ما هي المساعدين الافتراضيين؟ لماذا يجب أن تهتم وما تحتاج إلى معرفته

وفقًا لـ Gartner's Hype Cycle 2021 ، فإن المساعدين الافتراضيين على بعد سنتين إلى خمس سنوات من الوصول إلى مستوى ثابت ومتسق من الاستخدام في كل من إدارة رأس المال البشري (HCM) ومجالات التوظيف. هذا يعني أنك إذا لم تكن تستخدمها بعد ، فيجب أن تخطط للتنفيذ الآن للبقاء في الطليعة (البحث الكامل متاح لعملاء Gartner).

إذا لم تكن قد فكرت في الكيفية التي يمكن أن يساعدك بها المساعد الشخصي الافتراضي بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، فأنت في المكان المناسب. سيعلمك هذا الدليل ماهية المساعدين الافتراضيين ، وكيف يمكنك الاستفادة منهم لتنمية أعمالك الصغيرة ، وما هي أنواع البرامج التي يمكن أن تدعمك على طول الطريق.

ما هي المساعدين الافتراضيين؟

المساعد الافتراضي (VA) هو برنامج رقمي يفهم الأوامر الصوتية واللغة الطبيعية لأداء المهام المتكررة للأعمال. إنه ينفذ المهام المتكررة التي ، في السابق ، كان بإمكان البشر فقط إكمالها. تستخدم VAs تقنيات التعلم الدلالي والعميق مثل التخصيص والشبكات العصبية العميقة (DNNs) ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP) لأداء وظائفها.

قد يستثمر صاحب العمل في المساعدة الافتراضية لإكمال المهام الإدارية التي يؤديها عادةً مساعد إداري بشري ، بما في ذلك الرد على استفسارات العملاء ، والتعامل مع المعاملات المالية ، ومسك الدفاتر ، وتحديد المواعيد.

كيف يمكن للشركات الصغيرة الاستفادة من المساعدين الافتراضيين؟

مع ظهور برامج جديدة للذكاء الاصطناعي (AI) ، أصبح هناك المزيد والمزيد من الخيارات المتاحة التي يمكن الوصول إليها من قبل الشركات الصغيرة. إذا كنت تدير عملاً يتطلب مهامًا متكررة ولكن ليس لديك الموارد اللازمة لزيادة عدد الموظفين ، فمن المحتمل أن يكون المساعد الشخصي الافتراضي خيارًا ممتازًا بالنسبة لك.

تعمل أتمتة المهام العادية مثل إعداد المواعيد ، وإنشاء رسائل بريد إلكتروني تسويقية وإرسالها ، والرد تلقائيًا على استفسارات دعم العملاء ، أو إنشاء الفواتير ، على توفير وقتك لمعالجة المهام اليومية عالية القيمة. وحتى إذا كان لديك موظفون في وضع الاستعداد لتخفيف العبء ، فإن استخدام VA سيسمح لهم بالتركيز على وظائف ذات أولوية أعلى مثل التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي وإدارة المشاريع.

المناطق المتأثرة بالمساعدين الافتراضيين

يمكن أن يستفيد المساعدون الظاهريون من المؤسسات الكبيرة والصغيرة لأن جميع الشركات تتعامل مع المهام المتكررة في عملياتها اليومية. بغض النظر عن حجم عملك ، هناك مجالان بارزان للاستفادة من استخدام برامج المساعدة الافتراضية هما إدارة رأس المال البشري والتوظيف .

الآن دعنا نلقي نظرة فاحصة على هذين المجالين لنرى كيف يمكن أن يكون لل VA تأثير ، لا سيما في حالة الشركات الصغيرة.

يعد المساعدون الظاهريون ممتازين لمهام HCM التي تتطلب عادةً من الموظفين تسجيل الدخول إلى بوابة عبر الإنترنت أو البحث عن معلومات على شبكة الإنترانت الخاصة بالعمل أو موقع المحور. وفقًا لـ Hype Cycle من Gartner ، يريد الموظفون تفاعلات أكثر تخصيصًا تشبه تقنيات المستهلك الشائعة مثل Google Home أو Amazon Alexa.

تسمح VAs لهؤلاء الموظفين (الأصغر سنًا عادةً) بإكمال معاملة أو الحصول على معلومات الموارد البشرية دون المرور بعملية مرهقة لتسجيل الدخول وتحديد موقع المعلومات من خلال التنقل في موقع الويب. مع نمو نضج VA مع استخدام معالجة اللغة الطبيعية وتوليد اللغة الطبيعية ، ستكون المساعدة الافتراضية قادرة على التصرف نيابة عن الموظفين في المواقف المعقدة بشكل متزايد.

