가상 비서란 무엇입니까? 관심을 가져야 하는 이유와 알아야 할 사항

Gartner의 2021년 하이프 사이클(Hype Cycle)에 따르면 가상 비서는 인적 자본 관리(HCM) 및 채용 분야 모두에서 안정적이고 일관된 사용 수준에 도달하는 데 2~5년이 걸립니다. 즉, 아직 사용하지 않고 있다면 지금 구현을 계획하여 앞서 나가도록 해야 합니다(전체 조사는 Gartner 고객에게 제공됨).

가상 개인 비서가 소기업 소유자로서 어떻게 도움이 될 수 있는지 고려하지 않았다면 올바른 위치에 있습니다. 이 가이드에서는 가상 비서가 무엇인지, 이를 활용하여 중소기업을 성장시킬 수 있는 방법, 그 과정에서 지원할 수 있는 소프트웨어 유형에 대해 설명합니다.

가상 비서는 무엇입니까?

가상 비서(VA)는 음성 명령과 자연어를 이해하여 비즈니스에서 반복적인 작업을 수행하는 디지털 프로그램입니다. 이전에는 인간만이 완료할 수 있었던 반복 작업을 실행합니다. VA는 개인화, 심층 신경망(DNN) 및 자연어 처리(NLP)와 같은 의미론적 및 심층 학습 기술을 사용하여 기능을 수행합니다.

비즈니스 소유자는 가상 지원에 투자하여 고객 쿼리 응답, 금융 거래 처리, 부기 및 약속 설정을 포함하여 일반적으로 관리 비서가 수행하는 관리 작업을 완료할 수 있습니다.

중소기업은 어떻게 가상 비서를 활용할 수 있습니까?

새로운 인공 지능(AI) 소프트웨어의 도입이 증가함에 따라 중소기업이 사용할 수 있는 옵션이 점점 더 많아지고 있습니다. 반복적인 작업이 필요하지만 인원을 늘릴 수 있는 리소스가 없는 비즈니스를 운영하는 경우 가상 개인 비서가 훌륭한 옵션일 수 있습니다.

약속 설정, 마케팅 이메일 생성 및 전송, 고객 지원 문의에 자동으로 응답 또는 송장 생성과 같은 일상적인 작업을 자동화하면 귀중한 일상 작업을 처리하는 데 시간을 할애할 수 있습니다. 부하를 줄이기 위해 대기 인력이 있더라도 VA를 활용하면 소셜 미디어 마케팅 및 프로젝트 관리와 같은 우선 순위가 높은 기능에 집중할 수 있습니다.

가상 비서의 영향을 받는 영역

가상 비서는 모든 기업이 일상 업무에서 반복적인 작업을 처리하기 때문에 크고 작은 조직에 도움이 될 수 있습니다. 비즈니스 규모에 관계없이 VA를 사용하여 이점을 얻을 수 있는 두 가지 영역은 인적 자본 관리 및 채용 입니다.

이제 이 두 영역을 자세히 살펴보고 특히 중소기업의 경우 VA가 어떻게 영향을 미칠 수 있는지 알아보겠습니다.

가상 비서는 일반적으로 직원이 온라인 포털에 로그인하거나 기업의 인트라넷 또는 허브 웹사이트에서 정보를 찾아야 하는 HCM 작업에 탁월합니다. Gartner의 Hype Cycle에 따르면 직원들은 Google Home 또는 Amazon Alexa와 같은 인기 있는 소비자 기술과 유사한 보다 개인화된 상호 작용을 원합니다.

VA를 사용하면 이러한(일반적으로 더 어린) 직원이 웹사이트 탐색을 통해 로그인하고 정보를 찾는 번거로운 프로세스를 거치지 않고도 거래를 완료하거나 HR 정보를 얻을 수 있습니다. 자연어 처리 및 자연어 생성을 사용하여 VA의 성숙도가 높아짐에 따라 가상 지원은 점점 더 복잡한 상황에서 직원을 대신할 수 있습니다.

VA는 채용 프로세스와 관련하여 강력한 도구이기도 합니다. 리크루터 대면 기능의 경우 후보자 참여, 소스 및 선별 이력서를 수행하고 자동 후속 조치를 통해 인터뷰 일정과 같은 관리 작업을 완료할 수 있습니다.

