Cara membuat kebijakan PTO (+ template kebijakan PTO)

Jika Anda seorang pemilik bisnis, Anda dapat menarik kandidat yang berharga dan berbakat dengan menawarkan gaji yang kompetitif. Tapi, selain motivasi finansial, banyak orang juga akan mengapresiasi kebijakan PTO yang menarik. Jika dipikir-pikir, memiliki waktu istirahat yang cukup untuk menikmati kehidupan di luar pekerjaan adalah keinginan kita semua. Jadi, sebagai pemberi kerja, Anda memiliki kesempatan luar biasa ini untuk memberi staf Anda format PTO yang sesuai untuk mereka.

Pada artikel ini, kami akan memberikan beberapa tips praktis tentang cara membuat kebijakan PTO. Sebelum kami melakukannya, kami akan memandu Anda terlebih dahulu melalui dasar-dasar PTO dan kebijakan PTO, seperti berbagai jenis kebijakan dan bagaimana undang-undang mengatur hal ini.

Apa itu kebijakan PTO dan PTO?

Paid time off (PTO) adalah waktu yang dihabiskan karyawan untuk tidak bekerja, tetapi mereka tetap dibayar untuk jam tersebut. PTO adalah istilah umum yang mencakup:

• liburan,
• hari-hari pribadi,
• cuti sakit,
• kehilangan,
• tugas juri,
• cuti hamil dan melahirkan, dan
• pekerjaan sukarela.

Jadi, karyawan dapat mengambil cuti tidak hanya untuk liburan tetapi juga untuk tujuan lain, seperti cuti hamil atau tugas juri.

Apa yang diatur dalam kebijakan PTO?

Sekarang, kebijakan PTO mengatur:

• Jumlah hari kerja PTO yang diterima pekerja setiap tahun.
• Apakah karyawan mendapatkan hari-hari PTO secara sekaligus atau apakah mereka dapat memperoleh hari libur . Akrual memungkinkan pekerja untuk mendapatkan PTO mereka dari waktu ke waktu. Akrual akan tergantung pada masa kerja yang dimiliki karyawan. Pekerja dapat menggunakan waktu istirahat yang masih harus dibayar sebelum habis masa berlakunya, yang dapat berupa akhir tahun kalender atau tahun peringatan kerja.
• Jika karyawan harus mengikuti rollover saldo yang tidak terpakai atau kebijakan gunakan-atau-hilang-itu . Dengan rollover saldo yang tidak terpakai, majikan mengizinkan pekerja mereka untuk menambahkan hari yang tidak terpakai ke saldo tahun berikutnya. Misalnya, jika seorang karyawan memiliki 15 hari PTO per tahun, dan dia hanya menggunakan 10 hari, dia akan dapat menggulingkan 5 hari PTO ini ke tahun berikutnya. Di sisi lain, kebijakan use-it-or-lose-it berarti bahwa pekerja harus menggunakan semua hari PTO yang mereka dapatkan per tahun. Jika tidak, mereka kehilangan hari libur ini.

Selain itu, kebijakan PTO harus menyatakan siapa yang bertanggung jawab untuk menyetujui waktu istirahat, seperti SDM, supervisor, atau siapa pun. Dan, karyawan harus tahu kapan harus meminta cuti karena harus ada jumlah waktu yang diperlukan sebelum mengambil hari libur. Misalnya, pekerja harus mengajukan permintaan mereka dua minggu sebelum pergi berlibur.

Perlu dicatat bahwa kebijakan PTO tidak sama untuk pekerja bergaji dan per jam. Misalnya, karyawan per jam tidak mendapatkan PTO tanpa batas karena mereka berhak atas uang lembur. Sebaliknya, karyawan yang digaji tidak dapat menerima lembur.

Tiga jenis kebijakan PTO

Jika Anda seorang majikan, pastikan bahwa ada beberapa jenis kebijakan PTO:

1. PTO tradisional,
2. PTO fleksibel, dan
3. PTO tanpa batas.

PTO tradisional

Ketika perusahaan memilih kebijakan PTO tradisional, mereka membuat beberapa kategori khusus untuk hari libur, seperti liburan, cuti sakit, dan hari pribadi. Dengan cara ini, karyawan harus memilih kategori tertentu ketika meminta waktu istirahat mereka.

Bagi pekerja, keuntungan utama dari aturan PTO tradisional adalah bahwa jumlah hari kerja PTO meningkat semakin lama karyawan bekerja di sebuah perusahaan. Dengan demikian, perputaran karyawan akan berkurang, yang bermanfaat bagi pengusaha.

Namun, kelemahan utamanya adalah para pekerja mungkin merasa mereka memiliki pilihan terbatas untuk mengambil hari libur. Jadi, agar saldo mereka tidak naik, pekerja mungkin salah melaporkan hari libur mereka.

