Cosa sono gli assistenti virtuali? Perché dovresti preoccuparti e cosa devi sapere

Secondo l'Hype Cycle 2021 di Gartner, agli assistenti virtuali mancano da due a cinque anni per raggiungere un livello di utilizzo stabile e coerente sia nella gestione del capitale umano (HCM) che nel campo del reclutamento. Ciò significa che se non li stai ancora utilizzando, dovresti pianificare la tua implementazione ora per stare al passo con i tempi (ricerca completa disponibile per i clienti Gartner).

Se non hai considerato come un assistente personale virtuale può aiutarti come piccolo imprenditore, sei nel posto giusto. Questa guida ti insegnerà cosa sono gli assistenti virtuali, come sfruttarli per far crescere la tua piccola impresa e quali tipi di software possono supportarti lungo il percorso.

Cosa sono gli assistenti virtuali?

Un assistente virtuale (VA) è un programma digitale che comprende i comandi vocali e il linguaggio naturale per eseguire attività ripetitive per un'azienda. Esegue attività ricorrenti che, in precedenza, solo gli esseri umani potevano completare. I VA utilizzano tecnologie semantiche e di apprendimento profondo come la personalizzazione, le reti neurali profonde (DNN) e l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per svolgere le loro funzioni.

Un imprenditore potrebbe investire nell'assistenza virtuale per completare le attività amministrative generalmente eseguite da un assistente amministrativo umano, inclusa la risposta alle domande dei clienti, la gestione delle transazioni finanziarie, la contabilità e l'impostazione degli appuntamenti.

In che modo le piccole imprese possono sfruttare gli assistenti virtuali?

Con l'aumento dell'introduzione di nuovi software di intelligenza artificiale (AI), sono disponibili sempre più opzioni accessibili alle piccole imprese. Se gestisci un'attività che richiede attività ripetitive ma non hai le risorse per aumentare il tuo organico, un assistente personale virtuale è probabilmente un'opzione eccellente per te.

L'automazione di attività banali come l'impostazione di appuntamenti, la creazione e l'invio di e-mail di marketing, la risposta automatica alle richieste di assistenza clienti o la generazione di fatture libera il tuo tempo per affrontare attività quotidiane di alto valore. E anche se hai personale in attesa per alleggerire il carico, l'utilizzo di un VA consentirà loro di concentrarsi su funzioni con priorità più elevate come il social media marketing e la gestione dei progetti.

Aree interessate da assistenti virtuali

Gli assistenti virtuali possono avvantaggiare organizzazioni grandi e piccole poiché tutte le aziende si occupano di attività ripetitive nelle loro operazioni quotidiane. Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, due aree che si distinguono per essere pronte a trarre vantaggio dall'uso dei VA sono la gestione del capitale umano e il reclutamento .

Ora diamo un'occhiata più da vicino a queste due aree per vedere come i VA possono avere un impatto, in particolare nel caso delle piccole imprese.

Gli assistenti virtuali sono eccellenti per le attività HCM che di solito richiedono ai dipendenti di accedere a un portale online o di cercare informazioni su un'intranet aziendale o su un sito Web hub. Secondo Hype Cycle di Gartner, i dipendenti desiderano interazioni più personalizzate che assomiglino a tecnologie di consumo popolari come Google Home o Amazon Alexa.

I VA consentono a questi dipendenti (in genere più giovani) di completare una transazione o ottenere informazioni sulle risorse umane senza passare attraverso il complicato processo di accesso e ricerca di informazioni attraverso la navigazione del sito web. Man mano che la maturità VA cresce con l'uso dell'elaborazione del linguaggio naturale e della generazione del linguaggio naturale, l'assistenza virtuale sarà in grado di agire per conto dei dipendenti in situazioni sempre più complesse.

