O que são assistentes virtuais? Por que você deve se importar e o que você precisa saber

De acordo com o Hype Cycle de 2021 do Gartner, os assistentes virtuais estão a dois a cinco anos de atingir um nível de uso estável e consistente tanto no gerenciamento de capital humano (HCM) quanto nos campos de recrutamento. Isso significa que, se você ainda não os estiver usando, deve planejar sua implementação agora para ficar à frente da curva (pesquisa completa disponível para clientes do Gartner).

Se você ainda não considerou como um assistente pessoal virtual pode ajudá-lo como proprietário de uma pequena empresa, você está no lugar certo. Este guia ensinará o que são assistentes virtuais, como você pode aproveitá-los para expandir sua pequena empresa e quais tipos de software podem apoiá-lo ao longo do caminho.

O que são assistentes virtuais?

Um assistente virtual (VA) é um programa digital que entende comandos de voz e linguagem natural para realizar tarefas repetitivas para uma empresa. Ele executa tarefas recorrentes que, anteriormente, apenas humanos podiam concluir. Os VAs usam tecnologias semânticas e de aprendizado profundo, como personalização, redes neurais profundas (DNNs) e processamento de linguagem natural (NLP) para executar suas funções.

Um proprietário de empresa pode investir em assistência virtual para concluir tarefas administrativas normalmente executadas por um assistente administrativo humano, incluindo responder a consultas de clientes, lidar com transações financeiras, escrituração contábil e configuração de compromissos.

Como as pequenas empresas podem aproveitar os assistentes virtuais?

Com o aumento da introdução de novos softwares de inteligência artificial (IA), há cada vez mais opções disponíveis para pequenas empresas. Se você administra um negócio que exige tarefas repetitivas, mas não tem recursos para aumentar seu número de funcionários, um assistente pessoal virtual provavelmente é uma excelente opção para você.

Automatizar tarefas mundanas, como definir compromissos, criar e enviar e-mails de marketing, responder automaticamente a consultas de suporte ao cliente ou gerar faturas, libera seu tempo para lidar com tarefas diárias de alto valor. E mesmo que você tenha pessoal de prontidão para aliviar a carga, a utilização de um VA permitirá que eles se concentrem em funções de maior prioridade, como marketing de mídia social e gerenciamento de projetos.

Áreas impactadas por assistentes virtuais

Os assistentes virtuais podem beneficiar organizações grandes e pequenas, pois todas as empresas lidam com tarefas repetitivas em suas operações diárias. Independentemente do tamanho do seu negócio, duas áreas que se destacam por se beneficiarem do uso de VAs são a gestão do capital humano e o recrutamento .

Agora vamos dar uma olhada nessas duas áreas para ver como os VAs podem causar impacto, principalmente no caso de pequenas empresas.

Os assistentes virtuais são excelentes para tarefas de HCM que geralmente exigem que os funcionários façam login em um portal on-line ou busquem informações na intranet ou no site do hub de uma empresa. De acordo com o Hype Cycle do Gartner, os funcionários querem interações mais personalizadas que se assemelhem a tecnologias de consumo populares, como Google Home ou Amazon Alexa.

Os VAs permitem que esses funcionários (normalmente mais jovens) concluam uma transação ou obtenham informações de RH sem passar pelo processo complicado de fazer login e localizar informações por meio da navegação no site. À medida que a maturidade do VA cresce com o uso de processamento de linguagem natural e geração de linguagem natural, a assistência virtual poderá atuar em nome dos funcionários em situações cada vez mais complexas.

VAs também são ferramentas poderosas quando se trata do processo de recrutamento. Para funções voltadas para o recrutador, eles podem conduzir o engajamento de candidatos, currículos de origem e tela e concluir tarefas administrativas, como agendamento de entrevistas com acompanhamento automático.

Para aplicativos voltados para o candidato, os VAs podem ajudar com perguntas frequentes e navegação de portais da web de talentos, fornecer pesquisas de emprego de conversação e fornecer ao candidato supervisão e rastreamento de todo o processo.

Essas eficiências não apenas criam uma experiência mais amigável para recrutadores e candidatos, mas também afetam importantes métricas de recrutamento, como tempo de preenchimento e satisfação do candidato.

Sistemas de software que suportam assistentes virtuais

Inteligência Artificial (IA)

O software de inteligência artificial é o principal tipo de software que inclui a funcionalidade de assistente pessoal virtual (VPA). Essas ferramentas ajudam a dimensionar suas operações de negócios otimizando processos com automação de fluxo de trabalho e análise preditiva, melhoram o tempo de resposta do cliente com chatbots em vários idiomas e, claro, economizam tempo automatizando tarefas de baixo nível com VPAs.

IA conversacional

Um subconjunto de software de IA, as plataformas de IA de conversação ajudam a desenvolver e implementar soluções para automatizar o atendimento ao cliente, o envolvimento do cliente e as interações homem-computador por meio do uso de processamento de linguagem natural e geração de linguagem natural. Mais voltados para o cliente do que o software de IA comum, esses agentes virtuais atuam como ligações que ajudam os clientes a concluir tarefas sem a necessidade de intervenção humana em nome de sua empresa.

Ainda não está pronto para adotar um assistente virtual? Aqui estão algumas ideias para preencher a lacuna

Se você não tem os recursos ou a necessidade de adotar um assistente virtual completo (ainda), existem algumas maneiras de começar a observar os benefícios ou pelo menos trabalhar para criar um fluxo de trabalho mais automatizado para tarefas mundanas.

Automação de processos robóticos (RPA) : embora o software RPA conclua algumas das mesmas tarefas que um VPA, essa solução é um pouco mais automatizada e predefinida em comparação com um VPA que usa aprendizado de máquina. O software RPA usa regras definidas para automatizar fluxos de trabalho e ações que normalmente exigem esforço manual repetitivo.

O software pode fazer login automaticamente em sistemas, inserir dados, computar, concluir uma tarefa específica e, em seguida, efetuar logout com mínima ou nenhuma interferência humana. Em vez de um VA completo, o software RPA é uma ótima maneira de experimentar os benefícios que um assistente virtual pode oferecer sem se comprometer totalmente.

Melhorar os recursos informativos e os processos voltados para o cliente: Outra opção é dar uma olhada em como você está fazendo as coisas agora em um esforço para simplificar os processos com os quais um VA ajudaria.

• Seu site tem uma página de perguntas frequentes claramente marcada?
• Há informações que você pode adicionar a ele para torná-lo mais útil?
• Quão difícil é para os clientes encontrar informações ou concluir tarefas simples por meio de seu site ou e-mail?
• O que você pode fazer para otimizar processos ou remover etapas para que os clientes (e você) tenham mais facilidade?

Pensar estrategicamente sobre como criar eficiência em sua organização o ajudará a se tornar mais eficiente e a identificar áreas que justificam a adoção de um VPA completo.

Observação: os aplicativos mencionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso no contexto e não se destinam a endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis ​​no momento da publicação.