什麼是虛擬助手？ 為什麼你應該關心和你需要知道什麼

已發表: 2022-06-03

通過虛擬助手徹底改變您的人力資本管理和招聘。

根據 Gartner 的 2021 年炒作週期，虛擬助理距離在人力資本管理 (HCM) 和招聘領域達到穩定一致的使用水平還有兩到五年的時間。 這意味著如果您還沒有使用它們，您應該立即計劃實施以保持領先地位（Gartner 客戶可以使用完整的研究）。

如果您還沒有考慮過虛擬個人助理如何為小企業主提供幫助，那麼您來對地方了。 本指南將教您什麼是虛擬助手，如何利用它們來發展您的小型企業，以及哪些類型的軟件可以在此過程中為您提供支持。

什麼是虛擬助手？

虛擬助手 (VA) 是一種數字程序，可以理解語音命令和自然語言，以便為企業執行重複性任務。 它執行以前只有人類才能完成的重複性任務。 VA 使用語義和深度學習技術，如個性化、深度神經網絡 (DNN) 和自然語言處理 (NLP) 來執行其功能。

企業主可能會投資虛擬協助來完成通常由人工行政助理執行的管理任務，包括響應客戶查詢、處理金融交易、簿記和約會設置。

小型企業如何利用虛擬助手？

隨著新人工智能 (AI) 軟件的引入，小型企業可以使用越來越多的選項。 如果您經營的企業需要重複性任務但沒有資源來增加員工人數，那麼虛擬個人助理可能是您的絕佳選擇。

這是人工智能軟件如何幫助完成演示翻譯等任務的一個例子。
來自 Brian 的 AI 促進的演示翻譯工作流程示例（來源）

自動化日常任務，如預約設置、創建和發送營銷電子郵件、自動回复客戶支持查詢或生成發票，可以讓您騰出時間來處理高價值的日常任務。 即使您確實有人員待命以減輕負擔，使用 VA 也可以讓他們專注於更高優先級的功能，例如社交媒體營銷和項目管理。

這對像我這樣的小企業意味著什麼？

如果在您的小型企業中聘請人工助理感覺遙不可及，那麼找到負擔得起且功能豐富的虛擬助理就可以了。 除了自動執行重複性任務之外，它還可以釋放您的精神能量，讓您更有創造力地應對您的業務在成長過程中將面臨的重大挑戰和機遇。

受虛擬助手影響的領域

虛擬助手可以使大大小小的組織受益，因為所有企業都在日常運營中處理重複性任務。 無論您的企業規模如何，可以從 VA 的使用中受益的兩個突出領域是人力資本管理和招聘。

現在讓我們仔細看看這兩個領域，看看 VA 如何產生影響，尤其是在小企業的情況下。

1

人力資本管理

虛擬助手非常適合 HCM 任務，這些任務通常需要員工登錄在線門戶或在企業的 Intranet 或中心網站上查找信息。 根據 Gartner 的炒作週期，員工想要更個性化的交互，類似於 Google Home 或 Amazon Alexa 等流行的消費技術。

VA 允許這些（通常是年輕的）員工完成交易或獲取 HR 信息，而無需通過繁瑣的登錄和通過網站導航定位信息的過程。 隨著 VA 成熟度隨著自然語言處理和自然語言生成的使用而增長，虛擬助手將能夠在日益複雜的情況下代表員工採取行動。

2

招聘

在招聘過程中，VA 也是強大的工具。 對於面向招聘人員的職能，他們能夠進行候選人參與、獲取和篩選簡歷，並完成管理任務，例如自動跟進的面試安排。

對於面向候選人的應用程序，VA 可以協助解決常見問題和人才門戶網站的導航，提供對話式職位搜索，並為候選人提供整個過程的監督和跟踪。

這些效率不僅為招聘人員和候選人創造了更加用戶友好的體驗，而且還影響了重要的招聘指標，如招聘時間和候選人滿意度。

支持虛擬助手的軟件系統

人工智能 (AI)

人工智能軟件是包含虛擬個人助理 (VPA) 功能的主要軟件類型。 這些工具通過使用工作流自動化和預測分析優化流程來幫助擴展您的業務運營，使用多語言聊天機器人提高客戶響應時間，當然，通過使用 VPA 自動執行低級任務來節省時間。

人工智能輔助的自動調度工作流程是什麼樣的。
來自 Smith.ai 的自動調度工作流程（來源）

對話式人工智能

作為人工智能軟件的一個子集，對話式人工智能平台通過使用自然語言處理和自然語言生成，幫助開發和實施自動化客戶服務、客戶參與和人機交互的解決方案。 這些虛擬代理比常規 AI 軟件更面向客戶，充當聯絡人，幫助客戶完成任務，而無需代表貴公司進行人工干預。

對話式 AI 平台的示例。
Boost.AI 中對話式 AI 軟件的示例（來源）

還沒準備好採用虛擬助手？ 以下是一些彌合差距的想法

如果您沒有資源或需要採用成熟的虛擬助手（尚未），您可以通過一些方法開始觀察其好處，或者至少努力為平凡的任務創建更自動化的工作流程。

機器人流程自動化 (RPA) ：雖然 RPA 軟件完成了一些與 VPA 相同的任務，但與使用機器學習的 VPA 相比，此解決方案的自動化程度和預定義程度略高。 RPA 軟件使用定義的規則來自動化通常需要重複手動工作的工作流和操作。

該軟件可以自行登錄系統、輸入數據、計算、完成特定任務，然後在最少或沒有人為乾擾的情況下註銷。 代替成熟的 VA，RPA 軟件是體驗虛擬助手可以提供的好處的好方法，而無需做出完全承諾。

機器人過程自動化工作流的示例。
機器人流程自動化平台上的工作流程設計自動化 RPA（來源）

改進信息資源和麵向客戶的流程：另一個選擇是看看您現在是如何做事的，以簡化 VA 可以幫助的流程。

  • 您的網站是否有明確標記的常見問題頁面？
  • 您是否可以添加一些信息以使其更有幫助？
  • 客戶通過您的網站或電子郵件查找信息或完成簡單任務有多難？
  • 您可以做些什麼來簡化流程或刪除其中的步驟，以便客戶（和您）過得更輕鬆？

戰略性地思考如何在組織內創造效率將幫助您提高效率，並幫助您確定有理由採用成熟的 VPA 的領域。

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注意：本文中提到的應用程序是在上下文中顯示功能的示例，不作為認可或推薦。 它們是從在出版時被認為可靠的來源獲得的。