¿Qué son los asistentes virtuales? Por qué debería importarle y lo que necesita saber

Según el Hype Cycle 2021 de Gartner, los asistentes virtuales están a dos o cinco años de alcanzar un nivel de uso estable y constante tanto en la gestión del capital humano (HCM) como en el campo de la contratación. Esto significa que si aún no los está utilizando, debe planificar su implementación ahora para mantenerse a la vanguardia (investigación completa disponible para los clientes de Gartner).

Si no ha considerado cómo un asistente personal virtual puede ayudarlo como propietario de una pequeña empresa, está en el lugar correcto. Esta guía le enseñará qué son los asistentes virtuales, cómo puede aprovecharlos para hacer crecer su pequeña empresa y qué tipos de software pueden ayudarlo en el camino.

¿Qué son los asistentes virtuales?

Un asistente virtual (VA) es un programa digital que comprende comandos de voz y lenguaje natural para realizar tareas repetitivas para una empresa. Ejecuta tareas recurrentes que, anteriormente, solo los humanos podían completar. Los VA utilizan tecnologías semánticas y de aprendizaje profundo como la personalización, las redes neuronales profundas (DNN) y el procesamiento del lenguaje natural (NLP) para realizar sus funciones.

El propietario de una empresa podría invertir en asistencia virtual para completar las tareas administrativas que normalmente realiza un asistente administrativo humano, incluida la respuesta a las consultas de los clientes, el manejo de transacciones financieras, la contabilidad y la programación de citas.

¿Cómo pueden las pequeñas empresas aprovechar los asistentes virtuales?

Con un aumento en la introducción de nuevos software de inteligencia artificial (IA), cada vez hay más opciones disponibles que son accesibles para las pequeñas empresas. Si tiene un negocio que requiere tareas repetitivas pero no tiene los recursos para aumentar su plantilla, es probable que un asistente personal virtual sea una excelente opción para usted.

La automatización de tareas mundanas como la configuración de citas, la creación y el envío de correos electrónicos de marketing, la respuesta automática a las consultas de atención al cliente o la generación de facturas liberan su tiempo para abordar tareas diarias de gran valor. E incluso si tiene personal en espera para aligerar la carga, utilizar un VA les permitirá concentrarse en funciones de mayor prioridad, como el marketing en redes sociales y la gestión de proyectos.

Áreas impactadas por los asistentes virtuales

Los asistentes virtuales pueden beneficiar a organizaciones grandes y pequeñas, ya que todas las empresas se ocupan de tareas repetitivas en sus operaciones diarias. Independientemente del tamaño de su negocio, dos áreas que se destacan como preparadas para beneficiarse del uso de los VA son la gestión y el reclutamiento del capital humano.

Ahora echemos un vistazo más de cerca a estas dos áreas para ver cómo los VA pueden tener un impacto, particularmente en el caso de las pequeñas empresas.

Los asistentes virtuales son excelentes para las tareas de HCM que generalmente requieren que los empleados inicien sesión en un portal en línea o busquen información en la intranet o el sitio web central de una empresa. De acuerdo con Hype Cycle de Gartner, los empleados quieren interacciones más personalizadas que se parezcan a la tecnología de consumo popular como Google Home o Amazon Alexa.

Los VA permiten a estos empleados (generalmente más jóvenes) completar una transacción u obtener información de recursos humanos sin pasar por el engorroso proceso de iniciar sesión y localizar información a través de la navegación del sitio web. A medida que crece la madurez de VA con el uso del procesamiento del lenguaje natural y la generación de lenguaje natural, la asistencia virtual podrá actuar en nombre de los empleados en situaciones cada vez más complejas.

Los VA también son herramientas poderosas cuando se trata del proceso de contratación. Para las funciones orientadas al reclutador, pueden realizar la participación de los candidatos, obtener y filtrar currículos y completar tareas administrativas como la programación de entrevistas con seguimiento automático.

Para las solicitudes orientadas a los candidatos, los asistentes virtuales pueden ayudar con las preguntas frecuentes y la navegación de los portales web de talentos, ofrecer búsquedas de empleo conversacionales y proporcionar al candidato supervisión y seguimiento de todo el proceso.

Estas eficiencias no solo crean una experiencia más fácil de usar tanto para los reclutadores como para los candidatos, sino que también afectan importantes métricas de reclutamiento como el tiempo para llenar y la satisfacción del candidato.

Sistemas de software que soportan asistentes virtuales

Inteligencia Artificial (IA)

El software de inteligencia artificial es el principal tipo de software que incluye la funcionalidad de asistente personal virtual (VPA). Estas herramientas ayudan a escalar sus operaciones comerciales al optimizar los procesos con la automatización del flujo de trabajo y el análisis predictivo, mejorar el tiempo de respuesta del cliente con chatbots en varios idiomas y, por supuesto, ahorrar tiempo al automatizar tareas de bajo nivel con VPA.

IA conversacional

Un subconjunto del software de IA, las plataformas de IA conversacional ayudan a desarrollar e implementar soluciones para automatizar el servicio al cliente, la participación del cliente y las interacciones entre humanos y computadoras mediante el uso del procesamiento del lenguaje natural y la generación del lenguaje natural. Más orientados al cliente que el software de IA regular, estos agentes virtuales actúan como enlaces que ayudan a los clientes a completar tareas sin necesidad de intervención humana en nombre de su empresa.

¿Aún no está listo para adoptar un asistente virtual? Aquí hay algunas ideas para cerrar la brecha.

Si no tiene los recursos o la necesidad de adoptar un asistente virtual completo (todavía), hay algunas formas en que puede comenzar a observar los beneficios o al menos trabajar para crear un flujo de trabajo más automatizado para tareas mundanas.

Automatización robótica de procesos (RPA) : si bien el software RPA completa algunas de las mismas tareas que un VPA, esta solución está un poco más automatizada y predefinida en comparación con un VPA que utiliza el aprendizaje automático. El software RPA utiliza reglas definidas para automatizar flujos de trabajo y acciones que normalmente requieren un esfuerzo manual repetitivo.

El software puede iniciar sesión automáticamente en los sistemas, ingresar datos, calcular, finalizar una tarea específica y luego cerrar sesión con mínima o ninguna interferencia humana. En lugar de un VA completo, el software RPA es una excelente manera de experimentar los beneficios que puede ofrecer un asistente virtual sin comprometerse por completo.

Mejorar los recursos de información y los procesos de cara al cliente: otra opción es observar cómo está haciendo las cosas ahora en un esfuerzo por optimizar los procesos con los que ayudaría un VA.

• ¿Tiene su sitio web una página de preguntas frecuentes claramente marcada?
• ¿Hay información que pueda agregar para que sea más útil?
• ¿Qué tan difícil es para los clientes encontrar información o completar tareas simples a través de su sitio web o correo electrónico?
• ¿Qué puede hacer para agilizar los procesos o eliminar pasos en ellos para que los clientes (y usted) lo pasen mejor?

Pensar estratégicamente sobre cómo crear eficiencia dentro de su organización lo ayudará a ser más eficiente y lo ayudará a identificar áreas que justifiquen la adopción de un AVA completo.

Nota: Las aplicaciones mencionadas en este artículo son ejemplos para mostrar una característica en contexto y no pretenden ser respaldos o recomendaciones. Se han obtenido de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.