Cara Efektif untuk Meningkatkan Tingkat Respons Survei

1. Bagaimana cara menghitung tingkat respons?
2. Apa yang dianggap sebagai tingkat respons survei yang baik?
3. Apa kelebihan dari tingkat respons yang tinggi?

Jika Anda menjalankan bisnis, Anda pasti melakukan yang terbaik untuk menyenangkan pelanggan Anda, memenuhi kebutuhan mereka, dan membuat mereka tetap setia pada merek Anda. Tapi bagaimana Anda tahu bahwa usaha Anda membawa hasil yang diinginkan? Jika Anda tidak mencoba mencari tahu apa yang sebenarnya dipikirkan pendukung Anda tentang produk atau layanan Anda, Anda tidak akan pernah bisa memberi mereka pengalaman pelanggan terbaik.

Umpan balik pelanggan membantu bisnis mengukur kepuasan pelanggan, meningkatkan produk dan layanan mereka, menciptakan pengalaman pelanggan terbaik, meningkatkan retensi pelanggan, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa cara praktis yang dapat membantu Anda menjangkau pelanggan, mengumpulkan umpan balik yang berharga, dan meningkatkan tingkat respons survei.

Bagaimana cara menghitung tingkat respons?

Untuk memahami tingkat respons survei Anda, Anda dapat menggunakan rumus berikut:

Ini akan memberi Anda tingkat respons survei Anda sebagai persentase.

Misal 300 orang / 1000 orang x 100 = 30%.

Apa yang dianggap sebagai tingkat respons survei yang baik?

Sebagai aturan, jumlahnya tampaknya turun antara 20% dan 30%. Tarif di bawah 10% dianggap cukup rendah.

sumber: Survey Anyplace

Apa kelebihan dari tingkat respons yang tinggi?

Memiliki tingkat respons yang tinggi sangat penting karena berdampak pada kualitas data Anda.

Tingkat respons yang lebih rendah berarti jumlah data yang lebih sedikit. Dan ketika Anda memiliki tanggapan survei dari sekelompok orang yang lebih kecil, ada kemungkinan lebih besar bahwa responden survei yang berpartisipasi mungkin tidak cukup beragam untuk mencerminkan semua orang dalam kelompok sasaran.

Jadi, apa yang dapat Anda lakukan tentang itu?

1. Identifikasi audiens target Anda sebelumnya

Untuk dapat mendekati responden potensial Anda secara efisien, pastikan Anda tahu siapa mereka. Pelajari demografi kunci mereka seperti jenis kelamin, usia rata-rata, pekerjaan, dll. Pikirkan apakah mereka lebih suka menyelesaikan survei Anda melalui email, online, di messenger, atau SMS.

Ingatlah bahwa orang yang lebih muda biasanya memiliki tingkat respons terendah dalam hal survei. Namun, ini bisa terjadi karena tujuan survei tidak jelas. Jadi, selidiki audiens Anda dan sesuaikan pertanyaan survei, topik, dan tujuan Anda. Beri tahu calon responden apa tujuan survei dan bagaimana jawaban mereka akan digunakan.

sumber: Survey Monkey

2. Jadikan itu pribadi

Orang-orang suka berbicara dengan orang-orang. Tingkat respons survei Anda akan lebih tinggi jika Anda memulai email dengan “nama depan + penerima yang terhormat.” Sentuhan pribadi yang sederhana ini membuat penerima Anda merasa dihargai. Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, Anda juga dapat mengambil semuanya satu langkah lebih jauh dan menyesuaikan jenis pertanyaan Anda ke berbagai kelompok audiens target untuk menerima jawaban yang lebih relevan.

3. Buat undangan survei yang bagus

Sebelum Anda meminta orang untuk berpartisipasi, pastikan Anda menjawab pertanyaan berikut dalam undangan survei Anda:

• Apa tujuan survei Anda?
• Berapa lama waktu yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan survei?
• Apa untungnya bagi mereka?

4. Perhatikan desain

Ini mungkin tampak jelas tetapi izinkan kami menekankan bahwa desain survei Anda sangat penting. Ini harus mendukung aliran intuitif kuesioner. Permudah penerima untuk membaca dan mengikuti pertanyaan. Ini dapat dicapai dengan menambahkan beberapa logika atau percabangan. Selain itu, pertimbangkan untuk menggunakan gaya pertanyaan yang lebih interaktif dan menarik seperti skala penilaian dan bilah geser.

sumber: Hanya dalam pikiran

5. Jangan menunggu terlalu lama

Tingkat respons survei meningkat ketika Anda meminta umpan balik pelanggan segera setelah mereka menerima produk atau layanan. Menurut sebuah studi yang dilakukan oleh Gartner, umpan balik pelanggan langsung 40% lebih akurat daripada yang dikumpulkan hanya 24 jam kemudian.