• Dalam hal apa pengusaha harus menggunakan kebijakan PTO tradisional?

Dalam situasi ketika majikan ingin tahu persis bagaimana karyawan mereka menggunakan waktu istirahat mereka (kesempatan apa).

PTO yang fleksibel

PTO fleksibel (bank PTO) adalah kumpulan tunggal hari PTO. Karyawan memiliki jumlah waktu istirahat yang tetap, dan mereka dapat menggunakan hari-hari ini sesuka mereka. Jadi, tidak ada kategori khusus seperti liburan, tugas juri, atau cuti sakit.

PTO yang fleksibel memberikan kebebasan kepada karyawan untuk mengatur hari libur mereka sesuai keinginan mereka. Misalnya, orang tua yang bekerja dapat menggunakan waktu istirahat mereka untuk mendukung anak-anak mereka di beberapa acara olahraga.

Namun, kelemahan utama di sini adalah sulitnya bagi pemberi kerja untuk menetapkan batas tahunan hari kerja PTO bagi karyawan.

• Dalam hal apa pengusaha harus menggunakan kebijakan PTO yang fleksibel?

Dalam situasi ketika majikan mencari cara untuk menangani administrasi dengan mudah.

PTO tak terbatas

Dengan kebijakan PTO tanpa batas, karyawan dapat mengambil cuti sebanyak yang mereka inginkan, selama manajer mereka menyetujui hari libur tersebut. Pada umumnya perusahaan masih jarang menggunakan aturan PTO jenis ini. Jadi, itulah mengapa bisnis yang memilih format PTO ini menarik banyak karyawan berbakat.

Namun, masalah utama dengan kebijakan PTO tak terbatas adalah bahwa beberapa survei menunjukkan bahwa PTO tak terbatas biasanya kurang dimanfaatkan. Itu karena para pekerja sulit untuk memilih jumlah hari libur yang tepat.

• Dalam hal apa pengusaha harus menggunakan kebijakan PTO tak terbatas?

Kebijakan tak terbatas bekerja dengan baik ketika pengusaha ingin mengawasi keuangan perusahaan. Di perusahaan di mana karyawan memiliki PTO tak terbatas, pekerja tidak dapat memperoleh hari libur. Oleh karena itu, ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, majikan tidak berkewajiban untuk membayar waktu liburan.

Berapa banyak PTO yang diberikan sebagian besar perusahaan?

Sekarang, terlepas dari jenis kebijakan PTO yang dipilih perusahaan, jumlah hari rata-rata yang diterima karyawan per tahun bisa dari 13 hingga 26, menurut survei SHRM. Berbicara tentang kebijakan tradisional yang memisahkan kategori PTO, angka rata-ratanya adalah:

• 8 sampai 22 hari untuk liburan,
• 7 sampai 19 untuk hari sakit dan,
• 4 hari pribadi untuk karyawan tetap.

Penting untuk dicatat bahwa hari-hari ini tergantung pada lamanya layanan karyawan.

Bagaimana PTO diatur oleh undang-undang?

Apakah majikan diharuskan untuk memberikan waktu istirahat yang dibayar kepada pekerja mereka? Jawabannya bisa beragam karena tingkat federal dan negara bagian mengatur masalah ini secara berbeda.

Menurut FLSA, majikan tidak berkewajiban untuk membayar karyawan mereka untuk waktu tidak bekerja (liburan, hari pribadi, hari libur). Tunjangan seperti ini tergantung pada kesepakatan antara majikan dan karyawan.

Di tingkat negara bagian, peraturan PTO berbeda dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya. Undang-undang negara mengatur beberapa hal, seperti apa yang terjadi dengan waktu liburan yang tidak digunakan dan jika majikan wajib membayar pekerja keluar. Juga, kebijakan gunakan-atau-hilang-itu ilegal di negara bagian tertentu. Sebaliknya, di beberapa negara bagian, seperti Washington, majikan diharuskan memberikan cuti sakit berbayar kepada pekerja. Berikut daftar negara bagian dan rincian lebih lanjut tentang peraturan cuti sakit mereka.

Jadi, pengusaha harus memperhatikan undang-undang federal dan negara bagian saat membuat kebijakan PTO.

Bagaimana Anda bisa membuat kebijakan cuti berbayar?

Sekarang setelah Anda mengetahui bagian terpenting dari kebijakan PTO, berikut adalah beberapa tip untuk membuat kebijakan PTO yang sesuai untuk perusahaan Anda.

