Que sont les assistants virtuels ? Pourquoi vous devriez vous en soucier et ce que vous devez savoir

Selon le Hype Cycle 2021 de Gartner, les assistants virtuels sont à deux à cinq ans d'atteindre un niveau d'utilisation stable et cohérent à la fois dans les domaines de la gestion du capital humain (HCM) et du recrutement. Cela signifie que si vous ne les utilisez pas encore, vous devez planifier votre implémentation maintenant pour garder une longueur d'avance (recherche complète disponible pour les clients de Gartner).

Si vous n'avez pas réfléchi à la façon dont un assistant personnel virtuel peut vous aider en tant que propriétaire de petite entreprise, vous êtes au bon endroit. Ce guide vous apprendra ce que sont les assistants virtuels, comment vous pouvez les exploiter pour développer votre petite entreprise et quels types de logiciels peuvent vous aider tout au long du processus.

Que sont les assistants virtuels ?

Un assistant virtuel (VA) est un programme numérique qui comprend les commandes vocales et le langage naturel pour effectuer des tâches répétitives pour une entreprise. Il exécute des tâches récurrentes que, auparavant, seuls les humains pouvaient accomplir. Les VA utilisent des technologies sémantiques et d'apprentissage en profondeur telles que la personnalisation, les réseaux de neurones profonds (DNN) et le traitement du langage naturel (NLP) pour remplir leurs fonctions.

Un propriétaire d'entreprise peut investir dans une assistance virtuelle pour effectuer des tâches administratives généralement effectuées par un assistant administratif humain, notamment répondre aux questions des clients, gérer les transactions financières, la tenue de livres et la prise de rendez-vous.

Comment les petites entreprises peuvent-elles tirer parti des assistants virtuels ?

Avec l'augmentation de l'introduction de nouveaux logiciels d'intelligence artificielle (IA), de plus en plus d'options sont disponibles et accessibles aux petites entreprises. Si vous dirigez une entreprise qui nécessite des tâches répétitives mais que vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour augmenter vos effectifs, un assistant personnel virtuel est probablement une excellente option pour vous.

L'automatisation de tâches banales telles que la prise de rendez-vous, la création et l'envoi d'e-mails marketing, la réponse automatique aux demandes d'assistance client ou la génération de factures vous libère du temps pour effectuer des tâches quotidiennes de grande valeur. Et même si vous avez du personnel en attente pour alléger la charge, l'utilisation d'un VA leur permettra de se concentrer sur des fonctions plus prioritaires comme le marketing des médias sociaux et la gestion de projet.

Zones impactées par les assistants virtuels

Les assistants virtuels peuvent profiter aux grandes et petites entreprises puisque toutes les entreprises sont confrontées à des tâches répétitives dans leurs opérations quotidiennes. Quelle que soit la taille de votre entreprise, deux domaines qui se démarquent comme étant sur le point de bénéficier de l'utilisation des AV sont la gestion du capital humain et le recrutement .

Examinons maintenant de plus près ces deux domaines pour voir comment les AV peuvent avoir un impact, en particulier dans le cas des petites entreprises.

Les assistants virtuels sont excellents pour les tâches HCM qui nécessitent généralement que les employés se connectent à un portail en ligne ou recherchent des informations sur l'intranet ou le site Web central d'une entreprise. Selon Hype Cycle de Gartner, les employés veulent des interactions plus personnalisées qui ressemblent à des technologies grand public populaires comme Google Home ou Amazon Alexa.

Les assistants virtuels permettent à ces employés (généralement plus jeunes) d'effectuer une transaction ou d'obtenir des informations RH sans passer par le processus fastidieux de connexion et de localisation des informations via la navigation sur le site Web. Au fur et à mesure que la maturité de l'AV grandit avec l'utilisation du traitement du langage naturel et de la génération du langage naturel, l'assistance virtuelle pourra agir au nom des employés dans des situations de plus en plus complexes.

