Czym są wirtualni asystenci? Dlaczego powinieneś się troszczyć i co musisz wiedzieć

Według raportu Gartnera 2021 Hype Cycle, wirtualni asystenci dzielą od dwóch do pięciu lat od osiągnięcia stabilnego i spójnego poziomu wykorzystania zarówno w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim (HCM), jak i rekrutacji. Oznacza to, że jeśli jeszcze ich nie używasz, powinieneś planować wdrożenie już teraz, aby wyprzedzić konkurencję (pełne badanie dostępne dla klientów Gartnera).

Jeśli nie zastanawiałeś się, w jaki sposób wirtualny osobisty asystent może Ci pomóc jako właścicielowi małej firmy, jesteś we właściwym miejscu. Z tego przewodnika dowiesz się, czym są wirtualni asystenci, w jaki sposób możesz ich wykorzystać do rozwoju małej firmy oraz jakie rodzaje oprogramowania mogą Ci pomóc.

Czym są wirtualni asystenci?

Wirtualny asystent (VA) to cyfrowy program, który rozumie polecenia głosowe i język naturalny, aby wykonywać powtarzalne zadania dla firmy. Wykonuje powtarzające się zadania, które wcześniej mogli wykonać tylko ludzie. VA do wykonywania swoich funkcji wykorzystują semantyczne i głębokie technologie uczenia, takie jak personalizacja, głębokie sieci neuronowe (DNN) i przetwarzanie języka naturalnego (NLP).

Właściciel firmy może zainwestować w wirtualną pomoc w wykonywaniu zadań administracyjnych zwykle wykonywanych przez asystenta administracyjnego, w tym odpowiadanie na zapytania klientów, obsługę transakcji finansowych, prowadzenie ksiąg rachunkowych i ustalanie terminów.

Jak małe firmy mogą wykorzystać wirtualnych asystentów?

Wraz ze wzrostem liczby nowych programów wykorzystujących sztuczną inteligencję (AI) pojawia się coraz więcej opcji dostępnych dla małych firm. Jeśli prowadzisz firmę, która wymaga powtarzalnych zadań, ale nie masz środków na zwiększenie zatrudnienia, wirtualny asystent osobisty jest prawdopodobnie doskonałą opcją dla Ciebie.

Automatyzacja przyziemnych zadań, takich jak ustalanie terminów, tworzenie i wysyłanie marketingowych wiadomości e-mail, automatyczne odpowiadanie na zapytania obsługi klienta lub generowanie faktur, uwalnia Twój czas na zajmowanie się codziennymi zadaniami o wysokiej wartości. A nawet jeśli masz personel w gotowości, aby zmniejszyć obciążenie, korzystanie z VA pozwoli im skupić się na funkcjach o wyższym priorytecie, takich jak marketing w mediach społecznościowych i zarządzanie projektami.

Obszary, na które mają wpływ wirtualni asystenci

Wirtualni asystenci mogą przynieść korzyści zarówno dużym, jak i małym organizacjom, ponieważ wszystkie firmy w swojej codziennej działalności zajmują się powtarzalnymi zadaniami. Niezależnie od wielkości Twojej firmy, dwa obszary, które wyróżniają się możliwością skorzystania z zastosowania VA, to zarządzanie kapitałem ludzkim i rekrutacja .

Przyjrzyjmy się teraz bliżej tym dwóm obszarom, aby zobaczyć, jak VA mogą wywierać wpływ, szczególnie w przypadku małych firm.

Wirtualni asystenci doskonale nadają się do zadań HCM, które zwykle wymagają od pracowników zalogowania się do portalu internetowego lub wyszukania informacji w firmowym intranecie lub witrynie sieciowej. Według Hype Cycle firmy Gartner pracownicy chcą bardziej spersonalizowanych interakcji, które przypominają popularne technologie konsumenckie, takie jak Google Home czy Amazon Alexa.

VA umożliwiają tym (zazwyczaj młodszym) pracownikom dokończenie transakcji lub uzyskanie informacji HR bez przechodzenia przez uciążliwy proces logowania i wyszukiwania informacji poprzez nawigację w witrynie. Wraz ze wzrostem dojrzałości VA z wykorzystaniem przetwarzania języka naturalnego i generowania języka naturalnego, wirtualna pomoc będzie mogła działać w imieniu pracowników w coraz bardziej złożonych sytuacjach.

