Cara Menulis Email Undangan yang Sukses untuk Melancarkan Acara Hebat

1. Anatomi Surat Undangan
2. Tips Menulis Email Undangan
3. 6 Contoh Email Undangan yang Bagus

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Reply.io - Penjangkauan email pribadi, panggilan, dan tugas
4. Mailtrack - Tautan email membuka pelacakan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

Acara yang benar-benar menonjol membutuhkan strategi pemasaran yang baik. Salah satu strategi paling efektif saat merencanakan kampanye acara adalah menulis email undangan yang sukses. Jika Anda telah mencari beberapa tip hebat tentang email semacam itu, maka Anda dapat berhenti mencari di seluruh internet karena ini adalah perhentian sempurna untuk memeriksa contoh dan tip tentang cara menulis email undangan yang sukses untuk acara Anda.

Anatomi Surat Undangan

Surat undangan harus menginspirasi audiens Anda untuk menghadiri acara tersebut dan harus menyertakan semua detail yang perlu diketahui oleh peserta.

Surat undangan harus mengandung sedikit formalitas bersama dengan kata-kata ramah yang memberikan rasa profesionalisme saat mengundang audiens Anda. Berikut ini adalah beberapa poin penting yang harus Anda perhatikan untuk membuat anatomi surat undangan:

• Baris subjek yang tepat untuk undangan email acara Anda:

Mengambil baris subjek yang tepat akan membuat email Anda lebih menarik bagi audiens target karena itu adalah salah satu hal pertama yang dilihat penerima setelah menerima email. Email undangan untuk suatu acara harus berisi baris subjek yang relevan dengan isi email.

Misalnya, baris subjek seperti "beberapa pendaftaran tersisa" untuk email yang berbicara tentang pendaftaran yang baru saja dibuka tidak sesuai. Email undangan semacam itu membuat Anda terlihat sangat tidak profesional sebagai organisasi tuan rumah.

• Undangan email acara berkelas:

Email undangan berkelas adalah cara paling formal untuk mengundang orang ke acara Anda. Ini adalah opsi yang paling umum digunakan untuk acara internasional dengan berbagai macam orang di antara penonton.

Sebaiknya awali email undangan acara Anda dengan salam yang akan menambahkan sentuhan pribadi pada email Anda. Undangan acara dengan format yang berkelas akan menjangkau banyak orang dan sapaan pribadi kepada audiens Anda akan membuat mereka merasa dihargai dengan gagasan bahwa setiap orang dianggap penting.

• pengantar pribadi:

Setelah memberikan salam di awal email, berikan intro pribadi singkat tentang detail acara. Pastikan bahwa bagian ini agak informal tetapi pada saat yang sama, relevan dengan informasi yang diberikan di sisa email. Perkenalan pribadi dalam pesan undangan untuk acara dapat dimulai seperti ini:

Hai [Tambahkan nama penerima],

Kami harap Anda mengalami hari yang menyenangkan!

Kami menulis email ini untuk memberi tahu Anda tentang konferensi online yang Anda daftarkan. Kami akan senang Anda bersama kami dan membuatnya sukses.

Namun, batas waktu pembayaran akan segera datang dan kami belum mendengar kabar dari Anda. Berikut detail pembayarannya: [cantumkan detail, banner atau link]

Terima kasih sebelumnya,

[Nama tuan rumah atau perusahaan]

Atau, contoh lain adalah:

• Detail yang diperlukan:

Setelah Anda memberikan pengantar singkat dan menjelaskan acara Anda secara singkat, inilah saatnya untuk langsung membahas detail yang diperlukan dengan cara sesingkat mungkin. Menunjuk detail dalam format berpoin mengurangi waktu untuk membaca email lengkap sambil mendapatkan detail yang diperlukan seperti tanggal atau waktu.

Cara lain adalah membuat data tersebut dalam format tebal untuk menarik perhatian penerima ke acara undangan email. Email yang akan menghancurkan acara besar tidak boleh berisi terlalu banyak informasi sekaligus. Cobalah untuk membagi informasi ini menjadi beberapa urutan email.

• Tujuan dari email undangan:

Bagian email ini adalah versi diperpanjang dari baris subjek. Anda dapat menambahkan ini pada pengenalan pribadi atau di awal teks di mana Anda akan memberikan rincian. Tetap singkat seperti satu atau dua kalimat maksimal.