المساعدون المساعدون هي أيضًا أدوات قوية عندما يتعلق الأمر بعملية التوظيف. بالنسبة للوظائف التي تواجه المجند ، فإنهم قادرون على إجراء مشاركة المرشح ، واستئناف المصدر والشاشة ، وإكمال المهام الإدارية مثل جدولة المقابلة مع المتابعة التلقائية.

بالنسبة للتطبيقات التي تواجه المرشح ، يمكن للبرامج المساعدة المساعدة في الأسئلة المتداولة والتنقل في بوابات الويب الخاصة بالمواهب ، وتقديم عمليات بحث عن وظائف محادثة ، وتزويد المرشح بالإشراف والتتبع للعملية بأكملها.

لا تؤدي هذه الكفاءات فقط إلى إنشاء تجربة أكثر سهولة في الاستخدام للموظفين والمرشحين على حدٍ سواء ، ولكنها تؤثر أيضًا على مقاييس التوظيف المهمة مثل الوقت المطلوب لملءه ورضا المرشح.

أنظمة البرمجيات التي تدعم المساعدين الافتراضيين

الذكاء الاصطناعي (AI)

يعد برنامج الذكاء الاصطناعي النوع الرئيسي من البرامج التي تتضمن وظيفة المساعد الشخصي الافتراضي (VPA). تساعد هذه الأدوات في توسيع نطاق عمليات عملك من خلال تحسين العمليات باستخدام أتمتة سير العمل والتحليلات التنبؤية ، وتحسين وقت استجابة العميل باستخدام روبوتات الدردشة متعددة اللغات ، وبالطبع توفير الوقت عن طريق أتمتة المهام منخفضة المستوى باستخدام VPAs.

AI للمحادثة

تساعد مجموعة فرعية من برامج الذكاء الاصطناعي ومنصات الذكاء الاصطناعي للمحادثات على تطوير وتنفيذ حلول لأتمتة خدمة العملاء ومشاركة العملاء والتفاعلات بين الإنسان والحاسوب من خلال استخدام معالجة اللغة الطبيعية وتوليد اللغة الطبيعية. يتعامل هؤلاء الوكلاء الافتراضيون مع العملاء أكثر من برامج الذكاء الاصطناعي العادية ، ويعملون كجهات اتصال تساعد العملاء على إكمال المهام دون الحاجة إلى تدخل بشري نيابة عن شركتك.

لست مستعدًا بعد لاعتماد مساعد افتراضي؟ فيما يلي بعض الأفكار لسد الفجوة

إذا لم يكن لديك الموارد أو كنت بحاجة إلى اعتماد مساعد افتراضي كامل (حتى الآن) ، فهناك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها البدء في ملاحظة الفوائد أو على الأقل العمل على إنشاء سير عمل أكثر تلقائية للمهام العادية.

أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) : بينما يكمل برنامج RPA بعض المهام نفسها مثل VPA ، فإن هذا الحل أكثر آلية ومحددة مسبقًا مقارنة بـ VPA الذي يستخدم التعلم الآلي. يستخدم برنامج RPA قواعد محددة لأتمتة سير العمل والإجراءات التي تتطلب عادةً جهدًا يدويًا متكررًا.

يمكن للبرنامج تسجيل الدخول ذاتيًا إلى الأنظمة ، وإدخال البيانات ، والحساب ، وإنهاء مهمة محددة ، ثم تسجيل الخروج بأقل تدخل بشري أو بدونه. بدلاً من برنامج VA الكامل ، يعد برنامج RPA طريقة رائعة لتجربة الفوائد التي يمكن أن يقدمها المساعد الافتراضي دون الالتزام الكامل.

تحسين الموارد المعلوماتية والعمليات التي تواجه العملاء: هناك خيار آخر وهو إلقاء نظرة على كيفية قيامك بالأشياء الآن في محاولة لتبسيط العمليات التي قد يساعد فيها المساعد الافتراضي.

• هل يحتوي موقع الويب الخاص بك على صفحة الأسئلة المتداولة محددة بوضوح؟
• هل هناك معلومات يمكنك إضافتها إليها لجعلها أكثر إفادة؟
• ما مدى صعوبة العثور على المعلومات أو إكمال المهام البسيطة على العملاء من خلال موقع الويب أو البريد الإلكتروني الخاص بك؟
• ما الذي يمكنك فعله لتبسيط العمليات أو إزالة الخطوات فيها حتى يكون لدى العملاء (وأنت) وقتًا أسهل؟

سيساعدك التفكير بشكل استراتيجي حول كيفية إنشاء كفاءة داخل مؤسستك على أن تصبح أكثر كفاءة ويساعدك على تحديد المجالات التي تبرر اعتماد VPA كامل.

ملاحظة: التطبيقات المذكورة في هذه المقالة هي أمثلة لإظهار ميزة في السياق وليس المقصود منها أن تكون مصادقات أو توصيات. تم الحصول عليها من مصادر يعتقد أنها موثوقة وقت النشر.