Manfaat timesheets digital daripada kertas

Dengan begitu banyak pekerjaan yang online secara global, begitu pula praktik melacak waktu dan pekerjaan. Kami berusaha keras untuk kepraktisan dan efisiensi, terutama dengan proses yang singkat tetapi menumpuk seiring waktu (seperti menghapus email Anda). Saat ini, sebagian besar perusahaan tidak dapat membayangkan bekerja dengan timesheets kertas karena yang digital memberikan begitu banyak kenyamanan dan kemudahan penggunaan.

Jika Anda termasuk di antara mereka yang masih belum yakin akan keefektifannya, kami telah menyusun daftar manfaat yang dibawa oleh timesheet digital, dan bagaimana mereka dapat mengubah kehidupan kerja Anda – menjadi lebih baik, tentu saja.

Masalah terbesar dengan lembar waktu kertas dan kartu punch

Untuk menyoroti bagaimana timesheets kertas dapat menghabiskan uang, waktu, dan energi Anda, kami akan menggunakan sebuah contoh. Perhatikan lembar waktu di bawah ini.

Contoh lembar waktu dari amherst.edu

Meskipun kami tidak mencoba untuk mengatakan bahwa timesheets kertas itu buruk (untuk beberapa individu dan perusahaan bekerja jauh lebih baik), kami sangat pro-digitalisasi. Dan sementara absen di atas diisi dengan baik, ada beberapa titik lemah untuk kesalahan.

Tentu saja, padanan digital mereka menghadirkan serangkaian tantangan mereka sendiri, tetapi mereka jauh lebih mudah terjebak dalam waktu dan kesalahan absen lebih mudah diminimalkan.

Mereka mencakup periode yang terlalu luas

Meskipun timesheets dua minggu bukanlah hal yang aneh, ketika dibuat dalam bentuk tertulis seperti ini, Anda tidak dapat melihat banyak detail tentang hari kerja seseorang. Apa yang Anda dapatkan adalah angka, dan beberapa informasi sederhana.

Ini baik-baik saja jika Anda berada di pekerjaan yang lebih menekankan pada kehadiran Anda, atau bahwa orang lain tidak bergantung pada pekerjaan Anda, atau Anda hanya menyediakan lembar waktu ke bagian akuntansi untuk menghitung gaji Anda.

Ada lebih banyak ruang untuk kesalahan dan eksploitasi manusia

Ketika lembar waktu diisi dengan tangan dan hanya mengandalkan waktu untuk mencatat, ada beberapa celah untuk masalah:

• Tulisan tangan seseorang tidak terbaca;
• Cara mereka mengumpulkan waktu salah, mengorbankan entri waktu;
• Mereka salah mengisi kolom;
• Menghitung penggajian membutuhkan lebih banyak fokus, karena slip-up lebih mudah dilakukan;
• Seseorang dapat melupakan atau dengan sengaja menghilangkan tugas atau istirahat.

Dengan timesheets kertas, akan selalu ada cara untuk menipu sistem. Di salah satu tempat kerja lama saya, kami tidak mengisi lembar waktu seperti itu, tetapi kami memiliki pembaca kartu ID perusahaan di pintu utama dan belakang (tempat kami istirahat). Pembaca kartu ini akan membuka kunci pintu, sehingga sistem akan tahu kapan Anda masuk dan keluar gedung (memulai dan mengakhiri hari kerja Anda, dan kapan Anda istirahat).

Tak perlu dikatakan bahwa segera, Anda dapat melihat kelompok lima orang melakukan istirahat merokok, dengan satu mengatakan: "Istirahat ini ada pada saya!" saat membuka kunci pintu, sementara yang lain bahkan tidak memindai ID mereka (sehingga waktu istirahat mereka tidak terdaftar). Dalam banyak kasus, majikan dibiarkan berjuang untuk menemukan cara terbaik untuk melacak jam kerja karyawan mereka.

Moral dari cerita ini adalah: beberapa orang akan menemukan cara untuk menghindari aturan, dan sistem ketepatan waktu yang sudah ketinggalan zaman membuatnya lebih mudah bagi mereka, sementara Anda menderita kerugian.

