Was sind virtuelle Assistenten? Warum Sie sich interessieren sollten und was Sie wissen müssen

Laut Gartners 2021 Hype Cycle sind virtuelle Assistenten zwei bis fünf Jahre davon entfernt, sowohl im Human Capital Management (HCM) als auch im Recruiting-Bereich ein stabiles und konsistentes Nutzungsniveau zu erreichen. Das bedeutet, wenn Sie sie noch nicht verwenden, sollten Sie Ihre Implementierung jetzt planen, um der Zeit voraus zu sein (vollständige Recherche für Gartner-Kunden verfügbar).

Wenn Sie noch nicht darüber nachgedacht haben, wie ein virtueller persönlicher Assistent Ihnen als Kleinunternehmer helfen kann, sind Sie hier genau richtig. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was virtuelle Assistenten sind, wie Sie sie für das Wachstum Ihres Kleinunternehmens einsetzen können und welche Arten von Software Sie dabei unterstützen können.

Was sind virtuelle Assistenten?

Ein virtueller Assistent (VA) ist ein digitales Programm, das Sprachbefehle und natürliche Sprache versteht, um sich wiederholende Aufgaben für ein Unternehmen auszuführen. Es führt wiederkehrende Aufgaben aus, die zuvor nur Menschen erledigen konnten. VAs verwenden semantische und Deep-Learning-Technologien wie Personalisierung, Deep Neural Networks (DNNs) und Natural Language Processing (NLP), um ihre Funktionen auszuführen.

Ein Geschäftsinhaber kann in virtuelle Unterstützung investieren, um Verwaltungsaufgaben zu erledigen, die normalerweise von einem menschlichen Verwaltungsassistenten ausgeführt werden, einschließlich der Beantwortung von Kundenanfragen, der Abwicklung von Finanztransaktionen, der Buchhaltung und der Terminvereinbarung.

Wie können kleine Unternehmen virtuelle Assistenten nutzen?

Mit der zunehmenden Einführung neuer Software für künstliche Intelligenz (KI) werden immer mehr Optionen verfügbar, die kleinen Unternehmen zugänglich sind. Wenn Sie ein Unternehmen führen, das sich wiederholende Aufgaben erfordert, aber nicht über die Ressourcen verfügt, um Ihre Mitarbeiterzahl zu erhöhen, ist ein virtueller persönlicher Assistent wahrscheinlich eine hervorragende Option für Sie.

Die Automatisierung alltäglicher Aufgaben wie Terminvereinbarung, Erstellung und Versand von Marketing-E-Mails, automatische Beantwortung von Kundensupportanfragen oder Erstellung von Rechnungen verschafft Ihnen Zeit für wichtige tägliche Aufgaben. Und selbst wenn Sie Personal in Bereitschaft haben, um die Belastung zu verringern, können sie sich durch die Verwendung einer VA auf Funktionen mit höherer Priorität wie Social-Media-Marketing und Projektmanagement konzentrieren.

Bereiche, die von virtuellen Assistenten betroffen sind

Virtuelle Assistenten können großen und kleinen Organisationen zugute kommen, da sich alle Unternehmen in ihrem täglichen Betrieb mit sich wiederholenden Aufgaben befassen. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens sind zwei Bereiche, die vom Einsatz von VAs profitieren werden, das Humankapitalmanagement und die Personalbeschaffung .

Schauen wir uns nun diese beiden Bereiche genauer an, um zu sehen, wie VAs eine Wirkung erzielen können, insbesondere im Fall von kleinen Unternehmen.

Virtuelle Assistenten eignen sich hervorragend für HCM-Aufgaben, bei denen sich Mitarbeiter normalerweise bei einem Online-Portal anmelden oder Informationen im Intranet oder auf der Hub-Website eines Unternehmens suchen müssen. Laut Gartners Hype Cycle wünschen sich Mitarbeiter personalisiertere Interaktionen, die beliebten Verbrauchertechnologien wie Google Home oder Amazon Alexa ähneln.

VAs ermöglichen es diesen (in der Regel jüngeren) Mitarbeitern, eine Transaktion abzuschließen oder HR-Informationen zu erhalten, ohne den umständlichen Prozess der Anmeldung und Suche nach Informationen über die Website-Navigation durchlaufen zu müssen. Mit zunehmender VA-Reife durch den Einsatz von Natural Language Processing und Natural Language Generation wird die virtuelle Assistenz in immer komplexeren Situationen im Namen der Mitarbeiter agieren können.

VAs sind auch leistungsstarke Werkzeuge, wenn es um den Rekrutierungsprozess geht. Für Funktionen mit Personalvermittlern sind sie in der Lage, das Engagement von Kandidaten durchzuführen, Lebensläufe zu beschaffen und zu prüfen und administrative Aufgaben wie die Planung von Vorstellungsgesprächen mit automatischer Nachverfolgung zu erledigen.