6. Pilih saluran yang tepat

Pastikan Anda mencari responden survei di tempat yang tepat. Misalnya, beberapa orang mungkin lebih suka email; yang lain ingin dihubungi melalui pesan teks (SMS). Anda juga dapat mendistribusikan survei online Anda di media sosial.

Tetapi apakah Anda akan mengirimkan satu survei ke setiap calon responden hanya sekali?

Anda sudah memiliki alamat email pelanggan, jadi cara termudah untuk memastikan kuesioner Anda sampai kepada mereka adalah dengan mengirimkannya melalui email. Tapi kemungkinan mereka mengabaikan survei.

Jadi, Anda dapat mencoba beberapa cara lain untuk mengumpulkan umpan balik dari pelanggan Anda. Misalnya, sertakan survei di buletin Anda atau tambahkan tautan survei di tanda tangan email Anda. Jangan ragu untuk menindaklanjuti setidaknya satu kali.

7. Gunakan bilah kemajuan

Menampilkan bilah kemajuan membantu responden memahami panjang total survei. Ketika mereka tahu berapa banyak waktu yang dibutuhkan, kemungkinan mereka menyelesaikan survei Anda meningkat.

8. Optimalkan survei Anda untuk berbagai perangkat

Bayangkan berapa banyak orang yang menggunakan perangkat seluler mereka untuk memeriksa email dan berinteraksi dengan merek favorit mereka. Saat ini, desain responsif sudah menjadi standar.

Itu sebabnya Anda perlu memastikan calon responden dapat mengisi survei Anda kapan saja, di mana saja, di perangkat apa pun, dan di platform apa pun.
sumber: Hanya dalam pikiran

Untuk memastikan semuanya berjalan lancar, coba jalankan survei Anda melalui Google Mobile-Friendly Test . Ini akan menunjukkan seberapa mobile-friendly survei Anda.

9. Tinjau kuesioner

Untuk memastikan survei Anda tidak mengecewakan pelanggan Anda, selalu periksa sebelum mengirimkannya. Mintalah teman atau kolega untuk mengoreksi semuanya. Anda juga dapat memanfaatkan alat seperti Grammarly atau Hemingway untuk menghindari kesalahan ejaan dan tata bahasa.

Selain itu, jangan mengajukan pertanyaan yang sudah Anda miliki jawabannya. Saat Anda menerima umpan balik pertama Anda, buat database jawaban dari informasi yang dikumpulkan sebelumnya.

10. Cegah survei Anda tertangkap oleh filter spam

Ingatlah betapa frustrasinya ketika Anda menelepon sebuah perusahaan, dan tidak ada kesempatan untuk berbicara dengan orang yang sebenarnya. Hal yang sama berlaku untuk email. Orang dapat mengidentifikasi email otomatis dengan cepat. Kemudian Anda akan ditandai sebagai spam.

Untuk menghindari skenario seperti itu, lebih baik menggunakan nama asli Anda atau nama orang dari perusahaan Anda (misalnya, CEO). Menggunakan alamat email yang jelas dan singkat juga dapat meningkatkan tingkat respons.

11. Pilih baris subjek yang menarik

Kita semua menilai email berdasarkan baris subjeknya. Jadi pastikan untuk membuat yang menarik untuk membuat orang mengklik survei Anda.

Jika Anda ingin tahu subjek apa yang cocok untuk survei email, teruslah membaca.

Jika Anda pernah menerima email dari Quora, Anda mungkin memperhatikan bagaimana mereka menempatkan pertanyaan sebagai baris subjek mereka.

Anda juga dapat menggunakan pertanyaan menarik yang relevan dengan survei Anda sebagai baris subjek.

Sebagai contoh:

• Jika Anda ingin mendapatkan umpan balik dari karyawan: "Apakah Departemen Penjualan adalah departemen terbaik di perusahaan ABC, John?"
• Jika itu adalah survei pelanggan: "Apakah perusahaan ABC pernah mengecewakan Anda, John?"
  
  

Sebaiknya hindari penggunaan kata "survei" di baris subjek Anda.

12. Berikan diskon untuk jawaban

Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan tingkat respons survei adalah dengan menawarkan diskon untuk umpan balik. Teknik ini mungkin sangat membantu jika kuesioner Anda terdiri dari banyak pertanyaan panjang atau pertanyaan terbuka.

