Что такое виртуальные помощники? Почему вы должны заботиться и что вам нужно знать

Согласно отчету Gartner Hype Cycle за 2021 год, виртуальные помощники могут достичь стабильного и постоянного уровня использования в области управления человеческим капиталом (HCM) и рекрутинга через два-пять лет. Это означает, что если вы еще не используете их, вам следует спланировать внедрение сейчас, чтобы оставаться на шаг впереди (полное исследование доступно для клиентов Gartner).

Если вы еще не подумали, как виртуальный личный помощник может помочь вам как владельцу малого бизнеса, вы попали по адресу. В этом руководстве вы узнаете, что такое виртуальные помощники, как вы можете использовать их для развития своего малого бизнеса и какие типы программного обеспечения могут поддерживать вас на этом пути.

Что такое виртуальные помощники?

Виртуальный помощник (ВА) — это цифровая программа, которая понимает голосовые команды и естественный язык для выполнения повторяющихся задач в бизнесе. Он выполняет повторяющиеся задачи, которые раньше могли выполнять только люди. Виртуальные машины используют семантические технологии и технологии глубокого обучения, такие как персонализация, глубокие нейронные сети (DNN) и обработка естественного языка (NLP) для выполнения своих функций.

Владелец бизнеса может инвестировать в виртуальную помощь для выполнения административных задач, обычно выполняемых помощником по административным вопросам, включая ответы на запросы клиентов, обработку финансовых транзакций, ведение бухгалтерского учета и назначение встреч.

Как малый бизнес может использовать виртуальных помощников?

С появлением нового программного обеспечения для искусственного интеллекта (ИИ) появляется все больше и больше вариантов, доступных для малого бизнеса. Если вы ведете бизнес, требующий повторяющихся задач, но не имеете ресурсов для увеличения численности персонала, виртуальный личный помощник, вероятно, станет для вас отличным вариантом.

Автоматизация рутинных задач, таких как назначение встреч, создание и отправка маркетинговых электронных писем, автоматический ответ на запросы в службу поддержки или выставление счетов, высвобождает ваше время для решения важных повседневных задач. И даже если у вас есть персонал, готовый облегчить нагрузку, использование виртуальной машины позволит им сосредоточиться на более приоритетных функциях, таких как маркетинг в социальных сетях и управление проектами.

Области, затронутые виртуальными помощниками

Виртуальные помощники могут принести пользу организациям, как большим, так и малым, поскольку все предприятия имеют дело с повторяющимися задачами в своей повседневной деятельности. Независимо от размера вашего бизнеса, две области, которые могут извлечь выгоду из использования виртуальных активов, — это управление человеческим капиталом и подбор персонала .

Теперь давайте подробнее рассмотрим эти две области, чтобы увидеть, как виртуальные машины могут оказать влияние, особенно в случае малого бизнеса.

Виртуальные помощники отлично подходят для задач HCM, которые обычно требуют от сотрудников входа на онлайн-портал или поиска информации во внутренней сети или веб-сайте-концентраторе компании. Согласно Hype Cycle Gartner, сотрудники хотят более персонализированного взаимодействия, похожего на популярные потребительские технологии, такие как Google Home или Amazon Alexa.

Виртуальные машины позволяют этим (как правило, более молодым) сотрудникам завершить транзакцию или получить информацию о персонале, не проходя громоздкий процесс входа в систему и поиска информации через навигацию по веб-сайту. По мере роста зрелости VA с использованием обработки естественного языка и генерации естественного языка виртуальный помощник сможет действовать от имени сотрудников во все более сложных ситуациях.

Виртуальные машины также являются мощным инструментом, когда дело доходит до процесса найма. Что касается функций, связанных с рекрутером, они могут проводить взаимодействие с кандидатами, создавать и просматривать резюме, а также выполнять административные задачи, такие как планирование собеседований с автоматическим контролем.

Для приложений, с которыми сталкиваются кандидаты, виртуальные помощники могут помочь с часто задаваемыми вопросами и навигацией по веб-порталам талантов, обеспечить диалоговый поиск работы и предоставить кандидату надзор и отслеживание всего процесса.

Эта эффективность не только создает более удобный опыт для рекрутеров и кандидатов, но также влияет на важные показатели рекрутинга, такие как время заполнения и удовлетворенность кандидатов.

Программные системы, поддерживающие виртуальных помощников

Искусственный интеллект (ИИ)

Программное обеспечение для искусственного интеллекта является основным типом программного обеспечения, которое включает в себя функции виртуального личного помощника (VPA). Эти инструменты помогают масштабировать ваши бизнес-операции за счет оптимизации процессов с помощью автоматизации рабочих процессов и прогнозной аналитики, улучшают время отклика клиентов с помощью многоязычных чат-ботов и, конечно же, экономят время за счет автоматизации низкоуровневых задач с помощью VPA.

Разговорный ИИ

Подмножество программного обеспечения ИИ, диалоговые платформы ИИ помогают разрабатывать и внедрять решения для автоматизации обслуживания клиентов, взаимодействия с клиентами и взаимодействия человека с компьютером за счет использования обработки естественного языка и генерации естественного языка. Эти виртуальные агенты более ориентированы на клиентов, чем обычное программное обеспечение ИИ, и выступают в качестве связующих звеньев, которые помогают клиентам выполнять задачи без необходимости вмешательства человека от имени вашей компании.

Еще не готовы принять виртуального помощника? Вот несколько идей, как преодолеть разрыв

Если у вас нет ресурсов или необходимости внедрить полноценного виртуального помощника (пока), есть несколько способов начать наблюдать преимущества или, по крайней мере, работать над созданием более автоматизированного рабочего процесса для рутинных задач.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) . Хотя программное обеспечение RPA выполняет некоторые из тех же задач, что и VPA, это решение немного более автоматизировано и предопределено по сравнению с VPA, использующим машинное обучение. Программное обеспечение RPA использует определенные правила для автоматизации рабочих процессов и действий, которые обычно требуют повторяющихся действий вручную.

Программное обеспечение может самостоятельно входить в систему, вводить данные, выполнять вычисления, завершать определенную задачу, а затем выходить из системы с минимальным вмешательством человека или без него. Программное обеспечение RPA вместо полноценного виртуального помощника — отличный способ ощутить преимущества, которые может предложить виртуальный помощник, не принимая на себя никаких обязательств.

Улучшение информационных ресурсов и процессов взаимодействия с клиентами. Другой вариант — взглянуть на то, как вы сейчас работаете, чтобы оптимизировать процессы, с которыми может помочь виртуальная машина.

• Есть ли на вашем сайте четко обозначенная страница часто задаваемых вопросов?
• Есть ли информация, которую вы можете добавить к ней, чтобы сделать ее более полезной?
• Насколько сложно клиентам найти информацию или выполнить простые задачи через ваш веб-сайт или электронную почту?
• Что вы можете сделать, чтобы упростить процессы или удалить из них этапы, чтобы клиентам (и вам) было легче?

Стратегическое мышление о том, как повысить эффективность в вашей организации, поможет вам стать более эффективным и поможет вам определить области, которые оправдывают принятие полноценного VPA.

Примечание . Приложения, упомянутые в этой статье, являются примерами, демонстрирующими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендации. Они были получены из источников, считавшихся надежными на момент публикации.