Bei Bewerbungen mit Kandidatenkontakt können VAs bei häufig gestellten Fragen und der Navigation in Webportalen für Talente behilflich sein, Jobsuchen im Gespräch durchführen und dem Kandidaten die Übersicht und Nachverfolgung des gesamten Prozesses bieten.

Diese Effizienzsteigerungen schaffen nicht nur eine benutzerfreundlichere Erfahrung für Personalvermittler und Kandidaten gleichermaßen, sondern wirken sich auch auf wichtige Rekrutierungskennzahlen wie die Besetzungszeit und die Zufriedenheit der Kandidaten aus.

Softwaresysteme, die virtuelle Assistenten unterstützen

Künstliche Intelligenz (KI)

Software für künstliche Intelligenz ist die Hauptart von Software, die die Funktionalität eines virtuellen persönlichen Assistenten (VPA) umfasst. Diese Tools helfen Ihnen, Ihre Geschäftsabläufe zu skalieren, indem Sie Prozesse mit Workflow-Automatisierung und prädiktiven Analysen optimieren, die Reaktionszeit von Kunden mit mehrsprachigen Chatbots verbessern und natürlich Zeit sparen, indem Sie Low-Level-Aufgaben mit VPAs automatisieren.

Konversations-KI

Konversations-KI-Plattformen sind eine Teilmenge der KI-Software und helfen bei der Entwicklung und Implementierung von Lösungen zur Automatisierung des Kundenservice, der Kundenbindung und der Mensch-Computer-Interaktionen durch die Verwendung von Verarbeitung natürlicher Sprache und Generierung natürlicher Sprache. Diese virtuellen Agenten sind kundenorientierter als normale KI-Software und fungieren als Verbindungspersonen, die Kunden helfen, Aufgaben zu erledigen, ohne dass ein menschliches Eingreifen im Namen Ihres Unternehmens erforderlich ist.

Noch nicht bereit, einen virtuellen Assistenten einzusetzen? Hier sind einige Ideen, um die Lücke zu schließen

Wenn Sie (noch) nicht über die Ressourcen oder die Notwendigkeit verfügen, einen vollwertigen virtuellen Assistenten einzusetzen, gibt es einige Möglichkeiten, wie Sie beginnen können, die Vorteile zu beobachten oder zumindest darauf hinzuarbeiten, einen stärker automatisierten Workflow für alltägliche Aufgaben zu erstellen.

Robotic Process Automation (RPA) : Während RPA-Software einige der gleichen Aufgaben wie eine VPA erledigt, ist diese Lösung etwas stärker automatisiert und vordefiniert als eine VPA, die maschinelles Lernen verwendet. RPA-Software verwendet definierte Regeln, um Arbeitsabläufe und Aktionen zu automatisieren, die normalerweise wiederholten manuellen Aufwand erfordern.

Die Software kann sich selbst bei Systemen anmelden, Daten eingeben, berechnen, eine bestimmte Aufgabe erledigen und sich dann mit minimalem oder keinem menschlichen Eingriff abmelden. Anstelle einer vollwertigen VA ist RPA-Software eine großartige Möglichkeit, die Vorteile zu erleben, die ein virtueller Assistent bieten kann, ohne sich vollständig zu verpflichten.

Verbesserung der Informationsressourcen und kundenorientierten Prozesse: Eine weitere Option besteht darin, einen Blick darauf zu werfen, wie Sie die Dinge jetzt tun, um Prozesse zu rationalisieren, bei denen eine VA helfen würde.

• Verfügt Ihre Website über eine deutlich gekennzeichnete Seite mit häufig gestellten Fragen?
• Gibt es Informationen, die Sie hinzufügen können, um es hilfreicher zu machen?
• Wie schwer ist es für Kunden, Informationen zu finden oder einfache Aufgaben über Ihre Website oder E-Mail zu erledigen?
• Was können Sie tun, um Prozesse zu rationalisieren oder Schritte darin zu entfernen, damit Kunden (und Sie) es einfacher haben?

Strategisch darüber nachzudenken, wie Sie in Ihrem Unternehmen Effizienz schaffen können, wird Ihnen helfen, effizienter zu werden und Bereiche zu identifizieren, die die Einführung eines vollwertigen VPA rechtfertigen.

Hinweis: Die in diesem Artikel erwähnten Anwendungen sind Beispiele, um eine Funktion im Kontext zu zeigen, und sind nicht als Bestätigungen oder Empfehlungen gedacht. Sie stammen aus Quellen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als zuverlässig erachtet wurden.