług, jak to miało miejsce w przypadku Nokii w 2008 roku, kiedy firma zwolniła 2300 pracowników.

Płace mogą być Twoim największym wydatkiem, ale to nie znaczy, że jest to najlepsze miejsce na rozpoczęcie cięcia kosztów biznesowych.

Przyjrzyjmy się pięciu sposobom obniżenia kosztów, które mogą pomóc w uniknięciu zwolnień i ochronie pracowników.

Jedną z pierwszych rzeczy, które powinieneś zrobić, próbując obniżyć wydatki biznesowe, jest wiedzieć, dokąd trafiają twoje pieniądze. Za co firma płaci miesięcznie lub rocznie?

Koszty stałe prawdopodobnie obejmują wodę, gaz, prąd i internet. Chociaż nie można zredukować narzędzi do zera, Twoja firma może być bardziej świadoma tego, w jaki sposób są one wykorzystywane.

Jeśli chcesz monitorować i ograniczać zużycie energii w swojej firmie, pierwszym krokiem będzie przeprowadzenie audytu energetycznego, aby określić, ile energii zużywa Twoja firma i ile może się marnować.

Aby przeprowadzić audyt energetyczny, możesz zatrudnić specjalistę lub samemu wpaść na pomysł, spacerując po biurze. Podczas audytu energetycznego zwróć uwagę na takie rzeczy, jak przecieki powietrza wokół drzwi i okien, sprzęt wentylacyjny, grzewczy i chłodzący, oświetlenie, sprzęt i urządzenia.

Obniżenie kosztów mediów w perspektywie długoterminowej może wymagać inwestycji, takich jak posiadanie programowalnego termostatu, wymiana żarówek na energooszczędne lub modernizacja urządzeń w celu oszczędzania energii.

Jeśli nie możesz wymienić urządzeń swojej firmy na energooszczędne uaktualnienia, zwłaszcza jeśli jesteś w trakcie ograniczania kosztów, skoncentruj się na bezpłatnych sposobach oszczędzania energii (i pieniędzy).

Może to oznaczać zachęcanie pracowników do upewnienia się, że woda nie jest pozostawiona, światła są wyłączone, a urządzenia są odłączane, gdy nie są używane. Inne bezpłatne sposoby oszczędzania energii i pieniędzy przez firmę obejmują korzystanie z naturalnego światła dziennego zamiast lamp w słoneczne dni, naprawianie przecieków powietrza w celu zapobiegania marnowaniu energii oraz upewnianie się, że drzwi i okna nie są otwarte.

Wynajem powierzchni biurowej to kolejny duży wydatek biznesowy. Wiele firm poszło zdalnie podczas pandemii COVID-19, a niektóre planują to utrzymać, przyjmując w pełni zdalny lub hybrydowy model pracy.

W miejscu pracy po pandemii przewiduje się, że firmy sprzedają lub zmienią przeznaczenie swoich nieruchomości biurowych na centra sąsiedzkie, przestrzenie coworkingowe, magazyny lub zakłady opieki nad dziećmi dla pracowników.

Zmieniając przeznaczenie lub zmniejszając powierzchnię biurową, możesz obniżyć czynsz, a także powtarzające się koszty mediów i utrzymania. Jeśli zdecydujesz się sprzedać swoją powierzchnię, całkowicie zrezygnujesz z tych kosztów.

Zdalna praca może oznaczać również inne korzyści: wielu pracowników chce mieć możliwość pracy z domu, 25% pracowników małych firm chce pracować w pełni zdalnie, a 61% wybiera model hybrydowy. Twoja firma również może na tym skorzystać, ponieważ 83% pracowników małych firm zgłasza zwiększoną produktywność w dojrzałym programie pracy zdalnej.

Należy wziąć pod uwagę, że korzystanie z usług zdalnych zmniejszy lub wyeliminuje koszty związane z posiadaniem powierzchni biurowej, ale możesz nabyć nowe koszty związane z pracą zdalną.