Pekerjaan tambahan untuk departemen lain

Untuk manajer dan pemimpin tim , lembar waktu kertas bisa menjadi arsip mimpi buruk yang harus dilalui pada saat mereka harus membuat penilaian proyek atau memeriksa bagaimana tim mereka bekerja secara keseluruhan. Dan informasi sederhana seperti waktu mereka masuk dan keluar gedung tidak akan banyak membantu. Bagi mereka, entri waktu dengan sedikit lebih detail dan lembar waktu kolektif jauh lebih berguna.

Untuk akuntan , lembar waktu seperti yang ada di contoh kami tampaknya menghemat banyak waktu, karena orang tersebut telah menghitung gaji mereka. Namun, aman untuk menebak bahwa akuntan akan melakukan perhitungan lagi, untuk memastikan semuanya sesuai dengan buku. Belum lagi memasukkan data yang sama ke dalam perangkat lunak atau buku mereka sendiri. Ini hanya menggandakan pekerjaan, dan tidak perlu begitu.

Untuk pekerja lepas , lembar waktu seperti ini merugikan mereka. Klien akan sering meminta semacam rincian proses dan tenggat waktu mereka. Sementara pekerja lepas memiliki hak untuk memberikan informasi sesedikit yang mereka inginkan, sebagian besar kepercayaan bergantung pada transparansi. Mampu menunjukkan klien Anda berapa banyak waktu yang Anda habiskan per hari pada setiap bagian dari proyek mereka sangat berharga. Ini membangun pemahaman yang lebih baik dan membantu Anda membenarkan tarif Anda.

Anda terlambat menemukan masalah

Bayangkan seorang karyawan mendekati Anda dan memaparkan masalah yang mereka alami dengan rekan setimnya selama berminggu-minggu sekarang. Mereka enggan mengatakan apa pun pada awalnya, ingin menyelesaikan masalah sendiri, atau tidak membuat keributan. Rekan satu tim secara konsisten terlambat dengan bagian proyek mereka, mengarang alasan dan memberikan hasil di bawah standar. Ada beberapa bendera merah besar di sini:

1. Masalahnya ada di sana selama berminggu-minggu, dan Anda tidak menyadarinya;
2. Anda harus melalui banyak lembar waktu untuk mengumpulkan bukti untuk menghadapi karyawan tersebut;
3. Anda harus membuat perkiraan proyek baru secara manual sementara tenggat waktu mendekat dengan cepat.

Untuk pekerja lepas, masalahnya serupa: klien ingin menunda tenggat waktu atau menuduh Anda terlalu lama. Jadi, untuk mendukung diri Anda sendiri, Anda harus menghabiskan banyak waktu membaca semua kertas (atau buku), mencari informasi yang Anda butuhkan secara manual. Sementara berharap Anda terus menghitung segalanya.

Dengan semua yang dikatakan, hanya dengan memperkenalkan lembar waktu digital dan pelacak waktu, Anda dapat mencegah semua masalah ini, dan mendapatkan pengembalian sepuluh kali lipat.

Alasan menggunakan timesheet digital

Di bagian ini, kami akan fokus pada berbagai manfaat lembar waktu digital untuk Anda (atau bisnis Anda). Dan di akhir daftar, Anda akan melihat betapa tak tergantikannya sebuah perangkat lunak.

Mereka membiarkan Anda mengedit timesheets dan entri waktu

Dengan timesheet digital, ada opsi untuk mengedit deskripsi setiap entri waktu. Ini sempurna untuk menambahkan detail tentang tugas yang terkait dengan entri itu. Informasi seperti alat yang digunakan, atau siapa yang memberikan tugas, dll.

Meskipun Anda dapat berargumen bahwa hal yang sama tersedia di lembar waktu kertas, selalu ada masalah ketidakterbacaan dan orang-orang meninju atau mengisi rekan kerja mereka (risiko pencurian waktu). Tetapi dengan pelacak waktu digital dan timesheet, Anda mendapatkan tiga solusi untuk masalah ini:

1. Lebih mudah untuk menghapus dan memperbaiki entri waktu secara digital daripada di atas kertas;
2. Setiap karyawan memiliki kredensial login mereka sendiri, sehingga mereka tidak dapat menulis waktu untuk satu sama lain, dan
3. Pengusaha dapat mengunci opsi pengeditan dalam perangkat lunak itu sendiri. Ini berarti karyawan akan memerlukan persetujuan sebelum mengedit entri waktu, yang sangat bagus untuk mencegah pencurian waktu.

