什么是虚拟助手？ 为什么你应该关心和你需要知道什么

已发表: 2022-06-03

通过虚拟助手彻底改变您的人力资本管理和招聘。

根据 Gartner 的 2021 年炒作周期，虚拟助理距离在人力资本管理 (HCM) 和招聘领域达到稳定一致的使用水平还有两到五年的时间。 这意味着如果您还没有使用它们，您应该立即计划实施以保持领先地位（Gartner 客户可以使用完整的研究）。

如果您还没有考虑过虚拟个人助理如何为小企业主提供帮助，那么您来对地方了。 本指南将教您什么是虚拟助手，如何利用它们来发展您的小型企业，以及哪些类型的软件可以在此过程中为您提供支持。

什么是虚拟助手？

虚拟助手 (VA) 是一种数字程序，可以理解语音命令和自然语言，以便为企业执行重复性任务。 它执行以前只有人类才能完成的重复性任务。 VA 使用语义和深度学习技术，如个性化、深度神经网络 (DNN) 和自然语言处理 (NLP) 来执行其功能。

企业主可能会投资虚拟协助来完成通常由人工行政助理执行的管理任务，包括响应客户查询、处理金融交易、簿记和约会设置。

小型企业如何利用虚拟助手？

随着新人工智能 (AI) 软件的引入，小型企业可以使用越来越多的选项。 如果您经营的企业需要重复性任务但没有资源来增加员工人数，那么虚拟个人助理可能是您的绝佳选择。

这是人工智能软件如何帮助完成演示翻译等任务的一个例子。
来自 Brian 的 AI 促进的演示翻译工作流程示例（来源）

自动化日常任务，如预约设置、创建和发送营销电子邮件、自动回复客户支持查询或生成发票，可以让您腾出时间来处理高价值的日常任务。 即使您确实有人员待命以减轻负担，使用 VA 也可以让他们专注于更高优先级的功能，例如社交媒体营销和项目管理。

这对像我这样的小企业意味着什么？

如果在您的小型企业中聘请人工助理感觉遥不可及，那么找到负担得起且功能丰富的虚拟助理就可以了。 除了自动执行重复性任务之外，它还可以释放您的精神能量，让您更有创造力地应对您的业务在成长过程中将面临的重大挑战和机遇。

受虚拟助手影响的领域

虚拟助手可以使大大小小的组织受益，因为所有企业都在日常运营中处理重复性任务。 无论您的企业规模如何，可以从 VA 的使用中受益的两个突出领域是人力资本管理和招聘。

现在让我们仔细看看这两个领域，看看 VA 如何产生影响，尤其是在小企业的情况下。

1

人力资本管理

虚拟助手非常适合 HCM 任务，这些任务通常需要员工登录在线门户或在企业的 Intranet 或中心网站上查找信息。 根据 Gartner 的炒作周期，员工想要更个性化的交互，类似于 Google Home 或 Amazon Alexa 等流行的消费技术。

VA 允许这些（通常是年轻的）员工完成交易或获取 HR 信息，而无需通过繁琐的登录和通过网站导航定位信息的过程。 随着 VA 成熟度随着自然语言处理和自然语言生成的使用而增长，虚拟助手将能够在日益复杂的情况下代表员工采取行动。

2

招聘

在招聘过程中，VA 也是强大的工具。 对于面向招聘人员的职能，他们能够进行候选人参与、获取和筛选简历，并完成管理任务，例如自动跟进的面试安排。

对于面向候选人的应用程序，VA 可以协助解决常见问题和人才门户网站的导航，提供对话式职位搜索，并为候选人提供整个过程的监督和跟踪。

这些效率不仅为招聘人员和候选人创造了更加用户友好的体验，而且还影响了重要的招聘指标，如招聘时间和候选人满意度。

支持虚拟助手的软件系统

人工智能 (AI)

人工智能软件是包含虚拟个人助理 (VPA) 功能的主要软件类型。 这些工具通过使用工作流自动化和预测分析优化流程来帮助扩展您的业务运营，使用多语言聊天机器人提高客户响应时间，当然，通过使用 VPA 自动执行低级任务来节省时间。

人工智能辅助的自动调度工作流程是什么样的。
来自 Smith.ai 的自动调度工作流程（来源）

对话式人工智能

作为人工智能软件的一个子集，对话式人工智能平台通过使用自然语言处理和自然语言生成，帮助开发和实施自动化客户服务、客户参与和人机交互的解决方案。 这些虚拟代理比常规 AI 软件更面向客户，充当联络人，帮助客户完成任务，而无需代表贵公司进行人工干预。

对话式 AI 平台的示例。
Boost.AI 中对话式 AI 软件的示例（来源）

还没准备好采用虚拟助手？ 以下是一些弥合差距的想法

如果您没有资源或不需要采用成熟的虚拟助手（还），您可以通过一些方法开始观察其好处，或者至少努力为平凡的任务创建更自动化的工作流程。

机器人流程自动化 (RPA) ：虽然 RPA 软件完成了一些与 VPA 相同的任务，但与使用机器学习的 VPA 相比，此解决方案的自动化程度和预定义程度略高。 RPA 软件使用定义的规则来自动化通常需要重复手动工作的工作流和操作。

该软件可以自行登录系统、输入数据、计算、完成特定任务，然后在最少或没有人为干扰的情况下注销。 代替成熟的 VA，RPA 软件是体验虚拟助手可以提供的好处的好方法，而无需做出完全承诺。

机器人过程自动化工作流的示例。
机器人流程自动化平台上的工作流程设计自动化 RPA（来源）

改进信息资源和面向客户的流程：另一个选择是看看您现在是如何做事的，以简化 VA 可以帮助的流程。

  • 您的网站是否有明确标记的常见问题页面？
  • 您是否可以添加一些信息以使其更有帮助？
  • 客户通过您的网站或电子邮件查找信息或完成简单任务有多难？
  • 您可以做些什么来简化流程或删除其中的步骤，以便客户（和您）过得更轻松？

战略性地思考如何在组织内创造效率将帮助您提高效率，并帮助您确定有理由采用成熟的 VPA 的领域。

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注意：本文中提到的应用程序是在上下文中显示功能的示例，不作为认可或推荐。 它们是从在出版时被认为可靠的来源获得的。