VA to także potężne narzędzia w procesie rekrutacji. W przypadku funkcji skierowanych do rekruterów są w stanie prowadzić zaangażowanie kandydatów, wznawiać źródła i ekrany oraz wykonywać zadania administracyjne, takie jak planowanie rozmów kwalifikacyjnych z automatycznymi działaniami następczymi.

W przypadku aplikacji skierowanych do kandydatów VA mogą pomóc w odpowiedzi na często zadawane pytania i nawigację w portalach internetowych talentów, prowadzić konwersacyjne wyszukiwanie ofert pracy oraz zapewniać kandydatowi nadzór i śledzenie całego procesu.

Te usprawnienia nie tylko zapewniają bardziej przyjazne dla użytkownika doświadczenie zarówno dla rekruterów, jak i kandydatów, ale także wpływają na ważne wskaźniki rekrutacji, takie jak czas do wypełnienia i satysfakcja kandydata.

Systemy oprogramowania obsługujące wirtualnych asystentów

Sztuczna inteligencja (AI)

Oprogramowanie sztucznej inteligencji to główny rodzaj oprogramowania, który obejmuje funkcję wirtualnego asystenta osobistego (VPA). Narzędzia te pomagają skalować operacje biznesowe poprzez optymalizację procesów dzięki automatyzacji przepływu pracy i analizom predykcyjnym, poprawiają czas reakcji klientów dzięki wielojęzycznym chatbotom i oczywiście oszczędzają czas, automatyzując zadania niskiego poziomu za pomocą VPA.

Konwersacyjna sztuczna inteligencja

Podzbiór oprogramowania AI, konwersacyjne platformy AI pomagają opracowywać i wdrażać rozwiązania do automatyzacji obsługi klienta, zaangażowania klienta i interakcji człowiek-komputer dzięki wykorzystaniu przetwarzania języka naturalnego i generowania języka naturalnego. Ci wirtualni agenci, bardziej zorientowani na klienta niż zwykłe oprogramowanie AI, działają jako łączniki, którzy pomagają klientom wykonywać zadania bez konieczności interwencji człowieka w imieniu firmy.

Nie jesteś jeszcze gotowy na przyjęcie wirtualnego asystenta? Oto kilka pomysłów na wypełnienie luki

Jeśli nie masz zasobów lub nie musisz (jeszcze) adoptować pełnoprawnego wirtualnego asystenta, możesz zacząć obserwować korzyści lub przynajmniej pracować nad stworzeniem bardziej zautomatyzowanego przepływu pracy dla przyziemnych zadań.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) : Chociaż oprogramowanie RPA wykonuje niektóre z tych samych zadań, co VPA, to rozwiązanie jest nieco bardziej zautomatyzowane i wstępnie zdefiniowane w porównaniu z VPA, które wykorzystuje uczenie maszynowe. Oprogramowanie RPA wykorzystuje zdefiniowane reguły do ​​automatyzacji przepływów pracy i działań, które zazwyczaj wymagają powtarzalnego, ręcznego wysiłku.

Oprogramowanie może samodzielnie logować się do systemów, wprowadzać dane, wykonywać obliczenia, zakończyć określone zadanie, a następnie wylogować się z minimalną ingerencją człowieka lub bez niej. Zamiast pełnoprawnego wirtualnego asystenta, oprogramowanie RPA to świetny sposób na poznanie korzyści, jakie może zaoferować wirtualny asystent bez pełnego zaangażowania.

Ulepszanie zasobów informacyjnych i procesów skierowanych do klientów: Inną opcją jest przyjrzenie się, jak robisz teraz różne rzeczy, aby usprawnić procesy, w których VA może pomóc.

• Czy Twoja witryna ma wyraźnie oznaczoną stronę z często zadawanymi pytaniami?
• Czy możesz dodać do niego informacje, które będą bardziej przydatne?
• Jak trudno jest klientom znaleźć informacje lub wykonać proste zadania za pośrednictwem Twojej witryny internetowej lub poczty e-mail?
• Co możesz zrobić, aby usprawnić procesy lub usunąć w nich etapy, aby klienci (i Ty) mieli łatwiejszy czas?

Strategiczne myślenie o tym, jak zwiększyć wydajność w swojej organizacji, pomoże Ci stać się bardziej wydajnym i pomoże zidentyfikować obszary, które uzasadniają przyjęcie pełnoprawnego VPA.

Uwaga: aplikacje wymienione w tym artykule są przykładami pokazującymi funkcję w kontekście i nie są przeznaczone jako rekomendacje ani rekomendacje. Zostały one uzyskane ze źródeł uznawanych w momencie publikacji za wiarygodne.