Sanal Asistanlar Nelerdir? Neden Bakım Yapmalısınız ve Bilmeniz Gerekenler

Gartner'ın 2021 Hype Cycle'ına göre, sanal asistanların hem insan sermayesi yönetimi (HCM) hem de işe alım alanlarında istikrarlı ve tutarlı bir kullanım düzeyine ulaşmasına iki ila beş yıl var. Bu, henüz bunları kullanmıyorsanız, eğrinin önünde kalmak için şimdi uygulamanızı planlamanız gerektiği anlamına gelir (tam araştırma Gartner müşterileri için mevcuttur).

Bir sanal kişisel asistanın küçük işletme sahibi olarak size nasıl yardımcı olabileceğini düşünmediyseniz, doğru yerdesiniz. Bu kılavuz size sanal asistanların ne olduğunu, küçük işletmenizi büyütmek için onlardan nasıl yararlanabileceğinizi ve bu süreçte ne tür yazılımların sizi destekleyebileceğini öğretecektir.

Sanal asistanlar nelerdir?

Sanal asistan (VA), bir işletme için tekrarlayan görevleri gerçekleştirmek için sesli komutları ve doğal dili anlayan dijital bir programdır. Daha önce yalnızca insanların tamamlayabileceği yinelenen görevleri yürütür. VA'lar işlevlerini yerine getirmek için kişiselleştirme, derin sinir ağları (DNN'ler) ve doğal dil işleme (NLP) gibi anlamsal ve derin öğrenme teknolojilerini kullanır.

Bir işletme sahibi, tipik olarak bir insan yönetici asistanı tarafından gerçekleştirilen, müşteri sorularına yanıt verme, finansal işlemleri ele alma, defter tutma ve randevu ayarlama dahil olmak üzere idari görevleri tamamlamak için sanal yardıma yatırım yapabilir.

Küçük işletmeler sanal asistanlardan nasıl yararlanabilir?

Yeni yapay zeka (AI) yazılımının piyasaya sürülmesindeki artışla birlikte, küçük işletmeler için erişilebilir hale gelen daha fazla seçenek var. Tekrarlayan görevler gerektiren bir işletmeniz varsa ancak çalışan sayınızı artıracak kaynaklara sahip değilseniz, sanal bir kişisel asistan muhtemelen sizin için mükemmel bir seçenektir.

Randevu ayarlama, pazarlama e-postaları oluşturma ve gönderme, müşteri destek sorularına otomatik olarak yanıt verme veya fatura oluşturma gibi sıradan görevleri otomatikleştirmek, yüksek değerli günlük görevleri yerine getirmek için size zaman kazandırır. Ve yükü hafifletmek için hazır bekleyen personeliniz olsa bile, bir VA kullanmak onların sosyal medya pazarlaması ve proje yönetimi gibi daha yüksek öncelikli işlevlere odaklanmasını sağlayacaktır.

Sanal asistanlardan etkilenen alanlar

Sanal asistanlar, tüm işletmeler günlük operasyonlarında tekrarlayan görevlerle uğraştığından, büyük ve küçük kuruluşlara fayda sağlayabilir. İşletmenizin büyüklüğünden bağımsız olarak, VA'ların kullanımından yararlanmaya hazır olarak öne çıkan iki alan, insan sermayesi yönetimi ve işe alımdır .

Şimdi, VA'ların özellikle küçük işletmeler söz konusu olduğunda nasıl bir etki yaratabileceğini görmek için bu iki alana daha yakından bakalım.

Sanal asistanlar, genellikle çalışanların çevrimiçi bir portalda oturum açmasını veya bir işletmenin intranet veya merkez web sitesinde bilgi aramasını gerektiren HCM görevleri için mükemmeldir. Gartner'ın Hype Cycle'ına göre, çalışanlar Google Home veya Amazon Alexa gibi popüler tüketici teknolojisine benzeyen daha kişiselleştirilmiş etkileşimler istiyor.

VA'lar, bu (genellikle daha genç) çalışanların, hantal oturum açma ve web sitesinde gezinme yoluyla bilgi bulma sürecinden geçmeden bir işlemi tamamlamalarına veya İK bilgileri edinmelerine olanak tanır. VA olgunluğu, doğal dil işleme ve doğal dil oluşturma kullanımıyla büyüdükçe, giderek daha karmaşık durumlarda çalışanlar adına sanal yardım hareket edebilecek.

VA'lar, işe alım süreci söz konusu olduğunda da güçlü araçlardır. İşe alım görevlisine yönelik işlevler için aday katılımı, kaynak ve ekran özgeçmişlerini yürütebilir ve otomatik takip ile görüşme planlama gibi idari görevleri tamamlayabilirler.