Les AV sont également des outils puissants en matière de processus de recrutement. Pour les fonctions en contact direct avec les recruteurs, ils sont en mesure de mener l'engagement des candidats, de rechercher et de filtrer les CV et d'effectuer des tâches administratives telles que la planification des entretiens avec un suivi automatique.

Pour les candidatures destinées aux candidats, les VA peuvent aider avec les questions fréquemment posées et la navigation sur les portails Web de talents, effectuer des recherches d'emploi conversationnelles et fournir au candidat une supervision et un suivi de l'ensemble du processus.

Non seulement ces efficacités créent une expérience plus conviviale pour les recruteurs et les candidats, mais elles ont également un impact sur des mesures de recrutement importantes telles que le temps de recrutement et la satisfaction des candidats.

Systèmes logiciels prenant en charge les assistants virtuels

Intelligence Artificielle (IA)

Le logiciel d'intelligence artificielle est le principal type de logiciel qui inclut la fonctionnalité d'assistant personnel virtuel (VPA). Ces outils vous aident à faire évoluer vos opérations commerciales en optimisant les processus grâce à l'automatisation des flux de travail et à l'analyse prédictive, à améliorer le temps de réponse des clients avec des chatbots multilingues et, bien sûr, à gagner du temps en automatisant les tâches de bas niveau avec les VPA.

IA conversationnelle

Un sous-ensemble de logiciels d'IA, les plates-formes d'IA conversationnelles aident à développer et à mettre en œuvre des solutions pour automatiser le service client, l'engagement client et les interactions homme-machine grâce à l'utilisation du traitement du langage naturel et de la génération du langage naturel. Plus orientés client que les logiciels d'IA classiques, ces agents virtuels agissent comme des agents de liaison qui aident les clients à accomplir des tâches sans nécessiter d'intervention humaine au nom de votre entreprise.

Pas encore prêt à adopter un assistant virtuel ? Voici quelques idées pour combler le fossé

Si vous n'avez pas (encore) les ressources ou la nécessité d'adopter un assistant virtuel à part entière, vous pouvez commencer à observer les avantages ou au moins travailler à la création d'un flux de travail plus automatisé pour les tâches banales.

Automatisation des processus robotiques (RPA) : bien que le logiciel RPA effectue certaines des mêmes tâches qu'un VPA, cette solution est légèrement plus automatisée et prédéfinie par rapport à un VPA qui utilise l'apprentissage automatique. Le logiciel RPA utilise des règles définies pour automatiser les flux de travail et les actions qui nécessitent généralement des efforts manuels répétitifs.

Le logiciel peut se connecter automatiquement aux systèmes, entrer des données, calculer, terminer une tâche spécifique, puis se déconnecter avec une interférence humaine minimale ou nulle. Au lieu d'un VA à part entière, le logiciel RPA est un excellent moyen de découvrir les avantages qu'un assistant virtuel peut offrir sans s'engager pleinement.

Améliorer les ressources informationnelles et les processus en contact avec les clients : une autre option consiste à examiner comment vous faites les choses actuellement dans le but de rationaliser les processus qu'un VA aiderait.

• Votre site Web a-t-il une page de questions fréquemment posées clairement indiquée ?
• Y a-t-il des informations que vous pouvez ajouter pour le rendre plus utile ?
• Est-il difficile pour les clients de trouver des informations ou d'effectuer des tâches simples via votre site Web ou par e-mail ?
• Que pouvez-vous faire pour rationaliser les processus ou en supprimer des étapes afin que les clients (et vous) aient plus de facilité ?

Réfléchir stratégiquement à la façon de créer de l'efficacité au sein de votre organisation vous aidera à devenir plus efficace et vous aidera à identifier les domaines qui justifient l'adoption d'un APV à part entière.

Remarque : Les applications mentionnées dans cet article sont des exemples pour montrer une fonctionnalité dans son contexte et ne sont pas destinées à être des recommandations ou des recommandations. Ils ont été obtenus à partir de sources considérées comme fiables au moment de la publication.