Mogą one obejmować podniesienie środków bezpieczeństwa cybernetycznego Twojej firmy i upewnienie się, że zespoły mają oprogramowanie do wideokonferencji i zarządzania projektami, którego potrzebują, aby pozostać w kontakcie.

Według firmy księgowej Cavanaugh & Co, LLP, przejście na czterodniowy tydzień pracy z pięciodniowego tygodnia pracy może obniżyć koszty płac o 20 procent. Alternatywnie możesz zmniejszyć liczbę godzin pracy z ośmiu do, powiedzmy, sześciu.

Może to być dobry kompromis polegający na zmniejszeniu kosztów wynagrodzeń bez zwalniania kogokolwiek.

Jeśli Twoja firma boryka się z problemami finansowymi, zadbaj o swoich obecnych pracowników, wprowadzając zamrożenie zatrudnienia na mniej istotne stanowiska i powstrzymaj się od obsadzania stanowisk, które stają się wolne z powodu normalnego wyczerpania.

Umożliwi to Twojej firmie ponowną ocenę struktury działów i podziału obowiązków między pracowników. Zamiast inwestować w nowych pracowników, bardziej opłacalne może być inwestowanie w pracowników, których już masz.

Szkolenie może kosztować firmy – w 2020 r. małe firmy wydały średnio 1678 USD na ucznia, ale istnieją tanie, a nawet bezpłatne sposoby na szkolenie i podnoszenie umiejętności swojego zespołu.

Proces ten rozpoczyna się od analizy luki w umiejętnościach. Jakich umiejętności brakuje twoim zespołom? Stamtąd możesz zapoznać się z bezpłatnymi i otwartymi systemami zarządzania nauczaniem (LMS), które mogą pomóc Twojej firmie promować rozwój umiejętności przy ograniczonym budżecie.

Podczas analizy zamrożenia zatrudnienia i luki w umiejętnościach może się okazać, że Twoja firma potrzebuje talentów o bardzo specyficznych umiejętnościach, których nie można po prostu nauczyć obecnych pracowników. W przypadku takich pozycji znieś zamrożenie zatrudniania.

Ważne jest również, aby pamiętać o obciążeniu pracą swoich pracowników w trakcie procesu zamrażania zatrudnienia i podnoszenia kwalifikacji oraz sprawdzać ich, aby upewnić się, że nie są przytłoczeni.

Aby zaoszczędzić na kosztach wynagrodzeń, możesz również wstrzymać podwyżki i promocje. Jeśli wybierzesz tę opcję, zachowaj przejrzystość i uczciwość wobec kogo to dotyczy — jeśli dotyczy wszystkich pracowników, powinno dotyczyć również pracowników szczebla kierowniczego.

Poinformuj swoich pracowników, że firma szuka sposobów na tymczasowe obniżenie kosztów i chce uniknąć zwolnień. Aby to zrobić, firma musi tymczasowo zamrozić wszystkie podwyżki i awanse, w tym dla kadry kierowniczej i kierownictwa.

Poinformuj, że zapoznasz się z tą decyzją i przekażesz zespołowi aktualizacje w określonym przedziale czasowym. Bardzo ważne jest, abyś dotrzymał obietnic komunikacyjnych.

Oszczędzaj zwolnienia w ostateczności

Niestety, czasami jedyną opcją będzie zwolnienie pracowników, ale powinno to być dokładnie przemyślane. Decyzja o zwolnieniu pracowników z powodu cięć budżetowych powinna być ostatecznością.

Jeśli zdecydujesz się zabrać swoją firmę zdalnie, aby zaoszczędzić na kosztach związanych z posiadaniem przestrzeni biurowej, koniecznie sprawdź zasoby pracy zdalnej firmy Capterra, które pomogą Ci po drodze.

Szukasz oprogramowania do zarządzania talentami? Sprawdź listę najlepszych rozwiązań oprogramowania do zarządzania talentami firmy Capterra.