Jangan melebih-lebihkannya, buatlah itu sedikit resmi. Banyak penulis email atau perusahaan melewatkan bagian penting ini dari email undangan acara yang memberikan esensi email.

• Proposisi nilai:

Anda harus menjelaskan kepada audiens Anda dalam beberapa kata mengapa mereka harus menghadiri acara ini dan apa yang akan mereka peroleh darinya. Anda tidak perlu memberikan informasi seperti itu di setiap email yang Anda kirim ke satu peserta, tetapi sebarkan ke dua atau tiga email. Anda dapat menambahkan tautan ke informasi sebelumnya, jika Anda ingin mengingatkan detailnya.

Email pertama ketika Anda meminta peserta Anda untuk mendaftar adalah email di mana Anda perlu memberikan proposisi nilai dan insentif yang paling signifikan. Tapi tidak semua, Anda harus menyimpan sesuatu untuk mengejutkan mereka di acara tersebut.

• Waktu, tanggal, dan tempat yang tepat:

Untuk acara offline, ketiga informasi ini seperti udara, air dan darat. Betapa hal ini penting untuk kehidupan, memberikan tanggal, waktu, dan lokasi yang tepat adalah garis hidup acara tersebut. Saat mengirim email pengingat, beberapa hari sebelum acara, berikan detail yang tepat kepada tamu Anda.

Misalnya untuk acara online, Anda tidak perlu memberikan info tentang lokasi. Sebagai gantinya, Anda harus menyertakan URL ke halaman acara bersama dengan nama pengguna atau kata sandi, jika ada yang diberikan dalam email. Lebih baik menulis waktu menurut waktu militer untuk mencegah kebingungan antara pagi dan sore. Atau, Anda dapat menunjukkan zona waktu dan mengirim pemberitahuan sebelum memulai.

• Sebutkan tamu lain:

Untuk membangkitkan semangat pendaftar dan hadirin, Anda dapat menyebutkan nama beberapa tamu lain yang akan menghadiri acara yang sama dan juga nama tamu yang akan datang yang akan memberikan kuliah. Saat menulis email undangan dengan nama VIP, jangan lupa untuk menambahkan beberapa detail kecil juga.

• Permintaan konfirmasi:

Setelah menyebutkan semua detail yang diperlukan, informasi yang tepat dan beberapa insentif, pastikan Anda meminta audiens Anda untuk mengkonfirmasi kehadiran mereka dengan menekan tombol yang disediakan di bagian akhir/footer atau dengan mengunjungi situs web.

Juga, penting untuk diingat untuk tidak meminta konfirmasi terlalu banyak. Bahkan, di email pertama, Anda tidak boleh memberikan tombol “masuk” atau “daftar di sini”. Cukup tulis sesuatu seperti "Pendaftaran segera dimulai" atau "Tetap ketat untuk pendaftaran di masa mendatang". Ini akan menciptakan antisipasi yang lebih besar di antara para peserta.

• Menunggu penerimaan pembaca:

Jika Anda mengirim undangan ke acara tersebut, Anda harus meminta konfirmasi atau penerimaan melalui email pada waktu tertentu. Dan akhirnya, alangkah baiknya untuk mengungkapkan kegembiraan atas penerimaan pembaca di bagian terakhir anatomi surat undangan. Ini akan membantu membuat calon pendaftar Anda merasa lebih bersemangat tentang acara tersebut.

Jika Anda ingin lebih menarik perhatian ke acara tersebut, alangkah baiknya untuk melampirkan tanda tangan email dengan spanduk di footer email. Anda dapat menambahkan nama Anda, detail kontak utama, dan alamat email di blok tanda tangan.

Jadi, jika Anda memiliki acara untuk diiklankan, Anda dapat menggunakan generator tanda tangan email NEWOLDSTAMP untuk mengguncang kampanye pemasaran Anda dan membuat hidup lebih mudah. Layanan ini membantu membuat email yang profesional dan menarik secara visual dalam beberapa langkah sederhana.