Tentukan jumlah hari PTO yang sesuai

Jika Anda memilih kebijakan PTO tradisional atau fleksibel untuk bisnis Anda, pikirkan tentang jumlah hari PTO yang tepat yang akan Anda berikan kepada karyawan Anda. Bagaimana Anda membuat keputusan ini? Anda dapat melakukan riset untuk mengetahui bagaimana perusahaan lain di industri dan wilayah geografis Anda menangani masalah ini.

Sebagai contoh, beberapa penelitian menunjukkan bahwa karyawan yang bekerja di sektor nirlaba/yayasan memiliki rata-rata 17,5 hari libur berbayar per tahun. Pekerja di industri pemerintah dan militer rata-rata memiliki 17,3 hari libur per tahun.

Berbicara tentang berbagai negara bagian, PTO rata-rata untuk pemilik usaha kecil di negara bagian Timur Laut (New York, New Hampshire, Maine) adalah 11,4 hari per tahun. California dan negara bagian lain di Barat mengizinkan 9,4 hari PTO, sementara negara bagian di Selatan dan Midwest memiliki rata-rata 8,5 hari per tahun.

Perlu juga dicatat bahwa, dengan aturan PTO yang tepat, Anda dapat memastikan bahwa karyawan terbaik Anda tidak meninggalkan perusahaan. Begini caranya: beri penghargaan kepada pekerja dengan lebih banyak waktu istirahat semakin lama mereka bekerja di perusahaan Anda. Dengan cara ini, karyawan juga akan merasa lebih dihargai atas upaya mereka.

Tentukan opsi rollover

Saat membuat kebijakan PTO, penting untuk memilih apakah Anda akan mengizinkan pekerja Anda opsi rollover atau kebijakan gunakan-atau-hilang-itu.

Pertama, ingatlah untuk memeriksa peraturan negara bagian Anda tentang opsi rollover karena beberapa negara bagian mengamanatkan rencana rollover untuk PTO. Jika hal ini terjadi di lokasi Anda, pastikan untuk mencatat rincian lebih lanjut tentang hal ini. Selanjutnya, apakah karyawan memiliki kemungkinan untuk meneruskan hari-hari PTO yang tidak digunakan ke hari ulang tahun kerja atau tahun kalender berikutnya? Pilih satu opsi dan tambahkan ke kebijakan PTO Anda.

Kemudian lagi, jika Anda memilih kebijakan gunakan-atau-hilang-itu, sertakan info itu dalam kebijakan PTO Anda. Selain itu, Anda dapat mengingatkan karyawan Anda dari waktu ke waktu untuk mengambil hari libur mereka dan mencegah kehilangan waktu mereka yang berharga.

Atur proses persetujuan PTO

Setelah Anda menentukan jumlah hari yang dapat digunakan pekerja dan opsi berharga lainnya, pastikan untuk menetapkan beberapa aturan dasar untuk meminta cuti.

Pertama, karyawan perlu mengetahui tenggat waktu untuk mengajukan permintaan cuti mereka. Misalnya, jika pekerja ingin mengambil lebih dari 5 hari, mereka harus meminta cuti dua minggu sebelumnya. Saat mengambil hari libur lebih sedikit, karyawan diperbolehkan untuk meminta cuti dua hari sebelum menggunakannya.

Sekarang, aturan ini berlaku untuk semua jenis PTO, tetapi mari kita fokus pada hari-hari sakit pada khususnya. Bekerja di bisnis seperti hotel dan restoran biasanya berarti bekerja dalam shift. Lingkungan kerja seperti itu menuntut pekerjaan yang dinamis sehingga memiliki lebih sedikit karyawan dalam satu shift bisa sangat bermasalah. Untuk mencegah situasi ini, majikan harus menetapkan tenggat waktu yang realistis untuk panggilan sakit. Dengan demikian, akan lebih mudah untuk menemukan pekerja yang akan mengambil shift seseorang.

Selain itu, kebijakan PTO harus menyatakan siapa yang bertanggung jawab untuk menyetujui hari libur. Bergantung pada jumlah karyawan di perusahaan Anda, ini bisa berupa departemen SDM, manajer, atau pemberi kerja.

Biarkan karyawan Anda memeriksa saldo dan akrual PTO mereka

Sebagai atasan atau manajer mereka, masuk akal jika Anda melacak waktu istirahat tim Anda. Namun, untuk meningkatkan kepercayaan antara Anda dan tim, pastikan karyawan Anda memeriksa saldo PTO mereka.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak untuk meminta dan menyetujui PTO, beri pekerja Anda akses untuk meninjau waktu istirahat mereka. Misalnya, Anda dapat mencoba Clockify, pelacak waktu libur dan liburan, untuk tujuan ini. Di sini, seorang karyawan dapat melihat riwayat saldonya, yang menunjukkan permintaan cuti dan perubahan pada akrual, seperti pada tangkapan layar di bawah ini.

