バーチャルアシスタントとは何ですか？ なぜ気にする必要があるのか、何を知る必要があるのか
公開: 2022-06-03バーチャルアシスタントを使用して、人的資本の管理と採用に革命をもたらします。
Gartnerの2021HypeCycleによると、仮想アシスタントは、人的資本管理（HCM）と採用の両方の分野で安定した一貫したレベルの使用に到達するまでに2〜5年かかります。 つまり、まだ使用していない場合は、今すぐ実装を計画して、時代の先を行くようにする必要があります（Gartnerクライアントは完全な調査を利用できます）。
バーチャルパーソナルアシスタントが中小企業の経営者としてどのように役立つかを考えていない場合は、適切な場所にいます。 このガイドでは、仮想アシスタントとは何か、それらを活用して中小企業を成長させる方法、およびその過程でサポートできるソフトウェアの種類について説明します。
バーチャルアシスタントとは何ですか？
仮想アシスタント（VA）は、音声コマンドと自然言語を理解して、ビジネスの反復的なタスクを実行するデジタルプログラムです。 以前は人間だけが完了できた定期的なタスクを実行します。 VAは、パーソナライズ、ディープニューラルネットワーク（DNN）、自然言語処理（NLP）などのセマンティックおよびディープラーニングテクノロジーを使用して機能を実行します。
ビジネスオーナーは、仮想支援に投資して、顧客の問い合わせへの応答、金融取引の処理、簿記、予約設定など、通常は人間の管理アシスタントによって実行される管理タスクを完了することができます。
中小企業はどのように仮想アシスタントを活用できますか？
新しい人工知能（AI）ソフトウェアの導入が増えるにつれ、中小企業が利用できるオプションがますます増えています。 反復的なタスクを必要とするビジネスを運営しているが、人員を増やすためのリソースがない場合は、仮想パーソナルアシスタントが最適なオプションとなる可能性があります。
予定の設定、マーケティングメールの作成と送信、カスタマーサポートの問い合わせへの自動応答、請求書の生成などの日常的なタスクを自動化することで、価値の高い日常のタスクに取り組む時間を節約できます。 また、負荷を軽減するために待機している人員がいる場合でも、VAを利用すると、ソーシャルメディアマーケティングやプロジェクト管理などの優先度の高い機能に集中できます。
それは私のような中小企業にとってどういう意味ですか？
中小企業で人間のアシスタントを雇うのが手が届かないと感じた場合は、手頃な価格で機能が豊富な仮想アシスタントを見つけることは十分にその範囲内です。 反復的なタスクを自動化するだけでなく、精神的なエネルギーを解放して、成長するにつれてビジネスが直面する全体像の課題や機会に取り組む際の創造性を高めます。バーチャルアシスタントの影響を受けるエリア
すべての企業が日常業務で反復的なタスクを処理するため、仮想アシスタントは大小の組織に利益をもたらすことができます。 ビジネスの規模に関係なく、VAの使用から利益を得る準備ができているとして際立っている2つの領域は、人的資本の管理と採用です。
次に、これら2つの領域を詳しく見て、特に中小企業の場合にVAがどのように影響を与えることができるかを見てみましょう。
人的資本管理
仮想アシスタントは、通常、従業員がオンラインポータルにログインするか、企業のイントラネットまたはハブWebサイトで情報を探す必要があるHCMタスクに最適です。 GartnerのHypeCycleによると、従業員は、GoogleHomeやAmazonAlexaなどの一般的な消費者向けテクノロジーに似た、よりパーソナライズされたインタラクションを望んでいます。
VAを使用すると、これらの（通常は若い）従業員は、ログインしてWebサイトのナビゲーションを介して情報を見つけるという面倒なプロセスを経ることなく、トランザクションを完了したり、HR情報を取得したりできます。 自然言語処理と自然言語生成の使用によりVAの成熟度が高まるにつれて、仮想支援は、ますます複雑になる状況で従業員に代わって行動できるようになります。
採用
VAは、採用プロセスに関しても強力なツールです。 採用担当者向けの職務では、候補者のエンゲージメント、ソースと画面の履歴書を実行し、自動フォローアップによる面接のスケジュール設定などの管理タスクを完了することができます。
候補者向けのアプリケーションの場合、VAは、タレントWebポータルのよくある質問とナビゲーションを支援し、会話型の求人検索を提供し、プロセス全体の監視と追跡を候補者に提供します。
これらの効率性は、採用担当者と候補者の両方にとってよりユーザーフレンドリーなエクスペリエンスを生み出すだけでなく、採用までの時間や候補者の満足度などの重要な採用指標にも影響を与えます。
仮想アシスタントをサポートするソフトウェアシステム
人工知能（AI）
人工知能ソフトウェアは、仮想パーソナルアシスタント（VPA）機能を含むソフトウェアの主なタイプです。 これらのツールは、ワークフローの自動化と予測分析を使用してプロセスを最適化することでビジネスオペレーションを拡大し、多言語チャットボットを使用して顧客の応答時間を改善し、もちろん、VPAを使用して低レベルのタスクを自動化することで時間を節約します。
会話型AI
AIソフトウェアのサブセットである会話型AIプラットフォームは、自然言語処理と自然言語生成を使用して、顧客サービス、顧客エンゲージメント、および人間とコンピューターの相互作用を自動化するソリューションの開発と実装を支援します。 これらの仮想エージェントは、通常のAIソフトウェアよりも顧客向けであり、会社に代わって人間の介入を必要とせずに顧客がタスクを完了するのを支援するリエゾンとして機能します。
まだ仮想アシスタントを採用する準備ができていませんか？ ここにギャップを埋めるためのいくつかのアイデアがあります
リソースがない場合、または本格的な仮想アシスタントを採用する必要がない場合（まだ）、利点を観察し始めるか、少なくとも日常的なタスクのより自動化されたワークフローの作成に取り組むことができるいくつかの方法があります。
ロボットプロセス自動化（RPA） ： RPAソフトウェアはVPAと同じタスクのいくつかを完了しますが、このソリューションは、機械学習を使用するVPAと比較して、わずかに自動化され、事前定義されています。 RPAソフトウェアは、定義されたルールを使用して、通常は手作業を繰り返す必要のあるワークフローとアクションを自動化します。
このソフトウェアは、システムに自己ログインし、データを入力し、計算し、特定のタスクを完了してから、人の介入を最小限に抑えて、またはまったく干渉せずにログアウトできます。 本格的なVAの代わりに、RPAソフトウェアは、完全なコミットメントを行うことなく、仮想アシスタントが提供できるメリットを体験するための優れた方法です。
情報リソースと顧客対応プロセスの改善：もう1つのオプションは、VAが支援するプロセスを合理化するために、現在どのように作業を行っているかを確認することです。
- あなたのウェブサイトには明確にマークされたよくある質問のページがありますか？
- より役立つように追加できる情報はありますか？
- 顧客があなたのウェブサイトや電子メールを通じて情報を見つけたり、簡単なタスクを完了したりするのはどれほど難しいですか？
- プロセスを合理化するため、またはプロセス内のステップを削除して、顧客（およびあなた）がより簡単に時間を過ごせるようにするには、どうすればよいですか？
組織内で効率を高める方法について戦略的に考えることは、効率を高め、本格的なVPAの採用を正当化する領域を特定するのに役立ちます。
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注：この記事に記載されているアプリケーションは、コンテキストで機能を示すための例であり、推奨または推奨を目的としたものではありません。 それらは、発行時点で信頼できると思われる情報源から入手したものです。