Tips Menulis Email Undangan

Sekarang, ketika Anda telah menyusun tulang punggung undangan email, saatnya untuk berimprovisasi dan menulis email undangan yang sukses untuk membuat acara yang hebat. Kami telah mengumpulkan beberapa kiat hebat untuk meningkatkan gaya penulisan, membuat email menawan, dan meningkatkan kecepatan pembukaan email. Berikut adalah beberapa tips untuk memeriksa:

• Pisahkan penonton ke dalam kelompok-kelompok tertentu menurut lokasi geografis atau menurut kualifikasi profesional mereka. Setelah itu, saat menulis undangan acara email, personalisasi akan lebih mudah dilakukan.
• Personalisasi baris subjek Anda dalam surat undangan sesuai dengan audiens Anda yang tersegmentasi. Seperti yang telah dinyatakan, ini membantu untuk menjangkau lebih banyak peserta. Tentu saja, mengundang orang secara individu ke suatu acara sangat memakan waktu, tetapi penting untuk mempersonalisasi setiap email.
• Menarik perhatian ke acara Anda - seperti yang telah dinyatakan di atas, menambahkan teks kecil di acara undangan email Anda tentang bagaimana orang akan mendapat manfaat dari acara tersebut adalah ide yang bagus. Selain itu, Anda dapat merasakan urgensi dengan menambahkan baris subjek tertentu atau eksklusivitas yang dapat meningkatkan tarif buka email sebesar 20%.
• Undangan email untuk acara yang tidak memuat insentif, gambar, dan penawaran dalam acara tersebut pasti tidak akan menonjol di mata penerimanya. Email acara dengan detail seperti itu pasti akan memikat lebih banyak penerima ke acara tersebut.
• Tambahkan tombol CTA (Call-to-action) untuk memudahkan orang menanggapi email undangan Anda untuk acara. Anda dapat menambahkan satu CTA tetapi tidak lebih karena dapat membingungkan penerima dan Anda dapat kehilangan calon peserta. Juga, ingat "kurang lebih", jadi ketika Anda bahkan tidak menambahkan CTA tetapi acara Anda persis seperti yang dicari orang tersebut, maka penerima sudah akan bersemangat untuk menghadirinya. Jadi, Anda juga perlu lebih memperhatikan target audiens yang tepat.
• Anda tidak ingin email Anda memiliki kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa, email semacam itu akan membuat audiens Anda mundur. Jadi, periksa kembali semua teks termasuk baris subjek dan salinan isi.
• Last but not least, membuat urutan tindak lanjut untuk acara Anda bukanlah ide yang inovatif. Pastikan Anda membuat urutan email yang telah ditulis sebelumnya untuk setiap daftar email Anda. Percayalah, urutan otomatisasi email adalah pengubah permainan untuk setiap bisnis.

6 Contoh Email Undangan yang Bagus

Kami memahami bahwa menasihati semua tip di atas lebih mudah daripada menggunakannya secara praktis. Mungkin cukup sulit untuk menemukan tindakan dan alat yang tepat. Jadi, kami memutuskan untuk menunjukkan beberapa contoh untuk menginspirasi Anda dan membantu Anda menguasai formatnya. Oleh karena itu, inilah kami dengan 6 contoh email undangan terbaik:

      1. SumoCon

Contoh ini memiliki struktur yang dibuat secara profesional yang membantu penerima untuk memahami tentang apa acara tersebut, di mana lokasinya dan pada saat yang sama, ini membantu menyelamatkan pembaca dari keharusan melakukan hipotesis tentang:

- Dedikasi acara dan harga,

- Para ahli yang akan mengajarkan taktik,

- Manfaat apa yang mencakup semua sesi,

- Cara memesan tiket dan banyak lagi.

Selain itu, email acara menyertakan area tajuk yang disorot, konten isi besar yang dapat terlihat sangat berlebihan tetapi menunjukkan semua informasi yang diperlukan. Ini memberi para peserta kesempatan untuk dengan cepat memeriksa kampanye dan semua detail di satu tempat. Sangat menyenangkan bahwa mereka telah memecah email menjadi beberapa segmen yang lebih kecil. Selain itu, ide yang bagus untuk membuat email undangan dalam bentuk infografis.

2. Klub Sarapan Laut Besar

Kami dapat menemukan di sini konten dan desain yang hebat dan profesional. Struktur dan gambar email undangan nyaman untuk dibaca dan kontennya ramah dan menarik perhatian.

