Ce sunt asistenții virtuali? De ce ar trebui să îți pese și ce trebuie să știi

Conform ciclului Hype 2021 al Gartner, asistenții virtuali sunt la doi până la cinci ani până la atingerea unui nivel stabil și consistent de utilizare atât în ​​domeniul managementului capitalului uman (HCM), cât și în domeniul recrutării. Aceasta înseamnă că, dacă nu le utilizați încă, ar trebui să vă planificați implementarea acum pentru a rămâne în fruntea curbei (cercetare completă disponibilă clienților Gartner).

Dacă nu v-ați gândit cum vă poate ajuta un asistent personal virtual în calitate de proprietar de mică afacere, sunteți în locul potrivit. Acest ghid vă va învăța ce sunt asistenții virtuali, cum îi puteți folosi pentru a vă dezvolta mica afacere și ce tipuri de software vă pot sprijini pe parcurs.

Ce sunt asistenții virtuali?

Un asistent virtual (VA) este un program digital care înțelege comenzile vocale și limbajul natural pentru a efectua sarcini repetitive pentru o afacere. Execută sarcini recurente pe care, anterior, doar oamenii le puteau îndeplini. VA folosesc tehnologii semantice și de învățare profundă, cum ar fi personalizarea, rețelele neuronale profunde (DNN) și procesarea limbajului natural (NLP) pentru a-și îndeplini funcțiile.

Un proprietar de afaceri ar putea investi în asistență virtuală pentru a îndeplini sarcinile administrative efectuate de obicei de un asistent administrativ uman, inclusiv răspunsul la întrebările clienților, gestionarea tranzacțiilor financiare, contabilitatea și stabilirea întâlnirilor.

Cum pot întreprinderile mici să folosească asistenții virtuali?

Odată cu creșterea introducerii noilor software de inteligență artificială (AI), sunt disponibile tot mai multe opțiuni care sunt accesibile întreprinderilor mici. Dacă conduceți o afacere care necesită sarcini repetitive, dar nu aveți resursele necesare pentru a vă crește numărul de angajați, un asistent personal virtual este probabil o opțiune excelentă pentru dvs.

Automatizarea sarcinilor banale, cum ar fi stabilirea întâlnirilor, crearea și trimiterea de e-mailuri de marketing, răspunsul automat la întrebările de asistență pentru clienți sau generarea de facturi vă eliberează timp pentru a aborda sarcinile zilnice de mare valoare. Și chiar dacă aveți personal în așteptare pentru a ușura sarcina, utilizarea unui VA îi va permite să se concentreze pe funcții cu prioritate mai mare, cum ar fi marketingul pe rețelele sociale și managementul proiectelor.

Zonele afectate de asistenții virtuali

Asistenții virtuali pot beneficia organizațiile mari și mici, deoarece toate companiile se ocupă de sarcini repetitive în operațiunile lor zilnice. Indiferent de dimensiunea afacerii dvs., două domenii care se evidențiază ca fiind pregătite să beneficieze de utilizarea VA sunt managementul capitalului uman și recrutarea .

Acum, să aruncăm o privire mai atentă la aceste două domenii pentru a vedea cum pot avea un impact VA, în special în cazul întreprinderilor mici.

Asistenții virtuali sunt excelenți pentru sarcinile HCM care necesită de obicei angajații să se conecteze la un portal online sau să caute informații pe intranetul sau site-ul web al unei companii. Potrivit Hype Cycle de la Gartner, angajații doresc interacțiuni mai personalizate, care să semene cu tehnologia populară de consum, cum ar fi Google Home sau Amazon Alexa.

VA-urile le permit acestor angajați (de obicei mai tineri) să finalizeze o tranzacție sau să obțină informații de resurse umane fără a trece prin procesul greoi de autentificare și de localizare a informațiilor prin navigarea pe site. Pe măsură ce maturitatea VA crește odată cu utilizarea procesării limbajului natural și a generării limbajului natural, asistența virtuală va putea acționa în numele angajaților în situații din ce în ce mai complexe.