Pengeditan entri waktu di Clockify

Ada juga banyak templat absen bagi mereka yang tidak ingin menginstal perangkat lunak terpisah tetapi menyukai gagasan memiliki akun digital waktu setiap orang yang terpotong rapi.

Ikhtisar yang lebih baik dari semua orang dan segalanya

Ini adalah usia transparansi dan akuntabilitas. Dan dengan timesheets kertas, Anda tidak memiliki kemewahan itu.

Timesheet digital memungkinkan Anda melihat apa yang dilakukan semua orang secara real time. Jauh lebih mudah untuk mencari karyawan tertentu untuk melihat ketersediaan mereka, melacak kemajuan proyek, dan seberapa baik waktu kerja sesuai dengan perkiraan Anda.

Dalam contoh di atas, Anda dapat melihat karyawan mana yang bekerja pada proyek apa, dan Anda bahkan dapat mencari melalui lembar waktu untuk karyawan tertentu.

Anda akan dengan mudah tetap di atas perkiraan proyek

Setiap proyek akan mengharuskan Anda membuat perkiraan waktu yang memengaruhi setiap aspeknya: bagaimana Anda mengalokasikan anggaran saat proyek berjalan, rekan tim mana yang tersedia untuk apa, tugas apa yang memengaruhi tenggat waktu, bagaimana prioritas bergeser, dan banyak lagi.

Dengan lembar waktu kertas, mengikuti seberapa baik proyek mengikuti perkiraan Anda bisa jadi rumit. Ada keterlambatan dalam pemrosesan informasi, dan itu hanya lebih lama dan lebih berat untuk melalui semuanya.

Ketepatan waktu digital, di sisi lain, membuat segalanya menjadi instan. Perangkat lunak ini dirancang untuk memberikan kepada Anda informasi apa pun yang Anda butuhkan secepat mungkin. Setelah Anda memasukkan informasi yang diperlukan – seperti perkiraan waktu dan anggaran dalam kasus ini, perangkat lunak dapat melacak semua entri waktu yang dibuat karyawan dan membandingkannya dengan perkiraan Anda.

Melacak perkiraan proyek di Clockify .

Anda mendapatkan pilihan untuk mengikuti perkembangan proyek saat bergerak, dan melihat apakah Anda maju, atau tertunda. Dan itu memberikan informasi itu kapan pun Anda mau, dalam hitungan menit. Ini semua soal membiarkan perangkat lunak melakukan semua pekerjaan berat.

Masalah lebih mudah dikenali

Setelah menyebutkan perkiraan, masuk akal jika kita langsung menuju subjek penundaan proyek, dan bagaimana lembar waktu digital dapat membantu Anda mencegahnya.

Beberapa alasan terbesar untuk tenggat waktu yang terlambat meliputi:

• Kurangnya motivasi atau produktivitas;
• Masalah penugasan tugas;
• Karyawan yang kewalahan;
• Permintaan klien yang tidak masuk akal, dll.

Percayakah Anda bahwa hampir semua masalah itu dapat dihindari dengan bantuan timesheets?

Itu mudah.

Alih-alih hanya menggunakan lembar waktu yang menunjukkan kapan seseorang masuk dan keluar kantor di penghujung hari, pelacakan waktu nyata membantu Anda menemukan masalah yang meningkat beberapa hari atau bahkan berminggu-minggu ke depan. Saat tugas seseorang memakan waktu lebih lama, atau menunggu lebih lama dari yang dibutuhkan, Anda dapat bertindak di tempat dan menemukan akar masalahnya.

Belum lagi bahwa memiliki laporan perkiraan proyek hanya dengan sekali klik dapat membantu Anda melihat apakah tenggat waktu tertentu akan sulit dipenuhi bahkan berminggu-minggu ke depan. Jadi Anda dapat menghubungi klien Anda dan memberi tahu mereka, alih-alih menghadapi email dan panggilan terlambat yang tidak menyenangkan.

Ketepatan waktu yang lebih akurat

Dengan pelacak waktu digital, lembar waktu Anda akan menjadi sedetail yang Anda inginkan.