Adaylara yönelik uygulamalar için, VA'lar sık ​​sorulan sorular ve yetenek web portallarında gezinme konusunda yardımcı olabilir, konuşmalı iş aramaları sağlayabilir ve adaya tüm süreç için gözetim ve izleme sağlayabilir.

Bu verimlilikler, hem işe alımcılar hem de adaylar için daha kullanıcı dostu bir deneyim yaratmakla kalmaz, aynı zamanda doldurma süresi ve aday memnuniyeti gibi önemli işe alım metriklerini de etkiler.

Sanal asistanları destekleyen yazılım sistemleri

Yapay Zeka (AI)

Yapay zeka yazılımı, sanal kişisel asistan (VPA) işlevselliğini içeren ana yazılım türüdür. Bu araçlar, iş akışı otomasyonu ve tahmine dayalı analitik ile süreçleri optimize ederek iş operasyonlarınızı ölçeklendirmeye, çok dilli sohbet robotlarıyla müşteri yanıt süresini iyileştirmeye ve elbette VPA'larla düşük seviyeli görevleri otomatikleştirerek zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur.

konuşma yapay zekası

Yapay zeka yazılımının bir alt kümesi olan konuşma tabanlı yapay zeka platformları, doğal dil işleme ve doğal dil oluşturma yoluyla müşteri hizmetlerini, müşteri katılımını ve insan-bilgisayar etkileşimlerini otomatikleştirmek için çözümler geliştirmeye ve uygulamaya yardımcı olur. Normal yapay zeka yazılımlarından daha fazla müşteriye dönük olan bu sanal aracılar, müşterilerin, şirketiniz adına insan müdahalesine ihtiyaç duymadan görevleri tamamlamalarına yardımcı olan irtibatlar görevi görür.

Henüz bir sanal asistanı benimsemeye hazır değil misiniz? İşte boşluğu kapatmak için bazı fikirler

Tam teşekküllü bir sanal asistanı benimsemek için kaynaklarınız veya ihtiyacınız yoksa (henüz), faydaları gözlemlemeye başlamanın veya en azından sıradan görevler için daha otomatik bir iş akışı oluşturmaya çalışmanın bazı yolları vardır.

Robotik süreç otomasyonu (RPA) : RPA yazılımı, bir VPA ile aynı görevlerin bazılarını tamamlarken, bu çözüm, makine öğrenimini kullanan bir VPA'ya kıyasla biraz daha otomatiktir ve önceden tanımlanmıştır. RPA yazılımı, tipik olarak tekrar eden manuel çaba gerektiren iş akışlarını ve eylemleri otomatikleştirmek için tanımlı kurallar kullanır.

Yazılım, sistemlerde kendi kendine oturum açabilir, veri girebilir, hesaplayabilir, belirli bir görevi bitirebilir ve ardından minimum veya hiç insan müdahalesi olmadan oturumu kapatabilir. Tam teşekküllü bir VA yerine RPA yazılımı, bir sanal asistanın tam bir taahhütte bulunmadan sunabileceği avantajları deneyimlemenin harika bir yoludur.

Bilgi kaynaklarını ve müşteriye dönük süreçleri iyileştirme: Diğer bir seçenek de, bir VA'nın yardımcı olacağı süreçleri kolaylaştırmak için şu anda işleri nasıl yaptığınıza bakmaktır.

• Web sitenizde açıkça işaretlenmiş bir sık ​​sorulan sorular sayfası var mı?
• Daha yararlı hale getirmek için ekleyebileceğiniz bilgiler var mı?
• Müşterilerin web siteniz veya e-postanız aracılığıyla bilgi bulması veya basit görevleri tamamlaması ne kadar zor?
• Müşterilerin (ve sizin) daha kolay zaman geçirmesi için süreçleri kolaylaştırmak veya bu işlemlerdeki adımları kaldırmak için ne yapabilirsiniz?

Kuruluşunuzda verimliliği nasıl yaratacağınız konusunda stratejik düşünmek, daha verimli olmanıza ve tam teşekküllü bir VPA'nın benimsenmesini haklı kılan alanları belirlemenize yardımcı olacaktır.

Not: Bu makalede bahsedilen uygulamalar, bir özelliği bağlam içinde göstermeye yönelik örneklerdir ve onay veya öneri olarak tasarlanmamıştır. Yayınlandığı tarihte güvenilir olduğuna inanılan kaynaklardan elde edilmiştir.