후보자 대면 응용 프로그램의 경우 VA는 자주 묻는 질문과 인재 웹 포털 탐색을 지원하고 대화식 구직 검색을 제공하며 후보자에게 전체 프로세스에 대한 감독 및 추적을 제공할 수 있습니다.

이러한 효율성은 채용 담당자와 후보자 모두에게 보다 사용자 친화적인 경험을 제공할 뿐만 아니라 충원 시간 및 후보자 만족도와 같은 중요한 채용 지표에도 영향을 미칩니다.

가상 비서를 지원하는 소프트웨어 시스템

인공 지능(AI)

인공 지능 소프트웨어는 VPA(가상 개인 비서) 기능을 포함하는 주요 소프트웨어 유형입니다. 이러한 도구는 워크플로 자동화 및 예측 분석으로 프로세스를 최적화하여 비즈니스 운영을 확장하고, 다국어 챗봇으로 고객 응답 시간을 개선하며, 물론 VPA로 하위 수준 작업을 자동화하여 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다.

대화형 AI

AI 소프트웨어의 하위 집합인 대화형 AI 플랫폼은 자연어 처리 및 자연어 생성을 사용하여 고객 서비스, 고객 참여 및 인간-컴퓨터 상호 작용을 자동화하기 위한 솔루션을 개발하고 구현하는 데 도움이 됩니다. 일반 AI 소프트웨어보다 더 고객을 대면하는 이 가상 에이전트는 회사를 대신하여 사람이 개입할 필요 없이 고객이 작업을 완료할 수 있도록 지원하는 연락 담당자 역할을 합니다.

아직 가상 비서를 채택할 준비가 되지 않았습니까? 다음은 격차를 해소하기 위한 몇 가지 아이디어입니다.

리소스가 없거나 본격적인 가상 도우미를 채택할 필요가 없는 경우(아직) 이점을 관찰하기 시작하거나 최소한 일상적인 작업에 대해 보다 자동화된 워크플로를 만들기 위해 노력할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

로보틱 프로세스 자동화(RPA) : RPA 소프트웨어는 VPA와 동일한 작업 중 일부를 완료하지만 이 솔루션은 기계 학습을 사용하는 VPA에 비해 약간 더 자동화되고 사전 정의되어 있습니다. RPA 소프트웨어는 정의된 규칙을 사용하여 일반적으로 반복적인 수동 작업이 필요한 워크플로 및 작업을 자동화합니다.

소프트웨어는 시스템에 자가 로그인하고, 데이터를 입력하고, 계산하고, 특정 작업을 완료한 다음 사람의 간섭을 최소화하거나 전혀 없이 로그아웃할 수 있습니다. 본격적인 VA 대신에 RPA 소프트웨어는 완전한 약속 없이 가상 비서가 제공할 수 있는 이점을 경험할 수 있는 좋은 방법입니다.

정보 리소스 및 고객 대면 프로세스 개선: 또 다른 옵션은 VA가 도움이 될 프로세스를 간소화하기 위해 현재 작업을 수행하는 방법을 살펴보는 것입니다.

• 웹사이트에 자주 묻는 질문 페이지가 명확하게 표시되어 있습니까?
• 더 도움이 되도록 추가할 수 있는 정보가 있습니까?
• 고객이 웹사이트나 이메일을 통해 정보를 찾거나 간단한 작업을 완료하는 것이 얼마나 어렵습니까?
• 프로세스를 간소화하거나 단계를 제거하여 고객(및 귀하)이 더 쉽게 시간을 보낼 수 있도록 하려면 어떻게 해야 합니까?

조직 내에서 효율성을 창출하는 방법에 대해 전략적으로 생각하면 효율성 을 높이고 본격적인 VPA 채택을 정당화하는 영역을 식별하는 데 도움이 됩니다.

참고: 이 문서에 언급된 응용 프로그램은 상황에 맞는 기능을 보여 주기 위한 예이며 보증 또는 권장 사항이 아닙니다. 그것들은 출판 당시 신뢰할 수 있는 출처에서 얻었습니다.