Namun jangan khawatir, pengurangan harga yang Anda berikan tidak harus besar atau berlaku untuk semua jenis produk atau layanan. Tujuan dari diskon ini adalah untuk menarik perhatian ke survei Anda. Dalam beberapa kasus, Anda bahkan dapat menggunakan barang gratis bermerek, yang juga dapat menguntungkan merek Anda.

13. Tawarkan opsi untuk membagikan survei

Semakin banyak orang akan berbagi pendapat mereka dengan Anda, semakin besar gambaran yang akan Anda dapatkan. Biarkan pelanggan Anda berbagi kuesioner dengan teman, kolega, dan keluarga. Jika Anda ingin mendorong berbagi secara aktif, Anda dapat menjanjikan kesempatan yang lebih baik untuk memenangkan beberapa hadiah atau mendapatkan diskon tambahan jika teman dan keluarga mereka mengikuti survei. Permudah dan sertakan tombol untuk berbagi melalui email atau jejaring sosial.

14. Buat sesingkat mungkin jika memungkinkan

Cobalah untuk membuat survei Anda sesingkat mungkin. Jika sebelumnya orang siap menjawab hingga 40 pertanyaan, seiring waktu, perusahaan memadatkan survei mereka menjadi 20 pertanyaan dan sangat mengurangi jumlah klik mouse.

sumber: Survey Monkey

15. Kirim survei Anda pada pertengahan minggu, pada sore hari

Sebagian besar pekerja kantor memulai minggu mereka dengan membersihkan kotak masuk mereka. Kemungkinan survei Anda selesai ditingkatkan dengan mengirimkannya pada pertengahan minggu, idealnya setelah jam 12 siang.

16. Jaga agar daftar email Anda tetap teratur

Kualitas database email Anda sangat menentukan keberhasilan survei Anda. Selalu pastikan pelanggan Anda benar-benar terlibat dengan merek Anda. Ini akan memastikan tingkat respons yang lebih tinggi.

17. Jangan over-survey audiens Anda

Mensurvei orang terlalu sering dapat menghasilkan tingkat respons yang lebih rendah. Tapi bagaimana Anda tahu waktu yang tepat? Misalnya, untuk beberapa layanan seperti Airbnb, boleh saja meminta umpan balik dari pelanggan di setiap titik kontak. Tetapi bisnis lain mungkin perlu melibatkan klien sekali per kuartal atau bahkan lebih jarang.

sumber: Hubspot

18. Tunjukkan rasa syukur dan selalu ambil tindakan

Tunjukkan pada audiens Anda bahwa Anda bertindak berdasarkan umpan balik yang diterima. Jika tidak, lain kali, mereka dapat mengabaikan permintaan Anda.

Juga, ingatlah bahwa mengucapkan terima kasih adalah cara termurah untuk menunjukkan rasa terima kasih Anda atas waktu dan usaha pelanggan. Ini akan mendorong interaksi yang bermanfaat lebih lanjut. Inilah yang dapat Anda katakan:

• Terima kasih atas tanggapan Anda, kami akan membuat pengalaman Anda jauh lebih baik!
• Terima kasih telah membantu kami. Kamu Menakjubkan!
• Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mengisi kuesioner kami.

Kesimpulan

Mencari cara terbaik untuk mendapatkan tanggapan survei? Ikuti tips sederhana ini untuk melihat tingkat respons survei yang lebih tinggi dan wawasan responden yang lebih baik:

• Pelajari lebih lanjut tentang audiens target Anda sebelumnya;
• Jadikan undangan survei Anda bersifat pribadi;
• Jelaskan tujuan survei Anda;
• Perhatikan desain;
• Jangan menunggu terlalu lama setelah Anda mengirimkan produk atau layanan;
• Pilih saluran yang tepat untuk berinteraksi dengan pemirsa Anda;
• Gunakan bilah kemajuan agar responden dapat melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan survei;
• Optimalkan survei Anda untuk berbagai perangkat;
• Periksa kembali kuesioner sebelum Anda mengirimkannya;
• Waspadai filter spam;
• Tulis baris subjek yang menarik;
• Berikan diskon untuk jawaban;
• Tawarkan opsi untuk membagikan survei;
• Jaga agar survei dan pertanyaan tetap singkat jika memungkinkan;
• Bersihkan daftar email Anda secara teratur;
• Jangan over-survey audiens Anda;
• Ucapkan terima kasih dan ambil tindakan.