Ini hanya memaksa pemirsa untuk melanjutkan mempelajari bagian lain dari undangan untuk melihat detail lebih lanjut. Ini ditujukan kepada calon peserta secara langsung dan menunjukkan bahwa acara tersebut sangat relevan bagi siapa saja yang ingin mengembangkan bisnis desain web dan pemasaran digital mereka. Tamu istimewa dan sifat undangan membuat eksklusivitas di sekitar acara terasa dan membantu menarik peserta untuk mengunjungi dan mendiskusikan wawasan yang luar biasa.

3. Neil Patel

Undangan itu sendiri dirancang dengan luar biasa. Anda dapat melihat penggunaan CTA yang bagus yang membuat pesan menjadi transparan dan jelas bagi calon peserta. Ini menunjukkan apa sebenarnya langkah selanjutnya. Tombol ajakan bertindak, serta tautan ke langkah dan informasi selanjutnya, memudahkan pemirsa untuk RSVP.

Membuat proposisi nilai di sini yang secara singkat menunjukkan tentang apa acara tersebut dan apa keuntungan dari berkunjung - sangat membantu dalam cara menarik perhatian. Ini membantu untuk mendapatkan pembaca untuk memeriksa bagian terakhir dari undangan dan membujuk mereka untuk mengkonversi.

4. Bekerja Tiga

Gambar, struktur, serta konten dan badan teks kampanye acara sosial terlihat ringan dan menarik secara visual. Ini menginspirasi untuk memeriksa seluruh email dan memberikan rasa percaya dan otoritas di host. Konten dan desain seperti itu pasti akan membantu meyakinkan pembaca bahwa detail yang mereka terima adalah valid dan berharga. Ini akan meningkatkan kegembiraan dan mendorong untuk berpartisipasi dalam diskusi.

Dimana?, Kapan? dan bagian RSVP sangat digunakan untuk memberi tahu orang-orang tentang detail yang diperlukan. Itu sudah membantu untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang acara tersebut. Ini juga menunjukkan otoritas dan mengurangi kecemasan yang mungkin dimiliki orang-orang di sekitar tujuan yang akan mereka peroleh dari berkunjung.

5. Lakmus hidup

CTA dalam email undangan adalah teks kecil dengan tombol dan terlihat cukup jelas - Anda dapat menyimpan tanggal, mengirimkan proposal, dan mendapatkan template yang dapat disesuaikan. Email tersebut menyertakan spanduk dalam bentuk infografis dan memiliki tautan ke informasi tambahan.

Desain dan citra undangan bersifat individual dan benar-benar sesuai dengan situs dan merek perusahaan. Anda dapat melihat bahwa undangan tersebut memiliki lebih sedikit detail tentang acara tersebut dibandingkan dengan undangan lainnya yang dijelaskan dalam artikel ini. Itu hanya menciptakan rasa ingin tahu.

6. Makan Malam Tersembunyi

Contoh ini pasti menarik peserta untuk mengklik link dan memesan kursi. Teks CTA yang digunakan tim pemasaran dalam undangan sangat bagus. 'Lihat menu dan pesan kursi Anda' sangat jelas dan detail. Ini memberi pemirsa tidak ada keraguan apa yang akan terjadi setelah mengklik tautan.

Selain itu, setelah mengklik tautan di akhir email, calon peserta akan sampai ke halaman arahan di mana mereka akan menemukan detail lebih lanjut. Metode tersebut memungkinkan peserta untuk RSVP dengan cepat dan memesan tiket dengan mudah. Ini juga membantu meningkatkan penjualan dan kehadiran.

Ringkasan

Semua taktik tersebut di atas sebenarnya telah digunakan dan sukses besar telah dicapai oleh berbagai organisasi. Jadi, jangan membaca untuk melanjutkan, ambil pena dan kertas untuk mencatat poin-poin ini. Selain itu, Anda dapat menggunakan NEWOLDSTAMP   layanan dan tambahkan tanda tangan email dengan spanduk ke undangan Anda segera.

Selanjutnya, Anda dapat mengiklankan acara Anda di media sosial untuk menghasilkan buzz. Nantinya, Anda bisa mengirimkan email kepada orang-orang yang tertarik dengan acara tersebut. Media sosial telah benar-benar menyapu banyak metode komunikasi, namun, email masih tetap otentik dan platform formal untuk terhubung dengan orang-orang. Jadi, tetap tenang, lanjutkan dan buat email undangan yang sukses untuk mengadakan acara yang hebat.