Dalam contoh ini, kita dapat melihat keseimbangan liburan. Jadi, setiap kali pengguna mengajukan permintaan cuti, tindakan ini akan ditambahkan ke daftar. Juga, ketika manajer atau admin menyetujui atau menolak permintaan, riwayat Saldo juga akan menyertakan tindakan ini.

Pastikan kebijakan Anda mengikuti semua hukum dan peraturan

Kami telah berbicara tentang bagaimana negara bagian yang berbeda memiliki berbagai peraturan dalam hal kebijakan PTO. Jadi, sebelum membagikan kebijakan PTO Anda dengan karyawan, luangkan waktu untuk mempelajari undang-undang dan peraturan federal, negara bagian, dan lokal. Itulah cara terbaik untuk memastikan bahwa kebijakan Anda mematuhi semua undang-undang.

Selain itu, jika perusahaan Anda mempekerjakan pekerja di lebih dari satu yurisdiksi, periksa apakah ada variasi di antara berbagai bidang otoritas.

Sertakan kebijakan PTO Anda dalam buku pegangan karyawan

Informasi berharga harus selalu dibagikan. Jadi, jangan biarkan karyawan Anda tidak tahu apa-apa tentang aturan PTO. Sebagai gantinya, tambahkan kebijakan PTO Anda ke buku pegangan karyawan. Setiap kali pekerja baru memulai di perusahaan Anda, mereka akan memiliki semua detail yang perlu mereka ketahui tentang cuti berbayar.

Selain itu, beri tahu karyawan Anda bahwa mereka dapat datang kepada Anda jika mereka memiliki pertanyaan tentang PTO mereka.

Template kebijakan PTO

Untuk membantu Anda membuat kebijakan PTO yang sesuai dengan bisnis Anda, kami membuat template kebijakan PTO. Pada tangkapan layar di bawah, Anda dapat melihat salah satu bagian dari template ini, yang dapat Anda unduh pada tautan di bawah ini.

Unduh templat kebijakan PTO

Berikut adalah kategori utama yang termasuk dalam template ini:

1. Pendahuluan: secara singkat, di sinilah Anda menjelaskan apa itu PTO dan kapan karyawan dapat mulai menggunakan hari libur mereka. Selain itu, Anda dapat menambahkan jenis polis Anda (tradisional, fleksibel, atau tidak terbatas).
2. Kebijakan akrual dan rollover : jelaskan siapa yang memenuhi syarat untuk mendapatkan hari PTO mereka dan kapan karyawan dapat mulai menggunakan waktu yang masih harus dibayar. Anda juga harus menyertakan jadwal akrual. Juga, klarifikasi jika pekerja diizinkan untuk membawa hari-hari PTO yang tidak digunakan. Jika demikian, apakah karyawan harus memasukkan hari-hari yang tidak terpakai ke kalender berikutnya atau tahun ulang tahun kerja. Klarifikasi jika ada perbedaan antara karyawan paruh waktu dan penuh waktu.
3. Cuti sakit: karena cuti sakit adalah wajib di beberapa negara bagian, di sinilah Anda dapat memasukkan data tersebut, tergantung pada lokasi perusahaan Anda.
4. Permintaan dan persetujuan PTO: cukup jelaskan bagaimana karyawan dapat meminta cuti dan siapa yang menyetujui hari-hari PTO.
5. Pemutusan Hubungan Kerja: ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, apa yang terjadi dengan hari-hari PTO yang belum digunakan yang masih harus dibayar? Pastikan untuk menjelaskan di bagian ini.

Kesimpulan

Saat membuat kebijakan PTO, Anda harus membuat beberapa keputusan:

• Pertama, Anda harus mencari tahu apakah Anda ingin memberikan format PTO tradisional, fleksibel, atau tidak terbatas kepada karyawan Anda.
• Kemudian, Anda perlu memikirkan apakah Anda ingin mengizinkan pekerja Anda memperoleh waktu istirahat mereka atau apakah mereka akan mendapatkan satu jumlah di awal tahun.
• Anda juga harus memilih apakah Anda akan memberi karyawan opsi untuk melanjutkan hari libur mereka yang tidak digunakan atau apakah mereka harus menggunakan semua hari PTO pada akhir tahun.

Selain itu, penting bagi Anda untuk mengikuti undang-undang dan peraturan karena kebijakan PTO harus mematuhi semua tingkat undang-undang.

Setelah Anda membuat kebijakan PTO Anda sendiri, pastikan Anda memasukkannya ke dalam buku pegangan karyawan. Terakhir, dorong pekerja Anda untuk menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang PTO mereka.