I VA sono anche potenti strumenti quando si tratta del processo di reclutamento. Per le funzioni di reclutamento, sono in grado di condurre il coinvolgimento dei candidati, trovare e selezionare i curriculum e completare attività amministrative come la pianificazione dei colloqui con follow-up automatico.

Per le domande rivolte ai candidati, i VA possono fornire assistenza con le domande frequenti e la navigazione nei portali web dei talenti, fornire ricerche di lavoro conversazionali e fornire al candidato la supervisione e il monitoraggio dell'intero processo.

Non solo queste efficienze creano un'esperienza più user-friendly sia per i reclutatori che per i candidati, ma hanno anche un impatto su importanti metriche di reclutamento come il tempo di riempimento e la soddisfazione dei candidati.

Sistemi software che supportano gli assistenti virtuali

Intelligenza Artificiale (IA)

Il software di intelligenza artificiale è il tipo principale di software che include la funzionalità di assistente personale virtuale (VPA). Questi strumenti aiutano a scalare le operazioni aziendali ottimizzando i processi con l'automazione del flusso di lavoro e l'analisi predittiva, migliorando i tempi di risposta dei clienti con chatbot multilingue e, naturalmente, risparmiando tempo automatizzando le attività di basso livello con i VPA.

IA conversazionale

Un sottoinsieme di software di intelligenza artificiale, le piattaforme di intelligenza artificiale conversazionale aiutano a sviluppare e implementare soluzioni per automatizzare il servizio clienti, il coinvolgimento dei clienti e le interazioni uomo-computer attraverso l'uso dell'elaborazione del linguaggio naturale e della generazione del linguaggio naturale. Più rivolti ai clienti rispetto ai normali software di intelligenza artificiale, questi agenti virtuali fungono da collegamenti che aiutano i clienti a completare le attività senza la necessità dell'intervento umano per conto della tua azienda.

Non sei ancora pronto per adottare un assistente virtuale? Ecco alcune idee per colmare il divario

Se non hai le risorse o la necessità di adottare (ancora) un vero e proprio assistente virtuale, ci sono alcuni modi in cui puoi iniziare a osservare i vantaggi o almeno lavorare per creare un flusso di lavoro più automatizzato per le attività banali.

Automazione dei processi robotici (RPA) : sebbene il software RPA completi alcune delle stesse attività di un VPA, questa soluzione è leggermente più automatizzata e predefinita rispetto a un VPA che utilizza l'apprendimento automatico. Il software RPA utilizza regole definite per automatizzare i flussi di lavoro e le azioni che in genere richiedono uno sforzo manuale ripetitivo.

Il software può accedere automaticamente ai sistemi, immettere dati, calcolare, completare un'attività specifica e quindi disconnettersi con un'interferenza umana minima o nulla. Al posto di un vero e proprio VA, il software RPA è un ottimo modo per sperimentare i vantaggi che un assistente virtuale può offrire senza impegnarsi completamente.

Miglioramento delle risorse informative e dei processi rivolti ai clienti: un'altra opzione è dare un'occhiata a come stai facendo le cose ora nel tentativo di semplificare i processi con cui un VA potrebbe aiutare.

• Il tuo sito web ha una pagina delle domande frequenti chiaramente contrassegnata?
• Ci sono informazioni che puoi aggiungere per renderlo più utile?
• Quanto è difficile per i clienti trovare informazioni o completare semplici attività tramite il tuo sito Web o e-mail?
• Cosa puoi fare per semplificare i processi o rimuoverne i passaggi in modo che i clienti (e te) abbiano un momento più facile?

Pensare strategicamente a come creare efficienza all'interno della tua organizzazione ti aiuterà a diventare più efficiente e ti aiuterà a identificare le aree che giustificano l'adozione di un VPA a tutti gli effetti.

Nota: le applicazioni menzionate in questo articolo sono esempi per mostrare una funzionalità nel contesto e non sono intese come approvazioni o consigli. Sono stati ottenuti da fonti ritenute affidabili al momento della pubblicazione.