Pelacak waktu modern memberi Anda pilihan untuk

• Memberi label entri waktu Anda, sehingga Anda tahu jenis pekerjaan apa yang Anda lakukan

(akuntansi, rapat, pengembangan, pengujian, brainstorming proyek, dll.)

• Mengintegrasikan dengan aplikasi lain yang Anda gunakan

(Peramban web, perangkat lunak akuntansi, alat manajemen proyek, dll.)

Di kedua akun, setiap entri yang Anda buat memiliki opsi untuk menentukan jenis pekerjaan yang Anda lakukan. Dan biasanya, yang harus Anda lakukan adalah memasukkan informasi satu kali, dan itu akan ditransfer ke semua entri Anda di masa mendatang.

Salah satu manfaat luar biasa dalam hal akurasi adalah opsi untuk langsung membuat entri waktu dari kalender online Anda. Seperti:

Seperti yang Anda lihat di atas, pelacak waktu digital dapat bekerja bersama dengan kalender Anda. Saat Anda menghubungkan keduanya, tidak perlu memasukkan data secara manual dalam entri waktu Anda untuk tugas tertentu di daftar Anda. “Meeting with Client X” pada gambar di atas menunjukkan bahwa, dengan satu klik pada tombol 'play', Anda memulai timer untuk tugas tersebut. Dan ketika Anda selesai, entri waktu langsung menuju ke lembar waktu.

Sesimpel itu!

Lebih sedikit ruang untuk kesalahan manusia dan lebih sedikit kerumitan untuk semua orang yang terlibat

Mari kita lihat contoh lain dari lembar waktu kertas:

Contoh lembar waktu kertas dari Psychology.illinois.edu

Kami telah menyebutkan bahwa ini melayani tujuan tertentu: hanya mencatat jam kerja untuk perhitungan penggajian yang lebih mudah.

Dan pada saat yang sama, ini berarti beberapa (jika tidak sebagian besar) orang akan menelusuri bidang menanyakan jenis tugas apa yang sedang dilakukan dalam slot waktu itu. Selain itu, penyelia dapat dengan cepat menandatangani lembar waktu ini untuk melewati lot, dan mengesampingkannya untuk nanti. Ini juga membutuhkan tulisan tangan yang dapat dibaca, dan menghindari kerusakan (seperti noda dan robekan pada kertas).

Dengan timesheet digital, sangat sedikit penyelesaiannya tergantung pada karyawan dan supervisor. Sementara entri waktu masih perlu diisi, perangkat lunak melakukan sisanya: menghitung penggajian, mengekstrak informasi, merumuskan laporan, mencari entri tertentu, dan bahkan menyajikan gambaran umum tugas dan waktu yang dihabiskan setiap orang di tempat kerja.

Laporan hanya dengan sekali klik

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya – melaporkan kemajuan proyek. Dengan semua yang disebutkan sebelumnya, perangkat lunak diberi informasi yang cukup untuk menghasilkan tampilan yang kompleks dan kaya data dari semua yang Anda inginkan:

• Siapa yang mengerjakan tugas apa dan pendelegasian tugas secara keseluruhan;
• Jam kerja secara umum;
• Kemajuan proyek, sisa waktu, anggaran dan pengeluaran;
• Waktu yang dihemat dan waktu yang terbuang;
• Jam yang dapat ditagih vs yang tidak dapat ditagih, dan banyak lagi.

Dan untuk hubungan klien, dokumen seperti ini sangat penting. Perangkat lunak penunjuk waktu memungkinkan Anda mendapatkan semua informasi ini dari lembar waktu digital Anda dengan sekejap mata. Yang sangat berguna ketika klien menelepon Anda yang menginginkan pertemuan tentang proyek di pagi hari.

Kesimpulan

Keuntungan memiliki timesheet digital terlalu banyak untuk dihitung. Kami telah membahas hanya beberapa yang tampaknya bertahan dengan lembar waktu kertas, dengan harapan dapat menggambarkan bagaimana mereka dapat membuat kehidupan kerja Anda lebih mudah. Ada lebih sedikit ruang untuk kesalahan manusia, mereka mempercepat setiap proses, membuat perhitungan penggajian dan pelacakan proyek lebih mudah… Dan pelacak digital tampaknya semakin baik seiring waktu. Jadi mengapa tidak memodernisasi dan menghemat banyak uang, waktu, dan sumber daya?