VA sunt, de asemenea, instrumente puternice atunci când vine vorba de procesul de recrutare. Pentru funcțiile care se confruntă cu recrutori, aceștia sunt capabili să efectueze implicarea candidaților, CV-uri sursă și ecran și să realizeze sarcini administrative precum programarea interviurilor cu urmărire automată.

Pentru aplicațiile adresate candidaților, VA pot asista cu întrebările frecvente și navigarea portalurilor web pentru talente, pot oferi căutări de locuri de muncă conversaționale și oferă candidatului supravegherea și urmărirea întregului proces.

Nu numai că aceste eficiențe creează o experiență mai ușor de utilizat atât pentru recrutori, cât și pentru candidați, dar au și impact asupra unor valori importante de recrutare, cum ar fi timpul de completare și satisfacția candidaților.

Sisteme software care acceptă asistenți virtuali

Inteligență artificială (AI)

Software-ul de inteligență artificială este principalul tip de software care include funcționalitatea asistent personal virtual (VPA). Aceste instrumente ajută la scalarea operațiunilor dvs. de afaceri prin optimizarea proceselor cu automatizarea fluxului de lucru și analiză predictivă, îmbunătățirea timpului de răspuns al clienților cu chatbot-uri în mai multe limbi și, bineînțeles, economisirea timpului prin automatizarea sarcinilor de nivel scăzut cu VPA-uri.

AI conversațional

Un subset de software AI, platformele conversaționale AI ajută la dezvoltarea și implementarea soluțiilor pentru automatizarea serviciului pentru clienți, implicarea clienților și interacțiunile om-calculator prin utilizarea procesării limbajului natural și a generării limbajului natural. Mai orientați către clienți decât software-ul AI obișnuit, acești agenți virtuali acționează ca niște legături care îi ajută pe clienți să-și îndeplinească sarcinile fără a fi nevoie de intervenția umană în numele companiei dumneavoastră.

Nu sunteți încă gata să adoptați un asistent virtual? Iată câteva idei pentru a reduce decalajul

Dacă nu aveți resursele sau necesitatea de a adopta un asistent virtual cu drepturi depline (încă), există câteva modalități prin care puteți începe să observați beneficiile sau cel puțin să lucrați pentru a crea un flux de lucru mai automatizat pentru sarcinile banale.

Automatizare robotică a proceselor (RPA) : în timp ce software-ul RPA îndeplinește unele dintre aceleași sarcini ca un VPA, această soluție este puțin mai automatizată și mai predefinită decât un VPA care utilizează învățarea automată. Software-ul RPA utilizează reguli definite pentru a automatiza fluxurile de lucru și acțiunile care necesită de obicei efort manual repetitiv.

Software-ul se poate autoconecta în sisteme, introduce date, calculează, finaliza o anumită sarcină și apoi se poate deconecta cu interferențe umane minime sau deloc. În locul unui VA cu drepturi depline, software-ul RPA este o modalitate excelentă de a experimenta beneficiile pe care un asistent virtual le poate oferi fără a-ți face un angajament total.

Îmbunătățirea resurselor informaționale și a proceselor orientate către clienți: o altă opțiune este să aruncați o privire asupra modului în care faceți lucrurile acum, într-un efort de a eficientiza procesele cu care un VA le-ar ajuta.

• Site-ul dvs. are o pagină cu întrebări frecvente marcată clar?
• Există informații pe care le puteți adăuga pentru a le face mai utile?
• Cât de greu este pentru clienți să găsească informații sau să finalizeze sarcini simple prin site-ul dvs. web sau prin e-mail?
• Ce poți face pentru a eficientiza procesele sau pentru a elimina pași din ele, astfel încât clienții (și tu) să fie mai ușor?

Gândirea strategică a modului de a crea eficiență în cadrul organizației vă va ajuta să deveniți mai eficient și vă va ajuta să identificați domeniile care justifică adoptarea unui APV cu drepturi depline.

Notă: Aplicațiile menționate în acest articol sunt exemple pentru a afișa o funcție în context și nu sunt concepute ca aprobări sau recomandări. Acestea au fost obținute din surse considerate a fi de încredere la momentul publicării.